办公室事务管理十八项（6s篇）课件

办公室6S管理实施方法与技巧 深圳3A企业管理顾问有限公司张明虎 2020年2月23日 1 请您参与而不是参观2 请您学习而不是休息3 请让您的宝贝睡觉 震动或关机 4 杜绝打盹别让思想去旅游5 请准时 温馨提示 改变的阻碍 请说出看到的颜色 1 黑 綠 紅 黃 藍 紫 黑 綠 紅 黃 藍 紫 1 我们没有做过 2 人家已经做过了 3 这个方法已经用了二十五年 4 这个方法不适合我们的公司 5 为什么要改变 我们在做的就已够好了 6 老板不会感兴趣的 7 他们说不可能 9 没有预算 10 那是件遥远的事情 8 这个方法行不通 11 那是超过我们的权限 12 不是我的工作 13 没有时间 14 客户不会接受的 15 这违反公司策略 16 我们还没有准备好 17 我们会亏本的 18 现在已够好了 19 再研究研究吧 20 不可能 规范高效 办公室6S 细致专业 追求目标 办公室6S的十八大要求 一 OA机定位二 公私区分三 资料归位四 柜架管理五 电脑文件六 表格管理七 桌面状态八 桌底状态九 抽屉状态十 物品定位 十一 线束整理十二 开关标识十三 空调状态十四 张贴管理十五 看板管理十六 会议管理十七 安全消防十八 门窗管理 1 清理不要物 2 公用的办公设备 传真机 打印机 复印机等 应统一定位在各部门都方便使用的位置 3 明确管理责任人 一 OA 办公自动化 设备管理 二 公私区分 1 清理不要物2 私人用品和办公用品分开放置 3 私人用品不宜过多 原则上不超过一个抽屉 4 私人用品应置于抽屉的下层 5 标识明确 办公用品 常用资料 私人物品 1 清理过期的资料 2 每册资料都需要有明确的标识 资料名称 定位标识 管理者标识3 每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处 4 保持资料干净整齐 三 资料 物品归位 改善前 改善后 1 清理不要物 2 各文件 物品必须分层 分类管理标准类 记录类 通知类 日常管理类 规定规范 参考资料 事务管理类 品质管理类 生产计划类 报告类 人事管理 档案类 工艺文件 国家标准 空白表格 3 各文件柜 架内物品按轻重决定置于哪层 一般轻的物品 文件放上层 重的放下层 4 各文件柜 架内物品按使用的频率决定置于哪层 一般使用频率高的置于中间拿取方便的位置 使用频率低的置于偏高或偏低的层次 5 标识明确 6 定期清扫 保持干净无尘 四 柜架管理 文件柜分类标识 五 电脑文件6S 1 建立电脑文件目录文档2 个人文件与公司文件区分放置 并标识清楚3 公司文件要进行文件分类并标识清楚 思路见后 4 公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚 C盘 我的文档 私人文件 文件 品质文件 培训文件 JIT文件 文件 效率文件 电脑文件分类 例 XXX公司JIT文件分类实例 六 空白表单管理 1 部门内有多种表格时 需分类管理 2 为了方便查找 建议用不同颜色标识进行区分3 为了防止急用时 空仓 现象 建议有复印提示4 定期清理不用 过期的表格 1 清理不要物 2 可定置于桌面的物品为 电脑 文件栏 电话 笔筒 台历 茶杯 并要求定位 3 工作时可有需处理的文件资料等置于桌面 但人长时间 0 5H以上 离开时 文件 资料必须归位 4 桌面文件状态可按 待处理 已处理 处理中 5 保持桌面清洁 七 桌面状态 1 清理不要物 包括私人鞋物 2 文件资料 产品等不可直接置于桌底 3 离开座位时 