供应商开发与管理的岗位职责.doc

第一节 供应商开发与管理的岗位职责一、 供应商主管的岗位职责 供应商主管的主要工作职责是根据公司发展需要开发、维护供应商，并参与制定供应商管理的相关制度，对供应商进行分析、评价、筛选、考评。具体职责如图所示。职责1负责供应商及供应渠道的开发，并根据公司发展需要制定供应商开发计划职责2维护和发展与重要供应商的关系，掌握供应商的发展变化情况职责3创建符合公司发展需求的供应链条，经历全国的供应商开发、考核机制职责4对供应商进行评价、分级，并对其进行月度、季度、年终考核的评审及淘汰职责5负责定期对供应商数据库进行管理职责6对市场行情进行调差，并给予独立的评估意见职责7参与采购合同及采购过程的成本分析与审核职责8安排部门的日常工作，协调本部门内部及与其它部门的关系职责9其它相关职责图 供应商主管的岗位职责二、供应商关系专员的岗位职责供应商关系专员的主要职责是进行定期的市场调差和跟踪供应商情况，建立并维护供应商数据库，协助供应商主管进行供应商的开发与维护，及时完成上级安排的工作任务，其岗位职责如图所示。职责1负责协助供应商主管进行供应商的维护和拓展工作职责2定期对市场进行调差，手机整理市场信息，汇报供应商及编制分析报告职责3供应商数据库的建立与维护，保证数据及时更新和正常使用职责4协助供应商主管处理供应商关系，以及其它行政日常事务的处理职责5协助部门主管约访供应商及不定期回访合作的供应商职责6配合供应商主管利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态职责7及时完成上级领导安排的工作图 供应商关系专员的岗位职责第二节 供应商开发与管理制度 一、 采购招标管理制度第1章 总则第1条 目的为保证所采购的物资、设备价格合理，符合规定的质量与工期要求，以及保证采购招标按照公开、公平、公正、竞争择优原则进行，特制订本制度。第2条 适用范围本企业进行采购公开招标与邀请招标以及评标过程。第3条 权责单位（1） 采购部负责规章的制定、修改、废止等工作。（2） 总经理负责对本规章制定、修改、废止的审批。第4条 制度内容本管理制度包括采购招标程序、采购招标管理相关文件等。第2章 采购招标管理第5条 编制招标报告（1） 按照采购计划审批权限向公司主管领导提交招标报告。（2） 招标报告具体内容包括：招标内容、招标方式、招标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、评标小组组建方案以及开标、评标工作的具体安排等。第6条 采购招标程序（1） 编制招标文件 招标文件的内容如表所示。招标文件的主要内容内容具体文件形式及要求招标通知招标公告或招标邀请书招标人须知招标项目概况信息表招标项目介绍项目名称、规格、型号、数量和批次、运输方式、交货地点与时间、验收方式招标规定有关招标文件澄清、修改的规定投标文件的编写要求、密封方式及保送分数、投标有效期投标人资料要求有关洗个的资信证明文件格式、内容的要求投标要求投标报价、报价编制方式、与报价单同时提供的资料标底标底确定的方法评标与中标评标的标准、方法和中标原则递交投标文件文件的方式、地点和截止时间，以及与投标人进行联系的人员姓名、地电话、电子邮箱投标保证金投标保证金的金额、交付方式开标开标时间安排与开标地点 合同条件（通用条款和装用条款）。 技术规定及规范（标准）。 物资数量、采购及报价清单。 安装调试和人员培训内容。 其它需要说明的事项（2） 对外发布招标信息（3） 在规定日期接受投标人编制的资格预审文件及资料。（4） 向资格预审合格的供应商发售招标文件。第7条 开标（1） 开标方式的选择，大多选择公开开标方式。（2） 确定开标时间、地点。（3） 开标前确认投标供应商身份。（4） 开标前检查投标书的密封情况。（5） 开标时应宣布供应商名称、各投标的总金额、有无折扣货投标保证书等。（6） 对于没有开封货开标时没有宣读的投标均不得考虑。（7） 开标后，不允许投标人改变其投标条件。第8条 评标（1） 接受供应商对招标文件有关问题要求澄清的函件，对问题进行澄清，并书面通知所有潜在投标人。（2） 组成评标小组。 采购部组织人员成立评标小组。 有供应商主管作为评标小组的负责人。 编制评标小组备案表，如下图所示。 小组内部明确、统一评标标准。 评估小组备案表项目编号：小组成立时间：项目名称招标机构名称投标备案标号评标开始时间结束时间开标时间小组负责人评估小组人数专家人数初审评估人员名单序号姓名职务联系方式评审意见现场评估人员名单序号姓名职务联系方式评审意见专家人员名单序号姓名职务联系方式评审意见备注：招标机构：（公章）小组负责人签字：日期：年月日日期：年月日（）在规定的时间和地点，接受符合招标文件要求的投标文件。（）组织进行采购招标评标会。（）鉴定投标文件。（）分析投标文件。（）进行比价、议价（）编制评标报告。第条定标（） 从评标小组推荐的中标供应商中，确定中标供应商。（） 发送中标通知书，并将中标结果通知所有投标供应商。（） 进行和合同谈判，并与中标供应商签订书面合同。第章第条本制度根据招标投标法相关规定由采购部、总经理制定，相关内容分别由相关负责人负责解释和修订。第条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。