协同办公系统操作手册(系统管理员).doc

协同办公系统操作手册系统管理员协 同 办 公 系 统操作手册（系统管理员）第 I 页目 录1前言12初始化22.1职务级别22.2部门/岗位22.2.1添加编辑部门32.2.2添加编辑岗位62.3岗位/人员92.3.1添加人员102.4权限初始化132.5人员群组设置142.5.1自定义群组152.5.2条件群组152.6超级权限163数据库维护173.1系统、普通、资源数据库183.1.1添加数据库193.1.2数据库的高级设置213.2数据备份393.3数据恢复404流程的设置414.1流程的定义414.2流程的制订步骤414.2.1步骤一、了解客户需求414.2.2步骤二、设置相关的数据库414.2.3步骤三、设置流程424.3操作动作详细介绍464.3.1开始464.3.2创建数据464.3.3修订数据474.3.4审批474.3.5意见484.3.6群填意见484.3.7工作明细494.3.8打印报表494.3.9工作明细494.3.10结束504.3.11取消504.4流程设置举例504.4.1日报流程加审批条件504.4.2行政收文524.4.3多分支流程的处理545菜单/界面555.1模块维护555.2桌面配置565.3菜单575.3.1菜单的使用方法585.3.2菜单使用技巧606其它功能626.1短消息设置626.1.1硬件连接示意图626.1.2短消息系统的基本配置.626.1.3短信息发送656.1.4SMS数据查询的配置666.2统计方案696.3操作面板726.4删除编辑缓存757附录：字段函数介绍767.1字段函数应用767.2输入类777.2.1标准输入777.2.2标准文章777.2.3密码输入777.2.4密码保存787.2.5文章追加787.2.6输入隐藏文章797.3选择类807.3.1SMS类型807.3.2编号式保存807.3.3单项选择817.3.4单项选择(radio)827.3.5多项选择827.3.6分类组合847.3.7分项对应857.3.8高级数据库选择857.3.9列表式选人867.3.10年867.3.11数据库多选867.3.12数据下拉877.3.13填写意见887.3.14文件编号887.3.15选择数据库897.3.16选择日期897.3.17选择日期时间907.3.18选人907.3.19组合多选917.4系统自动获得类927.4.1登陆人员工编号927.4.2登陆人姓名927.4.3登陆人部门927.4.4登陆人岗位927.4.5登陆人IP927.5系统自动计算类927.5.1计算时间差927.5.2计算字段937.5.3年龄937.5.4拼音字头947.5.5自动遍号957.5.6自动连续号码957.5.7关联保存967.6显示类977.6.1附件显示977.6.2进度977.6.3输入隐藏文章977.6.4隐藏字段987.6.5隐藏文章987.6.6图片987.6.7网页内容997.6.8原始网页1007.6.9自动大写1007.6.10自动小写1007.7其它类1017.7.1跨字段继承1017.7.2字串组合1017.7.3人民币1027.7.4人民币大写1027.7.5状态1037.7.6只读字段1047.7.7只读文章104第 106 页1 前言特别注意：管理员的帐号系统默认为Admin，在使用中不允许修改其岗位（系统管理员）与员工编号（Admin）,否则会出现管理员权限的问题。OA管理员使用手册共由五部分组成1、初始化：系统在第一次使用的时候，需要根据客户的具体情况，进行初始化设置工作，比如人事结构和基本权限等。2、数据库维护：系统中各种数据库概念分类的讲解，维护和管理功能，包括对数据库的字段修改、界面调整、权限设置、增加数据表等工作。3、工作流程：流程在本系统中的概念、设置方法、以及各种流程动作的讲解。4、菜单/界面：菜单设置和调整、桌面方案和模块的增加与设置方法。5、其他功能：短消息、论坛等更多功能的调整注：这里所指的数据库是传统意义上数据库中各个数据表，也就是Table。为了和办公自动化系统中各种报表区别开来，使用数据库代替2 初始化初始化的执行顺序应该是先设定职务级别，然后是部门/岗位、岗位/人员，再调整权限初始化、群组设置、超级权限。