财务部工作手册2

美国海德集团美国海德集团 财务部工作手册财务部工作手册 第一版 第一版 编制 编制 审核 审核 批准 批准 发布日期发布日期 执行日期 执行日期 第一部分第一部分 总则总则 3 第二部分第二部分 财务部工作职责及组织结构图财务部工作职责及组织结构图 3 一 财务部工作职责 3 二 财务部组织结构图 4 第三部分第三部分 财务工作分工及岗位说明书财务工作分工及岗位说明书 6 一 财务总监 6 二 财务主管 8 三 各地会计岗位说明 9 四 中国区出纳岗位说明 11 五 各地出纳岗位说明 11 第四部分第四部分 财务人员管理规定财务人员管理规定 12 第 1 节 总则 12 第 2 节 财务人员日常工作管理 12 第 3 条 会计核算制度 12 第 4 条 财务人员轮岗制度 12 第 5 条 财务工作交接制度 13 第 6 条 财务人员培训制度 13 第 7 条 会计人员考核制度 13 第五部分第五部分 各操作中心财务工作流程规范各操作中心财务工作流程规范 13 一 各操作中心出纳日常工作流程规范 13 三 各操作中心会计日常工作流程规范 16 第六部分第六部分 违反财务规定扣罚办法违反财务规定扣罚办法 25 一 团组滞纳金管理办法 25 二 财务警示措施 25 三 下单 26 四 收款 26 五 罚款程序 26 第七部分第七部分 业务提成的相关规定业务提成的相关规定 27 一 签证提成规定 27 二 散拼奖罚政策 27 三 下单团提成规定 后补 27 四 百万奖励规定 后补 27 第八部分第八部分 其他财务规范其他财务规范 27 第九部分第九部分 资金支付的权限规定资金支付的权限规定 31 一 经营性支付与非经营性支付的审批权限如下表所示 31 二 有关团组操作的权限说明 34 第九部分第九部分 财务支款及费用报销管理规定财务支款及费用报销管理规定 35 第一章第一章 差旅费管理规定差旅费管理规定 35 第二章第二章 业务招待费管理规定业务招待费管理规定 40 第三章第三章 市内运杂费管理规定市内运杂费管理规定 43 第四章第四章 办公费管理规定办公费管理规定 44 第五章第五章 借款管理规定借款管理规定 44 第六章第六章 带团报销规定带团报销规定 45 第七章第七章 因公出国报销规定因公出国报销规定 46 第八章第八章 团组费用报销规定团组费用报销规定 46 第九章第九章 报销的发票及文件要求报销的发票及文件要求 46 第十章第十章 对原始票据的粘贴要求对原始票据的粘贴要求 46 附件 附件 47 附件四 业务招待费申请单 50 第十部分第十部分 财务会计核算指引财务会计核算指引 50 第十一部分第十一部分 附则附则 50 第一部分第一部分 总则总则 财务是任何一个公司的经济命脉 财务工作的优劣直接影响到公司的生存 发展和消 亡 为充分发挥财务会计的记录 核算 反映 监督以及参与控制 决策等职能作用 用 科学规范的专业技能做好经营管理辅助 当好参谋 让公司在生存中进一步发展 在发展 中通过增收节支 持续增长 达到资本积累 形规模效益 从而获取持续高额的利润 实 现现代化的高效经营管理目标 特针对本公司实际情况制定此财务工作手册 第二部分第二部分 财务部工作职责及组织结构图财务部工作职责及组织结构图 一 财务部工作职责一 财务部工作职责 1 负责公司日常财务核算 参与公司的经营管理 2 根据公司资金运作情况 合理调配资金 确保公司资金正常运转 负责筹措资金 开 辟财源 并对公司资金的投放 分配和使用实行统一监督管理 3 搜集整理公司的经营活动情况 资金动态 营业收入和费用开支等资料并进行分析 提出建议 定期向总经理报告 4 组织各部门编制收支计划 编制公司的月 季 年度营业计划和财务计划 定期对执 行情况进行检查分析 5 严格财务管理 加强财务监督 督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律 6 负责全公司各项财产的登记 核对 抽查的调拨 按规定计算折旧费用 保证资产的 资金来源 7 参与公司及各部门对外经济合同的签订工作 8 财务部参与重大经营项目的经营计划和投资决策 根据发展需要 组织编制财务预决 算报告 定期进行财务分析报告 为领导提供决策依据和信息 9 团组收支及结算业务处理并记帐 预估团组成本 搞好预计利润分析 10 经营报告资料编制 11 计算并发放工资提成 12 以公司的年度经营计划为导赂 负责编制年度财务预算并分解下达 控制 11 收入有关单据审核及帐务处理 各项费用支付审核及帐务处理 应收帐款帐务处理 总分类帐 日记帐等帐簿处理 财务报表及会计科目明细表 12 按国家税务局要求 按时完成月度税务申报 发票抄税 季度和年度所得税汇算清 14 保管好公司的库存现金和银行存款 以及有关印章 空白支票等 确保资金安全 15 收集财务文件 资料 汇总分类 装订成册 统一编号 统一管理 并进行借阅管理 按公司档案管理要求 定期将财务资料进行归档 服务决策 16 审计 监督反馈 做好事前 事中 事后控制 17 财务部负责旅行社内部财务人员的培训 考核工作 负责工商 税务 审计等国家行 政部门的协调联络工作 二 财务部组织结构图二 财务部组织结构图 1 海德集团财务中心组织结构图 总经理 付华 财务总监 李庆艳 海德中国区 财务中心 财务主管 