档案管理_水利工程档案管理

1 水利工程档案管理 2 水利工程档案概述 1 水利工程档案管理 3 第一水利工程档案概述 4 一 水利工程档案定义水利工程技术档案是指经过鉴定 整理 归档的工程技术文件 产生于水利工程建设及建成后管理运行的全过程 它包括工程建设 管理运行全过程所形成的应归档的文字 图纸 图表 声像材料等以纸质 胶片 磁介 光介等不同形式与载体的各种历史记录 5 二 水利工程技术档案的作用 一 具有着凭证和依据作用 二 具有着参考和借鉴作用 三 工程档案对于工程的管理 维护 改造具有不可替代的作用 6 三 水利工程档案工作常见问题 一 水利工程档案质量方面的问题现阶段 档案管理工作存在不同程度的问题 包括资料形成不完整 书写不规范 收集不及时 档案分类含糊 整理不规范 检索功能不强等问题 影响档案的利用率 7 二 水利工程档案管理方面的问题缺少健全的档案管理制度在工程建设 管理过程中 相对重视现场工作 忽视档案管理 不能认真贯彻相关法规政策 在制度建设和人员配备方面相对比较薄弱 8 三 缺少专业化档案管理人员目前 从事水利工程档案管理的人员大部分没有经过专业培训 甚至还存在兼职情况 对档案专业了解的不够全面 不利于档案的管理工作 9 四 原因分析 一 工程档案意识薄弱 重视程度不高 二 工程档案管理体系不完善 三 档案工作的专业性较强 10 第二水利工程档案工作保障体系 11 一 组织保障 一 明确档案工作分管领导 二 明确档案工作归口部门 并按要求设立专门机构 配备专职档案管理人员 三 建立有主要领导负责 各部门组成的档案管理责任网络 并明确相关负责人 12 二 制度保障 一 应制定工程档案管理制度 档案管理办法 二 制定技术文件材料归档范围和保管期限 三 制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程 13 三 经费保障保障建立档案工作的正常开展 档案安全保护工作 应有满足档案工作需要的库房 装具和设备 14 四 档案信息化管理按照国家信息化建设的相关要求 开展水利工程技术档案数字化工作 配备档案管理应用系统 全部案卷目录和卷内文件目录录入档案管理应用系统 综合管理性文件和技术图 表进行全文数字化 15 第三水利工程档案文件的收集 16 一 收集范围凡是反映与工程管理有关的重要职能活动 具有查考利用价值的各种载体的文件 都应收集齐全 归入工程管理档案 17 一 国家有关法律 法规 政策 指令 有关批示和泵站工程管理的各种标准 规范 规程 管理办法等 二 泵站工程建设的规划 设计 招标 投标 施工 安装 监理 验收等技术文件 图纸和技术总结等 三 泵站工程基本情况及统计资料 工程岁修 维修文件 技术资料及图纸 18 四 泵站设备随机技术资料 图纸 设备检修 试验 改造 运行等技术资料 五 工程检查 观测的原始记录 整理整编资料等 六 自动监测 监控技术文件 图纸及软件 视频监视文件图纸等 科研成果文件 资料 图纸 证书等以及有关声像资料 19 二 水利工程资料收集时间工程管理技术文件的收集 按不同类型随工程运行 维护管理 检查观测等同步收集 20 三 水利工程资料收集内容 一 规范 规程 制度 二 工程基本资料 三 设备基本资料 四 设备养护 维修 检查 检测鉴定 试验等资料 21 五 工程运行 运行 非运行期 六 工程养护 维修 检查 观测 检测鉴定等资料 七 工程管理相关资料 安全 职工教育等 八 各种收发文 22 四 技术资料收集质量要求 一 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字手续齐全 二 永久 长期保存的文件不得用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 三 复印打印文件及照片的字迹 线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求 四 录音 录像文件应保证载体的有效性 可靠性 五 电子文件应以光盘为长期储存介质 23 第四工程技术文件的整理与归档 24 工程管理过程中所形成的全部文件在归档前应根据国家 省有关规定 并按档案管理的要求 由工程技术人员负责工程管理的各种资料的整理归档 步骤如下 25 26 工程技术档案的整理要求材料完整 准确 系统 字迹清楚 图面整洁 签字手续齐全 图片 照片等应附相关情况文字说明 图纸要做到图物相符 工程管理资料按类别 年度 项目整理 27 一 工程技术档案的组卷要求 一 组卷遵循文件的形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 符合档案管理要求 二 案卷及卷内文件不重份 