l 职务级别：设置具体的职位层次l 部门/岗位：设置企业的部门与岗位l 岗位/人员：设置企业的岗位与人员l 权限初始化：不同部门的权限快速复制l 群组设置：针对临时的项目组而专门设计l 超级权限：系统管理员权限的分配与管理2.1 职务级别如图所示，其中显示了已经添加的七个职务级别，单击添加/编辑还可以新添其它的职务。2.2 部门/岗位进入部门/岗位后显示如下，其中显示组织的部门图，以及对应的岗位图：2.2.1 添加编辑部门添加部门的时候要注意：添加的顺序是从高层到中层到基层，比如应该先添加总经理部门，然后再添加营销中心，开发中心等。鼠标左键点击具体的部门图中的部门可以看到相关操作，包括：编辑、删除、添加子部门、添加主管等。“添加编辑主管岗位”是一个很重要的功能，通过这个功能把部门组织结构和岗位组织结构有机的联系在一起。点击，可以修改部门的名称；归属部门，主管岗位都以编号的形式显示，是在添加部门和岗位的时候系统自动生成，不需要手工填写。修改完成后保存返回即可。 新建部门新建一个部门的时候，我们首先要确认新建部门的上级部门是哪一个部门。在这个部门的弹出菜单上点击，可以添加当前部门的下级部门。在弹出窗口中，输入新建部门名称，保存即可添加完成后显示如下： 使用已有部门我们也可以选择已经存在的部门作为当前部门的下级，只要在选择功能上选择相应的部门即可：保存后显示如下：这个功能也可解决把那些没有在部门组织结构树中的部门加载入部门组织结构树的问题。 同级别部门之间的排序在上级部门的弹出菜单中，点击，可以调整下级部门的排列顺序。2.2.2 添加编辑岗位添加岗位的方法和添加部门的方法类似。也要注意自顶向下的顺序。 在部门图中可以直接添加主管岗位这种方法仅仅适用于某个部门的主管岗位。鼠标左键点击部门图中具体部门，有添加/编辑主管岗位的选项：点击，可以添加当前部门的主管岗位，与添加部门类似可以直接添加新的岗位名称，也可以选择现有的岗位作为所需添加的岗位，具体方法与添加部门类似：添加完成保存后，可以在岗位图中看到相应的岗位： 在岗位图中添加在岗位图中添加岗位，是一种比较通行的方法。注：如果某个部门的主管岗位也使用岗位图添加的话，最后一定要在部门图中把这个主管岗位设置到相应的部门。否则部门组织结构图和岗位组织结构图就会相互隔离起来，无法实现正常的组织结构甚至权限的管理。鼠标左键点击具体的岗位图中的岗位可以看到相关操作，可以在现有岗位的基础上进行修改，使之符合企业本身的岗位设置要求：点击，可以添加当前岗位的下级岗位，添加方法与在部门图中添加类似：点击，可以修改岗位的名称；归属部门，上级岗位都以编号的形式显示，是在添加部门和岗位的时候系统自动生成：修改完成后保存即可。 同级别岗位之间的排序点击弹出菜单中，可以调整下级岗位的排列顺序，调节方法与调节部门顺序类似。（人员图）（岗位图）2.3 岗位/人员进入岗位/人员后显示如下，其中显示组织的岗位图，以及对应的人员图：这里我们讲解一个概念。在奥码OA系统中，组织结构树是经过严密的逻辑设计的。组织结构中，主要涉及的三种概念：部门、岗位、人员分别可以生成树形图。岗位是连接部门和人员的桥梁。它们之间的关系如下图所示：部门岗位人员部门和岗位之间的关系通过：添加编辑部门中的主管岗位来实现岗位和人员之间的关系通过：添加编辑岗位中的人员来实现注：这个概念很重要，作为系统管理员，要很好的理解三者之间关系和在奥码OA平台系统中实现的方法，它对于系统的权限和应用起到了举足轻重的作用。2.3.1 添加人员 直接添加可以直接点击按钮，填写人员姓名后保存：保存后新添加的人员在“没有在人员树中的人员”下面列出，这是因为我们并没有给新添加的人员设置岗位。鼠标左键点击人员姓名后显示相关操作：点击按钮，其中员工编号为系统自动生成，选择添加人员的部门岗位、上级岗位，岗位、部门、职务级别信息：选择相关信息后保存返回，可以在人员图中看到人员信息，并且我们可以看到谢毅名字后面有他的岗位名称。鼠标左键点击具体人员显示相关操作，可以点击调整人员的岗位信息： 在岗位图中添加人员鼠标左键点击岗位图中具体岗位，也有添加/编辑人员选项：2.4 权限初始化权限初始化主要解决在A5版中权限快速变更的问题。