企业培训_审核知识培训教材

审核知识培训 主讲 李智恒 主要内容 审核的基本概念审核分类内审的步骤审核策划审核实施审核报告跟踪审核 一 审核的基本概念 1审核 Audit 的定义2审核理解3审核范围4审核准则练习一是事实还是推断 1审核 Audit 的定义 为获得审核证据并对其进行客观地评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 ISO9000 ISO14000 QC080000等一样 2审核的理解 审核目的 确定满足审核准则的程度 符合性 有效性 审核准则 审核员用来同所收集到的关于主题事项的审核证据进行比较的方针 惯例 程序或要 审核证据 关于事实的可验证的信息 记录或陈述 审核发现 将收集的审核证据与商定的审核准则进行比较所得出的评价结果审核特性 客观性 独立性 系统性 3审核的范围 审核范围是 某一给定审核的深度及广度 审核可由其所包含的因素的术语来表达 如 地理位置 组织单元 活动和过程 确定审核范围至关重要 对审核范围的界定实际上是界定组织建立质量环境管理体系覆盖的范围及其承诺和实施的范围 举例 ISO14000 位于中国广东省佛山市顺德区大良街道顺番公路五沙段3号的丰田合成 佛山 汽车部品有限公司的汽车塑料配件的设计 生产和服务中的环境管理 ISO9000 QC08000 汽车塑料配件的设计 生产和服务 4审核准则 审核的准则包括以下三个方面 1 管理体系的标准 2 管理手册 程序文件和其他相关的管理体系文件 这是根据管理体系标准要求编制的文件 它对企业管理体系的建立 实施和改进提供强制性指令和具体运作的指导 发布后就是企业管理的法规 因此它们是内审依据的主要准则 3 适用于企业的法律 法规和其他要求 包括行业规范 标准 与有关机构的协定 非法规性指南 练习一 是事实还是推断 仔细阅读下面的段落 并确定每个描述是事实还是推断 现定义如下 事实 能根据下列短文确定的陈述 推断 根据知道的事情对未知事情的陈述 季青是RS公司的设计工程师 他被通知上午11点钟到赵林的办公室开会 主要讨论环保局关于公司厂区危险废弃物露天放置的处罚问题 在去赵林办公室的路上 他遇到了事故 受了重伤 赵林接到季青出事的消息时 季青已被送往医院做X光透视 赵林给医院打电话想问一下情况 但好像没人知道季青的任何情况 很可能赵林打错医院的电话 1 季青先生是一个设计工程师 2 季青先生要去见赵林先生 3 季青先生要去参加的会定在上午11点开始 4 该事故发生在RS公司 5 季青被送到医院做X光透视 6 赵林打电话询问的医院里没有人知道季青的情况 7 赵林打错了医院的电话 二 审核的类型 审核的类型一般分为下面三种形式 第一方审核 内审 由企业的成员或其他人员以企业的名义进行的审核 第二方审核 在某种合同要求的情况下 由与企业 受审核方 在某种利益关系的相关方 委托方 或由其他人员以相关方的名义实施的审核 第三方审核 由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据特定的审核准则 按规定的程序和方法对受审核方进行的审核 通常由认证机构进行认证审核 小测验题号 6 1 内容 1 顾客对组织的审核是第几方审核 2 组织对供应商的审核是第几方审核 3 哪一种审核具有更高的独立性 要求 A 10分钟内完成 B 所有人员均需参加 三 内部审核的步骤 1 审核策划2 审核实施3 内审报告4 跟踪审核 四 审核策划 1 计划落实 包括审核计划得到批准 审核计划为审核组和受审核部门充分了解 2 责任落实 包括建立审核组并明确分工 各受审核部门负责人届时在场并已有准备 3 工作文件落实 包括各类工作文件齐备 所有文件 记录都能得到理解并能有效应用 1 制定审核计划 年度审核计划 是审核策划的始端也是总纲 应以文件形式颁发 文件审核计划 在现场审核前 组织内审员对体系文件内容进行审核 确认体系文件的充分性和有效性 现场审核计划 是按照年度审核计划安排具体实施现场审核 应有审核组长签名和主管领导的批准 1 1年度审核计划 年度审核计划分为滚动式年度审核计划和集中式审核计划每年年初应由管理者代表编制一份年度计划 年度审核计划 滚动式 本部分是从另外一个角度来看待体系文件编写的 