企业文书档案的整理方法.doc

第一讲 企业文书档案的整理 一、基本概念 (一)归档文件 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 1、职能活动中形成：与本单位职能有关的上级、同级、下级发来的及自身形成的文件材料。 2、办理完毕：文件相应的文书处理程序已经完毕。 3、文书档案保存：此整理方法仅限于文书档案使用，其它专业性档案不适合使用本办法，仍按国家相关规定整理归档。 4、纸质文件材料：此整理方法仅限于纸质材料的文件归档，其它特殊载体档案如照片、声像、电子文件等暂不适用。 (二)归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、以件为单位：与传统的“立卷”相对应，它突破了传统“卷”的概念。 2、整理基本环节：包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。 3、有序化：以上环节无论以什么顺序进行，最后目的就是要达到文件材料能够按顺序排列归档。 (三)件 即归档文件的整理单位。和传统的“案卷”相对应。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，来文(请示)与复文(批复)为一件，(跨年度来文、复文各为一件)，会议记录一次会议为一件。 二、归档文件整理原则及质量要求 (一)整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 l、遵循文件的形成规律：企业各项职能活动存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定的规律，整理时应遵循其基本规律和特点。 2、文件之间的有机联系：文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系，这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌，同时也为归档后查找、利用提供方便。 3、区分不同价值：依据国家档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的规定，将应归档的文件材料，根据其不同的价值划分出不同保管期限，然后分别进行整理归档。 4、便于保管和利用：这是归档文件整理最基本原则，也是整理归档的最终目的。 (二)质量要求 归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。 1、修裱破损文件：文件材料产生破损或局部残缺现象的，整理时要进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件：最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨，比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等，对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。 3、超大纸张的折叠：国家行政机关公文处理办法一文规定公文用纸一般包括A4型和16开型两种。实际工作中产生的报表、图样等超大纸张需折叠并与其它文件统一大小。 4、去除易锈蚀的金属物：文件材料一般装订用订书钉、曲别针、大头针等容易氧化生锈腐蚀文件材料，文件整理归档时需去除铁、铝等易生锈的金属物。 三、归档文件的整理方法 (一)搜集 重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。 1、严格登记：来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。 2、及时收集：对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。 3、严格检查：同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类是否齐全，正本、底稿、附件等是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。 4、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。 5、妥善管理：包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等，进行分门别类，做到有目可查、运转有序、保管安全。 6、建立制度：保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，并确保本单位所有人员能够严格执行。 7、加强指导监督：档案工作人员对各级领导要经常性主动宣传，对各部门兼职文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督、培训，以确保每个工作环节做到对文件材料的认真负责。 (二)分类 是指企业内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，按确定的分类方法分成若干层次和类型，构成一个有机体系的过程。 l、确定分类方法：采用“年度一问题”分类法。即先将归档文件按年度分类，再将同一年度的文件按其内容分成四大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；每一大类再按保管期限（永久、30年、10年）分开。此分类方法应保持相对稳定。 具体步聚（1）分年度：把所有属于归档范围的文件按文件形成时间(落款日期)归入不同年度，并按年度分开。 多个时间特征：每份文件时间特征包括成文日期、签发日期、批准日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般应以文件成文日期(即落款日期)为准。 跨年度形成的文件：因我市推行年度文件整理归档制度，且为防止跨年度事由文件丢失，要求将跨年度事由文件分别按各年度集中，并按同一排列规律分别在各年度整理归档。 几份文件作为一件时的日期：如正本与定稿、原件与复制件、复文与来文等文为一件时，“件”的日期应以排在前面的文件日期为准。 文件未标明日期：通过文件特征或内容来推断文件准确日期或近似日期，归入相应年度。（2）分问题。将同一年度的文件按其问题分成四类：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。（3）分保管期限：将每一份文件鉴定出永久、30年、10年保管期限。档案人员或文书处理人员按本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定逐件分析属于归档范围的每一份文件，确定其保管期限并将同一年度的文件分出永久、30年、10年三大类。