邮件列表域的详解.doc

邮件列表-域的详细教程1 插入合并域通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并 文档时，使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。插入 合并域的步骤如下：（1）如果主文档没有打开，先打开主文档。打开主文档窗口时， 会显示【邮件合并】工具栏，上面有邮件合并所需要的各种按钮。（2）将插入点移到待插入合并域的位置。（3）单击【邮件合并】工具栏中的【插入合并域】按钮，将弹 出一个下拉菜单，上面有数据源的的所用域名，如图7-22 所示。（4）从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名。（5）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相 应的位置，如图7-23 所示，并对其进行必要的格式化。合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的 域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。 如果用户直接键入或使用【插入】菜单中的【符号】命令插入符号 “”，Word 将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通 文字对待。如果要查看合并结果，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并 数据】按钮。Word 将合并域显示为第一条数据记录中的信息。如果 要查看数据源其他记录的合并结果，可以使用【邮件合并】工具栏上的【首记录】、【上一记录】、【下一记录】、【末记录】箭头 按钮。也可以在【跳至记录】框中输入记录号，可以查看其他数据 记录的信息。查看完后，再次单击【查看合并数据】按钮恢复显示 合并域。2 插入Word 域通过在主文档中插入几种Word 域，可以在最终的合并文档中包 含更多的信息，并且可以控制数据的合并方式。能插入主文档的Word 域有表7-1 所示的以下几种：插入这些域的步骤如下：（1）将插入点移到待插入合并域的位置。（2）单击【邮件合并】工具栏中的【插入Word 域】按钮，将弹 出一个下拉菜单，上面有一些Word 域名，如图7-24 所示。（3）从弹出的Word 域列表框中选择要插入的域名。可以打开与 之对应的对话窗口或直接插入域代码到主文档。（4）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相 应的位置。 下面具体介绍几个Word 域的用法。1Ask 域插入Ask 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入某个书签 的文本。在主文档中插入Ask 域时，将出现【插入域：Ask】对话框， 如图7-25 所示。可以在【书签】框中输入书签名，在【提示】框中输入书签的提示文字，在【默认书签文字】框中输入书签的默认值。插入Ask 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，显示一 个对话框。要求用户在插入Ask 域位置输入新的标签文字，如图7-26 所示。2Fill-in 域插入Fill-in 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文档中插入Fill-in 域时，将出现 【插入Word 域：Fill-in】对话框，如图7-27 所示。可以在【提示】框中输入提示文字，在【默认填充文字】框中输入默认的插入值。插入Fill-in 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，将 显示一个对话框。要求用户在插入Fill-in 域位置输入需要的文字， 如图7-28 所示。3If.Then.Else.域插入If.Then.Else.域，可以在合并主文档和数据源时， 根据条件判断的结果插入相应的文本。例如，当数据域名“数学” 的值大于等于60 时，在主文档中插入“及格”，否则插入“不及格”。在主文档中插入If.Then.Else.域时，将出现【插入域：If】 对话框，如图7-29 所示。可以在【域名】下拉列表框中选定【数学】， 在【比较关系】下拉列表框中选定【大于等于】，在【比较对象】 文本框中输入“60”。在【则插入此文字】文本框中输入“及格”， 在【否则插入此文字】文本框中输入“不及格”。这样插入If.Then.Else.域后，Word 合并每一个数据记录 和主文档时，将判断该记录的【数学】域名的值，如果大于等于60， 插入“及格”，否则插入“不及格”4合并记录域插入合并记录域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并 记录域的位置插入当前合并记录的记录号。5合并序列域插入合并序列域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并 记录域的位置插入当前合并记录的顺序号。给顺序号成功合并的数据记录数。Word 在每次合并文档时，均 从1 开始给合并的记录记数。该数值可能与合并记录域插入的值不 同。例如，假定只合并编号范围在5 到15 之间的记录。尽管 MERGEREC 对应合并的第一个数据记录的数值为 5，但是合并记录域对应该数 据记录的值仍为 1。6下一记录域插入下一记录域，可以将下一个数据记录合并到当前的结果合并 文档中，而不是重新开始一个新的合并文档。插入下一记录域后， 合并文档的记录号将变为下一个，以后再碰到插入的数据域，将使 用下一记录的值。例如，在还未插入数据域的时候插入一个下一记 录域，则开始合并时，使用的记录号为1，但Word 看到下一记录域， 就跳过第一个记录，开始使用第2 个记录进行合并。合并完一个记 录，记录号变为3，又碰到下一记录域，记录又变为4，对第4 个记 录进行合并。这样就只合并记录号为双数的记录。7下一记录条件域插入下一记录条件域，可以条件判断的结果，决定是否合并该记 录。在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入域，Next Record If（如果下一记录）】对话框，在【域名】下拉列表框中选定域 名，在【比较关系】下拉列表框中选定需要的关系运算符，在【比 较对象】文本框中输入比较条件。插入下一记录条件域，只有满足所设置的条件的记录，才会进行 合并。8插入书签域插入设置书签域，可以在主文档中插入一个书签。可以利用书签 进行定位。下一记录条件域时，将出现【插入域：Set】对话框，如 图7-30 所示。在【书签】框中输入书签的名称，在【值】框中输入 书签的内容。9跳过记录条件域插入下一记录条件域，可以条件判断结果，决定是否跳过该记录。 在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入Word 域：Skip Record If（如果跳过记录）】对话框