办公文秘_四级秘书文书写作培训课件

文书拟写 四级 文书拟写 四级 文书拟写 一 批转转发性通知1 批转转发性通知的概念批转转发性通知指用于公布文件的通知 批转转发性通知是复合体公文 所谓复合 一是指通知本身 另一指被转发 印发的文件 通知的适用范围较广 使用限制较小 2 批转转发性通知的类型A 批转通知 批转通知是批转下级机关公文的通知 重点在批B 转发通知转发通知是转发上级机关 平行机关 不相隶属机关公文的通知 重点在转C 印发通知印发通知是印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知 重点在公布 批转通知 诚信公司批转诚信公司第一分公司关于安全质量检查方案的通知各分公司 中心 部 公司同意第一分公司提出的 安全质量检查方案 现发给你们 请认真贯彻执行 诚信公司二00六年七月三十日 转发通知 国务院办公厅转发科技部等部门关于推进县 市 科技进步意见的通知各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 科技部 中央编办 财政部 人事部 关于推进县 市 科技进步的意见 已经国务院同意 现转发给你们 请结合本地区 本部门实际认真贯彻执行 国务院办公厅二00六年四月二十七日 印发通知 天伦公司关于印发天伦公司发展规划的通知各分公司 中心 部 为了有计划地推动我公司的业务发展 规范各分公司进入市场的行为 根据市商委 关于印发 中关村科技园区海淀园商业发展规划 2001 2010 的通知 精神 我公司制定了 天伦公司发展规划 已报请市商委同意 现印发给你们 请认真贯彻执行 各单位在执行中有何情况和问题 请及时向公司反映 天伦公司二00二年三月八日 3 批转转发性通知的基本格式基本结构是 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 转发文件原文 1 标题A 批转 转发通知 批转 转发机关 原发文机关 事由 文种B 印发通知 发文机关 事由 文种 2 主送机关 顶格书写 3 正文 4 发文机关 落款 5 成文日期 6 转 印 文件原文 执行意义 选 执行要求 选 4 发文通知注意事项 1 所有的批转转发性通知均有附带文件 2 批转转发性通知的附带文件 尽管位于正件后的附件位置 但它们仍属于 正件 而不是 附件 因此在正文下不必标注 附件 及 附件名称 3 标题中除了法律法规 规章制度 条例办法等使用书名号之外 一般不用标点符号 公文标题中对标点符号运用的几种情况 一 使用 的情况当转引的文件是法律法规 规章制度时需要使用书名号国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知二 在标题当中使用圆括号关于转发 中国共产党机关公文处理条例 试行 的通知三 特殊的名词 特殊的术语用 引号 二 报告 一 报告的概念报告是汇报工作 反映情况 答复上级机关询问的公文 二 报告的特点1 汇报性都是向上级机关汇报2 陈述性表达方式上 运用叙述和说明来陈述事项 三 报告的类型1 工作报告指汇报工作的报告 是一个机关反映一定时期内全面工作情况或提出今后工作意见的报告 它可以使上级机关全面了解下级机关的工作情况 以便作全面的工作指导 工作报告的写法一般包括汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算几个方面2 情况报告指反映情况的报告 多用于发生特殊情况 较大事故 突发事件时 多采用此报告 3 答复报告指答复上级机关询问事项的报告 工作报告 市委市政府关于党政机关干部下基层情况的报告省委 按照中发 2000 3号文件精神和省委 省政府的部署 我市从去年3月开始 先后组织县 市辖区党政机关干部分5批轮流下基层 历时10个月 到今年元月底 全市下基层的干部共3389人 占应下基层人数的78 2 其中县级以上干部477人 除老弱病残者外 基本上都轮流下了一遍 全市共组成801个工作 调研 小组 分赴354个基层点 一年来 干部下基层工作取得了一定成效 受到群众的普遍欢迎 1 宣传了党的方针政策 加强了精神文明建设 略 2 狠抓经济工作 促进了生产和建设的发展 略 3 帮助基层排忧解难 略 4 加强了基层组织建设 提高了基层组织的战斗力 略 5 改进了机关作风 锻炼和提高了干部 略 去年 我市干部下基层人数之多 规模之大 覆盖面之广 效果之好 都是多年来少有的 通过一年的实践 我们深刻体会到 要搞好干部下基层工作 必须坚持做到以下几点 第一 领导重视 略 第二 认真组织 略 第三 因地制宜 略 第四 多办实事 略 第五 要求严格 略 特此报告 中共 市委 印章 市人民政府 