比如在A5版中默认人事部有签到签退表、请假记录库、请假审批表、人事合同管理等三十几个数据库的编辑、添加权限，但在我们公司管人事的部门叫“人力资源部”，通过权限初始化很快可以解决此类问题。权限初始化是一项非常重要的工作。它主要用来解决客户企业中具体的部门名称和系统中部门名称有区别的问题，这个问题对权限的影响很大。比如系统中的“人事部”，企业叫做“人力资源部”。如果客户在组织结构树中，使用了人力资源部代替人事部，并且在人力资源部中增加了岗位和人员，并且希望这些人员使用人事部的权限（比如各种数据表和流程等等），就必须使用流程初始化来解决这个问题。l 步骤一、通过“部门/岗位”添加新的部门人力资源部，并且添加相应的岗位和人员l 步骤二、通过权限初始化将“人事部”变更为“人力资源部”，提交即可岗位部门在这里我们可以看到，界面上不仅仅能够实现部门名称变化后权限的初始化，而且对于岗位也同样可以处理。大括号中的是部门，中括号中的是岗位。这种标识方法在奥码OA平台系统中基本上通用的，很多地方都会陆续见到这种标识方法。注意：权限初始化并不影响具体数据表或者流程的原始权限设置，而是系统在权限判断的时候，统一执行了新旧名称的翻译过程。2.5 人员群组设置问题的提出：比如我们成立了多个项目小组，这些项目小组的生命周期比较短，有可能各个部门都有人参加，项目结束后项目小组自动解散。这种结构在目前比较先进的人事结构中经常存在，它们和传统的部门岗位等形成了一种网状交叉，通常称之为：矩阵式组织结构。群组设置是专门针对这些相对临时的项目组，或者无法规范到标准组织结构中的人群类型而专门设计的。2.5.1 自定义群组点击进入，输入组名并选择相关人员，确认提交即可系统中选人的功能中“其他”类别中，就会看到我们新添加的自定义群组。2.5.2 条件群组对于有规律的群组，我们也可以这样设置，点击”群组设置”进入，条件部分需要输入符合SQL语法的查询语句。其中，内表示数据表中的中文字段名，在此处使用的是用户库中的字段。2.6 超级权限超级权限是对系统管理员权限的管理。点击进入，进行设置，如图所示，总经理有超级权限（报表管理、数据库管理、流程管理、系统库管理、资料库管理、模块/菜单管理、帮助管理、多索引目录管理、统计报表等9项功能的管理权限，该管理权限不受用户自己设定的读权限、写权限的限制），而行政经理只有资料库管理这一项的管理权限。注意：超级权限的设置是相关人员权限的改变，如要进入管理，还要通过菜单系统的调整，把相应功能的入口开放，二者缺一不可。3 数据库维护菜单说明：l 系统数据库OA运行的基础，用户不需调整l 普通数据库：用户可在此自由建立数据库l 资源数据库：日程安排、会议室、车辆等有资源占用的数据l 工程动作：二次开发的接口，用户一般不需掌握l 数据恢复：选择必要的数据进行恢复l 数据备份：选择必要的数据进行备份3.1 系统、普通、资源数据库在OA平台系统中，数据库分为三种。分别是：系统库、普通库、资源数据库。它们的功能各不相同。系统库：指的是OA平台中系统本身应用到的数据库，比如：菜单设置库、流程配置库等。它们是系统运行的数据基础。普通库：普通库实现主要的管理功能，比如：考勤库、报销库等，它们是专门用于实现系统中各种管理功能的。资源库：由于我们经常要管理一些比如会议室、公用笔记本电脑、车辆等容易引发冲突的物品，它们都和时间表有关系，在本系统中称之为资源。资源库就是专门用于实现这些管理功能的，它的特点是采用了时间表主界面。比如个人日程表等。普通、资源数据库的添加和维护方法类似，下面我们以普通数据库为例来说明数据库管理中系统强大的功能。点击普通数据库进入，系统会列出普通数据库中所有的数据库名称。（前面我们专门阐述过：这里的数据库就是传统意义上的数据表，一般客户的系统都是只有一个数据库，而其中存在下面这些数据表）。在这个界面中，分类后面的输入框是查找输入框，搜索的字段是数据库名称。图中下拉框中是分类选项，我们可以单独显示某个分类的数据库。比如：3.1.1 添加数据库下面我们以“人事基本数据库”的添加为例，讲解数据库的配置。经过分析，我们知道数据库中需要的字段包括：姓名、性别、部门、爱好、姓名缩写、编号、入司日期、基本工资、绩效工资、工资合计、个人简历、备注等字段，其中“工资合计=基本工资+绩效工资”，个人简历与备注都需要比较长的文字录入。