行政管理执行标准.doc

行政办公管理制度制订人： 制订日期：批准人： 批准日期：下 发： 执行日期：第一章 总则第一条 为加强行政办公管理，提高办公效率、降低办公成本、树立企业形象，形成良好的企业文化，特制订本制度。第二条 本制度共九章五十三条。第二章 目的第三条 充分贯彻“规范、效率、效益”的工作理念，提高整体工作效率，减少资源耗费，降低成本。第三章 日常办公环境规范第四条 办公室墙面不准乱涂乱画，不经主管部门批准不得私自悬挂任何装饰品及贴画，电话号码表由人事行政部统一张贴。第五条 电脑统一放在办公桌的正前方，竖式主机箱置于桌面下，横式主机箱置于显示器下。第六条 电话机统一放在办公桌的右上角；文件夹、文件框等物品摆放要求整齐划一，不得在办公桌上乱摆乱放。第七条 复印机、打印机、传真机等各类办公设施合理摆放，布线整齐。第八条 外衣、手袋、伞具等置于柜子内，严禁随意放在办公桌、椅及地柜或文件柜上。第九条 报刊必须上报架或阅完后收入办公桌内。第十条 办公桌、椅放置指定位置，不得随意调整，下班时应将椅子推靠近办公桌，会客用椅子整齐摆放。第十一条 上班期间，应注意办公桌面整洁、有序，文件、公函、传真件等及时整理、归档，不得随手在办公室内乱丢乱放。第十二条 下班后，所有文件、物品一律收入文件夹或办公桌内，办公桌面上除公司购置案头用品、电话、水杯及电脑外无它物品。第十三条 个人贵重物品（现金、手机、金器等）严禁在办公室内存放过夜，违者所造成的后果自负。第十四条 垃圾桶要配合清洁袋使用，清洁用具一律放于门后。第四章 办公设备使用规范第十五条 电脑使用规范1、所有电脑设备由行政专员负责登记、维护及管理，使用部门负责保管和使用责任。2、未经行政中心同意，使用部门不得擅自装配、拆卸电脑设备。3、办公电脑不得使用私人移动硬盘、U盘、，MP3、MP4等装载、下载、转载、使用或储存个人资料。第十六条 打印机使用规范1、打印机应避免频繁的开关程序。2、为了节约纸张，文稿未进行校对前原则上使用旧纸张和作废文稿的背面打印。第十七条 复印机使用规范1、由行政专员负责复印机的正常运作及维护保养工作。2、复印时，注意待涂改液、胶水完全干后才进行复印，不得将钉书针、回形针等置放于复印机上，防止损坏机器。3、复印机发生故障时，管理人员应尽快联系维修商前来维修。第十八条 传真机使用规范1、由行政专员负责传真机的正常运作及维护保养工作。2、一般情况下保证24小时开机。3、为了节约纸张，使用旧纸张和作废文稿的背面接收传真。第五章 办公用品管理规范第十九条 行政专员负责办公用品的统一购置与发放，个人办公用品的领用需经部门经理审核，再交行政中心审核后方可发放。第二十条 办公易耗品用完后需交回行政专员处后才能重新申领。第二十一条 保证常备办公用品的库存，设立办公用品领用管理台帐，准确记录办公用品各部门及人员领用现状。第二十二条 新进人员到职时由其部门经理通知，向行政中心领用办公物品；人员离职时，必须向行政中心办理办公物品归还手续，未经行政中心认可的，将不办理离职手续。第六章 人员管理规范第二十三条 员工按要求统一着装，干净整洁，服饰熨烫挺括，领带正挺、皮鞋亮净。其中夏季着装，员工不得穿背心、短裤、拖鞋上班。不得以衣冠不整或穿着奇装异服（大红大紫等）上班。第二十四条 员工上班应注意将头发梳理整齐，男员工不可蓄须、留长发，头发需经常修剪，保持整洁；女员工发型、化妆保持清雅，衣着得体、大方，仪态端庄。第二十五条 公司所有员工出入公司须一律配带工作牌以资识别，工作牌应正挂于胸前，不得以外衣掩盖，违者按未配带工作牌处理。第二十六条 员工交往语言：您好、早上好、早、再见、请问、劳驾、关照、谢谢、周末愉快等。第二十七条 公司员工的称呼：姓氏+职务、姓名+职务、姓名。第二十八条 电话语言：您好、请问、谢谢、再见等。第二十九条 接待语言：您好、您稍等、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我去联系一下、打扰一下、好的、行（切勿说“不”）等。第三十条 上班期间坚守工作岗位，不得无故离岗或串岗。第三十一条 上班期间，不在办公室化妆、吃零食。第三十二条 办公桌上应保持整洁并注意办公区域内的安静，轻声交谈与接听电话。人员不得在办公区域内嬉笑打闹追逐。第三十三条 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。第三十四条 严禁使用公司电话闲聊与公司业务无关的事情或拨打私人电话，接听电话尽量不要过长时间占用，原则上不超过5分钟次；严禁拨打声讯台电话。第三十五条 接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在办公室内停留。第三十六条 严守考勤制度，不迟到、不早退、不旷工。请假必须填写请假条，经部门经理签名后交行政中心批准。第三十七条 外勤人员工作，外出时须请示部门经理。同科室人员集体外出时应同行政中心打招呼。第三十八条 在公司内不准聚众赌博或滋意闹事，与人吵架或打架斗殴。第三十九条 财务室、仓库、档案室等机要部门，非工作人员不得随便进入，工作人员也不能随便带人进入。第七章 其它规定第四十条 办公室做到窗明几净，地面清洁，桌上无尘；员工在上班前十分钟内搞好本部门清洁卫生。第四十一条 每周六下班5点后各部门安排人员对本部门全面彻底清洁一次。第四十二条 电脑、复印机、打印机、传真机等办公设施要求保持清洁，经常做除尘处理。第四十三条 办公室内禁止吃有壳类零食或有刺激性异味令他人反感的食物，如：瓜子、榴梿。第四十四条 办公区域不得随地吐痰，办公垃圾一律丢入废纸篓中，不得随地乱丢。第四十五条 上班期间内，办公室人员外出时应关闭空调及照明电源；下班时应关闭电脑、复印机、打印机等办公设施电源和照明设施。第四十六条 遵守消防安全管理规定，任何人不得携带易燃易爆等危险品进入公司。第四十七条 办公室内不得使用明火。第八章 行政处分及考核办法第四十八条 违反日常办公环境规范者：初犯予以口头警告；重犯予以通报批评并罚款20元/次，并扣2分。第四十九条 违反办公设备使用规范者：初犯予以口头警告；重犯予以通报批评并罚款20元/次，并扣2分。第五十条 违反人员管理规范者：初犯予以口头警告并扣2分；重犯予以通报批评并处罚款50元，并扣5分；情节严重且屡犯不改者罚款200元并扣20分，予以辞退处理。第五十一条 由行政中心定期检查各部门的办公规范情况，对遵守本规定的予以表扬、奖励。第九章 附则第五十二条 本行政办公管理制度由行政中心负责解释。第五十三条 本行政办公管理制度自颁布之日起施