会议管理_制作会议请柬—word2003的高级操作

Office高级应用技术 选修 冯立元网络课堂 第1讲制作会议请柬 Word2003的高级操作 Wor2003的文字与段落排版 设置字符格式设置段落格式项目符号和编号设置首字下沉 Word2003的文字与段落排版 设置字符格式 在Word2003中 字符格式的设置主要有两种途径 一是通过 格式 工具栏 二是通过 字体 对话框 一 字体工具栏与字体对话框 1 格式 工具栏 Word2003的文字与段落排版 设置字符格式 2 字体 对话框 Word2003的文字与段落排版 设置字符格式 二 字体和字号的设置三 字形与缩放设置四 下划线和颜色五 边框与底纹六 设置字符间距与位置 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 段落的主要格式有段落的对齐方式 段落缩进 左 右边界 首行缩进和悬挂缩进等 设置途径有 格式 工具栏 标尺和 段落 对话框等 一 格式 工具栏 标尺和 段落 对话框 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 二 段落对齐设置选定需要调整段落对齐方式的段落 或者将插入点移动到需要调整对齐方式的段落中 在 格式 工具栏中 单击相应的对齐按钮 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 三 设置段落缩进段落缩进是指正文与页边距之间保持的距离 有 左缩进 右缩进 首行缩进 悬挂缩进 等方式1 单击 格式 工具栏上的缩进按钮设置段落缩进 2 利用水平标尺设置缩进水平标尺上有4个小滑块 不仅体现了当前段落相应缩进的位置 还可以采用拖动相应滑块设置相应的缩进 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 三 设置段落缩进3 利用段落对话框设置缩进选定需要调整段落缩进的段落或者将插入点移动到段落中 然后选择 格式 段落 命令 打开 段落 对话框 可以精确地设置段落缩进 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 四 设置行间距行距表示段落中各行文本间的垂直距离 Word2003默认的行间距是单倍行距 单倍行距是指每行中最大字体的高度加上很小的额外间距 根据需要 用户可以设置除单倍行距外的行间距 在 段落 对话框的 行距 下拉列表框中 可以选择要设置的行距 有 1 5倍行距 2倍行距 最小值 固定值 多倍行距 等选项 Word2003中 行间距的设置还可以通过单击 格式 工具栏中的 行间距 按钮右侧的 从弹出的行间距列表中指定 Word2003的文字与段落排版 设置段落格式 四 设置段落间距段落间距指相邻两段除行距外加大的距离 分为段前间距和段后间距 段落间距默认的单位是 行 段落间距的单位还可以是 磅 Word2003默认的段前间距和段后间距都是 0 行 可以根据需要 改变段前间距和段后间距的值和单位 在 段落 对话框中的 段前 数值框或 段后 数值框中 调整所需要的行值 或者输入一个磅值以及单位 磅 后 即可完成段落间距的设置 Word2003的文字与段落排版 设置项目符号和编号 一 设置项目符号单击 格式 工具栏上的按钮 系统自动给当前段或所选定的各段加上一个项目符号 并且将该段设置成悬挂缩进方式 所用项目符号的样式与上一次使用的项目符号样式相同 如果想选择其他样式的项目符号 可选择 格式 项目符号和编号 命令 在弹出的 项目符号和编号 对话框中 打开 项目符号 选项卡 如图所示 Word2003的文字与段落排版 设置项目符号和编号 一 设置编号单击 格式 工具栏上的按钮 系统自动给当前段或所选定的各段加上编号 如果前面的段已经有编号 系统会自动继续前面的编号 如果想改变编号的样式或重新编号 选择 格式 