因为毕竟一个用人单位建立的管理体系运行结果是需经检查和验证的 而文件是既需要理论审核 又要经实践检验的 特别是对于要通过认证审核的单位 文件编写的好坏其意义就显得更加重要 1 2 体系文件审核时的情况说明 了解组织QEMS文件的层次和结构 判断是否适合于组织的情况 包括其职能设置 规模大小等 QEMS文件是否能够覆盖并满足标准的的全部管理要求 不应回避或遗漏 QEMS文件整体上是否能够覆盖审核的范围 每份QEMS文件 手册 程序文件 作业指导书 是否明确界定其范围 在其范围内是否描述充分并满足标准要求 QEMS文件之间是否层次清晰 逻辑关连 QEMS文件从整体上能否体现各要素间关系 每个文件与其它文件的接口是否内容协调统一 QEMS文件在组织管理中是否具备权威性 QEMS文件是否覆盖了全部重要环境因素的控制 审查QEMS运行的重要资料 EA清单 SEA清单 法律法规清单 目标指标及方案 产品检测报告 内审报告 管理评审报告 体系文件审核时的情况说明 关于体系文件审核 管理手册 程支序持文文件件 背景材料 文件审核的种类 评价体系文件是否符合审核规范和法律法规及其他要求 审阅资料 掌握有关情况 为现场审核做准备 确定能否进行现场审核 文件审核的目的 是否按规范要求摘述了管理体系全部要素及其相互关系 方针是否由最高管理者签署并做出承诺 是否为目标的确立提供了框架 是否清晰地描述了管理体系文件的层次 结构及相互关系 是否明确各职能与层次的组织机构及其职责 在描述每一个要素时 是否给出下级文件的索取路径 管理手册审核要点 程序文件审核要点 审核规范明确要求的程序文件和其他文件是否齐全 必要的附件是否具备 支持性文件是否反映体系文件构架 并将手册要求完整落实 文件内容是否将手册中相关要求具体化 二者是否统一 协调 程序文件是否清晰描述每项活动 过程 的目的 范围 职责 活动顺序和方法 是否可操作 各相关程序之间是否有清晰明确的接口 文件是否已被实施 是否符合本组织情况 是否有效 能否保证审核规范要求的及实际需要的各项活动均有实施的规定 对文件进行形式审查的要点 是否按规定编号 是否在确定的范围内发放 文件的发布及生效日期 审核批准是否按规定的权限进行 是否有文件名称 页码 章节标记 是否最新版本 是否符合文件控制要求 产品标准及产品消费所在区域对应的产品要求产品检测报告计量器具的校准环境影响评价报告及批复意见 新 改 扩 三同时 环境保护设施 验收文件污染物 水 气 声 监测合格报告污染物浓度及总量控制指标排放证明排污登记许可证甲类仓库的消防系统危险废弃物回收单位资格证 背景材料审查的要点 与危险废物回收单位签定的协议危险废物转移联单消防验收报告避雷设施检测报告环境主管单位出具的一年内未受处罚证明工厂 四图 社区平面图 工厂平面图 地下管网图 消防平面图 特种设备鉴定合格证 锅炉 储气罐等 特种作业人员上岗证 电工 焊工 叉车工等 机动车辆尾气排放合格证明限制性物质含量检测报告 背景材料审查的要点 续 1 3 现场审核计划 审核目的 范围 审核依据的文件 标准 手册及程序等 审核组成员名单及分工情况 审核日期和地点 受审核部门 首次会议 末次会议的安排 各主要审核活动的时间安排 主要审核要素和审核报告日期等 1 3 现场审核计划 审核目的 范围 审核依据的文件 标准 手册及程序等 审核组成员名单及分工情况 审核日期和地点 受审核部门 首次会议 末次会议的安排 各主要审核活动的时间安排 主要审核要素和审核报告日期等 审核实施计划分为部门式审核计划和条款式审核计划由管理者代表指定审核组长编制一份审核实施计划 部门式审核实施计划 优点是让审核员在审核时间和进度都容易把握 审核有广度 部门不重复 但在深度方面有不足 受审核员的专业知识所限 条款是审核实施计划 优点是审核员不需要全面掌握标准知识 审核有深度 审核易发现系统内 接口 问题 但对审核员的时间把握有困难 同时被审核部门面临不同批次审核员的多次审核 配合起来有难度 1 3 现场审核计划 部门式 实施审核计划 1 5 临时性审核计划 指在年度审核计划安排外的审核 该类审核往往是由于特殊情况或特殊要求而提出的 1 6 编制现场审核计划的注意事项 1 审核计划可按部门或活动来编写 内部审核一般更侧重于按部门审核 2 审核计划的具体内容应与受审核方的规模和复杂程度相适应 