印章 年 月 日 情况报告 市商务局关于百货公司重大火灾事故的报告省商务厅 6月4日凌晨2时40分 我市江南区百货公司发生重大火灾 经过两个多小时的扑救 于5时将明火扑灭 该公司二层楼经营的商品以及柜台 货架 门窗等全部烧毁 直接经济损失达50万元 造成此次重大火灾的直接原因 是二楼 这次火灾的发生暴露了该公司领导对安全管理工作极不重视 内部管理混乱 安全制度不健全 违章 火灾发生后 市政府 市商务局十分重视 三次派人员到事故现场调查 并对事故进行认真处理 今后 我们要吸取教训 切实加强对安全工作的管理 及时消除各种不安全的因素和隐患 为企业创造来良好的经营环境 市商务局二 八年一月五日 答复报告 关于我校工会干部有关待遇的报告市总工会 月 日函悉 现将我校工会干部有关待遇报告如下 一 我校基层工会主席由教师兼任 每年减免工作量40学时 二 部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇 由教师担任的每年减免工作量30学时 三 校工会委员任职期间减免工作量30学时 部门工会委员每年减免工作量15学时 专此报告 大学工会一九九九年六月十五日 四 报告的一般结构报告的结构 标题 主送机关 正文 发文机关 成文日期1 标题 1 完全标题 发文机关 事由 文种 市商务局关于百货公司重大火灾事故的报告 2 事由 文种 关于百货公司重大火灾事故的报告 3 文种前加性质 紧急报告 2 主送机关因为报告是上行文 所以主送机关一般只写一个 如果需要呈送给其它上级机关 就采用抄送的形成 3 正文4 发文机关5 成文日期 发文缘由指写报告的目的或原因 报告事项不同报告类型其写法有不同 P187 结尾 有两种形式 今后工作的意见 特定尾语 特此报告 专此报告 请查阅 五 报告的注意事项 1 报告的事项要真实2 报告的时间要及时 3 报告内容不得夹带请示事项 将报告与请示区别开来 4 一文一事 请示与报告的区别 三 请示 一 请示的概念请示是下级机关向上级机关请求指示 批准的公文 二 请示的类型1 求示性请示请求上级机关给予政策 认识上的指示的请示 所要的指示 往往是一些具体的政策或对政策的诠释 以及一些具体的办法 2 求批性请示请求上级机关给予批准 认可的请示 往往涉及机构变化 人事任免 财务运用 项目安排等方面要求上级给予批准的问题 三 请示的特点 1 一文一事 2 请批对应 3 事前行文 关于交通肇事是否给予家属抚恤问题的请示最高人民法院 据我省有关县人民法院的请示 他们对交通肇事致被害人死亡 是否都要给予被害人家属抚恤的问题 有不同的意见 一种意见认为被害人是有劳动能力的人 并遗有家属要求抚养的可以给 被害人是没有劳动能力的老人或儿童不给 另一种意见认为 只要不是由于被害人自己过失所引起的死亡 不管被害人有无劳动能力都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来实际经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请指示 XX省高级人民法院一九六三年三月二十一日 求示性请示 长江电视机厂关于引进彩色电视机生产线的请示四川省电子工业厅 随着人民生活水平的提高 当前市场上的彩色电视机供不应求 黑白电视机销售不畅 我厂由于设备陈旧 新生产的彩虹牌黑白电视机大量积压 工厂面临亏损的局面 为了迅速扭转上述局面 根据中央电子工业部有关规定精神 我厂拟从日本松下电器株式会社引进一条目前较先进的彩色电视机生产线 所需资金120万元 由我厂自筹50万元 其余70万元由中国工商银行贷款解决 引进后 第一年即可试生产彩电20万台 第二年正式投入生产后 年产可达50万台 两年内还清银行贷款 此后每年上交国家税利人民币200万元 当否 请批复 长江电视机厂 印 一九九五年十二月三十日 联系人王晓 联系电话 028 84672158 求批性请示 四 请示的基本结构 请示不能单独写单元素的标题 以 请示 为标题是错误的 2 主送机关 完全标题发文机关 事由 文种 长江电视厂关于引进彩色电视机生产线的请示 不完全标题事由 文种 1 标题 发文缘由发文缘由是请示事项的基础 做到理由充分 正文 请示事项请示事项是请示正文的核心 要求写得具体 尾语 妥否 请批复 特此请示 请指示 请批准 第二种 提出问题 说明主张 第一种 4 发文机关5 发文日期6 附注 选 附注是用来注明文件的阅读 传达范围以及与行文有关的其它事项 请示一般都有附注 在成文日期下一行居左空2字 加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码 附注还可以用来标明发文范围等 如 