项目符号和编号 命令 在弹出的 项目符号和编号 对话框中打开 编号 选项卡 如图所示 Word2003的文字与段落排版 设置首字下沉 首字下沉一般位于段落的首行 将段落的首字放大并延伸到段落下一行或几行 选定需要设置首字下沉的段落 或者将插入点光标移动到该段落中 选择 格式 首字下沉 命令 打开 首字下沉 对话框 在 首字下沉 对话框中的位置选项组中选择一种下沉的样式 Word2003的页面排版 设置页面 页面设置是指文档打印时一页的总体版面布局 主要包括纸张和页边距 新建的文档使用默认的页面设置 如果有特殊需求 可随时修改这些默认设置 一 设置纸张选择 文件 页面设置 命令 在弹出的 页面设置 对话框中打开 纸张 选项卡 Word2003的页面排版 设置页面 二 设置页边距选择 文件 页面设置 命令 在弹出的 页面设置 对话框中打开 页边距 选项卡 Word2003的页面排版 设置页眉和页脚 在Word2003中 用户不仅能对文档进行排版 还可以对页面进行排版 常见的排版操作包括插入页眉 页脚 插入页码等 选择 视图 页眉和页脚 命令 弹出如下图所示的 页眉和页脚 工具栏 同时出现由虚线围住的页眉编辑区 如下图所示 Word2003的页面排版 插入页码与分隔符 一 插入页码选择 插入 页码 命令 打开如图所示的 页码 对话框 然后在 页码 对话框进行设置 Word2003的页面排版 插入页码与分隔符 二 插入分隔符Word2003能根据页面版式的设置为文档自动换行和分页 也可以手动插入分隔符进行版式调整 选择 插入 分隔符 命令 弹出如图示的 分隔符 对话框 在该对话框中选择一种分隔符后 单击 确定 按钮 即可在插入点光标处插入该分隔符 Word2003的页面排版 设置分栏 分栏是指将一段文本分为并排几列的版式 要想对文档内容设置分栏格式 先选定文档内容 再选择 格式 分栏 命令 弹出如图所示的 分栏 对话框 Word2003的表格与图 表格的插入和删除表格的调整边框底纹 自动套用格式快速批量填充单元格 表格的插入和删除 一 使用工具栏 插入表格 命令二 从菜单栏插入三 绘制表格四 文本转成表格五 表格的删除 表格的插入和删除 一 利用 常用 工具栏中的 插入表格 按钮建立表格 1 单击 常用 工具栏中的插入表格按钮 出现表格行数和列数选择框 2 在表格行数和列数选择框中 拖动鼠标选择所要建立的表格行数和列数 松开鼠标左键后 在插入点位置处按照所拖动过的行 列产生一个新表格 表格的插入和删除 二 利用 表格 菜单中的 插入 表格 命令建立 1 选择 表格 插入 表格 命令 弹出 插入表格 对话框 在 列数 文本框中输入一个数值来确定表格的列数 在 行数 文本框中输入一个数值确定表格的行数 Tips 为新表格记忆此尺寸固定列宽和根据窗口调整表格 表格的插入和删除 三 手工绘制表格在Word2003中 使用 表格和边框 工具栏中的按钮 或选择 表格 绘制表格 命令 可以手工绘制表格 包括直线 斜线 不需要的线可以擦除 表格的插入和删除 四 文本转成表格 在Word中文本与表格可以自由地转换 但是在转换的过程中表格的样式将会丢失 段落与字体的样式则会保留 1 表格转换成文本将光标置于要转换成文本的表格中 单击菜单 表格 转换 表格转换成文本 打开 表格转换成文本 对话框 默认的 文字分隔符 是 制表符 用户可以根据实际情况决定是否选择其他的 文字分隔符 最后单击 确定 按钮即可 表格的插入和删除 四 文本转成表格 2 文本转换成表格 1 常规操作法将光标置于要转换成文本的表格中 单击菜单 表格 转换 文本转换成表格 如果用户碰到个别字符不能直接键入 其他字符 文本框中 可以事先在Word文档中输入 选中复制后 打开表格与文字转换对话框 在 其他字符 文本框中按组合键粘贴此字符即可 表格的插入和删除 四 文本转成表格 2 文本转换成表格 2 技巧操作法如果word默认的分隔符就可以满足用户的转换要求 