工作分析_工作分析培训教材12

第五章工作分析 引导案例 工作职责的分歧 一个机床操作工不慎将大量的液体洒在机床周围的地板上 车间主任要求操作工将地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书里没有清扫的条文 案例 车间主任又找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 其理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作 这个工作应由勤杂工来完成 因为勤杂工的责任之一是做好清扫工作 案例 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完后立即向公司投诉 案例的启示 有关人员接到投诉 分别审阅了其任职说明书 机床操作工 有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务工 有责任以各种方式协助操作工 如领取原材料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工 负责各种形式的清扫工作 工作时间从正常工人下班以后开始 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 勤杂工 服务工 岗位说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 岗位说明书中没有清扫的条文 得出结论 必须进行工作分析 案例的启示 第一节工作分析的概述 一 工作分析的基本概念 1 定义工作分析 就是将组织中的各项职能有效地分解到各个职位上 明确地规定每个职位的目的或使命 规定该职位所承担的各项职责与所需完成的各项任务 并针对其职责和任务规定相应的绩效标准 明确各个职位与组织内外其他单位和个人所发生的关联关系 规定各个职位的权限 确定职位任职者的基本要求 一 工作分析的基本概念 2 组织需要进行工作分析的情况 建立一个新的组织 由于战略的调整和业务的发展 使工作内容 工作性质发生变化 企业由于技术创新 劳动生产率提高 需要重新进行定岗 定员 建立制度的需要 二 工作分析中常用的重要术语 工作要素 怎样把大象塞进冰箱 三 工作分析所收集的信息 6W1H 收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家主管任职者 收集工作分析资料的人员选择 1 工作分析专家 最客观公正 保持信息的一致性 可以选择不同的分析方式价格昂贵 对组织缺乏了解 可能忽略某些无形的方面 收集工作分析资料的人员选择 2 主管 对所要分析的工作的无形的方面具有全面而深入的了解收集信息的速度比较快要对主管进行工作分析的培训不足 对主管也是时间上的负担某些情况下难以保证信息的客观性 收集工作分析资料的人员选择 3 任职者 对工作最熟悉 信息收集速度快不足收集信息的标准化程度较差 工作职责的完整性较差 可能造成员工间矛盾 四 工作分析所输出的结果 工作说明书 一 工作说明书1 定义工作说明书 是对每一工作的性质 任务 责任 环境 处理方法及对工作人员的资格条件的要求所作的书面记录 它是根据岗位分析的各种调查资料 加以整理 分析 判断所得的结论编写成的一种文件 是岗位分析的结果 四 工作分析所输出的结果 工作说明书 一 工作说明书2 工作说明书包括两个部分工作 职务 描述 JobDescription 工作说明书 干什么 职位要求 工作规范 JobSpecification 任职资格说明书 谁来干 工作分析的内容 四 工作分析所输出的结果 工作说明书 二 工作说明书的具体内容职位名称职位在组织中所处的位置工作的目的或职位的使命工作的职责与任务各项职责和任务所占的时间比重衡量绩效标准原材料 机器和设备权限职位的晋升与替代与组织内外其他部门和人员的关联关系任职者的基本要求 二 工作说明书的具体内容 第二节工作分析的过程 一 工作分析的准备阶段 一 确定工作分析的目标和侧重点确定工作分析主要想解决什么问题 获取信息的途径是什么工作分析的不同目标决定了在收集信息时有不同的侧重点组织要选取有代表性 典型性的职位进行分析 一 工作分析的准备阶段 二 