会议管理_向会议要效益培训资料

向会议要效益 综合部 目录 有效会议的原则会议的目的日常性经营例会经营1 干部早会2 全员早会3 部门早会4 夕会业务启动大会经营经营管理专题会经营1 业务检讨会2 特殊经营会 有效会议的原则 会而有议议而有论论而有行行而有果果而有报 1 会而有议 议指议题 主题 会议的议题有三种表达方式 1 明示法 例如直接将会标打成条幅或者投影片 2 例会法 在相对固定的时间和范畴内就近期工作作为会议主题 3 自然约定法 例如餐会 酒会等沟通感情类的会议 通过会议本身的内容与形式昭示会议主题 2 议而有论 论指讨论 参与 为什么会议中需要与会人员的广泛参与呢 是因为中国式管理就必须是由下而上参与 由上而下决策的过程 如果不能给予与会者足够的参与 他会觉得自己没有被尊重 对会议后期的决策和执行都不利 广泛参与 广泛采纳 会议最忌讳陷入中国人爱论是非对错的缺点中去 作为会议的主导者就应该避免在会议上讨论谁是谁非 而应该是讨论如何解决问题 3 论而有行 行 是指会议中需要形成对所讨论问题的共识和判断事情的标准 4 行而有果 果是指行为标准和行为方向 也就是说会议需要最终形成一定的行动计划 5 果而有报 这是解决会议执行力的标准和关键 报是指是否按照会议结论去执行的结果体现 执行的应该给予奖励和激励 没有执行的应该惩罚和鞭策 奖励应该达到让他人眼红的目标 惩罚则必须讲究精准和震慑 就像美国炮击萨达姆家厕所一样 会议的目的 开展有效沟通 企业执行力差的根源就是有效沟通太少 所以会议的第一目的就是让公司各阶层形成统一的价值观 避免执行力断层的出现 传达政令和资讯 会议传达的政令和资讯必须提升员工的积极性 矫正工作态度 培养执行力 从而为企业的战略目标服务 为达这一目的 管理者在传达政令资讯时必须遵循以下原则 以积极正面的方式 用员工可以理解的方式 要用对员工有利的方式 协调矛盾 达成共识整合资源 企业最大的成本往往来自于企业内耗 所以会议应尽量化解矛盾 避免内耗 最大效率整合企业资源 影响团队 激励士气 管理者要善于把一切信息以正面积极 对员工有利的方式传达出来 教育训练 培育人才 员工获得知识与技能只有四个渠道 个人进修 工作总结 个别辅导和参加企业会议 所以会议也有让员工学有所获的功能与目的 会议 常 语 赞美激励严禁批评多说有影响的话严禁唱独角戏 会议的分类 日常性经营例会 如干部早会 全员早会 部门早会 夕会等业务启动大会 如国庆大阅兵等经营管理专题会议 如特殊经营会 业务检讨会等 1 日常性经营例会之干部早会 召开要领 1 高层给中层干部召开的会议 2 每天全员上班前15 30分钟 站立着开的会议 3 一般在高管办公室或者会议室召开 4 是高管培养心腹非常重要的会议 会议流程 1 导入 A 关怀问候 关怀员工私事 关怀员工的明显进步与变化 关怀个人或者团队所获得的优异表现 B 出勤报告 这一项的功能在于强烈的心理暗示自己部门的存在感 再次确认其工作职能与职责 1 日常性经营例会之干部早会 会议流程 2 工作汇报 A 昨日工作小结 要求每位干部汇报工作必须提前做好规划 而不是临时编凑 B 今日工作计划 工作汇报这一环节需要使用的最好工具是行事历 建议每位管理者除自己保留行事历外 还要有向上级领导汇报的行事历 包含项目 事项 内容 事件负责人 时间开始时间 结束时间等项目 这样以便于把工作细化 有效监督 1 日常性经营例会之干部早会 会议流程 3 工作协调 A 工作协调 协调重点工作所需的人财物B 高层对当日重点工作进行提醒 C 谢归用谢 高管表示谢谢大家的努力 