则可在选中文字后直接单击 常用 工具栏中的 插入表格 按钮即可将文字转换成表格 这几种默认的分隔符是 段落标记 逗号 空格 制表符 其他字符 文本框中的符号 如果这几种分隔符号同时存在某一段中 它们的优先级则是 其他字符 制表符 逗号 空格 段落标记 表格的插入和删除 五 删除表格 1 全选表格在表格操作中 全选表格的方法有以下3种 方法1在表格中移动鼠标指针 待表格的左上角出现形状的控制柄 将鼠标指针移到其上 待鼠标指针变为形状时单击即可全选表格 方法2将光标定位在表格内 然后单击菜单 表格 选择 表格 即可全选表格 方法3将光标定位在表格内 然后按即可全选表格 5指小键盘上的5数字键 要关闭NumLock状态 表格的插入和删除 五 删除表格 在移动超宽表格中如果找不到控制柄 可以将光标定位于表格内 单击菜单 表格 表格属性 在弹出的 表格属性 对话框中单击 表格 选项卡 设置 文字环绕 为 无 然后单击确定按钮关闭对话框 此时就可以找到表格控制柄 另外也可以将视图切换到其他的如普通视图下对超宽表格进行大小调整 再切换回页面视图下即可 2 按下键或者单击菜单 表格 删除 表格 或按下 表格的调整 一 行 列的增删二 重复表头 跨页断行三 快速水平 垂直拆分表格 焊接表格 四 整体表格缩放调整 单元格单独调整五 表格的行高与列宽的调整六 撑不变形 的表格七 页首表格插入空行 行列内容交换 表格的调整 一 行 列的增删 1 表格行的增加方法1光标定位在表格中的某行 单击菜单 表格 插入 行 在上方 或行 在下方 方法2将光标定位在表格右框线之外的某行回车符之前 按键即可增加一行 方法3若只在表格末行增加行的话 将光标定位于最后一个单元格内或者最后一行表格右框线之外的回车符之前 然后按下键即可 2 表格行或列的删除用菜单 表格 中的 删除 命令还可以选中表格的行或列后按下键或按组合键 如果只按键 则只会清除选中的单元格中的内容 对整个表格的删除操作同上 表格的调整 一 行 列的增删 3 一次性插入多行或多列方法1 多选 可插入多行选中表格中任意连续的N行 鼠标指向选中的区域 然后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击 插入行 即可一次性在选中的N行的上方插入N行空白行 方法2使用复制与粘贴及键选中任意一行 按下组合键进行复制 再按下组合键进行粘贴 重复以上操作5次即可复制5行 且这5行的内容与第一次选中的行的内容一致 将光标定位到要插入行的上一行表格右框线之外的回车符之前 然后按下键即可插入一个新的空白表格行 再继续按下4次键 表格的调整 二 重复表头 1 在Word中制作表格时 经常需要制作换页后第2页及后面的表格标题行与第1页的表格标题重复 手工在每一页添加标题肯定不是一个好方法 可以利用表格的相关属性自动地添加需要重复的标题行 Step1将光标置于表格的第1行 根据实际情况也可以选中第1行在内的连续多行 Step2单击菜单 表格 标题行重复 Step3也可以这样操作 在 表格属性 对话框的 行 选项卡中勾选 在各页顶端以标题行形式重复出现 复选框示 表格的调整 二 跨页断行 2 在制作表格的过程中 有的时候会因为一个页面容不下整个表格 而使表格的部分行及内容掉到第2页 而第1页表格的下方则会出现大量的空白 这往往会造成阅读者在看第1页时就以为表格已经结束的错觉 解决这种问题的方法如下 将光标放在表格中的某一行 单击菜单 表格 表格属性 打开 表格属性 对话框 单击 行 选项卡 取消勾选 指定高度 和 允许跨页断行 两个复选框 然后单击确定按钮 表格的调整 三 垂直拆分表格 编辑好表格以后 可能因为内容的调整需要将表格进行上下的拆分 3种拆分的方法 方法1将光标放在需要成为第2个表格首行的行内 然后按下组合键 即相当于单击菜单 插入 分隔符 分栏符 方法2将光标放在需要成为第2个表格首行的行内 