公文写作_现代企业公文写作2

现代企业公文写作 20101212 前言 公文是一个组织 企业 的脸面 在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用 可以说是公司整体形象的书面代表 正确与规范处理公文 能代表企业的管理水平和管理质量 同时 也可为企业创造效益并减少不必要的损失 主要内容 一 公文基本知识二 公文格式规范三 公文语言规范四 常用公文写作 一 公文基本知识 一 什么是公文 二 公文的特点 三 公文的作用 四 公文的种类 一 什么是公文 公文是一个国家的领导集团在管理国家 处理各种公务时使用的书面文字工具 在我国 公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面 表达意志 传递政令的文字工具和手段 简单的说 公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料 法定公文 准公文 二 公文的特点 三 公文的作用 规范约束作用领导指导作用联系公务作用宣传教育作用依据凭证作用 四 公文的种类 党的公文 决议 公报 指示 条例 规定 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 行政公文 命令 令 议案 公告 通告 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 二 公文的格式规范 眉首 印制份数顺序号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 主体 标题 主送机关 正文 附件说明 附件 发文机关 成文时间 印章 附注 版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 000001 3黑 文件 初小标宋红 3黑 机密 3个月 3黑 特急 2000 号 3仿宋 3仿宋 签发人 3楷 李 关于 工作的报告 2小标宋 3仿宋 附注 3仿宋 3仿宋 3仿宋 附件 3仿宋 二 年 月 日 附注 3仿宋 主题词 3黑 3小标宋 抄送 3仿宋 3仿宋 2000年 月 日印发 共印 份 眉首部分主体部分版记部分 三 公文语言规范 一 语言的表达方式 二 公文语言的特点 公文的语言表达方式 就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段 在文章的五种基本表达方式 叙述 描写 抒情 议论和说明 中 公文常用的有三种 即叙述 议论和说明 一 语言的表达方式 准确 简明 朴实 庄重 二 公文语言的特点 准确 一字入公文 九牛拔不出简明 句中无余字 篇内无赘语朴实 不拐弯抹角 不可以藻饰庄重 用词严肃端庄 不带感情色彩 四 常用公文写作 一 通知 二 报告 三 请示 四 会议纪要 五 函 办法 规定 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 一 通知 1 通知的种类 发布性通知指示性通知转文性通知会议性通知知照性通知 1 发布性通知的写法 适用范围 发布本机关制定的各类规章及其它材料 使之产生直接的行政效力 标题 由发文机关名称 被发布的法规或规章名称和文种三要素组成 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 正文 简单的发布性通知 一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容 2 指示性通知的写法 适用范围 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务 布置工作 提出要求 标题 由 制文机关 事由 与 文种 三个要素组成 如 中共中央关于在全党兴起学习贯彻 三个代表 重要思想新高潮的通知 正文 开头有一个开宗明义 交代缘由 背景的 撮要 主体部分分条列项提出要求 结构形式表现为 撮要分条式 结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求 3 转文性通知的写法 适用范围 对下级机关来文如呈转性报告 意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 对上级机关 不相隶属机关的来文 本机关用通知转发下级各有关单位执行 标题 通常由批转 转发 文件的机关名称 主要内容与文种三个要素构成 注意一个问题 通知 重复出现 如 县人民政府转发 市人民政府转发 省人民政府关于 事由 的通知的通知的通知 正文 一是表明对被批转文件的态度 二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性 最后是提出贯彻执行的希望和要求 4 会议性通知的写法 适用范围 告知某机关 部门将召开某一会议 同时提出与会的相关要求 正文 交待召开会议的机关或单位 会议的起止时间 地点 会议名称 基本内容 参加会议的人员以及报到时间 地点 比较重要的会议 会议的开法 中心议题 参加人员的范围 需要携带的材料以及生活安排等等 要求 时效性 5 知照性通知的写法 用于向有关单位 部门传达 晓喻 告知有关事项或情况 如任免或聘用干部 设立或调整机构 启用或更换印章 迁移办公地点等等 4 通知例文 中国烟草总公司职工技术培训中心关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知行业各直属单位 中国烟草机械集团有限责任公司 中国烟草国际有限公司 中国烟草实业发展中心 为推行国家职业资格证书制度 提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平 根据国家局 总公司2008年度国内培训计划的安排 定于2008年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班 现将有关事项通知如下 一 培训对象二 培训内容与形式三 培训时间与地点四 培训费用五 其他事项二 八年九月九日 二 报告 办法 规定 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 1 报告的分类 综合性报告专题性报告呈转性报告检查性报告答复性报告 2 报告的写法 标题主送机关正文开头 报告缘由主体 情况 做法 问题 今后意见 建议 检查报告 情况 原因 责任及处理意见 改进措施结语 表态 鼓劲 模式化的套语 3 报告的例文 山东中正热力集团公司关于2009年度工作情况的报告集团公司各部门 各控股公司 受董事会委托 