李华伟 出纳 轩培 北京办 财务部 上海办 财务部 成都办 财务部 广州办 财务部 沈阳办 财务部 会计 佟丽娜 出纳 安婷婷 财务主管 朱圣娜 会计 王倩倩 财务主管 詹易荣 会计 邓丽君 出纳 邓丽君兼 待定 出纳 周丽萍 出纳 马明兼 执行总监 崔夏伊 2 达美集团财务中心组织结构图 总经理 付华 财务总监 李庆艳 达美 中国区 财务中心 达美国旅 财务中心 达美智慧 财务中心 达美网 财务中心 达美 南京分 达美 成都分 会计 张永燕 出纳 无 会计 李敏 出纳 行政 副总经理 陆波 达美 广州分 达美 北京分 达美 上海分 会计 岳姗姗 出纳 会计 安婷婷 出纳 会计 张永燕 会计 张永燕 财务 朱圣娜 会计 邓丽君 第三部分第三部分 财务工作分工及岗位说明书财务工作分工及岗位说明书 一 财务总监一 财务总监 工作内容频次 组织与计划 组织与计划 根据公司下达的年度经营目标 结合全面预算管理的要求 负责组织编制 每年一次 中国区及各地办事处的年度财务计划与预算 并监督计划和预算的执行情 况 组织有关人员及时收回各种应收款项 提高资金的利用率 保证经营资金 及时到位 组织实施 监督执行公司的财务管理制度 利用财务核算与会计管理原理为公司经营决策提供依据 协助中国区负责 人制定公司的发展战略 并主持公司财务战略规划的制定 建立财务管理模式 完善内部控制体系建立财务管理模式 完善内部控制体系 负责财务部的日常管理工作 组织公司财务及业务管理流程的梳理与优化 工作 建立健全公司内部控制制度 完善公司内部的会计核算制度 提高会计核算质量 为经营决策提供准确 的财务数据 不定期 纳税筹划 纳税筹划 筹划公司的税务方案 按时完成税务申报并指导各地办事处的税务工作 分析汇报 分析汇报 向中国区负责人汇报公司的经营状况 经营成果 财务收支及计划的具体 情况 为公司管理层提供财务分析及建议 总管公司财务 会计 报表工作 提供财务报告 决策控制 决策控制 定期审核各操作中心工资及提成发放表 与税务 银行等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持 良好的关系 以及年度审计工作 招骋 考核招骋 考核 负责各操作中心财务人员的聘任 考核以及解聘 资金管控资金管控 负责各操作中心负责人费用报销的审批 保障公司资金安全 合理调度使用资金 对公司员工进行财务支持 对其 他部门能够进行财务监督 协助和沟通 审计审计 定期对各操作中心进行内部审计 出具内部审计报告 工作职责 对为公司领导决策提供辅助支持负责 对公司内 外部工作关系的协调负责 对公司经营决策的贯彻 落实负责 对公司财务 会计工作负责 二 财务主管 二 财务主管 工作内容频次 审核会计核算审核会计核算 每月审核各类凭证 审查原始单据 总帐 应收 应付系统 整理会计 凭证 确保财务数据的准确性和会计资料的齐备 完整性 定期对账 发现差异查明原因 处理结账时有关的账务调整事宜 编制合并会计报表编制合并会计报表 按时编制各种合并财务报表 会计报表 按要求及时上报财务经理 负责编制公司的会计报表 内部财务报表 团组毛利表 及财务分析报 告 工作汇报及沟通工作汇报及沟通 与财务部经理沟通并汇报工作 协助财务部经理制定财务部工作计划 协助财务经理工作协助财务经理工作 协助财务经理完善财务工作手册 组织新入职财务人员学习海德 财务 工作手册 协助财务经理健全内部控制制度 不断整合财务资源及作业流程 以提 高财务部整体协同能力 协助财务经理组织开展年度资产清查工作 积极参与公司应收 应付帐款业务 结算流程及其它相关工作流程的设 计 改进和提高 中国区日常会计核算中国区日常会计核算 负责分摊各种费用 计提固定资产折旧 核算各项税金 编制并组织发放中国区工资 负责与王府对帐 与各办核对王府存款 编制银行余额调节表 工作职责 对资金需求和资金使用情况报表编制的真实性 准确性 及时性负责 对内部财务管理各类费用 成本报表编制的及时性 准确性负责 对内部报表及凭证的保密性 安全性负责 对记帐凭证填制的正确性 及时性 完整性负责 对会计报表及财务报告编制的真实性 准确性负责 确保公司的支出 收款 付款 提成等政策得到严格有效的执行 不定期 三 各地会计岗位说明 三 各地会计岗位说明 审核团款的收支情况及团组资料 审核团款的收支情况及团组资料 工作内容频次 1 协助签证部购买 保管约签卡 不定期 2 和操作核对团组的收付款及团组资料的上交情况 3 及时更新 团组收付款明细表 毛利表 团组记录表 4 及时和操作核对团组的应收款情况 5 及时和签证部核对填表记录 6 每周给操作中心负责人上交本周团号的申请个数统计表 北京财 务 7 及时和票台核对机票账单 上海财务 按时向中国区财务部报送各种财务报表和财务资料 并随时提供需要的其他财务按时向中国区财务部报送各种财务报表和财务资料 并随时提供需要的其他财务 资料资料 工作内容频次 1 定期向中国区财务总监汇报财务工作的开展情况 反映财务工 作中遇到的问题 1 次 2 周 2 编制 录入记账凭证和月末结转明细账 并编制会计报表 每天 3 划转 核算 供应商 客户和各操作中心 的往来款项 及时 编制 录入凭证 审核固定票台 上海财务 每天 4 审核原始的报销单据 并及时编制 录入会计凭证 每天 5 装订 保管凭证 