3 审核组分工时应注意把具备专业能力的审核员安排在重点岗位中 以确保审核有效进行 4 审核计划中应强调安排对领导层的审核 2 建立审核小组 审核组长明确审核员的分工和要求 审核组长应注意 审核员不能审核自己的工作 的原则 在选择审核组长时 主要考虑的因素是 资格业务范围工作经验组织能力在选择审核组员时 主要考虑下列因素 资格业务范围专业知识工作中的协调为受审核部门所接受审核员需作好的准备工作 a 熟悉必要的文件和程序 b 根据要求编制检查表 c 考虑前次审核结果中应跟踪的内容 3 编制检查表 注意事项 a 与编制审核计划相似 b 应注意抽样的合理性 c 充分运用PDCA过程方法 提出下面四个问题 过程是否予以识别和适当表述 职责是否予以分配 程序是否被实施和保持 在提供所要求的结果方面 过程是否有效 d 检查表依据是管理体系标准 受审核方的体系文件及其他审核准则 检查表的作用 a 始终保持审核目的 检查表应列出与审核目的有关的项目和要点 以确保审核覆盖面的完整和代表性 b 紧扣审核主题 确保审核计划兑现 c 减少审核偏见 提高审核效能 d 确定审核思路和审核策略 突出重点 照顾一般 提高审核的系统性和有效性 检查表的编制要求 a 审核员在编制检查表前 应掌握组织各部门质量职能分配情况 b 内审应以组织的质量环境管理体系文件为主要依据编制检查表 c 应选择典型的 关键的质量问题 d 应突出审核区域的主要职能 并选出有代表性的样本 e 应突出重点 照顾一般 编制详略得当的检查表 f 应根据平时掌握的情况 有针对性地选择审核项目和客观依据 g 应有可操作性 检查项目具体 检查方法实用 客观证据易收集 过程 条款 式检查表 检续上表表示例一 续 审核检查表作为内审中的重要内容 希望大家加以重视 它可以指导内审员在审核时能够按照计划进行 不至于偏离审核的方向 这对于审核经验不多的内审员来说是至关重要的 小测验题号 6 2内容 请学员编制 文件控制 的检查表 表格格式根据范例进行策划 并编制审查内容 要求 A 15分钟内完成 B 所有人员均需参加 五 审核实施 首次会议现场审核不合格项 不符合项报告末次会议 1首次会议a 参会人员签到 审核组长宣布会议开始 b 人员介绍 c 申明审核目的和范围 d 传达审核计划 e 强调审核的原则 f 阐明澄清有关问题 g 落实后勤安排 h 审核组长致辞 会议结束 2现场审核 正面取证 负面报告 审核原则审核证据收集审核技巧审核途径检查表使用典型情况应对的技巧 2 1 现场审核的原则 原则1 坚持以 客观证据 为依据的原则这是最为基本 主要的原则 没有客观证据而获取的任何信息都不能作为不合格项判断的依据 客观证据不足或未经验证也不能作为判断不合格项的证据 现场审核不能含有任何个人的猜想 推理的成分 原则2 坚持标准与实际核对的原则审核不能脱离审核准则 审核员应在审核准则与审核证据比较核对后才能得出合格与否的结论 原则3 坚持独立 公正的原则审核判断时应坚决排除其他干扰因素 包括来自受审核方的 审核员感情上的等影响判断独立 公正的因素 自始至终维护 保持审核判断的独立性和公正性 不能因情面或畏惧而私自消化不合格项 原则4 坚持 三要三不要 原则要讲客观证据 不要凭感情 凭感觉 凭印象用事 要追溯到实际做的怎样 不要停留在文件 嘴巴 回答 上面 要按审核计划如期进行 不要 不查出问题非好汉 2 2 审核证据的收集a 与受审核方人员的面谈 b 查阅文件和记录 c 现场观察和核对 对活动和周围的工作与条件的观察 d 对实际活动及结果的验证 e 数据的汇总 分析 图表和业绩指标 f 来自其他方面的报告 2 3 审核技巧 沟通技巧沟通技巧 审核过程实际上是一个沟通过程 而且是一个正式的双向沟通过程 掌握沟通技巧 是对审核员的基本要求 充分 流畅的沟通是审核成功的关键之一 a 面谈技巧b 提问技巧c 聆听技巧d 验证技巧 2 4 审核途径自上而下和自下而上的方式正向审核和逆向审核以环境因素为主线的审核方式按部门和按要素审核 自上而下审核 订单评审管理 订单接受情况 抽取订单 销售部 相关部门 评审情况 自上而下审核 消防设施管理 各部门 车间灭火器材配置和定位情况 部门消防器材定位图 抽样 安全处 部门 车间 查证灭火器是否定位 自下而上审核 人力资源管理 