点击，其中您可以选择分类，新分类可以直接填写，老分类可以从下拉菜单中选择；输入数据库名称（人事基本数据库），是否允许该数据库中的数据存在图片附件和文件附件。对于初级用户来说，建议这两个选项都选择。进入字段设置的界面。在这个界面上，我们可以看到对于字段的数据类型，我们只分为三类，分别是：字符型、数字型、大文本型。l 字符型： OA系统中最常用的数据类型，它包括了比如日期字段、字符型等常用类型l 数字型：主要用于浮点数，比如金额、数量等l 大本文型：类似Memo，保存大段文字使用注：为了降低系统使用的难度，所以系统在设计的时候，把这个界面上的字段类型分成三类。如果希望作更多的设置，可以在后面的高级设置中实现。保存后，数据库建立完毕，我们可以进入直接浏览。对于系统管理员来说，新添加的数据库一定要进行高级设置，比如字段优化、界面调整、权限设置等都在高级设置中完成。3.1.2 数据库的高级设置可以看到数据库的高级设置由三部分组成 l 基本设置l 高级设置l 工程使用一般来说，管理员主要掌握前两部分即可（基本设置、高级）实现绝大多数的功能。工程使用主要针对工程版用户，是为奥码天地的工程师保留的高级开发接口。所以这一部门功能不在本手册讲解。 基本设置基本设置如图， l 基本属性：修改数据库名称、保密级别等l 字段定义：具体修改每一个字段的长度、数据类型、缺省值等l 字段显示类型：字段显示方式的选择，比如单项选择、自动编号、大写等。这是数据库设置中最重要的功能之一，掌握好字段函数，对于灵活解决问题，大幅度优化人机界面有很大帮助l 列表字段顺序：列表模式下所显示字段的选择和顺序的设置l 显示布局调整：字段的排列方式调整l 权限设置：数据库权限和所显示的数据库操作的调整.1 基本属性数据保密级别的设定数据库的保密级别在其他的系统中一般都没有，这个概念是网络型平台系统独有的。在这里做重点的讲解说明：数据库的保密级别主要用于解决同一个数据库在网络环境中被多人使用的权限问题。l 举个例子，比如通讯录，如果给每一个用户都建立一个通讯录数据库一定是不合理的，那就需要大家公用一个通讯录数据库，但是还必须保证各自的通讯录之间相互保密，每个用户只能看到自己的添加数据。这种保密要求，选择：私有类。l 再举一个例子，比如客户基本信息库，市场部应该都有添加权限，市场、开发、售后部门都必须能够看到，市场部每个人也应该看到全部的数据；但是市场部每个人都只能修改自己的数据。这里，有多项需求，属于交叉权限，那么，对于谁可以添加，谁可以浏览我们在后面的权限设置中实现和讲解。而对于其中一个重要需求：市场部门的每个人都可以添加数据，可以修改自己添加的数据；也可以看到市场部所有其他人添加的数据，但是不能修改。那么这种保密要求，选择：自动判断类。l 最后一个例子，比如人事基本数据库，需要人事部的人员来维护，那么所有人事助理包括人事经理都应该可以添加、编辑和浏览全部的数据，不管是谁添加的。这个要求对于某个人事部的用户来说如下：可以添加、编辑、浏览自己的数据；也可以编辑、删除其他人添加的数据。这种保密要求，我们使用共享类。注意：在本系统中，数据库的保密级别和权限是有区别的，但是在使用的时候是和权限的设置共同实现和完成的。这里所指的：被赋予权限的人，就是在权限设置中，被赋予浏览、编辑、添加、删除等权限的人。也就是说，即便是共享型数据库，也不是每个用户都可以使用，只有在权限设置中，被赋予了相关的权限，才可以使用相关的功能。这个概念，理解起来有些难度，但是对于网络型数据库来说，解决具体的问题往往需要同时考虑权限和保密级别。对于系统管理员来说，这一点需要重点注意。.2 字段定义在字段定义的界面上，也可以添加字段，点击按钮，出现如下界面。字段名：允许使用26个英文字母和汉字，不允许使用半角的分号、冒号、单双引号、括号等特殊字符；例：姓名、性别、销售额￥、市场部-费用等都是合法的。数据类型：分为字符串、浮点数、整数、文章四种类型；l 字符串用来保存最常见的比较短的文字信息，数据长度小于255，日期、时间等也使用字符串类型；l 浮点数最常用于货币、金额的保存，常用于四则运算，选择浮点数类型的时候，不需要填写数据长度l 整数，专门用来保存整数l 文章类型是专门保存大段文字的，比如一篇文章，备注信息等 数据长度：如果选择字符串和整数的数据类型，必须填写；一般一个汉字占用两个长度，常见的选择有16、32、64、128等（字符串范围为1255，整数可以设置为10） 缺省值：添加一条新数据时该字段直接定义的缺省值。