公文写作_公文写作基本方法课件

公文写作 2012 08 主要内容 一 公文的概念和种类二 公文写作的要求和流程三 公文写作的基本方法四 四种常用公文的写作要点 一 公文的概念和种类 公文是指党政机关 群众团体 企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书 公文的类别 行政机关公文13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 党的机关公文14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 按行文方向分 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 指示 公告 通告 通知 通报等 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 按涉密程度分 按保密级别有普通公文 秘密公文 机密公文 绝密公文等 根据阅读范围可分对外公开 国内公开 内部使用等 按处理时限要求分 如平急 党 急件 特急 加急 党 等 电报有平急 加急 特急 特提等 按公文的来源划分 收进公文 外发公文 内部公文 二 公文写作的要求和流程 公文写作要求 内容务实观点鲜明材料可靠符合规范 公文结构用语 开头用语 为 了 关于 由于等结尾用语 为要 盼 特 专 此通知称谓用语 本人 本公司 你局 贵方 该公司 该项目承启用语 为 对 因 据 此 鉴于 总之 以上等经办用语 经 已经 业经 现经 兹经等征询用语 当否 妥否 是否可行 意见如何等期请用语 期 盼 拟请 恳请 报请 特请等 公文写作一般步骤 写作准备拟定提纲草拟初稿征求意见反复修改制版印刷 1 写作准备 思想准备 即作者理论修养 政策水平的准备主要内容和材料的准备 即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料 做好去粗取精 去伪存真的甄别工作 对其使用勾勒出一个大体的轮廓 并根据阅读对象的特点有所侧重 2 拟定提纲 在明确写作意图 目的 内容并充分准备材料后 需理清思路 安排文章的整体布局 以提纲的形式体现出来 可粗略拟出标题和各层次的要点 也可细致拟出大小标题和各层次主要内容及段落分布 3 草拟初稿 是公文正式写作的开始环节 也是非常重要的环节 初稿撰写不顺利 就难以高效率完成既定任务 首先尽快进入写作状态 搜索 串联各种信息 按照提纲顺序 专心致志 一气呵成 其次要力争达到 严 准 精 快 四个要求 4 征求意见 初稿是公文的雏形 先不急于对文稿从内容到形式做大的修改 可交给领导或其他熟悉情况又有一定写作经验的人帮助修改 如涉及其他单位或部门 需广泛征求各方面意见 把搜集到的意见进行认真研究 深入实际 进一步了解情况 提高认识 5 反复修改 经过征求意见阶段的再认识后 作者对文稿进行再加工和润饰工作 修改范围主要包括 深化主题 审阅内容 调整结构 修正语句和确认标点符号 一般程序 反复阅读 从整体把握文章结构 然后从大的段落 观点上进行修改 再就每一具体问题进行修改 最后再逐字逐句加以推敲 6 制版印刷 修改后的文稿经领导签发即转化为 定稿 它是印制正本的依据和存档的文本 需注意用纸规范 格式规范 书写规范 三 公文写作的基本方法 公文的结构 总的来看包括以下两个部分 公文的外部形式 格式 即国家标准规定的固定格式 公文的内部组织 内容 即公文的主体部分 公文的格式 根据标准号为GB T9704 1999的 国家行政机关公文格式 国家标准公文的字体 用纸 制版 装订 眉首 式样等各项设置均有相关规定 一 排版规格正文用3号仿宋体 一般每面排22行 每行排28个字 二 装订要求公文应左侧装订 不掉页 无坏钉 漏钉 重钉 三 公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸 尺寸为210mm 297mm公文用纸天头 上白边 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 156mm 225mm 1 公文版面及装订要求 2 公文的结构及要素 结构 文头 主体 文尾 要素 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 印章 成文日期 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等 文头部分 公文的文头 又称版头 包括文件名称 发文字号 签发人等项内容 位于公文首页上端 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 文件名称 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 两字组成 一般采用小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于22mm 15mm 高 宽 上行文距版心上边缘为80mm 发文字号左空一格 用3号仿宋体 签发人右空一格 只有上行文才需注明签发人 签发人姓名用3号楷体字 主体部分 公文的主体 是公文最主要的部分 包括标题 主送机关 正文 附件 发文机关 印章和成文日期等要素 红线下空2行为标题位置 用2号小标宋体字 主送机关在标题下空1行 左侧顶格 正文用3号仿宋体字 每面22行 28字 小标题用3号黑体字 附件在正文下空1行左空2字标识 附件名称后不加标点 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 成文日期右空4字 中文小写 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 印章用红色 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 文尾部分 版记 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 附注和页码等内容的规定 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 一般不超过五个 抄送机关左空1字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 20mm 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为17cm 每行居中排28个字 首页不显示页码 发文字号 位于武文线下一行版心右边缘顶格标识 信函格式 公文的内容 标题主送机关正文 开头 主体 结尾 附件生效标识 成文时间 印章 一般由5个部分组成 1 常用标题 不带发文机关 事由 文种 例 关于省政府部门精简会议严肃会风的意见只有文种 常常是带周知性的不重要的公务 例 