二、供应商筛选制度第一章总则第条目的未保证采购物资满足要求，对物资供应商的资质和能力进行评价，以加强对供应商的管理，特制订本制度。第条 适用范围本制度适用于给企业提供产品或服务的所有供应商。第条 权责（） 采购部、质量管理部门负责对供应商的筛选与考核工作。（） 总经理对相关部门选择的供应商进行审批。第章供应商信息收集与调差第条供应商信息收集与调查由公司采购部负责。其他相关部门予以配合。第5条 供应商调查的内容（） 裁量供应状况。（） 材料品质状况。（） 装也技术能力。（） 机器设备状况。（） 管理水平。（） 财务及信用状况。第条 凡与公司建立供应关系而且符合条件者应填写供应商调查表，作为供应商选择和评估的参考。第条 若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对供应商调查表进行修改和补充。第条 采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，供应商调查表每年复查一次，医疗界供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。第条 供应商信息收集的方式可以是问卷调查、实地考察、委托验证等。第3章 制定合格供应商第条 本企业对供应商的评价，应按照以下标准进行综合考虑。（） 供应商有合法的经营许可证和必要的资金能力。（） 按国家（国际）标准建立质量管理体系并已通过认证的供应商。（） 具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识。（） 公司主要经营物品的供应商有满足紧急需求的能力。第4章 供应商平评审管理第条 成立评审小组评审小组的成员可以由采购部、生产部、质量管理不、财务部及其他相关部门的人员组成。第12条 供应商评审管理（） 对供应商的评审主要从供应商的一般经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等发面进行。（） 对于临时采购的供应商，采购部门应对供应商的经营资格进行评审，报采购部经理审批。（） 对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，审核通过后，认定去喝个供应商资格，报相关领导审批，并每年复核一次。（） 对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度进行一次考评工作，并根据考评结果分配下棋的采购比例，由采购部经理审核，并报运营副总经理审批，供应商名录应不断更新并注意发展新的供应商。第5章 供应商档案管理第13条 采购部负责建立供应商档案，使用部门予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。第14条 供应商档案由采购部信息管理员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便 查阅。第15条 供应商档案包括供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所 提供的合格证明、价格表及相关资料等。第6章 附则第16条 本制度由采购部、质量管理部、人力资源部联合制定，相关内容分别由相关负责人解释和修订。第条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。三、供应商考核制度第1章 总则第1条 目的保证公司与供应商进行有效合作，鼓励供应商在品质、交货期和成本等多方面进行改善，从而提高其经营竞争力，并对供应商的各项指标进行阶段性的评估和考核。第条 适用范围（） 列入合格供应商名单内的供应商。（） 对产品或服务产生直接影响的供应商。（） 根据采购物资的品质需求与供应商的依附程度选择供应商。第条 权责（） 供应商主管负责制订供应商考核标准、考核文件与计划以及相关评估报告的编 制。（） 采购部经理、质量管理部、技术部参与能供应商的考核评估工作。（） 总经理负责审批考核评估结果。第条 原则采取公开、公平、公正的原则进行考核评估。第2章 供应商考核第条 供应商考核内容（） 供应商履行XX合同的情况（） 价格方面考核 是否按照XX合同规定的价格进行供货； 是否根据市场价格的变化而调整价格并及时提供给采购方价格调整信息； 所提供的物资价格是否高于同品牌、同型号的一般价格； 价格是否有下降空间。（） 交货方面考核 是否根据XX合同内所规定的日期按时交付产品或提供物资。 是否按照XX合同内规定的交付方式进行交付。（） 质量方面考核 物资或产品是否符合XX合同所规定的质量标准； 是否存在因包装、工艺、材料的缺陷而产生的质量问题； 生产工艺质量是否能够保证产品的质量问题。（） 服务方面考核 售前服务手否周到、全面； 售后服务是否及时、良好、出现问题是否能够及时处理。（） 其他方面考核对供应商内容管理、生产技术改进、人员操作等方面进行考核。第条 考核评分一般采用评分法对供应商考核进行打分，一般从以下几个方面进行评分，如下图所示。