负责公司用友财务软件的科目设置 记账 凭证的录入 负责公司财务账目电脑查询 电算化资料备份和保管 每天 6 正确操作财务软件 按时打印 装订记账凭证和各明细帐页 1 次 月 负责编制的报表及提交时间 1 月度团组毛利及费用统计表每月 12 号 前 2 资产负债表 损益表每月 12 号 前 3 资金来源与使用情况表每月 12 号 前 工作职责 对成本报表编制数据的真实性 可比性 准确性负责 负责核算奖惩金额 工资及提成 负责核算奖惩金额 工资及提成 工作内容频次 1 每月统计一次散拼人数 并核算奖惩金额 1 次 月 2 每季度核算一次提成 1 次 季度 3 每月根据员工的出勤情况 核算工资并按时发放1 次 月 4 负责银行代发工资资料的报送 以及银行工资卡的发放管理 5 负责公司社保登记 申报 缴交工作 工作职责 1 对薪资核算的准确性 保密性 及时性负责 对薪资档案的安全 性负责 2 对工资明细核算员的工作负监督 核查之责任 完成月末的结账报税 税费分析 税金计算工作 并进行纳税申报完成月末的结账报税 税费分析 税金计算工作 并进行纳税申报 工作内容频次 1 根据公司的发票使用情况 及时购买发票 按时完成税控系统的 授权工作 1 次 月 2 按时进行纳税申报并提交相关资料 1 次 月 积极支持 配合中国区财务部和其他操作中心的相关工作 积极支持 配合中国区财务部和其他操作中心的相关工作 工作内容频次 1 由中国区财务总监对各操作中心进行财务审计工作 各操作中心 财务人员须认真配合 并主动配合提交所需资料 2 由中国区财务总监负责各操作中心财务人员的聘任及考核工作 2 统计需盖海德章的相关事项 3 购买各操作中心的境外旅游意外险 北京财务 维护 管理与挂靠单位的良好关系 维护 管理与挂靠单位的良好关系 完成公司交办的其他临时事项 完成公司交办的其他临时事项 四 中国区出纳岗位说明 四 中国区出纳岗位说明 工作内容频次 按日录入王府日记帐 及时反映中国区的资金信息 按时向财务经理报 送资金周报 负责办理公司境外汇款及与美国总部财务对帐工作 按照已审批好的资金申请书 拨付各办所需资金 保证公司经营活动的 正常进行 定期盘点银行存款 现金 并进行帐实核对 确保帐帐 账款相符 工资发放日 协助中国区会计办理配 换 找零现金 发放等事宜 对会计传递的原始凭证与录入的记账凭证进行检查 监督 不符合审批 规定的款项 有权不予支付 现金的日常收支和保管 按时编制资金收付凭证 工作职责 对资金调度和资金使用计划汇报的准确性 及时性负责 对银行存款帐户和帐户余额的准确性 保密性负责 对货币资金和各种票据的安全性负责 五 各地出纳岗位说明五 各地出纳岗位说明 工作内容频次 现金的日常收支和保管 银行帐户的开户与销户 根据操作 销售的询问 及时确认团组认款 随时 每周五盘点现金 核对现金和账面金额是否相符 1 次 周 负责办理境外汇款 北京出纳 上海出纳 不定期 及时 准确地编制各种收付凭证和资金来源与流向报表 每天负责报销公司现金部分的支出 编制每月的银行存款余额调节表 频次 每月配合会计人员发放工资 每季度给操作和销售发放提成 协助操作 销售去客户处回收团款 协助操作 销售购买签证费 到挂靠分公司认款 开发票 办理付款以及其他事项 完成公司交办的其他临时事项 第四部分第四部分 财务人员管理规定财务人员管理规定 第第 1 1 节节 总则总则 第 1 条 为建设一支具有良好职业道德和较高专业技术水平的高素质的财务队伍 能 为公司的发展和提高经济效益做出应有的贡献 特制定本规定 第 2 条 公司财务人员的管理体制 1 财务人员由公司中国区财务部统一管理 公司内部需要进行独立或相对独立核算 的部门 由中国区财务部委派或招骋会计人员负责该办事处或分公司的财务工作 2 财务人员的任免 1 财务负责人的任免由公司高层领导研究讨论后决定 2 财务会计的任免 调动 聘用 解聘由中国区财务经理提出意见 并报公司总 经理批准后方可办理任免 调动 聘用 解聘手续 第第 2 2 节节 财务人员日常工作管理财务人员日常工作管理 第第 3 3 条条 会计核算制度 会计核算制度 1 财务部按照 中华人民共和国会计法 和国家统一会计制度的规定建立会计账册 进行会计核算 及时提供合法 真实 准确 完整的会计信息 2 根据国家统一会计制度的要求 在不影响会计核算要求 会计报表指标汇总和对 外统一会计报表的前提下 核算会计可以根据实际情况自行设置和增加二级会计科目 3 会计核算以实际发生的经济业务为依据 按照规定的会计处理方法进行 保证会 计指标的口径一致 相互可比和会计处理方法的前后各期相一致 第第 4 4 条条 财务人员轮岗制度 财务人员轮岗制度 1 财务人员的工作岗位公司采取根据工作需要临时调换和有计划地定期进行轮换 以促进会计人员全面熟悉业务 不断提高业务素质 2 财务人员的轮岗期限限定为每 1 年进行一次 如有特殊情况可具体对待 3 财务人员在轮岗时应将原分管的工作情况向接交人员详细介绍 必要时写出书面 材料移交并存档 第第 5 5 条条 财务工作交接制度 财务工作交接制度 1 会计人员工作调动 轮岗或者因故离职 因病请假 事假 都必须办理工作交接 经部门经理批准方可离开 2 对于会计人员临时离职或者因病因事暂时不能工作 需要有人接替或者代理工作 的 应当按照 会计工作交接管理标准 