椅子要推近桌子 4 保持地面干净 八 桌底状态 1 不要物的清理2 办公用品 文件资料 私人用品必须按类别分抽屉放置 3 一个抽屉内有几种物品时 想办法将物品固定 避免来回开关抽屉时物品乱动 4 标识清楚 5 定期清理 保持干净无尘 九 抽屉状态 十 物品定位 隐形定位法 说明 需定位的地面物品 碎纸机 衣架 书架 茶几 地面复印机 柜式空调 梯子等易移动物品 定位线宽2CM左右 两边长12CM 隔实物1CM贴附 以免磨损 当物品靠墙时 只需定外侧 目的 提醒归位 1cm 12cm 花盆定位 活泼定位法 1 电源线不可直接拖在地上 2 绕成大概15 20CM长 用扎带或套纽固定两端 3 或将线束嵌入套管 露出部分用扎带固定 不可给其他操作 动作造成障碍 4 插头标识清楚5 电源排插应固定 十一 线束整理 十二 开关标识 1 保持干净2 功能完好3 控制区域 功能明确 十三 空调状态 1 明确管理责任人2 运转状态目视管理3 确保功能完好 1 清理过期的张贴物 2 所有张贴物都需定位 墙上张贴物要明确区域 3 公司通知 公告需统一贴附在看板中的规定位置上 不可随处有张贴现象 4 工作台需要的张贴物 备忘录等 不可随意贴 要求规定位置 规定数量贴附 不能超过2张A4纸位置 玻璃窗上不宜张贴通知 资料 5 明示标识岗位 职责6 保持张贴物的清洁 十四 张贴物管理 十五 看板管理 内容 通告 公告栏学习园地 初期可以展示6S基础知识 人员去向管理轮值管理6S责任区域布局图6S日常点检表 可以先空着 十六 会议室 1 不要物 清理2 会议室标识3 使用状态标识4 预约管理5 会议要求 会议室悬挂物如 公司方针 环境方针 产品介绍 地图 要求 大小 高度尽量一致 会议室温馨提示 会议后椅子必须归位 禁止吸烟等 请带走会议后多余物 会议高效六条要求 出席会议六要求 准时出席 不任意离席 发言遵守会议程序及规定 言简意赅 讨论时应尊重对方的意见 对事不对人 勿伤和气 会议进行时 勿私自交头接耳或高声谈话 影响会议进行 会议中应将手机关机或转至振动状态 以免干扰会议 穿适宜的服装出席会议 十七 消防设备管理 定位标识明确明确责任人日常点检 灭火器点检表 例 年 消防栓点检表 例 十八 门窗管理 门 推 拉 标识 案例1 一天 林经理上班后将刘维隆叫去 问道 你早上来上班时 有没有到办公室四处看看 刘答道 有啊 林经理又问道 那你是否发现有什幺问题 刘答道 没有啊 林经理听闻此言 很生气的说 怎么没有问题 会议室椅子乱七八糟 签约室的茶杯没收 一大堆问题 你竟然说没发现问题 案例分析 刘维隆只有去巡视 却没有发现问题因为每个人对同一事物的看法 标准 是不同的 我们每天看到的都是一样的乱 我们已经习以为常了 思考 有没有这样的经历 一件事情 一种做法 一个现象 一直以来都是这样的 老大 现在却说不行 需要改善 你能理解吗 不对的地方 虽然当初没有提出没有改善 但不代表它是正确的但是 如果工作没有明确的标准 有的称之为标杆 就很难去了解工作上是否有问题 所以 建立完善的标准才是最重要的 那么 如果发现有问题 你要怎样去做呢 我们继续看案例 案例2 刘维隆被修理后第二天上班前 就四处去巡视 发现一大堆问题 于是他就随手记录下来 上班后 林经理又把刘维隆找去询问 你今天有去四处看看吗 刘维隆答道 有 林经理又问道 那你发现什幺问题 刘维隆答道 发现很多问题 例如 报纸没放回报架 会议室白板没擦 等很多问题 林经理说 我刚刚去看过 为什么东西还是像你说的情况一样 刘维隆只去记录每个问题点 但却没有进一步的行动