制定总体的实施方案工作分析的目的和意义工作分析所需收集的信息的内容工作分析所提供的结果工作分析项目的组织形式与实施者工作分析实施的过程或步骤工作分析实施的时间和活动安排所需的背景资料和配合 一 工作分析的准备阶段 三 收集和分析有关的背景资料国家职业分类标准或国际职业分类标准职业分类 是采用一定的标准方法 依据一定的分类原则 对从业人员所从事的各种专门化有关组织信息的资料 组织机构图 工作流程图 部门职能说明书 现有的职位说明书或职位描述材料 中华人民共和国职业分类 第一大类 国家机关 党群组织 企业 事业单位负责人第二大类 专业技术人员第三大类 办事人员和有关人员第四大类 商业 服务业人员第五大类 农 林 牧 渔 水利业生产人员第六大类 生产 运输设备操作人员及有关人员第七大类 军人第八大类 不便分类的其他从业人员 下面以 3 03 02 02话务员 为例来具体说明我国职业分类的体例样式 3 GBM3 办事人员和有关人员在国家机关 党群组织 企业 事业单位中从事行政业务 行政事务工作的人员和从事安全保卫 消防 邮电等业务的人员 本大类包括下列中类 3 01 GB3 1 行政办公人员3 02 GB3 2 安全保卫和消防人员3 03 GB3 3 邮政和电信业务人员3 99 GB3 9 其他办事人员和有关人员 职业分类 样例 3 03 GBM3 3 邮政和电信业务人员从事邮政 电信及电信通信传输业务的人员 本中类包括下列小类 3 03 01 GBM3 31 邮政业务人员3 03 02 GBM3 32 电信业务人员3 03 03 GBM3 33 电信通信传输业务人员3 03 99 GBM3 39 其他邮政和电信业务人员 职业分类 样例 3 03 02 GBM3 32 电信业务人员从事电信营业 话务 报务和电报投递的人员 本小类包括下列职业 3 03 02 02话务员从事值守长途话务 国际话务 查号 无线寻呼 信息等各类话务台 受理接续用户发长途电话 国际电话 电话号码查询 用户寻呼业务以及处理机上业务查询的人员 从事的工作主要包括 1 按呼叫依次应答 受理用户使用电信业务 填写记录单 2 接续 处理用户业务需要 3 下列工种归入本职业 话务员 21 027 长途话务员 21 028 查号话务员 21 029 国际话务员 21 032 无线寻呼话务员 21 033 信息服务话务员 职业分类 样例 一 工作分析的准备阶段 四 确定所欲收集的信息参考因素 工作分析的目标和侧重点对现有资料的研究6W1H的内容 一 工作分析的准备阶段 五 选择收集信息的方法考虑因素 工作分析所要达到的目标所分析职位的不同特点实际条件的限制 二 工作分析的实施阶段 一 与有关人员进行沟通在开始实施工作分析时 工作分析小组要与工作分析所涉及的人员进行沟通 通常以召集员工会议的形式进行 目的 消除内心顾虑和压力 争取支持与合作时间安排了解可能使用的方法 如何配合 二 工作分析的实施阶段 二 制定具体的实施操作计划更细致的操作计划具体且精确的时间表及时通知相关人员 二 工作分析的实施阶段 三 收集和分析工作信息职位名称分析工作内容分析工作环境分析工作任职者的必备条件分析 三 工作分析的结果形成阶段 一 与有关人员共同审查和确认工作信息 二 形成职位说明书 四 工作分析的应用与反馈阶段 一 职位说明书的使用培训1 让使用者了解职位说明书的意义与内容 了解职位说明书中各个部分的含义2 要让使用者了解如何在工作中运用职位说明书 二 职位说明书的反馈与内容调整 工作分析的具体步骤 以观察 座谈法结合为例 职务信息的初步调查第一次工作现场考察谈话第二次工作现场考察信息的综合处理职位说明书的检验职位说明书的定稿 步骤 1 职务信息的初步调查 1 浏览已有的文件 对此项工作的主要任务 主要职责及工作流程有大致的了解 2 准备最初的提纲 作为面谈的参考 3 列出此项工作的主要任务与职责 步骤 2 第一次工作现场考察 1 目的是使分析者熟悉现场的环境 了解任职人员使用的工具 设备 机器 一般的工作条件及主要的职责 2 对复杂或不熟悉的设备亲自直接观察 3 最好由任职人员的上级陪同做向导 进行现场观察 步骤 3 谈话 1 同该职务的实际担任者谈话 了解此工作所规定的各项任务 2 同基层的管理者谈话 进一步了解有关工作的情况 3 每天的谈话对象最好不要超过两人 每人不超过三个小时 步骤 4 