要求人事部提供部门记录相关人员的培训记录和档案 人事部 各部门 部门员工岗位 人员名字记录 正向审核 文件要求 实施情况 环境因素识别与评价 4 3 1 4 3 3 运行控制 4 5 1 4 5 2 4 4 6 4 4 7 逆向审核 供应商评价记录 供应商基础资料 合格供应商名单 抽查供货单证 记录供应商名称 部门和要素审核 按要素审核优点 目标集中 更易体现与体系标准或文件的符合性缺点 效率较低 因此路线安排要合理 按部门审核优点 路线简单 审核员少跑路 受审核部门负担轻 审核效率高 对审核员要求较高缺点 容易遗漏某些要素 目标不够集中 2 5 检查表使用 检查表的正确使用的技巧有了检查表 虽然可使审核工作有序 按计划进行 并提高效率 但也容易陷入机械呆板的泥坑 所以有经验的审核员在按照检查表检查的同时 也十分注意灵活应用检查表的内容以达到审核的目的 有经验的审核员还高度重视检查表以外的内容 以发现一些未列入检查表中的问题 灵活有效地使用检查表是一个经验积累和熟练的过程 对刚开始从事审核工作的审核员可着重注意以下方面 a 不应只采用YES NO问答的模式 否则会导致审核失败 b 审核员进入一个部门或区域时 可请有关人员介绍体系是如何运作的 c 询问执行人员是如何工作的 是否有文件规定或记录 d 观察执行人员按照有关程序工作的情况 e 验证必要的记录或文件 f 按手册程序或标准评价上述了解到的情况 并决定是否符合要求 g 最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到 h 切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始 应该把提问 评价 记录结合起来 然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复 i 尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题 实际上熟练的审核员的检查表是记在脑子里的 2 6 典型情况的应对技巧 没问题 型应对技巧 全面审核 好坏兼顾 抵触 型应对技巧 保持冷静 坚持审核 耐心说明 掩盖 型应对技巧 耐心 容忍 变换方法 典型情况的应对技巧 一问三不知 型应对技巧 请示领导 另派熟悉的人员介绍情况 高谈阔论 型应对技巧 切入实际问题 不与其辩论 办不到 型应对技巧 结合标准要求 与实际核对 辩解 型应对技巧 重新核查 以事实为依据 典型情况的应对技巧 主动暴露 型应对技巧 核实问题 谨慎 不介入内部矛盾 求饶 型应对技巧 务实有效处理 耐心说明 故意拖延 型应对技巧 主动客气打断干扰 直奔主题 热情过度 型应对技巧 少应酬 客气 严肃 2 7不符合项报告 不符合项报告是对现场审核得到的审核发现进行评审并经受审核方领导确认的对不符合项的陈述 是审核报告的一部分 是审核组提交给委托方或受审核方的正式文件 不符合项报告内容受审核方名称 审核员 陪同人员 日期 不符合现象的描述 应指出不符合的客观事实 不符合现象结论 违反标准 文件的条文 不符合项性质 受审核方的确认 纠正措施及完成时间 采取纠正措施后的验证记录等 案例分析示范 1 在一家制药厂 一位审检员发现 由于供货厂的设备事故不能供货 采购部在没有同任何其他部门商量的情况下就向一家新的供货厂订购了一批塑料托垫 不符合事实描述 不符合条款 理由 案例分析示范 2 审核员来到质量管理办公室检查质量管理体系审核的实施情况 查阅了最近两次的审核记录 有不少不合格项已经采取了纠正措施 但是没有验证其效果 负责审核工作的工程师解释说 我还有许多其他工作 实在是忙不过来 好在已经采取了纠正措施也就达到审核目的了 案例分析示范 3 审核员抽查某一设计项目的设计评审的会议记录 发现 a 在包括讨论装配质量的评审上没有检验科的代表参加 b 最终的设计评审后发布了正式的会议记录 而其他的评审会只有非正式的笔记 设计科长说 按程序QP30的规定应有正式的记录 案例分析示范 4 六车间装配工段 在对批号为NO 123的50件零件进行了对焊工序以后 遗漏了超声波检测 到发现时 50件零件已全部完成 无法再进行超声波检测了 案例分析示范 5 机械加工车间工段一名在CW6140 