同一卷内有不同保管期限的文件 该卷保管期限按最长的确定 三 工程管理性文件按类别 年份 项目等分别组卷 28 二 卷内文件的排列 一 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 二 各种原始记录的排列 原始记录一般可以按形成的先后顺序排列 如果一个卷内有各种原始记录 则应先分清记录的种类 然后再按形成的先后次序排列 三 文字材料和图样材料混合组成的案卷 其卷内文件排列是先文字材料 后图样材料 29 四 各种文字报告的排列 要求批复在前 请示在后 正文在前 附件在后 印件在前 正稿在后 同一类型的文件按时间先后顺序排列 综合性的在前 素材性的在后等 如果卷内文件反映问题不同 一般还要先把问题分清楚 然后再按其次序排列 五 工程管理卷内文件按时间 重要性 工程部位 设施 设备排列 30 三 案卷编目案卷编目的内容包括 编写案卷页号 卷内目录 备考表 案卷封面 案卷卷脊的编制 31 一 案卷页号卷内文件有书写内容的页面均应编写页号 页号写整齐 使用铅笔编页 一般单面书写的文字材料在右上角编写页号 双面书写的文字材料 正面在右上角编号 背面在左上角编号 图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方 成套图纸或印刷成册的文件 不必重新编写页号 各卷之间不连续编页号 案卷封面 卷内目录 卷内备考表均不编写页号 32 二 卷内目录卷内目录排列在卷内文件之前 卷内目录由序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号和备注等组成 1 序号 应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序 一个文件一个号 2 文件编号 填写文件文号或图样的图号 或设备 项目代号 3 责任者 填写文件形成部门或主要责任者 33 4 文件材料题名 填写文件标题全称 文件标题过于简单或标题不规范的 可自拟文件题名 外加 5 日期 填写文件形成日期 例如 2012年6月9日 填写20120609 6 页号 填写每份文件首页上标注的页号 最后一份文件应填写起止页号 例如 最后一个文件起始页号为136页 终止页号为149页 则页号填写为136 149 34 35 36 37 举例 以下几个文件装订后应如何填写卷内目录 38 39 40 三 卷内备考表1 卷内备考表要标明卷内文件的件数 页数 不同载体的文件的数量 如 文字材料50页 照片6张 附图1张 2 说明组卷情况 如 立卷人 检查人 立卷时间等 立卷人 检查人需本人签名 不得采用微机打印 3 卷内备考表排列在卷内文件之后 4 互见号 应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档号 档号后应注明其载体形式 并用括号括起 41 注意 立卷人和检查人签字应该手写或盖章 不得打印 42 四 案卷封面编制案卷封面采用外封面 内容主要有 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级 档号1 案卷题名 是立卷人给案卷拟定的标题 标题应简明 准确地揭示卷内文件材料的内容 其结构一般由三个部分构成 一是工程项目名称 二是工程阶段或部位名称特征 三是文件材料的名称特征 如批复 图纸 计算书等 2 立卷单位 填写编制该案卷的单位全称或规范性简称 43 3 起止日期 填写案卷内文件材料形成的起止日期 以卷内文件最早起始日期为案卷起始日期 以卷内文件最晚终止日期为案卷终止日期4 保管期限 分为永久 长期 短期三种 永久为50年以上 长期为16 50年 短期为15年以下以卷内文件最长保管期限为案卷保管期限 44 5 密级 依据保密规定 填写卷内文件材料的最高密级 一般暂不填写 6 档号 由档案分类号和案卷顺序号联合组成 中间用 隔开 如分类号15 1 1 01 案卷号为1 档案号则为15 1 1 01 1 45 举例 工程技术资料的分类及档号 1 工程技术文件的分类以工程为基本单位 1级类目分为01基本建设 02工程管理 03防洪 抗旱 04消防 05水政06科技教育 07其他等 2级类目按各1级类目下包含的项目内容编制 01基本建设 下分01原建 02 一次 加固 改造 03 二次 加固 改造 02工程管理 下分01规范 规程 02工程基本资料 03设备基本资料 04设备维修 05设备试验 06工程运行07工程维修 08工程检查 09工程观测等 46 2 工程技术档案的档号编写 管多个工程的 工程代号 1级类目 2级类目 序号例如01 02 04 01表示XXX工程工程管理类设备维修类 第一卷 