会议的准备讲解课件

会议的准备 会议的种类及目的常见的会议种类会议的目的会议前的准备工作会议场所的布置视讯会议的准备工作国际会议的准备工作 会议的准备 会议泛指一切人们集合起来讨论议题的过程 其主题 时间 地点 流程 与会人员及会议时间都经过事前安排 会后则有会议记录 因此 一个会议的产生涵盖的相关名词包括 主席 引言人 司仪 场地 主题 议程 节目 中场休息 开幕酒会 开幕典礼 开幕演说 闭幕晚会 会议的种类及目的 一 常见的会议种类1 销售会议 一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限 例如 每年度 每月份的销售会议 或是对前一个销售期间所进行绩效的检讨及表扬 2 年会 公司股东大会 或产业协会每年一次的会员大会 3 产品发表会 为了向媒体 专业群体及消费者 介绍和推广某一项新产品 4 研讨会 为了提供资讯和讨论该资讯而举办的会议 研讨会最大的好处 就是能产生让与会者达到相互交流 意见回馈的功能 会议的种类及目的 5 专业会议 针对某个领域的问题进行讨论 咨询和交流资讯而召开的会议 这类会议议程通常划分为几个日程 1 主会和讨论问题 2 解决问题的小组会议 6 奖励会议 为了表彰奖励员工 经销商或客户之出色工作表现所召开的会议 7 培训会议 一般至少要用一天 多则几周时间 是为了培训员工而召开的会议 这类培训需要有特定的场所 培训内容高度集中 由各领域的专业培训讲师授课 而且培训完成后 一定要达成所期望之目的及目标 会议的种类及目的 二 会议的目的1 解决问题 针对特定事件讨论出具体解决方案 并据此执行 2 推销观念 传达企业愿景 经营者理念 以统合全体人员的向心力 简报产品发展 及人力资源 市场 财务等策略 以提升企业价值 3 进度报告 针对特定事件 专案或主题报告其执行情况 目前的进度 以及未来的发展 4 培植训练 透过训练式的会议来教育员工 让员工得以从中取得知识和技能 以便顺利执行职务 提升企业的生产力与经营效率 5 脑力激荡 针对特定主题 开放与会者自由发表意见和看法 让该主题得以确认方向和重点 例如 为新产品命名 商业广告表现手法 新产品功能的发展方向等 6 资讯整合 将重要的 有价值的资讯提供给需要者 或借由会议搜集资讯 将资讯处理 整合后 产生决策 会议前的准备工作 会议的进行方式其实大同小异 最主要的是如何使与会人员在参与会议时感到整个流程是流畅的 传统会议的一般性准备工作即 1 选定会议时间 2 选定会议地点 3 确认 或报名 与会者 4 确认讨论议案项目 5 议程拟定与发送 1 4项确认后 若有前次会议的绩议事项 也得列在议程中 最迟于一周前发出议程通知 好让与会单位或与会者有充裕的时间准备会议相关资料 以下附有议程范例两则可供参考 会议前的准备工作 一 会议场所的布置 工欲善其事 必先利其器 在会议进行中 所有设施的事先预备均会使这场会议更加完美 以下是一般常见的设施介绍 1 会议场所的布置 1 桌子排列 2 名牌 签到本 名册 铅笔 圆珠笔 3 白纸 议程 会议资料 产品目录 4 白板 板擦 白板笔 5 免洗杯 饮料 2 视听器材的准备 1 电池 延长线 2 投影机 幻灯机 放映机 3 电脑 光笔 4 同步翻译系统 耳机 5 音响设备 6 银幕 7 VHS录放影机 AM FM放音机 DVD放影机 8 多副有线 无线麦克风 9 录音 影 设备 会议前的准备工作 会议前的准备工作 二 视讯会议的准备工作视讯会议是将相隔两地的与会者 经由影像及语音输出 入设备以及电信网络的连结 使会议双方的情景可以像在同一会议室般 迅速且确实地做资讯交换 意见沟通的一种方式 其应用范围因为网路的发达 而扩及下列各类型会议 1 多国企业内各据点间的多点视讯会议2 两岸三地公司与工厂间的各种讨论3 国际间商务会谈4 上下游厂商间频繁的协商会谈 会议前的准备工作 5 企业人才面试会谈6 客户服务与虚拟现场指导7 饭店视讯会议服务8 远端电信医疗 诊断或咨询会议会议中除了拍摄出席人员外 也需拍摄一些书面资料 因此 除了一般传统会议的准备工作外 为达成双向沟通能力 双方会议室均需配备适当的软 硬体及频宽需求规格 并经由电信终端装置 中断传输相互连接 三 国际会议的准备工作知识经济最大的特色就是知识导向 交流频繁 强调创新 而国际会议的重要功能就是促进知识交流 知识创新 知识变革 为了迎接来自世界各地的与会来宾 并让会议圆满成功 所以国际会议的准备工作得涵盖更广 更深的范围 除了传统会议与视讯会议的准备项目之外 还得注意下列准备工作 1 熟悉外国语言的接待人员2 致赠给各国来宾的小礼物3 安排住宿 交通 保险4 媒体公开安排与联系 会议前的准备工作 人有了知识 就会具备各种分析能力 明辨是非的能力 所以我们要勤恳读书 广泛阅读 古人说 书中自有黄金屋 通过阅读科技书籍