办理交接手续 同样 临时离职或者因病因事暂 离岗的会计人员恢复工作的 也要与临时接替或者代理人员办理交接手续 第第 6 6 条条 财务人员培训制度 财务人员培训制度 1 中国区财务部根据人员队伍建设和公司业务拓展计划在每年年初制订财务人员年 度培训计划 报人事部及总经理审批后由中国区财务部具体实施 2 鼓励财务人员的在职业务学习和参加会计专业技术资格考试 3 财务部会按照审批好的培训计划安排财务人员参加业务的培训 做好在职会计人 员的培训工作 不断充实和更新财务人员的专业知识 及时掌握最新税收政策 将思想政 治教育 职业道德教育同专业知识培训结合起来 促进财务人员素质的全面提升 第第 7 7 条条 会计人员考核制度 会计人员考核制度 中国区财务部每年中 年末会根据财务人员考核期间的出勤状况 服务水平 核算质 量 内控管理效果 业务学习 计划与完成情况及其他工作表现情况为依据 结合办事处 负责人 办事处员工的口评 进行严格考核 详细参见 财务人员考核办法 从而评定 该人员的升迁 调薪 奖金等方面 第五部分第五部分 各操作中心财务工作流程规范各操作中心财务工作流程规范 为建立一支规范化 标准化的财务团队 特将各岗位操作流程制定如下 一 各操作中心出纳日常工作流程规范一 各操作中心出纳日常工作流程规范 1 11 1 资金收支的一般程序 资金收支的一般程序 a 团组资金收支及开票流程图 业务交来汇款水 单及收款单 出纳填写挂 靠社收款单 个人代收卡收款 挂靠社公户收款 每日四点 儿前认款 内部收款 单上签字 查款后内部收 款单上签字 在用友是编制收款凭证 业务交来付款单 出纳填写挂 靠社付款单 个人代收卡付款 挂靠社公户付款 每日四点 儿前付款 内部付款 单上签字 将审批完的付 款单支付 在用友是编制付款凭证 业务交来审批完 的发票申请单 开票后邮寄 并通知对方 挂靠社开票 本公司内部开票 需王府开票 开票后邮寄 并通知对方 各地扫描开票 信息给中国区 出纳 中国区出纳填 王府发票单 开票后邮寄通 知对方 b 费用报销资金支出流程图 1 2 各操作中心出纳工作内容规范 公户收款 根据业务所发查询收款通知 填好各挂靠社收款确认书 到挂靠社去认款 如果到账 QQ 或口头通知业务 会计分别填挂靠社收款单和海德收款单 由出纳签字确认 并把挂 靠社收款单交由挂靠社出纳签字确认 留给挂靠社一份 带回一份 连同海德收款单一起 在用友系统应收模块 收款单录入单据 收现金或代收帐户收款 根据业务所提供的收款证明单 水单复印件 或所交现金 QQ 或口头通知业务填收 款单 并由出纳签字确认 在用友系统应收模块 收款单录入单据 公户付款 根据业务所交审批完整的付款单 向供应商支付款项 需填写王府付款单 到首代处 海德营业部章 再到王府办理支票或根据王府境外地接汇款申请单 填海德付款单 根据 由会计签字确认的王府国际旅行社支出凭单 由业务填海德付款单 并由出纳签字确认 根据会计所交王府发票收款单 通知业务补填海德付款单 有关发票税的付款业务 报销人按规定粘贴好报销单据 签字 支出凭单借款单差旅费报销单 部门经理 主管领导 权限内 审批 权限外审 核 会计审核 报销的合规性 合法性 有效性 签字审批完整后 出纳付款 根据海德收款单和付款单 登记现金银行日记账 并转交单据至会计 月末盘存现金编制银行余额调节表 退款 返佣 三 三 各操作中心会计日常工作流程规范 各操作中心会计日常工作流程规范 1 11 1 团组财务工作流程 团组财务工作流程 流程流程操作操作财务财务 填写 团号申请单 会计 受理 团组确认 下单前 或下单后 的 24 小 时内 确认团组 1 首选 签署 团组协议 2 次选 签署 付款通知书 3 再次 提交 财务通知单 上海办邮箱 shxd 和 xiadan hydegroup us 广州办邮箱 gzxd 和 xiadan hydegroup us 成都办邮箱 cdxd 和 xiadan hydegroup us 南京办邮箱 njxd 备注 旺季一周内的团组或是平时 3 天内的团组还必须要抄 送 jessie hydegroup us 会计 受理 收首款 并填写 收款单 提交财务 会计 审核 出纳 查款 出团前 3 天 首款最晚付款时间 出团前 3 天 滞纳金 2 天 如果出团前 3 天不到款 公司给予双方财 务 5 个工作日的打款时间 如果 5 个工作日内客户付清款项 不计滞纳金 但 5 日后仍不到账 则从出团前 3 天起 收取 滞纳金 变更 当团组发生费用变更 总额超过 1500 美金时 请填写 团 队变更确认单 并与客户签署有效确认 将确认原 件交予财务 会计 受理 总控发出 账单 总部 财务 发出 账单 财务 收到 账单 回团后一 周到 2 个 月内 操作收到账单 财务 收到 账单 催促 填写 团组变更单 将原件递交财 务 操作确认账 单 打印确认账 单 签字 对比 确认 账单 收尾款 收到账单 的 10 个 工作内 尾款最晚付款时间 账单回来后 10 个工作日内 滞纳金 2 天 如果逾期不到款 公司再给予双方财务 5 个工作日的打款时间 如果 5 个工作日内客户付清款项 不 计滞纳金 但 5 日后仍不到账 则从账单回来后 10 个工作 日起 计收滞纳金 确认 收款 结团 如需返款给客户 请填写 团组付款单 并需与客户 签署 返款承诺书 详细规则参看 