可以自己填写，对于时间型字段，也可以使用当前日期、当前时间、当前日期时间等系统预置的选项。例如：我们添加了“录入日期”字段，缺省值是当前的日期时间是否使用索引：经常查询的数据字段使用索引可以明显加快数据库的检索速度， 什么时候设置索引会加快数据库的查询速度，和传统意义的“索引”是完全一致的。如果希望深入了解索引，请参考数据库基础的有关书籍。字段说明：在添加和编辑数据的时候显示在字段名的后面，在浏览数据的时候不出现，使用这个功能可以告诉数据填加者如何添加具体的数据。保存后的页面如下，大家可以看到新添加的字段新添加的字段.3 字段显示类型字段显示类型是数据库设置中灵活性最强的功能，它的主要作用是：设置每个字段在编辑或者浏览的时候所使用的界面或者方式。是面向字段的设计工具。比如字段“出生日期”，记录的是某人出生的时间，假如输入格式不统一规范，用户便会根据自己平时的习惯输入，如“1975.1.1、1975年1月1日、1975-1-1、1975-01-01等等”，而当定义了它显示方式为“选择日期”后，用户便可通过选择来快速输入，存储的数据格式也能统一，如下图所示：上图出生日期的显示方式对应的是选择日期，每种不同的显示方式在A5版底层中相对应便是各自的“字段函数” ，只要调整了字段相关的“字段函数”，显示方式便会发生相应变化,字段函数的详细说明请参看“附录一”：注意：显示方式的变化通过下拉菜单来选择对应的字段函数，字段函数的调整点击下图的修改便可进行图形化的操作，操作的结果自动加入数据区。.4 列表字段顺序如前文所述，列表字段顺序的调整，影响数据库在列表状态下的字段顺序。而且在列表状态下，可以选择部分字段显示，部分字段在进入详细页面时才能看到。在此可以调整字段的显示顺序与是否有必要在列表中显示，如图设置：在字段名称上双击，可左右切换保存后，再进入数据库列表界面，.5 显示布局调整显示布局的调整决定了数据在详细模式下的字段分布。系统提供了非常方便的字段拖拽的调整方法，界面友好，操作简单。所有的字段都自动和左上角的网格点对齐。显示布局调整可以调节用户在添加与编辑时表格的样式，比如把“纪念日”与“网站”调整为一行显示，请在个人简历区域内双击，弹出设置窗口，如果希望两个字段在一排，请单击1/2，系统会自动计算宽度。 界面上的1/1 、1/2、 1/3、 1/4几个选项主要针对每个字段的宽度；600为宽度的单位1。界面在实际显示的时候，会根据用户计算机屏幕分辨率的大小自动调整宽度，所以请不要修改为其他值。如果希望把字段宽度缩短，直接点击分数按钮即可。保存后便可看到效果，“纪念日”与“网站”的操作方法相同。您可以使用鼠标进行拖拽进行布局调整，把“纪念日”与“网站”放在一行上，调整结果如下，提交保存即可。注意：根据应用经验，每一行字段最多排列4个，一般建议2个左右。这样排列出来紧凑、美观。.6 权限设置OA系统中关于数据库权限设置，和以往的数据库系统有很大不同。主要表现在：l 传统的数据权限由读和写两种基本权限构成，这两种权限组合成各种实际使用的权限OA系统中权限是和对数据的操作动作相关联的，比如浏览、添加、保存、编辑等，每一种动作都可以单独设置权限。这两种方式的区别比较明显，对于第一种方式来说，操作难度较大，特别是对于实现比较复杂的权限非常困难；而OA的数据库权限设置更加适合于网络数据库中复杂权限的实现。第一种方法立足数据逻辑；后一种方法立足于应用逻辑。从下图中可以看到整个权限设置分为三个部分：l 权限设置区：可以为每一种操作单独设置权限，组合使用满足企业各种复杂权限的要求l 操作显示设置区：操作显示模式分为详细模式、列表模式两种，在此设置可以确定是否出现操作动作l 快速复制区：可以快速复制其他数据库的权限。 高级设置每个新建的数据库都要进行数据库基本设置，步骤请参考“基本设置”的说明。而数据库的高级设置部分并不是每个数据库都有必要设置，大家可具体问题具体分析，根据实际情况加以选择。高级设置最常用的功能包括：“字段合法检查、数据库概要、常用查询管理、数据库关联、统计设置”五部分，“数据规则计算、报表附件管理”两部分属于系统备用。l 字段合法性检查：检查用户提交的数据是否符合规定，比如某些字段如姓名、电话必填等等。