做工作报告 请予审议 一年来 集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手 在管理 主业拓展 现有供热系统技术改造 新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩 是浓墨重彩 可圈可点的一年 第一部分值得肯定的成绩第二部分主要存在的不足第三部分来年的主要工作二 九年十二月二十九日 三 请示 办法 规定 请示适用于向上级机关请求指示 批准 1 请示的使用范围 第一 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 第二 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 第三 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 2 请示的种类 批准性请示呈转性请示 3 请示的写法 标题 事由 文种主送机关 香烧一股 敬佛一尊 不送领导个人 不越级 正文请示缘由 充分 恰当请示事项 明确 具体请示结语 可 妥 当 否 请指示 以上请示如无不妥 请批转 执行 4 请示的例文 公司第三分公司关于招聘新员工的请示 公司 由于本分公司业务的发展 急需增聘副经理1名 具有专科以上学历的业务员3名 其中女性2名 副经理拟刊登广告向社会公开招聘 业务员从今年毕业生中招聘 可否 请批示 公司第三分公司 年 月 日 四 会议纪要 办法 规定 适用于记载 传达会议情况和议定事项 1 会议纪要的特点 概括性指导性备考性 3 会议纪要的写法 标题会议名称 文种 物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要事由 文种 关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要 3 会议纪要的写法 正文 分三部分开头 会议概况主体 主要精神 讨论意见和议决事项 结尾 一般无结尾 有的提出希望和号召 4 会议纪要例文 浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要时间 2009年2月22日地点 主持人 出席 本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接 工作流程 公司内部管理等事宜 总结了企业内部管理存在的不足 确定了财务报表统一 相关证书借用 贯标小组组建 档案管理 分公司专业人才招聘等事宜 现将会议议定事项纪要如下 一 会议听取了 二 会议指出 三 会议对解决现阶段的问题作了明确 1 2 浙江欣捷建设有限公司2008年2月22日 五 函 办法 规定 函适用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 1 函的种类 商洽函询答函申请函告知函 2 函的写法 标题主送机关正文开头 缘由主体 事项 希望要求结尾 可否 请审批 同意否 望请复函 特此复函 3 注意问题 清楚有节 用语平和 准确理解 函代批复 4 函的例文 关于商谈 品牌电脑价格的复函 厂业务部 贵厂3月23日 关于 品牌电脑报价的函 号 收到 情况已悉 与同类产品相比 贵厂所报价格偏高 如果贵厂能在所报价格上再优惠10个百分点 我方则会愉快地接受贵方价格 希望近日收到贵方回复 一旦得到贵方确认的价格 我方将立即向贵厂发出正式订单 同意否 望复 公司 公章 2003年3月26日 五 常用事务文书写作 总结计划 一 总结 是单位或个人对过去一时期内的实践活动作出系统的回顾归纳 分析评价 从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书 1 总结的分类 综合总结 又称全面总结 它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查 进而总结经验与教训 专题总结 是对某项工作或某方面问题进行的专项总结 2 总结的写法 标题公文式 单位名称 时限 内容 文种组成 如 市税务局2007年税收工作总结 文章式 以单行标题概括主要内容或基本观点 不出现总结字样 如 技术改造是振兴企业之路 新闻式 分别以文章式标题和文件式标题为正副标题 正标题揭示观点或概括内容 副标题点明单位 时限 性质和总结种类 如 知名教授上讲台教书育人放异彩 大学德育工作总结 2 总结的写法 正文开头 交代工作背景 基本概况 力求简洁 开宗明义 主体 工作内容 成绩及评价 经验和体会 问题或教训 结尾 存在问题 努力方向 提出改进意见或表示决心信心 落款交代总结的单位名称和日期 3 写作要领 一气呵成 忌 十步九回头 小卒子过河直攻向前 难得可贵的第一稿 有了骨头不愁肉 齐不齐 一把泥 二 计划 是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标 任务 要求到措施预先作出设计安排的事务性文书 1 计划的种类 文件式计划 有目标 要求 措施 步骤 写作严谨具体 内容重大并有一定篇幅 条文式计划 以列出任务为主 较少涉及措施 步骤等 表格式计划 通常用于项目较多又具共性的内容 使计划简洁明了 规划 纲要 设想 打算 要点 方案 意见 安排 2 计划的写法 标题 制订单位名称 适用时间 内容性质 计划名称 草案或征求意见稿或送审稿 引言 为什么做 讲清计划的必要性 执行计划的可行性 文字力求简明 主体 做什么 目标与任务 怎么做 办法与措施 何时做 时限与步骤结尾 强调有关事项或提出简短号召 六 常用校对符号 符合规范勾划分明清晰易辨 谢谢大家 三 调查报告 调查报告是对某项工作 某个事件 某个问题 经过深入细致的调查后 将调查中收集到的材料加以系统整理 分析研究 以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书 1 调查报告的种类 情况调查报告 比较系统地反映本地区 本单位基本情况 典型经验调查报告 通过分析典型事例 总结工作中出现的新经验 从而指导和推动某方面工作 问题调查报告 针对某方面问题 进行专项调查 澄清事实真相 提出解决问题的途径和建议 2 调查报告的写法 标题公文式标题 事由 文种 调查报告 如 关于海南进口和倒卖汽车等物资问题的调查报告 正副式标题 将调查的事项 范围及对象作副标题 以正标题概括调查报告的主题思想或主要内容 如 基层民主的新验证 赵县村民代表会议制度建设调查 陈述式标题 直接揭示调查报告的内容和研究范围 如 东北师范大学硕士毕业生就业情况调查 提问式标题 通过设问来引起读者的注意 如 用公款请客为何愈演愈烈