库管工作流程.docx

库管工作流程一、 日工作流程1、 蔬菜单据每日早上厨房验收完蔬菜单据，库管应及时与店方联系索要当日蔬菜配送单据（二连），在库存系统中入库后（门店后台库存管理收货管理编制采购入库单审核），交至财务审核人员。2、 库存检查与补充叫货每日应检查库房，核实各库房库存（如当日单据已录完且确保无误，在系统中的库存即为当前库存）（报表中心库存报表存货查询仓库选择查询），确保必备日常用品无缺货，若有缺货，及时向供货商发布要货单（供货商汇总表详见附件），并确认送货时间，提前安排。3、 收货入库供货商送到货，应第一时间验收货品的质量和数量及保质日期，确认无误后，方可收入库房。如有质量问题，及时退回换货，并确定下次到货时间，以不影响店面正常运营。如供货商出现断货，及时与店方使用方主管沟通，及时采取补救措施。收货验货后，在系统中录入入库单（门店后台库存管理收货管理编制采购入库单审核）。4、 门店叫货单处理（门店要货详见附件）在叫货日（周二、周六）下午，待各门店要货人员发布要货单后，开始收集统计工作。首先，跟各门店人员确认要货单发货完毕。然后，按照门店（望京、黄寺）、类别（和牛、冻品、调料、物料、酒水、水吧、酱汁）、部门（前厅、后厨），统计记录要货信息。统计完毕，再核实一遍。核实无误后，向第二天采购摊位店主发布采购单（分门店）。同时，根据采购摊位位置，合理安排采购路线，当天晚上与采购车司机师傅沟通确认，并将车载冰柜电瓶充好电。5、 采购配送流程图如下采购流程图如下采购配送准备：确认电瓶电充好，并安装完毕。将库里有的需要提前出库的物品准备好，装车。再次与司机师傅确认出车路线。采购配送流程：与采购供货方确认到达时间，以便提前准备 到达，验货，装车 确认采购单据 结算 冻库出库 望京店配送，手写出库单，确认无误后找验收方签字 黄寺店配送，手写出库单，确认无误后找验收方签字 酱汁装车签单，财务室单据收集 回望京店，卸酱汁，验收人签单 清理采购车，查无缺漏后，卸电瓶采购配送注意事项： a. 采购验货要注意质量、数量、保质日期、金额 b. 和牛和冻品注意保鲜保温，放置化冻，影响食材品质 c. 手写出库单，应分门店，分类别，手写清晰，数据准确，一式五份，两份送交财务，一份店面留存，两份库管留存月底做账 d. 配送时，应注意时间安排，快到店时提前联系接货人员 e. 验收无误后需双方及时签字，签字要清晰可辨，不得草书 f. 如有缺货，及时沟通，并寻找解决办法6、 单据整理录入系统采购入库单：（门店后台 库存管理 收货管理 编制采购入库单 新增 单据类型：合同采购单/临时采购单 选定供应商 选定入库仓库 填写备注信息 新增入库明细条目 录入入库明细：数量、单价、总额 一张单据对应一笔入库单，录入完提交 审核）调拨出库单：（门店后台 库存管理 库存管理 编制调拨单 新增 选定调出仓库 选定调入仓库 新增调拨明细条目 录入调拨明细：数量 一张调拨单对应一张单据的一类出库项，录入完提交 审核）酱汁配送单：（门店后台 库存管理 收货管理 编制采购入库单 新增 单据类型：合同采购单 供应商选德胜门调拨 入库仓库选望京店库房 新增酱汁明细条目 录入酱汁明细：数量、单价、总额 一张单据对应一笔入库单，录入完提交 审核）7、 采购金报销所有单据录入完系统后，采购即时付账的单据，做报销支出单。支出单要求：日期明确为附带单据发生日期，准确填写准确附带单据张数、金额、大写金额，右上角入库签字，支出单明细写明支出方（店面名称）、采购内容、采购用途、付款对象及付款方式，大写金额应按照国家标准填写，要清晰准确，领款人应需本支出单的收款人签字，另主管审批找支出方（店面）主管签字，最后签署制单人，提交财务审核报账支出单附页单据（即采购单据）要求：日期，采购物品明细，金额清晰明确，供货商签字或盖章清楚，尽可能填写清楚供货商信息，采购人员签字，使用方收货后签字，库管入库后签字，单据左上角与支出单对其粘贴牢固，不允许装订或胶带粘贴8、 库房整理库管应确保库房的整洁，规整，与条理。