文件管理总结.doc

文件管理总结一. 文件分类由于项目文件属于现场工作中发生的往来文件比较多，为把文件管理系统化，将文件分为外部文件和内部文件两大类。其中外部文件分为施工单位来文和监理单位来文以及发施工单位和发监理单位四种。内部文件分为项目管理部发文、预算组发文、公司行人部发文、公司其它部门发文以及工程项目部内部流转文件。外部文件具体划分为：1.施工单位来文具体划分为：工程签证、报告（一般报告、工作联系单、报价审核表、产值）、施工组织设计、施工进度计划（工程总进度计划、月进度计划、周进度计划）。2.监理单位来文具体划分为：监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）、监理指令（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）、停工令（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）3.发施工单位文件具体划分为：图纸（正规图纸、变更图纸）、通知（土建、水电、绿化、道路）。4.发监理单位文件具体划分为：图纸（正规图纸、变更图纸）、通知（土建、水电、绿化、道路）。内部文件具体划分为：1.项目管理部发文具体划分为：施工图纸、特殊工艺做法通知、工程中需要补充的变更通知、设计变更通知。2.预算组发文主要是核价通知单以及需要回复的一些文件。3.公司行人部发文主要是公司相关管理办法以及最新的信息文件。4.公司其它部门发文主要是根据特定的环境下，发出的一些指令性文件。5.工程项目部内部流转文件，主要指工程中发生的各种文件的流转过程，主要目的是各专业工程师、项目经理、项目主管之间信息的流通过程，保证施工的有序和高效运转。6.项目部工程施工中，有相关的施工规范及其它图书文件，资料管理员要及时将图书拟写相应的图书目录，方便各专业工程师查询和借阅。7.合同文件，合同文件是甲方、乙（丙）方达成的共识，是保证工程投资、质量、进度的有力文件。合同文件管理主要集中在流转过程中，资料管理员要及时跟踪合同的流转情况，防止中途丢失。保证合同及时签订。二、文件格式要求1.外来文件格式要求：每个单位的发文格式，文件编号都不一样，他们都没有一个完整的编号习惯，一个单位编出很多花样，对于文件管理来说，是最容易被这些文件搞乱的。为规范文件管理，作为甲方资料管理员，先给施工、监理单位下发比较规范的文件格式以及编号，要求各单位严格按规定进行上报文件。特别要对报告格式、签证格式（签证编号规则为：野鸭签证供应商简称（取两个汉字）签证流水号（三位）。如：野鸭签证铁二001）、施工单位报价格式（预算组要求的格式进行）进行强制性规定。2. 发施工单位通知格式：工程项目部要求施工单位按照固定格式进行上报文件，同时项目部也要带头做到发文规范化，对自己内部也做一个固定的格式，要求各专业工程师按规定格式进行。通知发出以后，要及时将所发通知的电子版本给资料管理员，以便及时存档。三、各类文件审批流程外部文件审批流程：1、施工单位来文审批流程：报告（一般报告、工作联系单、报价审核表、产值）、施工组织设计、施工进度计划（工程总进度计划、月进度计划、周进度计划）的审核流程跟报告的流程是一样的。签证统计的审核流程比以上流程多一个环节。2、合同文件审批流程：a、项目的合同初稿交到工程部内务专员做好登记，内务专员负责合同的流转；b、流转完成的合同返到项目上，并由施工单位按照审批意见做好合同，由项目上项目经理或项目经理授权的经办人进行审核，由资料管理员收集合同电子版本连同合同一起交给工程部内务专员；c、内务专员盖章完成后返回其中几份给项目部；d、项目部资料管理员发放合同给施工单位。项目上要有一份合同的清单，内容包括：施工单位名称、签订日期、保修期（起止日期）方便自己的信息管理和以后对物业方的交接工作。3、监理单位来文审批流程：监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单、监理指令、停工令这些文件甲方只是知道有这么一回事，同时对不合理的东西起到调整和更正的作用。