此件发至省军级 五 请示的要求 1 主送一个机关2 逐级请示3 必要性请示4 用语得体 四 问答函 一 问答函的概念问答函是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函 二 问答函的类型1 询问函 询问函为去函 去函目的要明确2 答复函 答复函为复函 复函目标要集中 询问函 春风计算机科技有限公司关于人事调查的函义达公司人事部 我公司正在进行换届选举筹备工作 根据省政府关于重视选拔任用 海归 人才的精神 我部拟推荐黎栗同志担任某部门负责工作 为查实黎栗同志的情况 烦请贵部协助我公司调查以下问题 一 黎栗同志在贵公司工作的起止期 二 黎栗同志在贵公司两次受奖 是何奖项 三 贵公司对黎栗同志表现的评价 特此函达 请予复函 春风计算机科技有限公司人力资源部二00五年十一月三日 答复函 义达公司关于黎栗同志情况的复函春风计算机科技有限公司人力资源部 你部 关于人事调查的函 春计人函 2005 69号 收悉 关于黎栗同志的情况 经我部与相关部门研究答复如下 一 黎栗同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日 二 黎栗同志两次获奖 一次为公司2001年先进工作者 一次为销售部2002年业绩突出奖 三 我公司认为 黎栗同志是个很好的管理人才 其业务熟练 能够独当一面 严于律己 能够以身作则 锐意进取 敢于挑战 不足之处是偶有急躁情绪 有时欠合作精神 特此函复 义达公司人事部二00六年一月二十日 三 问答函的结构与写法 问答函的结构是 标题 主送机关 正文 落款 成文日期1 标题2 主送机关 完全标题发文机关 事由 文种 义达公司关于黎栗同志情况的复函 事由 文种 关于黎栗同志情况的复函 3 正文4 发文机关 落款 5 成文日期 发文缘由 事项 尾语 询问函 特此函达 请予复函 盼复 答复函 特此函复 此复 四 问答函的要求 1 格式正确2 叙述简洁3 用语得体 五 简报 一 简报的概念简报是国家机关 企事业单位 社会团体为汇报工作 交流经验 反映情况 沟通信息 报道动态而编发的内部常用事务文书 二 简报的特点简 快 新 实 三 简报的类型工作简报 为了推动日常工作而编写的简报会议简报 会议期间的情况简报动态简报 本单位情况的综合性简报科技简报 反应最新科学技术的简报 铁道通信信息有限责任公司河南分公司情况简报第 12 期 铁通河南分公司办公室铁通河南分公司党群部二 一年六月十四日编者按 6月13日铁通公司总部召开了贯彻信息产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议 这是铁通公司成立以来对精神文明建设和行风建设的第一次电视会议 会议内容很重要 本期 情况简报 先将公司党委副书记会议讲话要点转发给大家 望各单位接到 情况简报 立即着手这方面的工作 待公司总部正式发文后 分公司再根据实际情况作出具体安排 提高认识 统一思想 搞好精神文明建设6月13日 铁通公司总部召开了贯彻信息产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议 会上铁通公司副总经理XX传达了会议精神及信息产业部精神文明创建领导小组和行风建设领导小组下发的关于规范XX市场秩序 深化创建活动的文件 铁通公司党委副书记就如何贯彻会议精神做了重要讲话 提出4点意见 一 提高认识 统一思想 把精神文明建设当作企业的一项重要工作来抓 二 结合实际 突出重点 抓好当前精神文明建设的重要任务 三 运用载体 抓住典型 把精神文明建设落到实处 最后再次强调 我们开展这项活动 一定要和建党八十周年活动 以及我们正在开展的主题活动结合起来 统一起来 在全国通信工作会议上已经形成了这样的共识 即铁通公司的思想政治工作要紧密的围绕企业效益最大化来展开 所以我们凡属政治工作的内容 都要紧密的和企业经营 生产 管理结合起来 避免和克服 两张皮 克服 假 大 空 送 XX办公室 公司各部 共印30份 四 简报的结构与写法 绝密 选 XXX简报第 X 期XXXXXX年X月X日编者按 选 标题正文 导语 主体 结尾 报 上级 送 平级 发 下级 共印X份 简报由报头 报核 报尾三部分组成 报头 简报首页上端1 3处由分割线将报头与文稿部分分开 报头由以下四个必备要素构成 简报名称 报头中的简报名称 是什么类型的简报就写什么名称 如业务工作简报 经济工作简报 又如会议简报 计划会议简报 中心工作简报 整党工作简报 一般套红 居中 字体稍大印刷 期数 印于简报名称正下方 编印机关 一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处 