归 功劳成就归于众人 用 自己表态信任与赞赏 最后再次感 谢 大家的付出与参与 1 日常性经营例会之干部早会 2 日常性经营例会之全员早会 召开原则 1 全体员工参会 2 30 45分钟 3 目的是更有效地推动工作效率 保证工作质量 4 会议的负责人和主持人很重要 2 日常性经营例会之全员早会 流程 1 导入 A 出勤报告B 唱歌或跳舞 士气展示C 开心一刻此部分的功能在于让每一位员工在工作中都能有好的心情 状态和氛围 前两项要注意体现各部门的子文化和部门工作宗旨 第三项要尽可能让每一位员工都有轮流上台的机会 2 日常性经营例会之全员早会 流程 2 导向 A 企业新闻报道B 喜讯报道C 成功分享此部分是制造良好风气与影响的最重要的部分 其中 企业新闻报道原则是要诚实 但无须坦白 要让员工形成本行业优于别行业 本公司优于其他公司的认知 喜讯报道则需要树立员工榜样和行为标准 成功分享最好的方式是现身说法 但是必须提前与演讲者沟通 准备好讲稿或者主持人准备好采访稿 引导得出积极结论 2 日常性经营例会之全员早会 流程 3 学习 员工头脑中已有的思维范例决定了员工的行为方式 所以 企业要想良性发展就要尽量要求每一位员工的思维范例是健康良性的 而思维范例的形成是一个长期积累的过程 就需要持续的学习 进行员工的积累和潜移默化 一般有三种学习方法 专题学习 专业学习和集体学习 这个环节一般占10 15分钟 一般专题学习又叫做常识性学习 专业学习则与工作有关 集体学习多采用发一本书员工一起学习的方式 2 日常性经营例会之全员早会 流程 4 训导 政令宣导 切忌过长 简短精炼 一般由公司排第二位的现场领导来宣导 领导激励 要有震撼力 简洁 有力度 一般由现场的最高领导来进行 齐诵公司口号 口号一般是企业愿景 使命 价值观 宗旨等 一定要齐呼 每次都呼 而且要严肃认真 主持人宣布结束 最好以一些激励的话语做结尾 总之 全员早会要遵循以下四三二一要诀 有四声 歌声 笑声 掌声和读书声 三盛 人气盛 正气盛 士气盛 二人很重要 负责人和主持人 一畅 流程紧凑 主持顺畅 全员早会不一定要天天开 但是最好确定频率召开 3 日常性经营例会之部门早会 部门早会又称会后早会 是所有例会中质量最难把握的会议 它的成功与否取决于部门负责人的水平和能力 而且会议内容无法复制 重要意义 此会是解决生产效率 关注生产效率和生产指标的会议 是解决和决定执行力的根本 直接关乎职能部门负责人的管理水平和能力的会议 特点 唯一一个会议时间无限制的会议 由每个职能部门的负责人召开 会中的有效演练与训练是提升员工工作效率最重要的方法 流程 1 通报 A 工作结果和进度B 检查员工工作量是否达标通报的原则 积极正面 客观 实事求是 要找到通报的闪光点 要达到跟进工作效率 真正落实工作量的目的 3 日常性经营例会之部门早会 流程 2 跟进 A 今日工作计划 必须落实到今日几点做什么事情 实际落实指标情况B 今日工作量是否达标C 工作是否到位 有没有没计划到的部分 3 日常性经营例会之部门早会 流程 3 辅导和训练 一般是针对具体工作来做 针对具体问题的发生进行训练 一般有四种方式 共性问题辅导 新技术辅导 特殊案例辅导和个别辅导 其中个别辅导多用于员工心态辅导 3 日常性经营例会之部门早会 夕会就是给部门 给员工补短板的会 是鞭策后进的会 召开要领 1 一般在下班前半小时召开 持续约一小时 2 一般是要求表现差 绩效差的员工必须参会 允许部门其他员工旁听 3 一般一月一次 销售型单位的召开频率可略微提高 4 日常性经营例会之夕会 流程 1 