费用循环内控标准.doc

公司文件内部公开附件一：费用循环内控标准适用范围所有通过报销方式，支付所购买的商品、服务或其他消费性项目的行为，均为费用行为，包括备用金借支核销等。本循环包括以下业务环节1. 费用预算和申请2. 费用发生3. 报销申请4. 报销权签5. 财务核销6. 支付7. 费用分析8. 备用金总体控制目标n 保障费用投入合理，有效支撑业务运作；n 保障费用的真实性；n 保障费用事项符合国家法律法规和公司规定；n 保障费用及时、准确和完整地记录；一般控制原则n 费用申请/发生、权签、和财务处理的职责必须分离；n 必须根据业务的规范程度、业务类别和业务金额的风险及其控制程度，建立与预算责任中心相对应的、分层授权的权签体系，不得越级授权；n 权签人必须在授权范围、授权时效和授权额度内，进行费用报销的审批；n 权签人必须保持其对报销事项的独立性，被授权人不得对其授权人进行权签；同一预算责任中心下的同级权签之间不得互签。一级部门预算责任人必须由其本人权签；n 费用必须由发生人本人、在规定时间内申请报销。由多人参与的同一经济活动，费用发生人、报销人必须是参与事项的最高级别人员；n 费用报销必须合理地根据实际发生的业务，在公司规定的报销范围和开支标准内，如实申报；n 权签后的报销单据，必须在费用发生人无法接触的条件下，及时提交财务；n 财务处理环节必须确保费用报销流程的规范性，并以真实、合规、有效的单据为依据；n 在费用类型的金额、频次超过既定要求时，必须遵循采购循环的控制标准；n 备用金必须在公司规定的借支范围、地点、限额、时限内借支及核销。内控标准1 预算和申请序号内控标准对应风险风险描述1.1费用申请、权签和财务处理的职责必须分离A1A1:无法查出并纠正费用申请、权签和财务处理中的差错和疏漏A2:预算不能有效约束、指导费用A3:发生不必要的费用A4:影响公司资金计划1.2必须依据业务规划、历史数据和公司费用标准，滚动制定费用预算，并定期对预算执行情况进行分析，异常情况须予以调查和处理A21.3必须制订不同费用类型的申请限额。超出限额的费用，必须在发生前提出申请，并获取权签人批准。申请中必须包含费用的用途、预算金额和受益部门等信息A31.4直接业务主管、费用发生部门和受益部门的权签人，必须根据业务事项的合理性，对费用申请进行审核，确保费用的发生能最大限度的促进业务目标达成A31.5费用必须在预算余额内进行审批A2 A3 A42 费用发生序号内控标准对应风险风险描述2.1费用发生、权签和财务处理的职责必须分离B1B1:无法查出及纠正费用发生、权签和财务处理中的差错和疏漏B2:费用过高或同等花费购买的商品、服务达不到要求B3:无法判断费用的真实性、合理性B4:引起法律诉讼或公司损失2.2在满足业务需要的条件下，费用的发生必须遵循必要、合理的原则，并优先选择公司已认证的供应商B2 B32.3在购买商品或服务时，必须根据直接业务主管授权，由独立的第三方进行验收；对于其他消费性项目，在只能由本人验收的情况下，必须尽最大努力保护公司利益不受损失B2 B32.4必须及时获取合法、合规、完整，并能证明费用发生过程及结果的发票凭证，并妥善保管B32.5发票凭证必须与业务保持一致，并明确费用的名称、发生日期、费用明细的内容及金额、供应商名称等B32.6费用的发生必须符合国家法律法规和公司的规定B43 报销申请序号内控标准对应风险风险描述3.1费用必须由发生人本人、在规定的时间内申请报销。