团组返款规则说 明 递交其它团组资料 尾声 1 地接确认单 2 意见单 3 账单 4 团组协议 5 财务通知单 6 团组变更记账 收款单 团档 收讫 1 21 2 工作细节及相关财务规范工作细节及相关财务规范 第一步 已确认团组申请团号 业务人员成团必须先向财务申请团号 A 填写团号申请单 信息必须完整 与合同上的客户信息要保持一致 B 客户公司名称 客户姓名全名 手机号码 公司固定电话号码必须完整 缺一不 可 C QQ MSN 二者至少提供一个 D 若是经常成团的客户 销售不必重复填写客户信息 可由财务代为填写 但操作 或者销售人员有义务提供辅助查询和核对的工作 HYDE 团号申请单 团号申请单团号申请单 制单日期 制单日期 境内团号 境外团号 团名 团组详情团组详情 人数 出团时间 回团时间 单位名称天津中青旅联络人陈经理手甲方甲方 固话 QQ MSN 单位名称美国海德集团操作 操作经理孙志亚 乙方乙方 销售 24Hr Tel 24Hr Tel 使用方法 电子版填写 并打印 递交 财务 第二步 提交协议和收款通知书第二步 提交协议和收款通知书 A 协议必须经负责人签字 B 财务审核盖章 并将基本收付款金额和时间等信息登记备案 C 由客人签字盖章后 将协议原件提交财务备案 协议需经操作经理签字方视为有效 D 一份合同要有我公司签字和盖章和对方签字盖章及日期 方视为有效合同 缺一 视为无效合同 D 团组结算时 请出世有效合同的我方原件及对方盖章的传真页给财务 否则团组 不予结算 E 每结一个团 财务会提醒销售递交相应合同 无视规定者 视为不履行工作职责 警告及开除处分 F 无论是否签订合同 业务人员都需填写财务通知书 24 小时内递交财务 第三步 操作向境外第三步 操作向境外 OPOP 发送下单邮件 同时抄送财务邮箱 发送下单邮件 同时抄送财务邮箱 A 北京办邮箱 bjxd 和 xiadan hydegroup us B 上海办邮箱 shxd 和 xiadan hydegroup us C 广州办邮箱 gzxd 和 xiadan hydegroup us D 成都办邮箱 cdxd 和 xiadan hydegroup us F 南京办邮箱 njxd 备注 1 旺季一周内的团组或是平时 3 天内的团组还必须要抄送 jessie hydegroup us 备注 2 下单必须按照公司要求抄送相关邮箱 如未按照要求抄送 则此下单视为违 规 境外将不予操作 同时罚款 100 元 次 时点要求 操作人员在向境外 OP 发送邮件后 24 小时内必须提交协议及收款通知单 资料提交确认手续 操作人员提交以上资料后在财务 资料接收签名单 上签名确认 备注 3 待定团组向境外 OP 下单 需填写 财务通知单 待定团组部分 备注 4 操作人员必须在退改状态截止日期前通知财务撤单或者转为已确认团组 转 为已确认团组后按照通知日期做为要求时点补交第一条中的第 2 项资料 第四步 收付款操作规范第四步 收付款操作规范 1 11 1 收款操作规范收款操作规范 A 客户向公司付款后 由业务人员填写收款通知单 与客户水单等一并交给财务人 员 财务人员查询到账后通知该业务人员 其他形式的收款查询财务一律不予办理 B 付到王府的款项 财务人员每天下午三点前接受业务人员在王府账户的收款与付款 开发票的要求并予以办理 中国区财务截止时间为下午三点儿半前 超过以上时间规定财 务将在第二天予以办理 紧急情况需各办经理确认后予以特殊处理 C 团组最终收款金额要与传给客户的收款单上的金额一致 否则 需给与合理解释 公司保留随时与客户沟通查询等权利 D 所有收款均需汇入公司指定代收帐号或公户 汇入其他帐号的公司不予认款 E 为了避免财务嫌疑 任何财务人员不得私自前往客户公司 客户居住地 及通过私 人帐户等方法收款 F 留有余款的团队 在团队回国后三个工作日内结算清楚余款金额 一周内收完 余款 余款控制在 5 15 有特殊情况需向操作中心负责人及财务说明 G 收款时间说明 按合同上的收款日期 团组离开美国之日起 无账期的团组应在 7 天之内付清全部团 款 如果无账期团组结束后超过 15 天仍没有结清团款的团组 各办财务介入催款工作 并将这些客户信息 公司名称 操作人 财务联系 交中国区财务主管备案 H 收款汇率 中国银行外汇卖出价 0 02 0 03 HYDE 收款单 日期 No 0010001 团 号团 名 客户名称负责人 客户电话固话 手机 收款事由 收款单位汇款账号 账号汇率 款项明细 金额大写 是否开发票是 否 发票抬头 备注 销售 操作 财务 主管 1 21 2 付款操作规范付款操作规范 A 所有团组支出 必须主动填写付款单并签名 不得迟于收到收款单的 12 小时填写 收款单 并依次递交操作部经理 会计 首代 已收款的正常支付不需首代签字 进行 签字确认 后递交出纳办理付款业务 B 付款的对方账户必须是在公司供应商规定范围内的 C 新的供应商付款 如新的票台 新的第三国地接社等付款 必须填写供应商备案 表并签订合作协议 索取名片 并将信息填写清楚 由负责人打电话与对方沟通后 建立 合作关系 且需要中国区财务经理同意 D 各类预支费用 如机票款的未到账先行支付等情况 公司不负责垫付 款未到账 不予支付 否则由销售人员自行垫付费用 财务借款形式填写借款单 特殊情况向负责人 申请 