l 数据库概要：设定每条数据的概要介绍。l 常用查询管理：为常用的查询设定快捷方式l 数据库关联：设定数据库的关联关系l 统计设置：设置数据库的常用统计.1 字段合法性检查字段合法性检查是数据库高级设置中最常用的设置之一，它可以保障数据按照规范正常提交，如果数据不符合规范，则不会提交，可选择返回重填，已填的数据会自动保存字段的合法性检查分为三大类。l 字段的数据值检查，检查方式为日期、整数、浮点数、Email、自定义五种。l 字段的逻辑值检查，检查方式为非空、唯一两种。l 字段之间的逻辑关系检查，用户可自定义，如A字段的值必须大于B字段等。 下面举例说明，如下图所示进行字段的合法性检查设置，其中“标题”字段必填、“开始时间”必须在“结束时间”之前。 如果用户填写不符合上述要求，如下图 ：提交后，系统提示信息如下，返回重填，直至用户提交值完全符合字段合法性检查的条件。.2 数据库概要数据库概要设置能够自动根据设置，自动提取每条数据的概要介绍比如我们如下设置，每条数据的概要值是填写的“发布人”添加的领导行踪数据这样这条数据在进行数据传递时，信息的标题会自动默认为数据的概要值，比如点击知会弹出页面如下：.3 常用查询管理常用查询可以把用户经常查询的命令设定为常用连接，而不必每次都要十分繁琐的指定查询条件，比如要经常查询发文文件中通知类的文件，我们便可进行如下设置（ 内为中文字段名，间为所查询的内容）：设置完成的常用查询连接位置如下图所示，点击直接获得查询结果。注意：只有设定好的常用查询的使用人才能使用，其它人看不到。.4 数据关联数据关联可以把其他数据库的信息根据关联条件与本数据库的信息关联在一起，比如在进入“局政务值班安排明细表”里的明细表编号为“ZBMX-00000071”记录时，可以同时看到在“处室政务值班安排表”里关联编号为“ZBMX-00000071”的信息。注意：当数据库在1对多的情况下，数据关联的设置是从多向一设置，在本例中就是进入“处室政务值班安排表”中设置关联条件与“局政务值班安排明细表”相连进入“处室政务值班安排表”，点击数据库关联，如下设置：本数据库的“关联编号”字段与“局政务值班安排明细表”的“明细表编号”字段相关联。这时进入“局政务值班安排明细表”，点击明细表编号为“ZBMX-00000071”记录，便可看到在“处室政务值班安排表”里关联编号为“ZBMX-00000071”的记录，界面如下：.5 统计设置统计设置可以定义数据库的常用统计，统计设置分为常用统计（自定义统计）与对比型统计（自定义统计1）两种，它的设置方法与excel的统计设置比较类似，假如您对excel比较熟悉，掌握起来就十分简单了。常用统计（自定义统计）以人事数据库为例，例一、 比如要经常统计性别比例，即公司男同事多少，女同事多少？点击常用统计（自定义统计），输入统计名称，指定行坐标为“性别”，数据为根据员工编号记数。注意：不要根据姓名记数，因为可能会有重名设置过滤条件：点击开始统计结果如下点击柱形图、线型图、饼图和全部，即可查看到相关的统计图形例二、 统计性别-学历比例！设置如下：注意：与上例相比，只在列设置里增加了学历字段的选择统计结果如下：3.2 数据备份点击进入数据备份，页面如下可以看到系统支持每日、每周、每月定时运行，也可立即备份。备份路径的选择您可以修改c:oaapachehtdocsincludecommon.php文件中的变量cfgBackupDir来完成，变量默认为：$cfgBackupDir=/oa/backup;3.3 数据恢复点击进入数据恢复，页面如下：用户可以按照最后一次备份恢复或者指定恢复到某日的内容，假如发现本次恢复有问题，也可以点击“还原现有数据”恢复原貌，功能类似于“undo”。4 流程的设置4.1 流程的定义流程管理是业务系统的基石，它所描述的是事件的逻辑顺序，即各个任务对应的具体操作以及执行者。4.2 流程的制订步骤下面我们以某公司日报流程为例讲解流程的配置步骤：4.2.1 步骤一、了解客户需求某公司的日报流程如下，首先我们要绘制出流程图，并且为流程图的每一步加上编号，如图。