由多人参与的同一经济活动，费用发生人与报销人必须是参与事项的最高级别人员C1 C2 C3C1:无法判断费用的真实性、合理性C2:重复报销、私费公报、虚假报销C3:绕过权签C4:无法追溯报销事项 3.2费用报销必须根据实际发生的业务，在公司规定的报销范围和开支标准内，如实申报C13.3必须提供与费用报销事项相对应的发票凭证原件，在因遗失等原因而无法提供原件时，必须获取权签人批准，并在取得原件时及时归档C1 C2 C43.4无票据报销的事项，必须符合公司关于金额限制、费用用途、与发生条件的要求C1 C23.5报销单各项要素必须规范、完整、准确填写C1 C23.6直接业务主管必须参照报销人的信用等级，对费用的合理性、真实性、报销制度符合性予以审核：n 报销项目符合公司规定的报销范围和开支标准n 费用符合已批准的申请范围、项目、预算n 报销单填写规范、完整、准确，单项及合计金额正确，附件完整n 费用按恰当比例归属至受益部门n 权签人选择准确C1-C44 报销权签序号内控标准对应风险风险描述4.1必须根据业务的规范程度、业务类别和业务金额的风险及其控制程度，建立与预算责任中心相对应的、分层授权的权签体系D1 D2D1:授权不合理，报销得不到及时有效审批D2:交叉权签或越权权签D3:预算不能有效约束、指导费用D4：无法判断费用的真实性、合理性D5:审批后的单据被篡改4.2权签人必须在授权范围、授权时效和授权额度内，进行费用报销的审批，超出情况下，必须报上一级权签人审批D1 D2 D44.3被授权人不得对其授权人进行权签；同一预算责任中心下的同级权签人之间不得互签。一级部门预算责任人必须由本人权签D1 D24.4权签人必须参照报销人的信用等级，对费用的合理性、预算符合性予以检查：n 已经经过直接业务主管的审核n 受益部门及费用分摊比例正确n 费用在预算范围内，并符合用款计划D3 D44.5权签后的报销单据，必须在费用发生人无法接触的条件下，及时提交财务D55 财务核销序号内控标准对应风险风险描述5.1会计与出纳的职责必须分离E1E1:无法查出和纠正财务核销及支付中的差错和疏漏E2:未经恰当审核和权签的费用付款E3:虚假、不合要求票据报销E4:无法判断费用的真实性、合理性E5:支付不及时5.2必须依据业务性质、金额、频次判断报销项目应遵循的流程，对不应通过费用报销流程的申付必须予以拒绝E25.3必须及时获取、并妥善保管权签人名单，及其相应的签字字样、电子签名或其他身份标志E25.4必须确保报销流程的符合性、和报销行为的规范性，违规行为必须予以记录，并反映到费用报销信用等级:n 报销项目在公司规定的报销范围及开支标准内n 报销单完整、准确、规范，单项及合计金额正确n 报销及权签的真实、有效、完整、合规E2 E3 E45.5必须确保票据的合法、合规性，违规行为必须予以记录，并反映到费用报销信用等级：n 票据必须为原件，例外情况必须符合公司规定，并经过权签人审批n 匹配票据与报销事项的一致性E2 E3 E45.6对于合规的报销单据，必须及时下达支付指令E56 支付序号内控标准对应风险风险描述6.1出纳必须根据经会计审核、权签完整的报销单据，按照会计指定的方式，进行核销或支付F1 F1：未经恰当审核和权签的支付F2:影响公司资金计划F3:支付不及时F4:重复付款或多付款F5:单据遗失或更改、泄漏业务信息6.2项目或大额支付，必须符合用款计划，例外情况须经一级部门预算责任人审批；F26.3满足支付要求的报销，必须及时付款、或冲销备用金F36.4会计凭证必须及时装订成册，入库保管；已支付的单据和票据必须及时标记F4 F57 费用分析序号内控标准对应风险风险描述7.1费用必须按照受益的比例，分摊到相应的受益部门G1G1:费用无法分摊至恰当的部门G2: 无法及时发现不真实、不合理G3: 降低费用报销效率G4:采购行为未能遵守采购控制标准7.2各级权签人必须定期确认已发生费用，并与预算进行匹配分析，对异常现象，必须予以调查、处理G27.3必须根据报销人、权签人对报销制度和单据规范性的遵循情况，建立信用等级制度G37.4必须根据费用发生的金额、用途、频次等，定期回顾业务事项，在超过既定要求时，必须遵循采购循环的控制标准G48 备用金序号内控标准对应风险风险描述8.1备用金必须在公司规定的地点、金额、用途、时间及备用金累计额度的范围内借支H2 H3H1:不必要占用公司资金H2:超额、超期占用资金H3:多头借支备用金8.2备用金借支前必须提交申请，阐明借支事由、