11-内部审核控制程序.doc

内部审核控制程序文件编号： 版本号： 第 页 共 页XXXXXX-XXXXXX编号： 版本： 内 部 审 核 控 制 程 序编制： 审核： 批准： 分发号： 年 月 日发布 年 月 日实施修 订 履 历序 号修 订 详 情修 订 人修订日期分 发 清 单持有部门/人数量分发号持有部门/人数量分发号1 目的对质量管理体系进行系统的监视和测量，确保质量管理体系的适宜性、充分性、有效性以及强制性认证产品的一致性。2 适用范围适用于质量管理体系和强制性产品所覆盖的所有区域和所有要求的场所的内部审核。3 职责3.1 管理者代表全面负责内部质量管理体系审核工作：a） 批准年度内审计划、审批内审实施计划和内审报告；b） 选定审核组长及审核员，并审核内审计划、审核实施计划和审核报告，审批“内审检查表”；c） 负责处理审核组无法协调的问题，组织落实纠正措施，并向总经理汇报内审情况。3.2内审员负责制定并执行“内审实施计划”、“ 内部审核检查表”，编制“不符合报告”，跟踪、验证不合格项纠正措施的实施情况。3.3内审组长负责“内审实施计划”、“内部审核检查表”的审核，负责编制“内审报告”，并组织实施。3.4品管部在管理者代表的主持下，协调内审活动的开展。3.5受审核部门配合内部体系审核，针对内审发现的问题及时整改。4 程序4.1内部质量审核流程图成立审核组总经理审批制定年度审核计划编制审核实施计划审核组编制检查表发出审核通知编写不符合项报告现场审核召开首次会议召开末次会议编制审核报告制定施纠正措施验证纠正措施实施纠正措施批准纠正措施4.2内部审核的策划4.2.1根据所涉及对象的重要性及以往审核的结果，对各个部门所开展的质量活动每年至少进行一次内部体系审核，间隔期一般不大于12个月。42.2品管部负责制定内部体系年度审核计划，报管理者代表审核，总经理批准后实施。内部审核年度计划的内容：a.审核的目的、范围和依据；b.受审核部门及审核时间。4.2.3当出现下列情况时，管理者代表应及时组织进行内部审核：a）组织机构、管理体系发生重大变化后；b）出现重大质量事故，或用户对某一环节连续投诉之后；c）法律法规、第三方审核之前及其他外部要求变更之后；4.2.4根据需要，可审核质量管理体系覆盖的全部要求和部门，也可专门针对某项要求或部门进行重点审核，但全年的内审必须覆盖质量管理体系的全部要求。4.2.5审核前内审计划应发放到审核所涉及所有部门。4.3内审前的准备4.3.1审核组的组成：a.审核组成员必须与被审部门无直接的责任关系；b.审核人员必须是接受过内审员培训并经管理者代表任命的内审员；c.管理者代表指定具有内审员资格、并具有较强独立工作能力的内审员任内审组长。4.3.2内审组长负责组织编制“内审实施计划”，具体内容包括：a）审核的目的、范围和依据；b）审核组成员；c）审核日期、日程；d）受审核部门及审核内容。4.3.3“内审实施计划”经内审组长审核后交管理者代表批准，内审组提前10天将“内审实施计划”以书面形式下达到受审核部门。4.3.4受审核部门接到“内审实施计划”后应安排专人配合并做好准备工作，如果对审核项目和日期有异议，需在3天内通知审核组，经协商另行安排。4.3.5内审组长根据“内审实施计划”组织内审员编制“内部审核检查表”，经组长审核后实施。4.4内审的实施4.4.1首次会议4.4.1.1首次会议由内审组长组织召开，公司领导、内审组成员和受审核部门领导参加，与会者签到，内审组作会议记录，首次会议应说明审核的目的，范围、依据和方法等。4.4.1.2首次会议应包括以下内容：a）内审组长介绍审核的目的、范围、依据；b）简要介绍实施审核所采用的方法和程序，在内审组和受审核部门之间建立正式的联系；c）确认内审计划；d）确认内审组和所需要的资源和设施已齐备；e）确认内审组和受审核部门之间末次会议和在必要时中间数次会议的日期和时间。