通知 如果有明确 主送机关 的要标明 如果是面向机关全体人员或者社会群体的 公务是周知的 重大的 一般不写 2 主送机关 1 开头比如依据什么情况 因为什么原因 由于什么事件等 常用 目前 根据 鉴 由 于 等开启 或者交代目的 常用 为了 等 一般以一个或两个自然段完成 不必做过多的阐释 3 正文 2 主体有时又称为事项 是公文的核心部分 如果比较简单就一气呵成的写完 如果比较复杂 就采用分条列项或用小标题的方式来写 如果运用序码 顺序是一 一 1 1 共四层 3 结尾根据情况来决定 可以不要 但一般都有 结尾有两种写法 一是提出措施和要求 或者加以强调 或者提出请求 二是使用专用语如 请予批准 审议 批示 批复 批转执行 遵照执行 特此通知 通告 公告 等 附件是随正件一并发出的其它文件或材料 常见的有两类 一是对正文补充说明的参考资料 如照片 图表 统计表 其它文字材料等 二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件 4 附件 成文时间是公文形成与生效的时间标志 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 5 生效标识 通知请示报告函 四 几种常用公文的写作要点 4种常用的规范性公文 通知是 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 时使用的公文文种 特点 使用范围最广使用频率最高时效性强 1 通知 批转通知 对下级机关报送的公文加批语后转发给其他下级机关的通知 国务院批转环保总局关于太湖水面漂浮物清理方案的通知 批转机关 原发文单位 事由 文种 转发通知 将上级机关和不相隶属机关发来的公文加转发语后转发给其他机关的通知 国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知 转发机关 原发文单位 事由 文种 传达通知 传达要求下级机关办理需要有关单位周知或者执行的通知 分类 印发通知 作用在于 公布 事项通知 周知 只要求知道 无强制性执行 带有指示性 规定性 要求无条件遵守会议通知 关于召开会议的通知 任免通知 任命 免除工作人员职务的通知 任免权限 省有权任免的 由省发任免通知 地 市有权的 例 关于XXX任职的通知 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注 1 标题 发文机关 事由 文种2 主送机关 3个时 直接写 3个时 用 隔开3 正文 发文缘由 开头 发布通知的意义 根据结尾 现通知如下 通知事项 结尾 本通知自下发之日起施行请 遵照 贯彻 参照 执行特此通知 望认真执行4 附件 批转通知 转发通知 印发通知均有附件 请示是 向上级机关请求指示 批准 时使用的公文文种 请示的特点 一事一文 只提出一个事项 解决一个问题请批对应 请示 批复 一一对应事前行文 不可先斩后奏 适用范围 遇到新问题 无执行依据 说明新问题 提出建议遇有困难 无力解决 说明具体困难 提出拟解决方案超越职权范围 无权解决 说明具体问题 提出办法意见分歧 难于工作 说明具体分歧 提出建议类型 求示性请示 要求对请示问题给与指示 态度 求批性请示 要求对请示问题给与批准 认可 手续 2 请示 1 标题 发文机关 事由 文种 标题中不能出现 申请 请求 以免重复 2 主送机关 有隶属关系的上级领导机关或者上级业务主管部门 原则上一份请示的主送机关只能是一个 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 3 正文 发文缘由 请示的意义 根据或者背景请示事项 明确 具体的陈述 可行性 可操作性 结尾 求式性请示 无需肯定性要求求批性请示 提出肯定性要求 以上要求 请批准 4 落款 请示单位名称 一般为加盖请示单位公章 5 成文日期 为汉字的年 月 日 6 附注 标明联系人和联系电话 以便于上级机关与请示机关及时沟通 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注 行文规则 一文一事 只能主送一个机关 不得越级请示 3 报告 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 类型 1 汇报工作报告 内容 汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算汇报上级交办的事项的完成情况 进度分类 综合报告 多方面的专题报告 某一问题2 反映情况报告 报告特殊 重大 突发事件 多运用专题报告的形式 3 答复询问报告 被动行文 答复上级机关询问事项 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 1 标题 发文机关 事由 文种2 主送机关 有隶属关系的上级领导机关或者上级业务主管部门 原则上一份报告的主送机关只能是一个 如需要呈送其他机关 应采用抄送形式 3 正文 发文缘由 写明报告的意义 背景或根据 报告事项 汇报工作报告 例行工作 成绩经验 问题教训 上级交办的事项的完成情况 进度 反映情况报告 事件的原因 经过 结果 性质和建议 答复询问报告 答题式的回复 问什么答什么 结尾 今后工作的意见 对事件原因的总结 特此报告 请审阅 请指正 4 落款 署名写上机关单位的名称 一般使用机关全称或标准简称 并加盖公章 5 成文日期 汉字的年 月 日 相同之处两个都是写给上级的上行文 公文里都有陈述意见 反映情况的内容 不同之处第一 时间有别 请示跟报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是已做过的 属于过去时 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 第三 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 两者区别 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函的适用范围广泛 在行文方向上 可在平行机关之间行文 也可以在不相隶属机关之间行文 其中包括上级或下级机关 3 函 类型 商洽函 不相隶属机关间商洽工作的函 就问题进行沟通联络 讨论处理某事的意见 洽谈公务等 特点 无需答复 问答函 不相隶属机关间询问和答复问题的函 询问函 答复函是一一对应的 去函为问 复函为答 去函的目的明确 复函的回答具体 请批函 批答函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函 二者是一一对应 请批函 向有关部门请求批准的函批答函 向有关部门批复 回答事项的函 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 1 标题 由发文机关名称 事