会议管理_会议组织与沟通讲义

第三篇第二章会议组织与沟通 群体或组织中相互交流意见的一种形式 它是一种常见的群体活动 会议的定义 交流信息通过会议 管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工 同时 管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息 给与指导企业通过把员工组织起来进行培训 以提高他们某个方面或某些方面的技能 使他们更好地适合工作环境 解决问题会议可以帮助澄清误会 处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题 作出决策会议可以帮助营造民主的气氛 给管理者提供共同参与和共同讨论的机会 最终作出良好的决策 会议的目的 谈判目的是解决双方在利益上的冲突 采用互动的方式讨论 力求达成一致的意见 通知目的是为了传播信息 采取单项的方式 一般没有讨论 解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题 通常 要将待解决的问题摆在桌面上 与会者应提出解决的方法 在这类会议上 人们夺回未探求解决的方法而努力 不会停留在过去的状态中 决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择 与会者不仅会讨论和决策 而且还要遵守会议的决议 交流目的是在于集思广益 常采用 头脑风爆法 讨论 即安排5 7人 每一位与会者都可以将自己对问题的看法 并从相互间的发言中得到启发 激发灵感 产生创意 这类会议鼓励讨论 会议的种类 会议的组织 会前准备会议过程控制会后工作 会前准备 明确会议的必要性确定会议的目标准备会议文件确定会议主持人确定与会人员预定会议场所 会议过程控制 宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程遵守预定时间讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间 会后工作 会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名 时间及验收标准表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查 不开会的原则 如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 会议中的角色 会议主持人会议秘书其他与会者 主持人的主要职责 做好会前的准备宣布会议准时开始提出会议的议题控制会议进程总结会议追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人 完成时间以及所需资源在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的了解会议内容作好发言准备遵守会议制度 影响会议成效的因素 会议时间不当会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈 有效会议的策略 不搞形式主义明确会议的目的和目标选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会务控制好会议分发会议简报 会议沟通的技巧 建立正面态度学会倾听消除抱怨与不满培养良好情商尽量鼓励掌握提问技巧强化个人沟通能力 第三篇第三章伦理与管理沟通 19 1 管理沟通中伦理道德观判断维度个人目标 同个体对事物结果期望判断的差异 个人规范 同个体在特定场合对 为期望的差异 个人信仰 同个体对特定情况的思想期望的差异 同价值观 同个体对目标 规范与信仰的优先次序判断的差异 20 2 管理沟通过程要遵守的伦理道德规范 1 避免由于自己的 为而引起对他人的损害 2 尊重别人的权 3 说谎话 做欺骗别人的事 4 信守诺言 按合同办事 5 遵守法 6 即使 是自己引起的 也有义务阻止损害他人 益的事发生 7 帮助那些需要帮助的人 8 保持公正 9 要求别人也遵守上述各条注意事项 21 3 换位思考中的伦理道德冲突 问题讨论1 换位思考在实际生活中未必有效 如为 换位 沟通效 下 最后导致沟通效 下 还需要换位吗 2 换位思考过程发现双方都 认为 或 可能承认 自己的价值观或态 是错的 怎么办 3 换位过程并 认可对方的价值观 但为 沟通需要而 迎奉 对方 就会失去个性和处事原则 您怎么办 4 为 实现沟通目的 在换位过程会发现一旦自己站在对方 场去思考 与社会和管 伦 相违背 还能换位思考吗 22 1 正确处理好沟通方式与沟通效率的关系 换位思考更重要的是引导我们要有意识地站在对方的立场思考问题 2 正确处理好换位沟通与个体价值观的关系 记住两个原则 一不要强迫任何一方接受自己的价值观 二寻求共同点 3 正确处理好换位思考与组织伦理的关系 沟通伦 要站在社会的角 来认知 正确处理好沟通方式与沟通效率的关系 某家族企业母亲是董事长 儿子是总经 某周二董事长要总经 安排一部门经 在下周一之前完成某项任务 结果 当董事长在规定时间找到部门经 询问任务的结果时 发现部门经 没有做 问原因被告知 总经 没有告诉我 我 知道 董事长的回应是 总经 可能 告诉的 双方还发现 争辩 董事长 刻叫来总经 要总经 决定解雇该部门经 事后 母亲给儿子说 其实 我清楚肯定是你忘记 但在当初情况下 你必须这样做 因为你是总经 你 能错 要树 你的权威 问题 这种方式肯定是违背 换位思考 原则的 但在很多情况下 正如军队命 是无对错之辩 唯有执 之职的 效 是相当高的 这是否就说明 换位思考 无效 正确处理好沟通方式与沟通效率的关