4、发施工单位和监理单位文件流程：图纸发放，根据合同要求的份数直接发到施工单位图纸。通知（土建、水电、绿化、道路）发文流程如下：内部文件审批流程：1. 项目管理部、预算组、公司行人部、公司其它部门发文流程：直接发到工程项目部资料员，资料员根据不同的文件进行分类整理，然后转发到相应的各专业工程师手里，如果关于工程变更处理的通知，专业工程师要以通知的形式进行发文。四、文件归档文件归档属于工作的结晶过程，体现工作质量最关键的时候。根据文件的分类，将文件进行分门别类的进行归档，做好文件的卷内目录。外部文件归档：1.施工单位来文归档：工程签证、报告（一般报告、工作联系单、报价审核表、产值）、施工组织设计、施工进度计划（工程总进度计划、月进度计划、周进度计划）等文件，流转完成后，将其中几份发预算组、施工、监理单位，留下一份作为存档，存档文件按类别进行，以每家施工单位为一个整体分类存档。2.监理单位来文文件归档：监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单、监理指令、停工令。属于监理在进行质量、进度、成本控制过程中产生的文件。甲方项目经理、项目主管以及相关专业工程师必须知道相关的情况。因此，收到此类文件时，先复印发给相应的人员，然后将原稿分类存档。3.发施工、监理单位文件具体存档：图纸（正规图纸、变更图纸）、通知（土建、水电、绿化、道路）。项目上发出的文件，根据发文编号、类别进行及时存档，以便随时查用。内部文件存档：1.公司各部门发的文件，以部门为单位，进行文件发放，传阅以及归档。为保证文件在流转过程中的跟踪性，特制定不同的文件登记表作为平时文件管理的辅助工具。具体附表详见附件。五、竣工资料收集整理资料管理最终目的就是竣工验收移交档案馆，根据施工单位、监理单位提供的竣工资料，进行审核，对不符合要求的文件及时返回，要求其整改，直到合格为止。工程项目部需要在竣工验收期间准备的资料，主要为办理建设工程竣工验收备案表用，其内容包括：a、甲、乙方竣工验收报告；b、监理主单位质量评估报告；c、消防验收意见；d、图纸审查意见；e、商品房质量保证书；f、竣工验收证明（原件）；g、验收组验收意见；h、规划验收证明（面积测量通知书也可）；i、建设工程竣工备案表（6份）；j、规划用地许可证、规划许可证、施工许可证；k、质量保修书；l、环保试（生产）运行意见。在工程资料管理过程中，督促施工单位及时收集资料也是很重要的。如过程中的施工图片，根据档案馆的要求，及时培训施工单位资料员，在工程开工前进行必要的培训，工程进行中，要求每周上交各施工区域的工程照片，然后根据工程照片的采集情况给予及时的指导，让施工单位资料员更好的掌握摄影要求。保证声像资料的完整移交。六、资料管理中常用的表格1. 签证、报告、产值、图纸、通知收发登记表2. 内部文件、合同文件收发登记表3. 其它文件收发登记表（主要用于不需要流转的文件登记，表示收到这个文件）4. 办公用品登记表5. 公章使用登记表6. 用车登记表7. 卷内目录（文件归档时，为方便文件查询，及时更新文件卷内目录）8. 工地会议纪要、会议签到表格式9. 工程现场签证表、工程签证统计表（主要是及时将签证情况统计出来，可以在过程中掌握签证发生情况，及时调整工程项目管理）10. 项目部下发通知格式11. 报告格式（施工单位报告样表）12. 材料选型及报价格式（施工单位报价样表）13. 自建项目-合同审批格式（公司合同流转审批样表）14. 文件传阅单（项目部内部文件流转跟踪样表）15. 合同目录（及时统计合同发生情况）16. 考勤表（记录项目部人员出勤情况，保证劳动纪律）17. 周工作计划完成表（记录项目部人员工作条理性，保证劳动效率）18. 维修通行证（验收交房时，每户需要局部整改的进门条，防止施工人员在室内施工的不文明行为）19. 晴雨表（记录施工期间的天气情况）20. 月报格式（向公司汇报当月工程完成情况以及下月计划）21. 资产申购表（项目部向公司申请办公用品表格）22. 工程竣工验收证明书（工程竣工验收所需表格）2