组 要求用全称或规范化简称 印于分割线左上方 编印日期 印于分割线右上方 要求年月日齐全 除以上四个要素 视简报内容 保密要求 还可以增加简报编号 密级 或使用范围和要求 等要素 样式如上图 报核 按语按语的位置在报头下 标题前 它视需要而使用 并非每篇必有 它主要用来说明编发这份简报的目的 或对文中所列事项进行评价 标题简短 醒目 导语扼要概括全文的主旨或主要内容 给读者一个总的印象 正文用足够的 典型的 有说服力的材料 把导语的内容加以具体化 结尾对主体部分进行归纳和概括 或提出希望及今后打算 报尾在简报末页下1 3处用分割线与文稿部分分开 分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的报 送 发单位名称 右侧注明本期印数 五 简报注意事项 了解 1 文字凝练 篇幅简短 一般限制在1000字以内 最长不超过2000字2 内容真实 准确 典型3 针对性 指导性强4 一事一报 切忌面面俱到 1 意向书的概念意向书是双方当事人通过初步洽商 就各自的意愿达成一致认识而签定的书面文件 是双方进行实质性谈判的依据 是签订协议 合同 的前奏 六 意向书 2 意向书的特点协商性它只是一种临时性的协商性文书 对任何一方都没有约束力 不具备法律效力 灵活性当事人各方可按各自的意图和目的提出意见 对意向书进行变更或补充 最终形成合同或协议简略性意向书所表达的意思简略 只是当事人各方协商结果的大致轮廓 在正式签订合同 协议时还要补充和完善 3 意向书的类型单签式双签式换文式 双签式 意向书甲方 中国纺织品进出口公司乙方 法国XX服装公司经过友好协商 双方本着平等互利的原则 进行补偿贸易 现已达成初步意向 内容如下 一 为了扩大中国丝绸服装贸易 乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂 为乙方生产中国丝绸服装 甲方同意在XX县XX乡新建一所服装工厂 生产乙方所需的以真丝为面料 不绣花的女装衬衫 男式睡衣 女式睡袍等 产量暂定为年产30万 35万件 为了确保质量 乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步提高 甲方同意乙方的意见 并同意在工厂筹建结束时作具体安排 二 乙方向甲方提供价值约XX万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备 三 甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产 保证质量 四 乙方应派人员来XX市XX县XX乡服装工厂进行技术辅导及质量监督 乙方人员来XX市所需一切费用概由乙方自行负担 五 未尽事宜 在正式签定合同或协议书时再予以补充 甲方乙方中国纺织品进出口公司 公章 法国XX服装公司 公章 代表 XX 签名 代表 XX 签名 二 七年十月十日二 七年十月十日 项目名称 文种 当事人姓名导语主体结尾 尾部 意向书签订各方单位的名称 代表人姓名 日期 并加盖公章 私章 标题 文种 3 意向书的结构与写法 正文 注意事项 1 语言准确 表达清楚 2 忠实于洽谈内容 七 订货单 1 订货单的概念是订购产品和货物的单据 卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单 由买卖双方填写 2 订货单的特点 1 协约性 2 严肃性3 类型 1 表格式 2 文字式 3 文字表格式 三 拟写要点 1 标题2 正文3 尾部经办人签字或加盖公章及成文日期 货物名称 文中 单位名称 文中 买卖双方信息 订货信息 配送方式及配送地点信息 支付方式及银行帐户 买方的意见及要求 订货单的要求 1 信息应齐备2 具有实用性3 注明有效期4 不分页跨页 八 商品说明书 1 商品说明书的概念2 商品说明书的内容和特点 1 真实性 2 科学性 3 条理性 系列速冻汤圆汤圆也称 元宵 是始于中国宋代的传统名吃 它以其细腻滑爽 晶莹剔透 味道鲜美 又象征团圆之美意而深受人们喜爱 成为元宵节的应节食品 一千多年来常盛不衰 市 实业有限公司在挖掘中国传统名吃的基础上 结合现代速冻工艺技术 成功地开发出小松鼠系列速冻汤圆 从而解决了传统汤圆保形性差 不易储存及不能适应大工业生产的矛盾 使这一传统名吃成为方便食品 走进千家万户 使用方法 无需解冻 在沸水中漂浮5分钟 6分钟即可食用 配料表 水磨糯米粉 水 黑芝麻 食用油 砂糖 执行标准 Q ZWS01 1995标签认可号 技监 1995 058号保质期 18 条件下12个月购货专线 区号 传真 区号 厂址 市 路北500米电挂 邮政编码 下面是某款小灵通的使