导入 主要是激励 不要因为参会人员是后进者而以批评开头 2 学习 40 45分钟 针对性很强 一般是学员缺什么就补什么 绝对不能跑题 这一块的主讲人建议可由相关领导 优秀内部员工 公司相关专家或外部讲师担任 但是 相关领导的训话有可能不易被员工接受 如果单位风气不好的话 内部的优秀员工主讲可能会起到反作用 公司专家讲课有可能因为专家自身的原因而使讲课效果不受控制 而外部讲师则不容易找到合适的 而且往往沟通成本会较高 所以 应根据企业和员工的情况审慎选择主讲人 并提前做好沟通工作 3 追踪 这是夕会最大的特点 因为夕会必须要求参会者在会议结束后写学习心得和改进计划 这就是追踪的内容 夕会的旁听人员要坐在会场后面的嘉宾席上 不能跟参会人员坐在一起 这样能起到一定的鼓励先进 鞭策后进的作用 夕会的要领 主题明确 氛围要轻松积极 注重会后追踪 主讲嘉宾多请外来人员 4 日常性经营例会之夕会 业务启动大会 特点 1 会议召开的最高频率是一个月一次 2 会议时间一般是3至3 5小时 3 该会是业绩上承前启后的会议 是典型的表演型会议 4 会议内容最好能有独特的创意 业务启动大会 流程 1 导入 导入的功能主要是通过一系列方法 手段让所有的参会者迅速达到情绪的巅峰 并迅速融入到活动中去 例如可以通过服装 布景等营造一种古时候将军上阵前的场景和氛围 一般使用的手法有士气展示 表演等 需要注意的是 参会者分片区就座 各片区动作整齐划一非常重要 可以事先要求各部门演练领导上台动作等 2 表彰 关键环节之一 注意事项 切忌流程过于沉闷 忌时间过长 忌流程不紧凑 公司领导要高度重视与关注 领奖感言一定要事先沟通好 注意控制时间和主题 发言者实在能力有限可采用主持人采访式达成目的 例如 各部门可单独设计部门领导上台领奖的方式 或者会议组织者单独组成特别的礼仪队使所有获奖人员拥有独一无二的尊崇感 业务启动大会 流程 3 启动 关键环节之二 启动方法主要有PK法 表演式 表态式 士气展示法等等 最好能够取得各部门完成目标的承诺 4 战前动员 一般由公司最高长官做 但是语言一定要精炼 流畅 具有震撼力 语言激励 有力 顺畅 不能有任何磕碰感觉 讲的内容一般是夸赞各部的队伍展示了英雄般的状态 体现出英雄团队的品质与精神 希望各部把这种士气带到一线战斗中去 胜利在召唤着我们 胜利永远属于你们 这里所有的语言中非常忌讳出现 会议结束 类似的词语 一般应该表达为 正式出征 等语言 业务启动大会 总结 业务启动大会的注意点 1 制式化的流程 2 精美的创意 3 时间流程紧凑 4 清晰明确的目的 5 充足的前期准备 经营管理专题会之业务检讨会 这是所有会议中最理性 最冷静的会议 一般只有两个流程 80 时间是参会者发言 20 时间是领导者发言 参会者发言一般是上阶段工作总结和下阶段工作计划 但是发言要特别注意用数据说话 例如目标达成比例 目标达成情况的原因分析 上阶段采用的重大创新活动及其作用 下阶段的工作目标与计划 领导者发言包括点评 经营导向或思想提示 重点工作提示 以及 谢归用谢 的结束语 此类会议的召开原则是对事不对人 虽然会议本身有检讨性质 但是一定要用激励积极地语言与方式进行表达 一定要找到各部门的闪光点 而不能一味批评指责 会议四要点 不能流于形式 流程必须到位 固定时间召开 要能找出问题并分析原因 拟定对策 不要开成批评会议 要能够帮助各部门管理者解决问题 而不是打击士气 经营管理专题会之业务检讨会 此类会议召开务必慎重 不可多开 一般只在以下情况下召开 1 公司出现重大人事调整时 需要保证公司平稳过渡而召开