评分内容表评分项包含内容价格水平优惠程度，涨价处理能力，成本下降空间质量水平物料进货的优良品率，质量保证体系，样品质量，对质量问题的处理交货能力交货及时性，供货弹性，样品及时性，逾期率工艺技术能力工艺技术先进性，后续研发能力，产品设计能力、技术问题反应能力后援服务物资订货保证人员管理团队管理能力，员工综合素质合作情况合同履约率，合作年限，年供货额外负担与所占比率第条 评分结果对供应商进行考核得到评分后，根据供应商得分情况对其采取相应的采购措施，如下图所示。 评分结果情况表供应商的分区间采取相应的采购措施90分以上优先对此供应商进行采购8089分要求供应商对其不走进行修改，并将修改结果以书面形式提交，供应商平价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认7079分要求供应商对不足部分进行整改，并将整改结果一书面形式提交，供应商平价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是钱少采购量69分以下需从合同供应商名单中删除，并终止对其采购注：考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第条 供应商考核平频率（） 月度考核每月主要对供应商提供的产品或货物质量与交货情况进行检查、评估考核。（） 年度考核每年度根据月度供应商月度考核表，统计供应商在考核期间（1年）的订货总次数、总交货金额、质量优劣情况、退货率、发生交货延误率、发生数量差错率以及因各种原因未能及时履行交货时是否采取迅速、及时、合理的补救措施等，考核结果填入供应商年度考核表，并将其列入供应商档案。第条 供应商评级根据供应商的考核评分一奖惩考核成绩依次划分为A、B、C三级，如下图所示。供应商级别奖励情况表级别分数奖励情况A级80分以上酌情增加订购量5%-10%，享受供应本企业材料、设备的资格B级6080分不予奖励，正常交易C级60分以下减少订购量，由供应商提出改善和预防措施，若限期未见改善，则由采购部、质量管理部协商决定对该供应商的处理措施 第条 供应商更新总经理根据供应商年度考核表做出供应商评定审批意见，采购部根据评审结果协定合同供应商名单，对合格的供应商继续保留其合格的供应商资格，讲不符合标准的供应商列为观察供应商，限期改进以观其后效或取消其供应商资格，并对合格供应商名单进行更新。第条 供应商资料存档供应商主管安排相关人员对供应商资料进行保存、备案。第3章 附则第条 本制度由供应商主管、采购部联合制定，相关内容分别由相关负责人负责解 释和修订。第条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。四、供应商管理制度第1章 总则第1条 目的选择合适的供应商并对其进行持续监控，以确保其为企业提供合格的产品与服务。第2条 适用范围本程序适用于为企业提供产品和服务的所有供应商。第3条 权责（1） 采购部、质量管理部、设计开发部负责对供应商进行评价。（2） 质量管理、采购部负责对供应商进行考核。（3） 总经理负责合格供应商的批准。第2章 合格供应商的标准第4条 为本企业提供物料的供应商应选择具有良好的质保能力和商业信誉的公司。第5条 本企业相关人员对合格供应商的评价，应按照一下标准综合考虑。（1） 供应商应有合法的经营许可证和必要的资金能力。（2） 有限选择按国家（国际）标准建立质量体系并以通过认证的供应商。（3） 对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，考查要求主要包括以下五个方面。 进料的检验是否严格； 的质量保证体系是否完整； 产品出厂的检验是否符合我方要求； 生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好； 考查供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。(4) 具有足够的生产能力，能满足本公司连续的生产需求及进一步扩大产量的需要。(5) 能及用户之所急，紧急订单能紧急处理。(6) 有具体的售后服务措施，且令人满意。(7) 同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。(8) 样品通过试用且合格。第4章 供应商的评价程序第条 供应商初步评价（1） 由质量部、采购部、技术开发部及其他部门视企业实际需求寻找合适的供应商，同时收集多方面的资料，例如，质量、服务、交货期、价格等，并要求有合作意向的供应商填写供应商基本资料表，如下图所示。供应商基本资料表公司名称公司地址邮 编联系电话传 真主要负责人公司网址业务联系电子邮件公司概况注册资本占地面积成立日期营业额银行信用状况设备状况人力资源状况主要产品及服务主要生产设备主要生产工艺主要试验设备主要检测设备生产能力月供货能力正常交付周期主要客户简介客户群体所提供的产品占生产的例其他事项 （2） 质量管理部对供应商基本资料表进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、采购部及技术开发部门的相关人员，对供应商进行现场评审，现场评审时使用供应商现场评审表。（3） 量管理部在对供应商进行初步评审时，需确定采购的材料是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。第7条 供应商的现场评审（1） 企业根据所采购材料对产品质量的影响程度，将采购的材料分为关键、重要、普通材料三个级别，不同级别是行不通的控制等级。