然后单击菜单 表格 拆分表格 方法3选中要成为第2个表格的所有行 按下组合键剪切 按下键在第1个表格的后面增加一个空白段落 然后按下组合键粘贴 表格的调整 三 水平拆分表格 操作步骤 1 插入一个表格 至少2列 在其下至少保留两个回车符 2 选中要拆表的右半部分表格 拖放到上述第2个回车符的前面 假设未移动的左半部分为表格1 拖动后的右半部分为表格2 3 设置表格1的文字环绕类型为文字 鼠标指向表格2 此时表格2的左上角将出现控制柄标记 移动鼠标指向该标记 当鼠标指针变成形状时按住鼠标左键将表格2拖动到表格1的水平位置后松开 表格的调整 三 水平拆分表格 操作步骤 4 在步骤3中若第2个表格不能和第1个表格在水平方向上对齐 可以在第2个表格属性中调整其 定位 调整合适的垂直 位置 数值即可 表格的调整 三 焊接表格 1 操作步骤 Step1两个表格的表格属性 文字环绕 无Step2删除两个表格之间的回车符 调整表格边框2 精确对齐边框放大显示比例 按Alt键并拖放边框 精确调整边框位置 使其对齐 表格的调整 四 整体表格缩放调整 一 将一个表格保持纵横比例进行放大或缩小1 先按住键不放2 然后拖动表格右下角的尺寸控点 即可 二 精细缩放1 先按住键不放2 然后拖动表格右下角的尺寸控点 即可 三 保持纵横比例精细缩放同时按住键和键 再拖动尺寸控点 表格的调整 四 单元格调整 一 调整整列列宽1 移动鼠标指针到需要调整的列的右边框线上 当鼠标指针变为状时 按住鼠标左键向左或向右拖动适当的距离后松开即可 2 在标尺上进行目标列右边框线的拖动操作 仅改变一列的列宽 3 如果想要精确移动 可以同时按住左键和右键来操作 也可以按下键不放来调整 4 也可以选中需要调整的列 单击菜单 表格 表格属性 打开 表格属性 对话框 在 列 选项卡中设置适当的列宽值 然后单击 确定 按钮即可 表格的调整 四 单元格调整 二 调整某个单元格列宽1 选中单元格移动鼠标指针到目标单元格的左边框线附近 当出现如图所示的向右的方向箭头时单击鼠标左键选中该单元格 2 移动鼠标指针到目标单元格右边框线上 当鼠标指针变为形状时按住鼠标左键 然后向左或向右拖动即可调整选中单元格的宽度 表格的调整 四 单元格调整 二 调整某个单元格列宽3 制作 伪 单元格选中标尺左上角 竖线对齐式制表符 光标移动到目标单元格里 在目标单元格上方的标尺上单击左键 就插入一个 伪 单元格 如果有空隙 可以按 Ctrl 将字符放大 表格的调整 五 表格行高列宽的调整 1 将表格各列调整为合适宽度选中表格 双击任一列的框线 表格自动调整2 平均列宽或行高光标定位于任意单元格 菜单 表格 绘制表格 选中表格 执行 表格和边框 工具栏中 平均分布各列 或 平均分布各行 表格的调整 五 表格行高列宽的调整 3 将光标定位到表格中 单击菜单 表格 表格属性 在弹出的 表格属性 对话框中 分别在 表格 行 列 单元格 等选项卡的 尺寸 中直接输入数值 注意 在 表格 列 单元格 选项卡中只能设置宽度值 在 行 选项卡中只能设置高度值 表格的调整 六 撑不变形 的表格 当用户向表格的单元格内输入文字或图片等内容时 如果文字过多或者图片过大 单元格的列宽或行高可能就会发生改变 从而导致整个表格的 变形 这是在Word中编辑表格时最容易遇到的问题 解决这个问题最基本的方法是将表格固定 表格的调整 六 撑不变形 的表格 1 固定列宽光标定位于表格内 单击菜单 表格 表格属性 打开 表格属性 对话框 在 表格 选项卡中单击 选项 按钮 弹出 表格选项 对话框 取消勾选 自动重调尺寸以适应内容 复选框 此后在表格的单元格内输入过多的内容时 行高将根据内容的大小或者多少自动地调整变化 列宽则保持不变 但仍可以手工调整表格列宽 表格的调整 六 撑不变形 的表格 2 固定行高光标定位于表格内 单击菜单 表格 表格属性 打开 表格属性 对话框 在 行 选项卡中 勾选 指定高度 