第二次工作现场考察 1 澄清 明确或进一步充实通过谈话获得的信息 2 最好仍是由首次观察与访谈时的那同一位基层管理者陪同去进行 步骤 5 信息的综合处理 1 对从书面材料 现场观察 与基层管理者及任职人员的谈话中获得的信息进行分析 归类 写出一份工作说明书 2 工作分析者在遇到问题时 还需随时得到基层管理者的帮助 3 再查看一下最初列出的 主要任务与职责单 确保所有的任务都能得到体现 步骤 6 职位说明书的检验 1 召集整个调查中所涉及的基层管理者及任职人员 讨论由工作分析制定的职务说明书是否完整 准确 2 讨论 斟酌工作说明书中的每一行 甚至每个词语 由工作分析者记下大家的意见 步骤 7 职位说明书的定稿 1 根据讨论的结果 最后确定出一份详细的 准确的工作说明书 2 最后的工作说明书应清楚 明了 第三节工作分析的典型方法 工作分析的典型方法 一 问卷调查法二 观察法三 纪实分析法与工作日志法四 主管人员分析法五 访谈法六 工作实践法七 典型事例法和关键事件法 一 问卷调查法 让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责 通过结构化的问卷来收集信息 不必亲临现场观察 问卷法比观察法更便于统计和分析 适用 脑力工作者 管理工作者或工作不确定因素很大的员工 比如软件开发人员 行政经理等 问卷法的形式 结构化问卷 开放式问卷 一 问卷调查法 问卷法的操作要点 1 针对不同的组织应设计不同的问卷 2 易于理解 3 语义明确 4 选择合适的提问方法 5 独立完成 二 观察法 观察法 指分析人员从旁观察员工的工作活动 并用文字或图表形式记录下工作过程 行为 内容 特点 工具 环境等 然后进行分析与归纳总结 适用 对于生产操作岗位 二 观察法 观察法的优缺点优点 1 操作较灵活 简单易行 2 直观 真实3 可以了解广泛的信息 缺点 1 时间成本很高 效率低下 2 观察周期不易确定 3 对岗位分析人员要求较高 4 任职资格条件难以由观察得出 5 观察结果的可信度 二 观察法 观察法的使用原则 被观察的员工的工作应相对稳定 适用于大量标准化的 周期较短的工作 应尽量多观察几名 然后综合工作信息 同时注意要选择有代表性的样本 不干扰被观察员工的工作 观察前要有详细的观察提纲 三 一 纪实分析法 纪实分析法 是通过对实际工作内容与过程的如实记录 达到工作分析目的的一种方法 将大量的事情记录下来 按照他们所描述的内容进行归类 有助于员工对工作的全面理解 写实纪录表例 机构名称 办公室工作 办公室主任编制 3人主任 1人 打字员 1人 办事员 1人 三 二 工作日志法 由职位的任职者本人按照时间顺序记录工作过程 然后经过归纳提炼取得所需资料的方法 工作日记或工作笔记优点 搜集信息全面缺点 使用范围小工作循环周期短 工作稳定的职位 确定工作职责 工作关系以及劳动强度等方面的信息 归纳的工作量大 办公室文员工作日志总结 四 主管人员分析法 主管人员分析法 是指由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务 责任与要求等因素 优点 记录方便 目的比较明确 分析得深入 缺点 可能存在偏见 五 访谈法 是指与工作的承担者面谈收集信息的方法 一般可以使用以下二种访谈法 个别员工访谈 主管人员访谈 应使用标准格式来搜集资料使所有的问题和回答限制在与工作有关的范围内便于比较调查过程中不同的人的反映情况 五 访谈法 优点 易于控制 能够简单 迅速地收集工作分析资料适用于对文字理解有困难的人 缺点 信息有可能被扭曲 职务分析者问些含糊不清的问题 影响信息收集 消耗时间 访谈法常问的问题 六 工作实践法 工作分析人员通过直接参与某项工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料 从而细致地 深入地体验 了解 分析工作的特点和要求 优点 第一手资料信息准确缺点 只适用短期内可以掌握的简单工作不适用需要大量训练和危险的工作 七 一 典型事例法 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 局限性 需耗费大量时间对一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏对整个工作实践缺乏完整的了解 