这也是库管能对库存数据的进一步加深记忆。具体请参照5S的学习理论结合实际，实施库存管理9、 原物料进价分析所有的常用原物料要时常检查价格变动，制作成表，向上级反映，价格浮动大的，要立即与供货商沟通，以免影响店面成本控制在系统导出价格表：（报表中心 库存报表 存货查询 按仓库查询 批量导出 表格修改排版）导出价格表后，需要手动排版，只留取 序号 、物品名称、平均进价、最新进价、最新进价日期 五列即可，日常不用原物料删除10、 其他工作安排库存系统当日日结（门店后台 基础信息 门店日结 门店日结 日结日期选定 日结 确定）（有未审核单据不能日结）主管及其他领导安排的其他工作，及时安排，及时回复11、 每日工作总结当日工作完成后，要如实记录工作总结，并对明日及近期工作安排作出计划和调整。内容如下：当日已完成，完成时间，交接对象，有无注意事项，主管审批回复当日文未完成，未完成原因，计划完成时间，交接对象沟通回复，主管意见明日工作计划，可能发生的问题，主管沟通意见近期工作计划，可能发生的问题，主管沟通意见二、 周工作安排1、 周汇报整理上周工作，合理安排本周工作，对急需补充的货品作出合理规划，及时要货入库，对于未完成的工作及时与主管及其他人云沟通，并在例会中重点汇报。2、 和牛库存管理每次配送和牛出库的同时，应重点关注现有的和牛库存，根据近期的出库情况估算剩余库存所能支持门店运营的天数，和牛应保证2周的库存供应量。配送出库单据整理完成后，应立即导出和牛现库存，并与厨政主管沟通，及时联系供货商进货。三、 月工作安排1、 月末盘点与数据整理盘点规划：每月27日库管整理所有盘点表，发布到门店及相关人员每月28日库管和财务人员盘点冻库（流程：系统导出现有库存 打印库存数据 到冻库盘点 整理盘点数据，录制盘点表 与系统数据比对 查找数据差异，分析差异原因 解决差异数据 ）每月29日盘点物料库，酒水库若月底有出库配送，应及时联系店方，尽早安排出库配送，不影响月末盘点月底最后一天主持店面盘点数据整理：盘点数据应及时录入表中，在录制完成后，如又有出库，应及时改动，确保月底数据准确。2、 月末供货商挂账数据整理月底提前一天雨供货商核对本月挂账金额，蔬菜核对完以后，再月初1号在把剩余的一天核对添加。3、 月末门店往来数据整理4、 和牛与冻库库存管理（和牛，海鲜月消耗量统计）即月初库存+本月进货-月末库存=本月实际消耗5、 常备易耗品库存管理（常备大量库存低值易耗品的盘查与要货）四、 年度工作安排1、 年度计划2、 各门店固定资产盘点公司的固定资产应每年度统计一次，对于公司的实质估算有着重要依据。3、 库房盘点资料汇总与管理每月，公司的盘点数据应备份储存一份，便于财务年末年度报表的数据收集与分析A 要货流程一、 要货部门根据门店运营现状，以及为实际操作简便化，现将各门店要货部门分为两大块：后厨，前厅。后厨，主要负责厨房食品生产所需的一切原材料、物料叫货。前厅，负责的要货内容，分为两个部分，一为店内所需酒水，二为店内运营所需物料易耗品。另外，涉及特定仪器、设备及其它非常备材物料的要货采购，须由请购部门主管和技术人员共同参与技术、价格、质量等方面的需求审定和要货。二、 要货内容1、 要货单A.要货单，集中由库房和采购负责人制定，并经各要货单位复合通过后，实施启用。要货单应根据菜单更新、和店内实际经营状况，定时更新。秉持通俗易懂、方便快捷的原则编制，并在改动时力求保持原有规则，方便使用人员查找原物料名称。