负责人同意后即视为共同承担风险 一旦发生损失 当事人承担损失金额的 90 负责人承担损失金额的 10 销售或者操作无权在财务不签字的情况下 先行出票 否则 产生损失由 100 由个人承担 E 机票等由于个人失误造成损失者 公司承担损失金额的 70 个人承担损失金额 的 30 不计入团组成本 从工资及奖金中扣罚 F 机票款必须到账后填付款单 由财务通知票台出票 请将机票确认单附在付款单 后面 销售无权不履行手续单方通知票台出票 G 购买签证费 必须写明团组名称 签证费填写的客人姓名 请将客户姓名写在付 款单上 字迹要工整 若取走签证费 请在付款单空白处签名 H 公司财务不得给任何不在公司公布的供应商名单内的供应商付款 I 任何不在名单内的供应商 如果要成为我公司的供应商 应在付款前半个月将公司 的相关资料与介绍发给中国区财务经理审批 审批后交财务部备案 J 任何团组 只有经过信用审核或者公司领导特批后 方可明确付款方式 K 财务人员每天下午三点前接受业务人员在王府账户的收款与付款 开发票的要求并 予以办理 中国区财务下午三点儿半之前受理 超过规定时间财务将在第二天予以办理 紧急情况需各办经理确认后予以特殊处理 L 支付境外地接 境外酒店需要汇款时 需提前五个工作日由各操作中心财务提交 中国区财务部 经中国区财务经理审核后办理汇款 支付境外总部汇款 按预计团组成本 向境外预付地接款 收回帐单后冲销预付款 M 通过其他公帐或现金方式付给境外的地接款 于当天下午 17 30 前发送汇款凭单至 中国区出纳备案登记 N 付款汇率 中国银行外汇卖出价 O 关于加签付款流程如下 1 下单前销售 操作要填付款单 在下单给签证部之后 当天五点前必须填写付款单交给财务审批 财务当天会将 审批好的付款单递交给签证部 签证部见到付款单以后方可以办理相关签证事宜 前提是 要求待资料填写完毕 否则签证部有权拒绝协助 2 如是需要其他办代送的 销售 操作请在付款单上面注明是哪个办代送的 如 北京办代送的 付款单位那栏注明 北京办代送 3 销售 操作将您所指定的签证部经办人员的名字在付款单备注里注明 4 各办财务必须要见到审批好的付款单后方可以安排付款 鉴于最近办理加签的都是在临付款前才接到其他办财务通知紧急的付款单 无法完成预期 工作环节 也会耽误签证时间 付款不能给财务预留时间 财务有权利拒绝突发的付款要 求 G 返款 佣金 原则上不返款 特殊情况 请填写付款申请单 对方帐户信息 需清晰完整 团组返款规则 无论退款至客户的公帐还是私帐 只要客户提供的退款账号与原支 付账号不符 即视为返款 要求 1 任何人不得随意承诺给客户佣金或者从公司应收款中支付佣金 佣金比例不得高 于本团组利润的 60 且每个销售人员的全年销售业绩总佣金比例不得高于全年业绩比例 的 20 佣金比例过高 公司保留对本销售人员所有客户进行核查的权利 2 一切返款 原则上均需在团组确认前告知并征得相关负责人同意 3 一切返款 无论金额大小 均需征得相关负责人同意 4 超过团组收款的 5 或超过 1 万人民币 必须签署 E 海德中国区财务部 海德中国区 财务表格模版 返款承诺书 针对个人 doc E 海德中国区财务部 海德中国区 财务表格模版 返款承诺书 针对公司 doc 5 所有返款必须在团组结算完毕后 才能执行 6 返款手续费不得低于 3 如果多开发票 则另收取 3 的手续费 7 返款的指定汇入账户 必须是该团组的操作或销售 或相关负责人的账户 H 倒现 如果销售在 3 个月内曾经收回过现金 并倒现额度符合公司规定又不超过 收取金额 公司将不收取倒现费用 否则 公司收取倒倒现金额的 3 发票费用 记入团 成本 I 退款 团队回国后 涉及退餐费 车费等费用的情况 需提供境外导游或地接的确认单 及 出团前和客户确认的报价单 经财务审核无误后 方可退款 P 表格模版 供应商基本资料备案 附件 营业执照 公司资质证明 单位名称负责人联系方式 操作联系人电话 手机 MSN QQ 公司性质业务范围 帐户信息 HYDE 付款单 付款申请单付款申请单 年 月 日 NO 团 号 协议 合同编号 付款单位 付款事由 账号 开户行 金额 汇率 款项明细 大写金额 支付时间月 日前支付 部门经理签字 备注 会计审核 备注 销售 操作签字 备注 签字栏 首代签字 备注 第一联存根 白 第二联财务记帐 粉 第三联操作 蓝 说明 团组费用支付 大额费用预付申请需填此单第一联存根 白 第二联财务记帐 粉 第三联操作 蓝 说明 团组费用支付 大额费用预付申请需填此单 第五步 境外账单的确认第五步 境外账单的确认 1 团组结束 1 3 个月内境外 OP 向操作人员发送境外账单时同时抄送邮箱 北京办邮箱 bjxd 上海办邮箱 shxd 广州办邮箱 gzxd 南京办邮箱 njxd 成都办邮箱 cdxd 2 财务人员登记成本单 A 境外发来的最终成本单请抄送下单邮箱 各办财务与中国区财务和美国财务三个数 字核对一致后 相应销售或操作签字确认 B 当发生成本操作差异时 由确认金额的负责人签字 针对于公司赔偿的团组 3 操作人员打印境外账单并签字确认后交财务人员 时点要求 境外账单收到后 10 个工作日内操作人员必须完成账单确认或者通知财务出现账单纠纷 逾期处理 10 个工作日未确认的境外账单将由财务转送各办经理处 按照操作部相应的制度进行处 