（2） 对于提供关键语重要材料对产品质量的影响程度，质量管理部应组织采购部、技术开发部对供应商进行现场评审，并由质量管理部填写供应商现场评审表，采购部、技术开发部签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分。（3） 对于普通材料的供应商，无需进行现场评审。第8条 供应商质量保证协议的签定（1） 采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通材料供应商签定供应商质量保证协议。（2） 供应商质量保证协议一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。第9条 样件需求与供应商送样（1） 如企业有样件需求，由采购部通知供应商送交样件，质量管理部需对样件提出详细的技术质量要求，例如、品名、规格、包装方式等。（2） 样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。第10条 样件的确认（1） 样件在送达企业后，由技术开发部、质量管理部完成样件的材质、性能、尺寸、弯管质量等方面的检验，并填写样件检验确认表。（2） 经确认合格的样件，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格或不合格，标识状态。（3） 合格的样件至少为两件，一件返还供应商作为供应商进行生产的依据，一件留在质量管理部作为今后检验的依据。第11条 确定合格供应商的名单（1） 在供应商基本资料表、供应商现场评审表、供应商质量保证协议和样件检验确认表四分资料完成后，质量管理部将供应商列入合格供应商名单交企业最高管理者批准。（2）原则上一种材料应有两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。（3）对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名单。（4）如果客户提供供应商名单，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户相关部门的书面批准。（5）合格供应商名单在每次的供应商考核结果得出后进行修订，删除不合格供应商，修订后的合格供应商名单由企业最高管理者批准后生效。第4章 供应商的考核与监督第12条 考核对象列入合格供应商名单的所有供应商。第13条 考核方法对供应商实行评分分级制度，满分为100分。（1）90-100分为一级供应商。（2）80-89分为二级供应商。（3）70-79分为三级供应商（4）69分以下为不合格供应商。第14条 考核项目和评分标准供应商的考核项目及评分标准如下图所示。供应商考核项目及评分标准考核项目权重总分评分标准主梁状况60%60分60（不合格批数/总交货批数）交付情况20%20分20（迟交批数/总交货批数）服务质量10%10分配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费价格水平10%10分偏高3分、居中6分、居下9分第15条 采购人员应要求供应商准时交货，同时应记录由于供应商原因引起分批发运造成的超额费用。第条 考核频率关键、重要材料的供应商每月考核一次，普通材料的供应商每季度考核一次。第条 考核结果的处理（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。（2）考核结果在80-89分的供应商，要求对其不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商平价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。（3）考核结果在70-79分的供应商，要求对其不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商平价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从合格供应商名单中删除，并终止对其采购。（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第18条 对合格供应商的质量监督（1）质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格是对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。（2）对不合格的供应商，应取消其供货资格，并修订合格供应商名单。第5章 供应商政策的执行与反馈第19条 采购部与财务部在接到供应商政策执行通知书后，按规定的执行日期执行，并严格执行保密制度，在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部门。第条 供应商政策的临时性变更（1） 在出现下列情况时，经过公司运营总监的书面同意后，可对某些供应商的政策做临时性调整。 某供应商的发展战略或地域销售政策放生对公司有利或不利的重大调整时。 某供应商决定把握公司作为重要客户时。