(三)排列 就是遵循一定的原则，将归档文件进行先后排序的过程。1、事由原则：“事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作，同一事由的相关文件应排列在一起，这是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的具体体现。具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短，形成文件的数量以及文件处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。 2、排列方法：(1) 同一年度同一类别下不同保管期限的文件按照永久、30年、10年的顺序降级排列。每一年度每一大类形成一个大流水，均从“0001”开始排列编号。(2)同一类别同一保管期限不同事由的归档文件排列：一般情况下，按事由的办结时间，将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列。另外，统计报表、一次会议、一个年度的会议记录、内部刊物等形式较为特殊，成套利用较为普遍的套性文件，不是同一事由也可以集中排列。(3)同一事由内归档文件排列：要求一律按文件形成时间(落款日期)的先后顺序，日期在前的归档文件排在前，日期在后的文件排在后。(四)装袋(订) 采用符合保护要求的装袋(订)材料将归档文件以“件”为单位固定在一起。 1、文件修整：装袋(订)前必须对不符合归档质量要求的文件材料进行必要的修整。 (1)修裱破损文件； (2)复制字迹模糊或易褪变的文件； (3)超大纸张折叠； (4)去除易锈蚀的金属物。 2、文件编页码：即把确定为“一件”的文件进行排序，并用阿拉伯数字编写页号。该件有图文面即为一页。正面在右上角，反面在左上角编写页码。(1)单份文件：只有正稿且页号已编排，无须重新编写。(2)多份文件：首先排序，即正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在最前面。排序后重新编写页号，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文面编页。 3、装袋(订)方法：对修整后的文件材料使用符合档案保护要求的材料重新加以固定。 (1)装袋：无特殊情况，将确定为“一件”的每一份文件分别散装入无酸纸袋。 (2)装订：出现一份文件页数过多，散装入袋可能利用不方便或易造成丢页，文件过厚等情况，可在文件左侧用线装订。采用左上角装订应将文件左、上侧对齐，采用左侧装订应将文件左、下侧对齐。 (五)编号：编归档章号(见附图1) 将归档文件在全宗中的位置用符号表示，并以归档章的形式在归档文件上注明，依排列好的顺序逐件编号。采用装袋方法的，直接填写文件袋封面的归档章；采用线装方法的应在每“件”首页上端居中位置空白处加盖归档章，并填写各项内容。填写归档章须用碳素或蓝黑墨水钢笔。归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、页数、机构、室编件号、馆编件号、盒号。 1、全宗号：由于企业档案不移交档案馆，此项可以不填。2、年度：填写文件的形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。 3、保管期限：按分类时确定的文件保管期限填写简称为“永”“30”“10”。 4、页数：填写装袋(订)前对文件编写的总页数，页数为三位，不足补“0”。 5、机构：此处填写类别名，如党群工作类。 6、室编件号：位数为四位，不足补“0”。同一年度、同一类别内不得有重号或空号，每年每大类均分别从“0001”流水编号。 7、馆编件号：由于企业档案不移交档案馆，馆编件号可以不填 8、盒号：即档案盒的排列顺序号，每年每一类流水编号。 (六)编目 即编制归档文件目录。按照分类、排列的结果，逐类逐件编制目录。编目以 “件”为单位进行，按确定的“件”，只对排在前面的一文编目。例如：批复、请示为一件，只对批复编目。1、 归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注。（见附图2） (1)件号：填写归档章室编件号项内容。 (2)责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关、一个人或若干人。联合发文的文件，只填写三个责任者，一般为前三个或前两个加立档单位；使用全称或通用简称；未署责任者的“白头文件”，根据文件内容特征考证并填写。 (3)文号：即发文的字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，如遵档字 2009003号，填写文号项应照实抄录，代字不能省略，纪元要填全，顺序号照录，没有文号的文件此项不填。此项不得填诸如“会议文件之一”、“第一期”等文件。顺序号，也不能填写“情况反映”等刊物名称。 (4)题名：即文件标题。完整题名由责任者、问题、文种三部分组成，如国家档案局关于加强档案安全保管的通知，填写此项内容时，责任者部分可以省略，此项内容(不包括责任者项)最多不超过50个字，如正题名完全可以反映文件内容，其副题名或并列题名无须抄录。无题名或题名含义不清的，应根据文件内容重新拟写标题并加“”，拟写题名和原题名内容(不包括责任者项)一共不超过50个字。原题名在前，拟写题名在后一并填写在目录中。原题名内容(不包括责任者项)已超过50个字，则须根据文件内容重新拟写为50字以内题名，并只将拟写题名填写在目录中。会议记录以一次会议一件拟写一个标题。 (5)日期：即文件的形成时间(落款日期)，此项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年1月18日标注为20010118，如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。 (6)页数：填写“一件”文件的总页数。 (7)备注：用于填写归档文件的类别（如党群工作类）。 2、归档文件目录的格式：归档文件目录用纸，幅面尺寸采用国际标准A4型 (长、宽分别为297mm、210mm)，统一为竖式上侧装订。 3、填写要求：填写归档文件目录，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如：碳素、蓝黑墨水等，禁止使用油笔、铅笔、纯蓝墨水等，使用计算机管理的单位可直接使用微机输入并打印。 4、归档文件目录的装订：归档文件目录应装订成册并编制封面。 (1)编制成册方法：视各单位文件量大小，同一类别以1.5cm左右厚装订为一册。(2)封面：统一采用国际标准A4型纸张，设置全宗名称、年度、类别项目（见附图3），其中全宗名称项为立档单位名称，填写全称或规范化的简称，年度项填写本册目录归档文件内容包括的年度如20092012，类别项为企业档案的分类名称。