复选框并设定值如 1厘米 并在 行高值是 下拉列表中选择 固定值 表格的调整 六 撑不变形 的表格 如果选中全表进行上述操作 则所有行的行高均为此值 如果选中某几行进行上述操作 则只对这几行的行高进行设定 如果光标定位于某个单元格内进行上述操作 则只对光标所在单元格的那一行行高进行设定 取消表格 自动重调尺寸以适应内容 功能后 若又设置固定表格的行高 则此后在表格的单元格内输入不管多少或大小的内容 单元格将不会自动地做任何调整 输入过多或者过大的内容将有可能导致部分内容不可见 表格的调整 七 页首表格插入空行 在编辑文档时经常会遇到这样的操作 文档的第一段是一个表格 现在要在此表格的前面插入一个空段 以方便在第一段中输入文字或其他 方法1如果表格在页面顶端 将光标置于第一个单元格内的起始位置 即图中 题号 二字左侧 然后按键即可 方法2将光标置于第一个单元格内 位置不限 然后按组合键 即相当于单击菜单 插入 分栏符 表格的调整 七 页首表格插入空行 方法3将光标置于第一个单元格内 位置不限 按组合键 再按键 方法4全选表格 按组合键剪切该表格 按键插入一个空白段落 再按组合键粘贴 将表格粘贴到空段的下方 方法5将光标置于表格的第一行 然后单击菜单 表格 拆分表格 方法6将光标置于表格的下方 按键 即在表格的下方插入一个空段 再将光标置于表格内 在小键盘的指示灯关闭的情况下按组合键 此处的5是小键盘上的 选中表格 然后按组合键 表格下移一段 同时表格下方的空段就会移到表格的上方 表格的调整 七 行列内容交换 列交换选中一列 拖放到另一列前面 行交换选中一行 拖放到另一行前面选中一行 按向下移动 或者按向上移动 边框底纹 自动套用格式 一 表格 单元格表框的设置二 快速美化表格 自动套用格式三 三线表的制作 短线的插入 边框底纹 自动套用格式 一 表格 单元格表框的设置 1 Step1选中需要设置边框效果的一个或多个单元格 单击菜单 格式 边框和底纹 Step2在弹出的 边框和底纹 对话框中单击 边框 选项卡 单击左侧 设置 中的 自定义 在中间选择自己需要的线型种类 颜色或宽度值 Step3在右侧的 预览 区进行左右上下边框的设置 再在 应用于 下拉列表中选中 单元格 Step4单击 确定 按钮 2 查看隐藏的边框绘制表格工具栏 显示虚框 边框底纹 自动套用格式 二 快速美化表格 自动套用格式 经过美化的表格能使人看起来更加赏心悦目 文档中多个表格的美化可以使用自动套用格式 1 套用表格格式将光标定位到要套用样式的表格中 单击菜单 表格 表格自动套用格式 打开 表格自动套用格式 对话框 在 表格样式 列表框中单击 古典型1 然后单击 应用 按钮 套用格式后 表格内的格式将会以套用的表格格式为准 边框底纹 自动套用格式 三 三线表的制作 实验测量和计算数据是科技论文的核心内容 三线表以其形式简洁 功能分明 阅读方便而在科技论文中被推荐使用 三线表通常只有3条线 即顶线 底线和栏目线 见图 注意 没有竖线 其中顶线和底线为粗线 栏目线为细线 1 套用 古典型1 表格格式将光标定位到要套用样式的表格中 单击菜单 表格 表格自动套用格式 打开 表格自动套用格式 对话框 在 表格样式 列表框中单击 古典型1 2 取消 将特殊格式应用于 首列 和 末行 然后单击 应用 按钮 边框底纹 自动套用格式 三 短线插入 科技文档的统计表经常需要插入一些非连续的横线1 表格和边框 工具栏 外侧框线 右侧箭头 横线 快速批量填充单元格 一 粘贴相同的内容 文本 段落 图片等 二 循环填充三 序号 编号的批量填充 快速批量填充单元格 一 粘贴相同的内容 使用过Excel的用户肯定对Excel强大的自动填充功能感触颇深 在Excel中利用鼠标简单地拖动就可以完成多种填充效果 但是在Word中并没有直观地提供这个功能 为此用户可以通过下面的技巧来完成简单的填充效果 首先在Word中新建一个空白文档 并在文档