理 第六步 团组完成后信息统计第六步 团组完成后信息统计 境外账单确认后 须反馈以下信息 财务将归集收入团组档案 导游信息资料 1 地接确认单 2 意见单 团组小结 操作人员就团组操作中的问题与注意事项整理后提交团组个人小结 中国区将整理分 析团组小结后编制 海德团组操作案例集 做为公司的重要培训资料与业务档案 第七步 团组结算工作 A 全部完成以上流程后 并找签证部人员进行最后的补充 团组视为可以结算 销 售签字后视为确认最终金额 B 财务账目疏漏 销售或销售有义务提醒金额错漏 一旦发现在已知明显漏洞却恶 意隐瞒者 视为品质问题严重违纪 甚至开除处理 C 结算提供团队资料包括 保险单 邀请函传真件或复印件 确认的报价单 机票 确认单 双方签字盖章的协议 收款单 地接报价 成本单 委托收 付款单等资料不全的 不予结算 D 境外账单确认后 10 个工作日内须完成团组全部结算内容 并由财务人员填写 团 组结算单 经销售 操作 财务和负责人签字确认 财务收集保管全部团组档案 如果未 完成团组全部结算内容 财务将不予结算团组提成 HYDE 团组结算单 团组结算单团组结算单 年年 月月 日日 NO NO 团号团号 团队名称团队名称 出发时间出发时间 归团时间 归团时间 销售销售 操作操作 对客报价确认对客报价确认 对客报价总额对客报价总额 客户付款信息客户付款信息 客户支付团款财务确认金额 客户支付团款财务确认金额 团组接待全程产生费用团组接待全程产生费用 费用合计 费用合计 说明 费用明细参见附 件 团组毛利合计 团组毛利合计 确认确认 销售确认 销售确认 团组结算财务确团组结算财务确 认认 操作确认 操作确认 首代审核首代审核 E 结算周期 1 结算周期为一个季度 财务于季度末次月末结算前一个季度团组毛利 请销售或 操作整理好团组资料 主动与财务核实本月完成团组 并将完整的完结团组资料交与财务 部 作为每半年奖金核算的主要依据 所有财务和团组资料 不得带离办公室 一旦出现 丢失等情况 造成损失和影响者 公司追究全部经济损失和法律责任 所有单据一式三份 第一联操作中心财务 第二联操作中心经理 第三联中国区财务备查 2 所有团组结算均需按出团日为结算依据 财务入帐也需按出团日计入该月团组损 益 F 结算汇率 按照出团当月财务确定的统一汇率结算 第六部分第六部分 违反财务规定扣罚办法违反财务规定扣罚办法 一 团组滞纳金管理办法一 团组滞纳金管理办法 1 客户在合同或协议规定的最后付款日后五个工作日内 结清欠款 公司不收取客 户滞纳金 如果超过五个工作日客户仍未结清欠款 公司从客户最后付款日第二天起每天 按照欠款金额的千分之二收取滞纳金 注意修订合同中有关滞纳金的条款 2 按照公司规定的客户最后付款日如果客户未能付清款项 公司给予双方财务 5 个 工作日的对账 打款时间 如果 5 个工作日内客户付清款项 不计入团组成本 如果超过 五个工作日客户仍未付款 从客户最后付款日第二天起每天按照应收未收款项的千分之二 计入团组成本 二 财务警示措施 二 财务警示措施 每周一各办财务人员根据 资料接收签名单 统计未按时提交资料的数据在各办例会 上发布 处罚措施 财务人员根据 资料接收签名单 统计规定提交资料时间 到实际完成资料提交的 时间差 超过规定时间一天 罚款一元 如果超过 5 个工作日后 罚款标准提高至每天 20 元 下单必须按照公司要求抄送相关邮箱 如未按照要求抄送 则此下单视为违规 一经 发现 境外将不予操作 同时罚款 100 元 次 三 下单三 下单 A 下单前必须填写 财务通知单 若有特殊原因 也应在下单 24 小时之内补齐 逾期每次罚款 100 元 从当月工资扣除 连续 3 次不遵守制度 填写警告单 两次警告视 为自动离职 B 下单邮件必须抄送给财务和负责人 未按规定抄送邮箱 每次罚款 20 元 四 收款四 收款 1 按合同上的收款日期 团组离开美国之日起 无账期的团组应在 7 天之内付清全 部团款 如果无账期团组结束后超过 15 天仍没有结清团款的团组 各办财务介入催款工 作 并将这些客户信息 公司名称 操作人 财务联系 交中国区财务主管备案 过期未及时收款 出团前应收而未收款部分 按未收款金额的千分之三每天记入团成 本 余款部分 按未收款金额的千分之三每天记入团成本 2 若由于境外接待原因 导致余款无法收回 则损失由公司承担 若由于销售个人原因 导致余款无法收回 则损失由公司承担 70 销售承担 30 1 若负责人执行不力 无法遵守财务制度 每发生一起违约操作 罚款 1000RMB 五 罚款程序五 罚款程序 只要出现罚款情况 各办财务要及时填写罚款单并经各办负责人签字 交被罚人确认 罚款在当月工资扣除 扣除方法和迟到罚款一致 各办财务有义务对以上所有事由给予提 醒 第七部分第七部分 业务提成的相关规定业务提成的相关规定 一 签证提成规定 一 签证提成规定 团组可结时 需提供表格包含以下信息 团号 销售 操作 客户姓名 填表 培训 送签 加签多两项 翻译 取签 美签 填表 30 送签 10 加签 填表 25 翻译 25 送 5 取 5 原则 一个客人的签证尽量证由一个人完成全部过程 若分散环节操作 按照以上方法结 算 二 散拼奖罚政策二 散拼奖罚政策 1 每人每月完成 3 人散拼销售任务 不含落地散拼 A 每月完成小于 3 人 