4.4.2现场审核4.4.2.1内审组应按内审计划和内审检查表的规定时间和方法以事实为依据，以质量手册、程序文件、3C认证要求或其他文件的规定为准则，用抽样的形式通过面谈、观察、抽查文件、询问、记录等方式收集客观证据，以便证实受审部门的质量管理体系的适宜性、充分性和有效性；4.4.2.2现场审核时应指定专人对审核过程进行记录；4.4.2.3内审组长要控制审核的全过程a）控制内审计划：如有特殊原因不得不修改计划时，内审组长应与受审部门确认；b）控制内审进度：在审核过程有进度拖延的情况时，内审组长应予以协调，包括调整内审员；c）控制气氛：内审组长应掌握审核气氛，使审核过程始终处于平和、宽松的状态；d）控制客观性：内审组长应经常提醒内审员，努力保持客观态度；e）控制纪律：内审员有违反纪律的行为或倾向，内审组长应对其进行批评，严重者取消其此次审核资格；f）控制内审结果：在做内审结论前，内审组长应组织全组对准备作出的结论是否公正、客观、和适宜反复讨论，保持内审结论的质量。4.4.2.4内审员在审核中不应随意扩大抽样范围，应对样本调查结果有信心，不应该在样本中没有发现不合格项就对样本产生怀疑，于是又一次次的扩大样本的品种和数量；4.4.2.5内审员抽样应有代表性，应随机抽样；4.4.2.6内审员应依靠内审检查表进行审核，若要偏离内审检查表，必须小心谨慎；4.4.2.7内审员在发现不合格项要进行充分的调查，要从问题的各种表现形式去寻找客观证据；4.4.2.8内审员应与被审核部门负责人共同确认事实，开具的不符合项应得到受审核部门的确认。如受审核部门不认可内审员所作的结论，受审核部门应出示确能证明其行动是符合的反证据，内审员确认后，应撤回不符合项报告；4.4.2.9 内审员在审核中应始终保持客观公正和有礼貌；4.4.2.10 在双方各执己见的情况下，应通知管理者代表进行仲裁。4.4.3 末次会议4.4.3.1末次会议由内审组长组织召开，公司领导、内审组成员和受审核部门领导参加，内审组作会议记录。4.4.3.2在末次会议上，内审组长重申此次审核的目的、范围、依据，宣读不符合项报告，报告内审结果，提出纠正措施及要求，最后由公司领导发言。4.5内审报告内审组长填写“不符合项分布表”，记录不合格分布情况，并对不符合项进行统计、分析、归纳、评价，编制内审报告，包括：a） 审核目的、范围、方法和依据；b） 内审组成员、受审核部门代表名单；c） 内审实施计划情况总结；d） 不合格分布情况分析、不合格数量及严重程度；e） 存在的主要问题分析，纠正、预防和改进措施及要求；f） 质量管理体系的总体评价和结论；现场审核后10天内，内审组长完成“内审报告”交管理者代表审批后下发至各受审核部门，审核过程资料由品管部统一管理，内审结果由管理者代表提交公司管理评审。4.6内审后的纠正/预防措施4.6.1受审核部门接到“不符合项报告”应在五个工作日内作出书面反应，说明采取的临时或长期纠正/预防措施以及预定完成期限，将“不符合项报告”报品管部，并组织实施；4.6.2在纠正/预防措施比较复杂的情况下，建议可包括建立一个解决问题的工作组进行调查，以及一个附有纠正/预防措施的计划；4.6.3当纠正/预防措施涉及到质量体系文件修改时，相关责任部门应按文件控制程序执行；4.6.4对“不符合项报告”不作出反应，管理者代表应加以追查并向总经理报告。4.7纠正/预防措施的跟踪、验证4.7.1当纠正/预防措施预定完成日期已到或当管理者代表接到完成的通知起两个工作日内，管理者代表派一名内审员验证其完成情况；4.7.2实施验证的内审员应检查纠正/预防措施，确认已被采取并有效后，在“不符合项报告”中的“验证”栏中签字。4.7.3受审核部门未能按期完成纠正/预防措施，品管部应向管理者代表汇报，管理者代表对此进行跟踪，如无正当理由未在规定的期限内完成纠正/预防措施，管理者代表应向总经理报告。4.7.4在下次对受审核部门进行内审时，内审员应检查受审核部门上次不符合项的纠正/预防措施是否有效，如原来发现的问题仍然存在，内审员应重新发出不符合项报告，要求该部