重要供应商出现临时性的重大的经营危机时。市场供应价格发生剧烈震荡，是供应风险骤然加大，引起供需双方相应作出重大的政策调整时。其他需做临时性调整的情况。 （2） 临时性供应商的等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并在表格右上方注明临时字样和调整权限。 （3） 一旦调整结束，应立即回复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理审批，并于该季度在供应商评审会议上通过。第6章 奖励供应商质量体系第21条 对供应商质量体系的开发 每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制定质量体系推行计划，原则上要求供应商通过质量体系的认证，并逐步符合质量体系的要求。第22条 供应商质量体系的评定（1）重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商每两年评定一次。（2）质量管理部制定评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定或供应商自我评定的办法。（3）评定内容按质量体系制定的供应商质量体系评定表进行。（4）如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，在采购人员索取供应商的认证证明资料（证书或报告）后，可免除评定。第7章 附则第23条 本制度由质量管理部、采购部联合制定，相关内容分别由相关负责人负责解释和修订。第条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。第三节 供应商开发与管理表格一、 供应商调查表 编号：供应商基本信息公司名称厂址成立日期占地面积企业性质负责人联系人电话传真E-mail公司网址生产技术设备信息主要生产设备及用途检测仪器校对情况主要生产线设计开发能力正常生产能力 /月最大生产能力正常交货周期最多交货期及说明产品信息主要产品及原材料产品介绍国际标准 国家标准 行业标准 企业标准产品遵守标准产品认证情况产品销售区域人员信息公司总体职工 人管理人员 人技术人员 人品质管理部 人财务信息固定资产净值 万元运营资金 万元资产负债率 %短期负债 万元银行信用等级调查时间年 月 日调查人部门主管签字填表人：二、 供应商平价表1、 供应商评价标准表编号： 评价日期： 年 月 日供应商名称地址产品/服务项目联系人电话评价项评价标准得分技术方面有自我设计、开发主要产品的能力，有一套完善的产品设计开发控制制度优仅能开发简单的产品或产品中的部分零部件，设计控制度不太规范和严密良无产品设计与开发能力，仅能按照本公司提供的图样或样品进行制造差生产工艺主要工序均有相关作业指导手册，现场文件均受到控制，人员均按标准操作优工序作业指导文件不够全面，并更新不及时，人员不完全按标准操作良无工艺性的文件作为操作依据，全凭口头指挥操作，或凭工人经验操作差设备维护与保养有完整的设备管理办法，采购、操作、维护和保养等均能够有效控制，不同设备进行不同级别的保养，设备经常处于完好状态优对重要设备有保养计划，但设备管理办法不够全面，不能经常保证设备初一完好状态，有因设备损坏而停工的现象发生良无任何设备管理制度，出了大问题才进行维修，经常影响生产差生产现场管理有完整、正规的现场管理办法，例如，自检、互检、巡检制度优有一些规定，但执行力度不够，导致产能偏差较大，或出现漏检等情况良无正规管理办法，仅凭组长、领班口头盲目指挥生产，质量很难得到保证差质量管理体系有成文的质量管理体系，结构较完善，体系能有效运行，质量手册和程序文件的规定能认真执行优有文件化的质量管理体系，但不完善，体系基本上能够运行，质量手册和程序文件的规定不够严格良无文件化的质量管理体系，只有一些习惯性做法或口头程序差检验过程控制主要检验过程能够严格控制，检验员严格按规定操作，检验结果有专人校核优关键检验过程能够严格控制，检验员严格按规定操作，检验结果由检验员一人填写良检验过程控制不严格差成本与价格注重市场价格变化，能改善流程、提高效率、降低成本，产品售价能稳中又降对降低成本有认识，但措施或方法不到位，产品售价会有小幅波动良采取压低原材料的价格，降低原材料质量，产品质量不稳定，价格随市场波动差产品交付完全按合同要求的期限和交付条件交货优基本上能按合同要求的期限和交付条件交货良经常拖延交付日期，交付条件经常改变差售后服务有良好的服务，能主动调查客户的服务要求，并尽力实施，能及时纠正改善及预防客户的投诉，能将有关信息及时反馈给客户，客户投诉极少优对客户服务较好，但不够主动，客户偶有投诉，会解决，但不够及时良对客户的投诉经常推卸责任，或拖延很长时间才予以解决，且类似问题经常发生差组织管理管理团队优秀，管理水平高，企业组织结构较合理，岗位职责明确优管理团队一般，管理水平一般，组织结构不明确，职责不太清楚良管理团队较差，管理水平较差，办事全凭领导口头指示，组织结构不健全，职责不清，工作无章可循，办事效率低下差总计优 良 差综合评估结果优 良 差填表人：2、供应商评分表编号：供应商基本情况表名称计划承接企业产品厂址涉及加工工艺过程联系人职务电话传真主要生产设备主要检测工具评价项目数评价内容优良