改动后及时与各门店要货部门沟通。B.要货单填写，应清晰、明辨，便于出库采购人员识别。同时，应写明品牌、规格、数量，特殊需求，应及时与库房采购人员沟通。在要货单页眉处，填写要货时间（年 月 日 时）和要货人姓名。2、特殊大额要货物品如门店有特殊需求物品，且涉及金额较大，需经过门店负责人核实需求批准，由门店负责人汇报于总经理后，与库房采购沟通采购出库事项。3、要货内容撤销各要货人应在发布要货单之前仔细审查，查缺补漏，力求准确完善。要货单发布后，如有要货内容需要撤销，需首先与店面负责人汇报情况，获准许后立即与库房采购人员联系，商榷撤销事宜。对于已经向供货商订货的内容，应及时与供货商联系，避免不必要的操作和成本浪费。三、 要货时间和流程1、 要货时间采购出库时间安排为：每周三、周日（特殊节假日除外），要货单应于出库采购前一天及时发布。具体时间为：每周二、周六中午营业时间结束（下午2.00）之前。对于未及时发布要货单的部门人员，所有相关人员应及时提醒，保障第二天出库采购工作的顺利进行。2、 要货流程A、统计近期营业状况，清查门店部门库存状况，估算下一要货周期原物料消耗。在填写要货单之前，应先做好店面库存盘清工作，根据最近一周内原物料的消耗，店内营业趋势，现有库存结余，估算本次要货的数量。本工作应在要货当天开档之前完成。B、填写要货单根据估算的下周消耗量，填写要货单。填写数量应在估算值的基础上，适量增量，以备不时之需。填写完成后，依照要货单内容，重新盘清店内原物料，查缺补漏，并与相关部门人员沟通，适量增改，以求务必准确无误。本工作在要货当天中午营业高峰期之后进行。C、发布要货单要货单填写无误后，发布到公司出库配送群，如有特殊需求，及时与门店负责人和库房采购人员沟通。D、要货信息归纳整理，列清单各门店部门发布要货单后，库房管理人员应及时归纳整理全部要货信息，明列清单，之后再与各门店相关人员确认要货信息，确认无误后，将清单交予后勤部门总监复合审批。工作完成之后，规划采购出库路线，与司机师傅沟通出车路线，确认采购出库事宜。B 供货商信息汇总供应商名称联系人联系电话地址供应内容北京谷言和牛商贸有限公司李小通/王云京市丰台区玉泉营桥西西南郊冷库果品区3区13号 新西兰和牛牛肉西南郊海鲜市场鱼鲞专卖如鱼得水（微信京市丰台区玉泉营桥西西南郊冷库肉类水产品市场一层（入门左起第二排最后一家）黄鱼鲞、蟹棒北京京深海鲜批发市场陈京市丰台区京深海鲜市场海鲜北京京深海鲜批发市场2宋二京市丰台区京深海鲜市场海鲜日韩厨具王娜Wn1848330 （微信）北京市朝阳区南四环东路经开万佳国际酒店用品市场一层韩餐厨具豪特酒店用品(北京卖场)北京市朝阳区南四环东路1号居然酒店用品城地下一层厨具、餐具北京首韵餐具有限公司郭旭京市朝阳区王四营新东郊商城2E-D150号定制筷子包、定制抽纸定制纸制印刷品杨洪谱、勺子套、名片、宣传页香油、芝麻原美油、芝麻世博丽坤商贸（北京）有限公司李塔京市通州区砖厂北里140号楼7层3702德国啤酒，比利时啤酒，饮料北京天济慧生商贸有限公司（周科冬）李文京市东城区和平里七区乙16号楼326-6室德国啤酒，比利时啤酒，饮料北京众乾程商贸有限公司（原百威）任文国啤酒，比利时啤酒杰夫西圣源宏（北京）商贸有限公司杨君京市朝阳区八里庄西里远洋天地72号楼104日式酒水北京国美国际酒业商业贸易有限公司琳京市通州区潞城镇武兴路70号208室红酒北京康瑞祥盛商贸有限公司白代京市丰台区京开路新发地桥西侧新发地农副产品批发市场果品二区3号蔬菜水果北京百信嘉和商贸有限公司陈秀京市朝阳区管庄乡咸宁侯村88号3栋1-2调料付家大院望京店北京市朝阳区南湖北路南湖中园239号店付家大院大米北京讯恒佳时利粮油销售中心李彦京市朝阳区崔各庄乡奶西村来广营北路158号朝来万通