只管一个工程 档号编写可不写工程代号 从1级类目开始 各单位可根据情况增设3级类目 但档号层次不宜太多 各工程单位可根据情况增设1级类目 2级类目的内容 47 软卷皮封面 48 卷盒封面 49 5 案卷脊背的编制 案卷脊背应填写档号和案卷题名 档号 栏的填写 是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决 标签为白纸 共分四格 分别填写全宗号 目录号 分类号 案卷顺序号 标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限 红线条代表永久 黄线条代表长期 蓝线条代表短期 卷脊标签式样 50 永久为红色 长期为黄色 短期为蓝色 举例 暂不填写 暂不填写 51 全宗号和目录号暂不填写 分类号是根据档案分类方案所给定的类别号 用阿拉伯数字标识 不同级位的类别之间用间隔符 分开 案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号 案卷封面和案卷脊背案卷的档案号用铅笔填写 移交后由档案室统一填写 52 卷脊 53 1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式 图纸可不装订 但同一项目采用形式应一致 2 案卷内不应有金属物 3 单份文件装订时 应在卷内文件首页上方加盖 填写档号章档号章内容有 档号 序号 式样如图所示 单位 mm 四 案卷装订要求 54 4 单份文件装订 图纸不装订时 应在卷内文件首页每张图纸上方加盖 填写档号章 档号章内容有 档号 序号 式样如图所示 单位 mm 5 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序 文号及装订形式 6 声像材料整理时应附文字说明 对事由 时间 地点 人物 作者等内容进行著录 55 举例 不装订文件卷内目录的填写 56 7 卷皮 卷盒规格及制成材料 1 卷皮一般采用卷盒 卷夹两种 卷盒外表规格为310 220毫米 厚度分别为20毫米 30毫米 40毫米 50毫米 60毫米 用牛皮纸板双裱压制 卷夹外表规格为305 220mm 厚度为20mm 卷内封面一般采用软卷皮 软卷皮的外表面尺寸为297mm 210mm 厚度可根据卷内文件材料厚度调整 但不宜超过40mm 卷盒 软卷皮应根据实际情况和规范要求在市档案局购买 2 案卷内封面 卷内目录 备考表尺寸为297 210毫米 A4 57 五 档案的归档 移交1 基建工程档案在工程竣工验收后归档 安全鉴定 设备试验等分阶段性项目 在一个阶段工作完成后归档 工程运用 设备维修 工程检查观测 安全生产等管理类档案按年度归档 重要档案随时整理归档 做到每项工作完成后都有完整 准确 成套的文件资料 58 2 必须真实记录和准确反映工程建设 管理全过程的实际情况 图物相符 技术数据可靠 签字手续齐备 3 文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求 4 外文资料应将题名 卷内章节 目录译成中文 与原文一起归档 59 5 档案的移交凡归档资料要编制移交目录 或清单册 一式两份 向档案室移交时必须在移交单上双方签字 然后盖章 双方各留一份 60 6 档案目录及检索 1 编制档案案卷目录 案卷号 案卷题名 起止日期 卷内文件张数 保管期限等 2 配备档案管理应用系统 全部案卷目录和卷内文件目录录入档案管理应用系统 3 编制全引目录 案卷号 卷内文件目录 61 第五工程技术资料保管 62 一 工程技术档案应放置在专门的档案柜内 设立专门档案室 由专人管 实行办公 阅档 档案室三分开 二 应建立健全技术档案管理制度 如 档案管理责任网络图 档案管理制度 借阅制度 档案管理员岗位制度 技术资料存档制度等 三 档案室设施齐全 如 温湿度计 抽湿机加湿器 空调以便控制档案室内湿度 相对湿度控制在45 60 温度 14 24 为宜 日温度变化上下不宜超过2 室内温湿度宜定时测记 一般每天两次 并根据温湿度变化进行调节 63 四 档案室应配备适合档案用的消防器材 定期检查电器线路 严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品 五 档案保管要求防霉 防蛀定期进行检查 档案柜内应放置防虫蛀剂以保持驱虫效果 注意检查药效 过期的药品要及时更换 档案室应选择干燥天气 经常打开档案柜通风 给档案定期除尘以防霉菌滋生 六 档案柜橱架与墙壁保持一定的距离 一般柜背与墙不小于10厘米 柜侧间距不小于60厘米 成行垂直于有窗的墙面摆设 挂窗帘防强光 64 七 档案的排列要合理有序 从门入口处面对柜架