七 二 关键事件法 关键事件 指让工作成功或失败的行为特征或事件 关键事件法 CIT 是对工作中特别有效或无效的行为进行简短的描述 通过积累 汇总和分类 得到与之有关的工作内容 职务等方面的信息 七 二 关键事件法 这种方法考虑了职务的动态特点和静态特点 对每一事件的描述内容 包括 1 导致事件发生的原因和背景 2 员工的特别有效或多余的行为 3 关键行为的后果 4 员工自己能否支配或控制上述后果 七 二 关键事件法 优点 研究的焦点集中在职务行为上 研究的工作可以观察和衡量 所以用这种方法获得的资料适用于大部分工作缺点 费时 需要花大量的时间去搜集那些关键事件 并加以概括和分类 遗漏了平均绩效水平对关键事件的把握和分析可能存在某些偏差 第四节工作分析结果的应用 一 职务说明书 职务说明书 包括职位说明 工作规范 是对职务性质类型 工作环境 资格能力 责任与权限及工作标准的综合描述 以表达职务在单位内部的地位及对工作人员的要求 岗位描述 主要以 事 为中心岗位规范 主要以 人 为中心职务说明书是岗位分析最主要的结果 案例 全职妈妈的职位说明书 77 对事不对人尽可能具体 可操作表述准确剔除废话任职资格与岗位责任对应建立工作系统 完善任务与岗位的关系 编写职务说明书注意事项 二 工作岗位设置 因事设岗原则规范化原则整分合原则最少岗位数原则人事相宜的原则 三 确定岗位等级 岗位等级 主要根据不同岗位等级所承担的职责的不同来确定工资的一种工作评价方法 将组织中所有的岗位分类划归成一定的等级 员工工资的多少主要取决于在那一个等级的岗位上 四 工作再设计 1 新组织 设计工作流程 工作方法 工作所需的工具及原材料 零部件 工作环境条件等2 已经在运行的组织 根据组织发展的需要 界定工作 改进工作方法 改善设备 提高员工的参与程度 五 定编定员 一 定编定员概述1 概念定编定员 就是采取一定的程序和科学的方法 合理地确定组织机构的设置并对各类人员进行合理的配备 定编 从 编制 分析定员 从 人数 分析 案例 某火电厂定员标准 五 定编定员 一 定编定员概述2 定员的特征必须在企业生产规模一定的基础上进行必须在企业生产产品发展方向既定的基础上进行具有严格的时间性 即有一个发生 发展的过程必须具备一定条件 五 定编定员 一 定编定员概述3 定员的意义是工作分析的延续是企业劳动组织工作的重要内容是企业基础管理工作不可缺少的组成部分 五 定编定员 二 劳动定员的范围是指企业开展正确生产经营活动所需的各类人员 工人学徒工工程技术人员管理人员服务人员不包括 连续6个月以上的出国或脱产学习 伤病事假人员等 外借人员和为外单位培训或准备输送的后备人员 五 定编定员 三 劳动定员的性质和作用1 性质 1 自然属性 劳动定员是社会化大生产所必须的 2 社会属性 劳动定员是社会生产关系的具体体现2 作用是企业组织生产 调配劳动力的依据是编制劳动计划的重要基础和依据是提高劳动生产率的重要手段控制企业各类人员比例改善劳动组织贯彻劳动分配的有效措施加强劳动纪律 五 定编定员 四 劳动定员的原则以企业生产经营目标为中心 科学 合理定员企业各类人员的比例关系要协调进行定员工作时 以专家为主 走专业化道路坚持科学性 保证员工正常休息时间 五 定编定员 五 劳动定员的方法1 按劳动效率定员2 按设备定员3 按岗位定员4 按比例定员5 按组织机构 职责范围和业务分工定员 1 按劳动效率定员 根据生产任务 劳动效率和出勤率等因素计算定员人数 凡能实行定额考核的工种 岗位 均可采用这种方法 1 产量定额定员人数 计划期生产任务工作总量 工人劳动效率 出勤率 2 时间定额定员人数 生产任务 时间定额 工作班时间 出勤率 2 按设备定员 根据机器设备的数量 看管定额和设备的开动班次等因素计算定员人数 适用 以机械操作为主的工种 实行多设备管理的工种定员人数 为完成生产任务必需的设备台数 每台设备开动班次 工人看管定额 出勤率 3 按岗位定员 根据设备操作岗位数目或工作岗位数目计算定员人数 首先应确定设备操作岗位或工作岗位的数目然后根据各岗位工作量 工人的劳动效率 设备开动班次 工人出勤率等因素计算出定员人数 适用于不宜制定定额的工种或岗位 如门卫人员 茶炉工 4 按比例定员 根据各类人员之间的比例关系 或某类人员与服务对象人数之间的比例关系计