保管期限填写盒内文件所属保管期限。(七)装盒 包括装盒的方法、编制档案盒封而及盒脊背项目等工作内容、填写备考表。 1、装盒方法：严格按照室编件号的先后顺序装入档案盒。(1)不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。(2)不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。(3)同一年度、同一类别的归档文件按室编件号排列先后顺序，依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。2、档案盒封面的填写：在横线上方标明全宗名称，即立档单位全称或规范化简称。3、档案盒脊背的填写：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号(室、馆)、盒号等七项。(1)全宗号：空(2)年度：填写盒内文件的形成年度，即文件归档年度，纪元填全。四位数。(3)保管期限：填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久” “30年”“10年”。 (4)机构：填写盒内文件所属类别名称。 (5)室编起止件号：填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号，其间用 “”号连接。我市统一采用竖写式， 如： 0018 0044(6)馆编起止件号：空(7)盒号：是指档案盒的顺序号，即同一年度同一类别为一个大流水号。 4、填写备考表：（见附图4） 备考表放在每一盒所有归档文件之后，用以对本盒内归档文件整理情况及保存阶段变动情况进行必要的注释说明。设置项目包括：盒内文件说明、整理人、检查人和日期。统一采用国际A4型纸张，填写方法： (1)盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度，文件本身状况(如字迹模糊、缺损等)及整理工作完毕后归档文件修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注项说明内容较复杂超过9个字也可注明并引至本盒备考表中详细说明。 (2)整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在其部门整理归档的单位，此项一般由该部门兼职档案人员或文书处理人员填写，在机关档案室进行集中整理的单位，此项一般由档案人员填写。 (3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，在各部门整理归档的单位，此项可由机关档案员填写，综合档案室集中整理的单位，此项一般由档案部门负责人填写。 (4)日期：填写归档文件整理完毕的日期，可以是全年归档文件整理完毕的日期，也可是该盒归档文件整理完毕日期。公元纪年填全，月、日要求两位数，不足补“O”。同归档文件目录“日期”项。附图1、归档章式样全宗号年度保管期限页数机构室编件号馆编件号盒号附图2、归档文件目录式样件号责任者文号题名日期页数备注附图3、归档文件目录封面式样附图4、备考表式样归 档 文 件 目 录全宗名称年 度类 别保管期限情况说明： 整 理 人检 查 人立卷日期机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条 永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条 定期保管的文书档案主要包括：(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本机关一般性事务管理文件材料；(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。文书档案保管期限表1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久 1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久 1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年 1.4讨论未通过的文件 10年2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久2.2讨论未通过的文件 10年3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年5机关联合召开会议的文件材料5.1本机关为主办的5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年5.2本机关为协办的5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1重要的 永久7.2一般的 30年7.3本地区、本机关工作汇报材料 30年8本机关业务文件材料8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1重要业务问题的 永久 8.2.2一般业务问题的 30年 8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1重要业务问题的 永久 8.3.2一般业务问题的 30年8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年 8.5机关联合行文的文件材料8.5.1本机关为主办的8.5.1.1重要业务问题的 永久 8.5.1.2一般业务问题的 30年 8.5.2本机关为协办的8.5.2.1重要业务问题的 30年 8.5.2.2一般业务问题的 10年 8.6本机关编辑、编写的文件材料8.6.1大事记、组织沿革等 永久8.6.2简报、情况反映、工作信息等 10年8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久8.7.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久8.7.3.420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料 10年8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1重要的 永久8.7.5.2一般的 30年 8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料 10年8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年 9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永