填写日报填写审批意见领会领导意图员工上级主管员工结束 4.2.2 步骤二、设置相关的数据库具体设置请参看数据库的设置字段定义如下：字段显示类型设置如下：4.2.3 步骤三、设置流程点击“功能配置工作流程流程维护”进入点击添加我们来新建一个流程，具体设置如下：（基本设置区）流程的基本设置区内包括如下设置：流程名称：流程的具体名称使用数据库：使用的是系统中的哪个数据库管理权限：具有管理权限的用户有强行中止与修改当前执行人的权利，l 强行中止：主要针对比如流程内的内容有误，就没有必要按照流程全走一遍。可随时中止。l 修改当前执行人：流程管理人可根据具体情况指定下一步的执行人。启动权限：谁能启动流程，比如财务的相关流程只有财务部才能启动，其他部门没有权限流程分类：流程的具体分类，如人事、行政功能描述：流程作用的具体描述流程步骤设置区包括：（步骤设置区）步骤号：表明流程的执行顺序，即是我们在“步骤一”中设置的14步；执行人：本步骤的执行者，即当前这一步由谁来处理，执行人一般有两种选择。l 绝对岗位：可指定具体的岗位、部门、人员，如行政助理、人事部、杜宁等，假如本步骤指定的是行政助理，而人事系统中有多个人的岗位都是行政助理，系统会在上一步时由执行人根据具体情况加以选择l 相对岗位：一般来说对于启动流程的人我们称之为申请人，申请人有他的上级主管和部门主管，上级主管与部门主管都是相对岗位的概念。比如某公司基本构架如下：从图中看以看出，以“市场部职员蔡之敏”的身份启动流程，他的上级主管与部门主管分别是“市场副总监”与“市场总监”，而以”市场总监李哲”启动流程，上级主管与部门主管分别是“运营副总”与“总经理”，而“总经理杜宁”的上级主管与部门主管是他自己，当然也可以点击“编辑人员”来调整上级与部门主管注意：请仔细理解相对岗位的概念，下图是系统支持的8种相对岗位。l 申请人：一般来说对于启动流程的人我们称之为申请人l 上级主管：申请人的上级主管l 部门主管：申请人的部门主管l 当前执行人：当前步骤的执行人l 执行人上级主管：上一步执行人的上级主管l 执行人部门主管：上一步执行人的部门主管l 执行人下级：上一步执行人的下级l 第N步执行人：在当前步骤中的执行人可直接指定其他某一步的执行人。比如某流程第二步执行人是人事部，在运行到这一步时会弹出人事部的所有人以便选择，我选了张玲丽。而在第十五部的执行人就是在第二步时我选择的人，便可以直接指定，方式如下：#2#，#间的数字为要指定的步骤号操作：选择相应操作动作（具体操作动作的解释请参看下文中的操作动作详细介绍）是、否：在流程中起着分支的作用，以下图为例，设计流程时在2、3、4步都有条件分支，以第三步的审批为例，当前步骤有两条分支，审批通过去第四步，不通过则跳转到第五步。 操作说明：填写对本步执行人的操作提示操作参数：操作参数不用手工填写，点击“改”，系统会根据当前的操作动作弹出相关页面，整个页面的选择是图形化操作，保存后参数自动产生。执行时间：一般在工程版中使用，流程在本部的操作超过了规定的执行时间，系统会根据用户的选择执行相应的操作。4.3 操作动作详细介绍流程操作动作目前共有15种：开始、创建数据、审批、修订数据、工作明细、结束、取消、意见、填写报表、归档、自定义动作、条件判断、工程动作、群填意见、打印报表注意：其中归档、自定义动作、工程动作、条件判断、填写报表五种动作属于系统工程使用或系统备用以下着重介绍其余的十种动作。4.3.1 开始本项操作动作为系统自用，一般在第0步，表明流程已处在准备状态，用户从第一步开始填写4.3.2 创建数据在第一步申请人创建数据时，如果只有部分字段需要用户填写，点击改，在弹出的页面内会把该数据库的所有字段列出，然后把需要填写的字段选中，用户在本步操作时，对应的页面如下，可以看到没有选择的字段在当前步中不允许填写：（具体流程的使用步骤，请参考使用手册中相关文档）4.3.3 修订数据该动作一般在“创建数据”动作后出现，它可以对指定的字段修改其字段值。使用方法与创建数据类似，也是点击“改”把需要改动的字段选中即可。4.3.4 审批最常用的流程操作动作之一，确认流程是否分支进行处理点击“改”，系统自动弹出审批的对话框，可指定显示名称、显示值与保存值、审批意见保存在数据库的哪个字段内、保存的模式追加还是覆盖（图中所示审批意见保存在“上级主管评语”内）用户在本步操作时，对应的页面如下4.3.5 意见流程操作人填写自己的意见，点击改，界面与审批类似，可指定显示名称、意见保存在数据库的哪个字段内、以及保存的模式追加还是覆盖4.3.6 群填意见群填意见可以同时指定多人填写意见，以及设定分支执行的条件，点击改，弹出页面4.3.7 工作明细提示流程操作人本步应执行何项工作。