按每人 50 元 扣除当月绩效 B 每月完成达到 3 人 按每人 50 元 当月核发奖励 C 每月完成超过 3 人 超出人数 按每人 100 元 核发奖励 D 如果有拒签的可以抵扣指标 但不发奖励 E 已交定金后退款 但定金未退的 按照正常人头算散拼奖励 F 途牛收的客人无奖励 G 以上销售 操作均包括 三 下单团提成规定 后补 三 下单团提成规定 后补 四 百万奖励规定 后补 四 百万奖励规定 后补 第八部分第八部分 其他财务规范其他财务规范 一 汇款时间 一 汇款时间 1 同行或网银转账 立即到账 2 跨行或柜台转账 1 3 个工作日到账 3 汇款的水单可造假 尽量提前收款 款到账后再支付费用 二 发票二 发票 凡申请航兴发票的都必须与开票单位签订招徕合同 否则航兴不予开票 为避免麻 凡申请航兴发票的都必须与开票单位签订招徕合同 否则航兴不予开票 为避免麻 烦 最好在收款前先跟客人说明并签好合同 烦 最好在收款前先跟客人说明并签好合同 或者尽量不要将款项汇入航兴账户 上海规定或者尽量不要将款项汇入航兴账户 上海规定 1 只要有收钱就能开同等金额的发票 2 所有汇款到私人账户的可以开任意抬头的发票 3 汇款到公账的分两种情况 a 私对公 原则上发票抬头开汇款人 如需要开其他抬头 需要申请 不提倡如此操作 私 对公汇款本身违反税务局的规定 不合法 b 公对公 原则上抬头开汇款单位 如果需要开其他抬头 需要申请 如果申请可以开的话 还需要签署一份发票抬头不一致的承诺书 4 有部分客户如果需要先开具发票给客户 然后再收款 需要在财务先开票后收款确认 表上签字 有责任在规定时间内催回帐款 5 开票项目内容 中商上海 中商上海 考察费 旅游费 团费 团款 机票款 住宿费 签证费 房费 车费 学习考 察费 境外考察费 参观费 接待费 团组接待费 活动费 商务考察费 门票款 境外团款 会议费 需要 客户提供合同 会务费 需要客户提供合同 租车费 需要客户 提供合同 上海航兴上海航兴 办公用品 代订车费 代订机票款 旅游费 会务费 团款 地接款 代订房间 款 小额 旅游咨询服务费 1 2 万 北京王府 北京王府 考察费 旅游费 团款 机票款 住宿费 签证费 代订机票 代订房费 房 费 车费 学习考察费 境外考察费 代办会议费 参观费 接待费 团组接待费 活动费 商务考察费 门 票款 境外团款 代办签证费 会议费 需要客户提供合同 会务费 需要客户提供合同 租车费 需要客户提供合同 北京达美国旅 团款 南京达美国旅分 团款 备注 开票项目内容如果客户有指定要求的 可以提前找财务申请是否能开 备注 开票项目内容如果客户有指定要求的 可以提前找财务申请是否能开 6 收到发票时间 北京王府 正常 2 5 个工作日 中商上海 正常 2 3 个工作日 上海航兴 正常每个周三 周五下午去航兴统一办理 北京达美 正常 2 3 个工作日 限额五十万 南京达美 正常 2 3 个工作日 限额五十万 7 发票税 北京王府 0 3 非王府收款 0 5 扣团组成本 0 3 其他列做财务费用 上海航兴 0 5 上海中商 0 5 北京达美 北京达美收款 散客不收 同行收取 0 3 南京达美 南京达美收款 散客不收 同行收取 0 3 8 开票金额 a 开票金额与收到的团款金额保持一致 b 如果开票金额高于实际汇款金额 则属于增开发票 需要提前申请 细则见 增开发票 9 增开发票 a 开票单位必须先签订 增开发票承诺书 模板如下 E 海德中国区财务部 海德中国区 财务表格模版 承诺书 四种 多开发票承诺书 doc b 向客户收取不少于增开金额 3 的费用 若申请中商发票 不得少于 5 c 提前申请 并征得领导同意 d 增开发票成本 王府 航兴与正常发票收取的费用相同 中商按照增开金额的 3 收取 10 开票注意事项 a 开发票之前 先找客户核实好开票抬头及开票内容 b 填写发票申请单 交财务 确认财务已收到并开始落实 c 紧急的发票要告知财务最迟什么时候需要拿到发票 同时对开票进度要及时跟进 d 汇款单位与开票单位不一致 需签订委托付款协议及相关承诺书 模板如下 E 海德中国区财务部 海德中国区 财务表格模版 承诺书 四种 汇款单位不一致承诺书 doc E 海德中国区财务部 海德中国区 财务表格模版 委托付款 开票协议 doc 三 团组正常付款 以后凡是需要公司办理签证的 必须先跟客人签署三 团组正常付款 以后凡是需要公司办理签证的 必须先跟客人签署 签证服务协议签证服务协议 方方 可进行操作 可进行操作 a 原则 先收款 后操作 团组出发之前必须至少收取团款 80 月结客户除外 b 已经收到水单 款还没到账 需要付款 要请示领导 c 未收款需要先付款的 要提前申请 对熟悉的老客户 小额的签证费需先跟客人签 好确认书 d 机票款金额较大 不收全款不得出票 四 退款 正常情况下的退款 退回原汇款账户 销售部经理同意 操作部门经理签字即可四 退款 正常情况下的退款 退回原汇款账户 销售部经理同意 操作部门经理签字即可 退款退款 五 返款五 返款 倒现倒现 a 返款 倒现的金额在收款金额 5 以下同时也不能超过 1 万 部门经理申请同意 即可 b 返款 倒现金额超过收款金额 5 或者 1 万以上的 必须经过本办负责人签字同 意 c 返款 倒现金额 10 万以上必须经中国区负责人同意方可退款