1型车床上操作的工人使用的B252型水泵主轴图纸编号为B252 13B 即第二版 而设计科两星期以前就已用B252 13C 第三版 取代B252 13B了 案例分析示范 6 公司质量手册第三版16 1节规定 雇用代理机构的人员参与生产线或检验时 应对他们进行一天的培训课程 使他们熟悉公司的质量控制程序 审核员问及最近参加工作的这类人员培训情况并要求看培训有效性的评价记录 质量控制员 教师 说 我确实对他们进行培训但没有有效性评价和培训记录 案例分析示范 7 审核员在元器件仓库中发现六个箱子 标有 需方来件 字样 仓库主任解释说 这是用户送来的一批特殊电力电子元器件 指定要安装在为他们制造的产品上 审核员问对用户提供的元器件是否经过验证 仓库主任说 这些元器件既然由用户提供 质量当然由他们负责 我们不用验证 再说对这样的尖端产品我们根本就没有检验的手段 案例分析示范 8 某厂五车间的一台设备 工艺规程上规定应在200 20 的温度下运行 但审核时发现该设备运行温度的实测值是240 车间主任出示该设备的说明书 上面说该设备可在160 250 温度范围内运行 主任说 我们规定200 20 是从严要求 加强操作人员的责任心 其实超过一点对产品质量并无影响 案例分析示范 9 在原材料检验工段 一名对A型合金钢材进行压痕硬度测量的工人 不知道如果两个压痕靠得太近 测得的结果将是不准确的 问他为什么还是这样做时 此工人说他是看人家操作而学着样子干的 而不按作业指导书的要求那么干 案例分析示范 10 工厂已进行了三次内部质量管理体系审核 每次都查出一批不合格项 并制定了纠正措施计划 三次内审发现的38项不合格项的纠正措施计划均已完成 但完成情况只有部分记录可查 而一部分纠正措施计划 如设计科的5项 计划编号为93 04至93 08 铸工车间的3项 计划编号为93 11至93 13 均无完成情况的记录 小测验题号 6 3 内容 对下列不合格项进行判断简述其理由1 某房地产公司接到业主投诉房屋漏水 客户部经理解释 关于房屋的构建问题 本公司是承包给某某建筑公司 不在房地产公司管理范围内 请业主联系建筑公司处理 并提供电话号码给业主 2 查公司电脑部有对各个部门及生产线的IT硬件和软件进行支持 公司管理者代表谈到 电脑属于生产设备 不用纳入质量环境管理系统管理 3 抽查某港务局轮驳公司2009年原油过驳作业质量确认表 规定保存期一年 实际未保存 4 关于法律法规中 国家危险废弃物名录 为2008年8月1日生效 水污染法规为2008年6月1日生效 但在该公司的 环境法律法规清单 中对应的法规生效时间是以前的 5 部分客户提供的MSDS是日文和英文的 最好将其转换成中文 以方便阅读要求 A 10分钟内完成 B 所有人员均需参加 3末次会议a 重申审核目的和范围 b 强调审核的局限性 c 宣读不合格项报告 可选择主要部分 d 提出纠正措施要求 e 宣读审核意见 f 受审核方领导表态 并对纠正作出承诺 g 会议结束 六 内审报告 审核报告是审核组结束审核工作后必须编制的一份文件 审核报告将由审核组长在审核后规定期限内以正式文件的方式提交最高管理者或管理者代表 审核报告提交后 审核即告结束 报告内容 a 审核目的和范围 b 审核组长及成员 c 审核日期及计划主要项目实施情况 d 实施审核的依据 如体系标准 体系文件等 e 不合格项目的统计分析 f 对受审核方的综合评价 应客观 公正 合理地对受审核方的体系管理工作进行整体评价 提出审核结论 g 提出纠正措施实施要求 h 审核报告的发放范围 i 审核报告的批准 审核报告应得到最高管理者或管理者代表的批准 j 审核报告附件 不合格项报告等 七 跟踪审核 跟踪审核是审核活动的一部分 是内审的延伸 是对受审核方采取的纠正措施进行评审 验证 并对纠正结果进行判断和记录的一系列审核活动的总称 目的 a 促使受审核方采取 实施有效的纠正和预防措施 防止不合格项再次发生 b 验证纠正和预防措施的有效性 c 确保消除审核中发现的不合格项 审核结束在所有纠正 预防措施的有效性都经已完全确认时 审核才是正式结束 内部审核与管理评审的关系 小测验题号 6 4 内容 完成下面的选择题要求 A 10分钟内完成 B 所有人员均需参加 78 1 某公司委托外部认证公司对其供应商进行的审核是 第一方审核第二方审核第三方审核管理评