注意：1、 执行情况与判定情况中的值选择范围为1-10，假如选择了5，表明50%。2、 群填意见的执行人为空，表明是由当前步骤的执行人来选择。3、 类型分为传阅与会签两种，传阅时执行人可根据情况发表与不发表意见均可，会签执行人必须在同意与不同意之间作出选择。本例中假如群填意见的执行人为人事部，人事部有12个人，只要12*50%*50%=3个人同意流程便执行第20步，如果得出值为小数，如3.14，系统遵循四舍五入的原则。4.3.8 打印报表执行到本步，会自动打印申请人填写的报表，主要用于类似合同审批、财务报销这种纸面文档与电子文档都有的情况。4.3.9 工作明细执行到本步，系统会根据设置提示执行人执行某项工作，内是提示的工作内容。4.3.10 结束流程结束，一般在最后一步4.3.11 取消流程被取消，一般审批不同意都跳转到这一步4.4 流程设置举例4.4.1 日报流程加审批条件流程用例图员工上级主管总经理结束Y填写日报填写意见审批 即第三步更改为总经理觉得日报符合要求流程结束，否则日报被打回重写。设置修改如下：保存后，流程图会自动根据的流程自动绘出。总经理在执行第三步时，系统会根据流程审批的设置，显示如下页面点击下一步，根据设置，系统自动把总经理的意见加入上级主管评语4.4.2 行政收文企业的收发文是个相对比较复杂的流程，因为每个企业都有自身的独特性，下面便是模拟企业的一个收文的实际例子。用例图如下：YNN选择会签人员选择传阅人员行政部存档申请人总经理行政部Y通过取消修订通知申请人结束流程设计要点：l 对于流程有分支的情况我们一般用审批动作来解决l 对于会签人员、传阅人员来说，每次都由行政部根据文件的性质来选人调整，并可指定有多少人填完意见后可往下执行，群填意见可满足此要求该流程的配置如下：注意：1、 流程的第四、五步执行人为“当前执行人”，他的含义是执行人与上一步的执行人（第三步）是一致的，换句话说，第三步的执行人的选择范围规定为行政部，具体是哪个人由总经理根据情况来选择，第四步执行人与第三步相同，第五步执行人与第四步相同。2、 当然“当前执行人”也可换为如第20步的#3#，直接指定为第三步的执行人4.4.3 多分支流程的处理并联流程的处理：步骤一步骤二步骤三步骤四步骤五如上所示，步骤一完成后同时转到二、三、四步，二、三、四步全部执行完毕后到步骤五，流程设置如下：注意：并联流程设置方法为，在分支窗口输入“2，3，4”，中间以逗号隔开5 菜单/界面5.1 模块维护用户在进入首页时，默认看到如下页面，实际上整个首页内容就是由不同的模块构成的，通知公告、收件箱等显示的数据、图标，就是模块定义的结果。管理员点击，系统会列出所有的模块点击个人日程表的编辑，可以通过修改SQL语句与模板内容来改变首页的风格。（SQL查询语句）（标准的html，定义图标、位置等）5.2 桌面配置桌面配置主要可以调整模块在页面中的位置与顺序，以及模块的权限，点击桌面配置进入：个人效率便是默认的桌面首页，点击编辑可以看到，您可以指定不同的岗位使用不同的桌面，“缺省”表明所有人，点击设置进入，可以通过下拉菜单指定固定的模块在固定的区域内显示。注意：1、4、7、10等区域是一行显示一个模块，而2与3、5与6等区域是一行显示两个模块。5.3 菜单l 菜单系统的作用就是指定相应的区域点击后的显示结果，每个项目都可以通过接口与系统的其他部分相连。l 菜单系统也可以和岗位、部门、级别等挂钩，通过给指定的角色设置不同的菜单，使不同的用户列出不同的菜单，实现角色功能重点化。一般说来，您所进入和看到的主菜单是与您的身份不同而不同的。比如，多数人员登录后，都会看到“我的工作台”和“公共业务”两部分；如果您是属于人事部的，看到的主菜单会包括“人事档案”、“考勤管理”等业务管理的部分。最常见的主菜单图例。系统管理员登录后看到的主菜单示例。这是因为系统为不同的人添加了不同的菜单方案。5.3.1 菜单的使用方法管理员点击菜单进入，可看到系统默认的菜单方案，分别是给办公室、人事教育处、管理员等设置的。以办公室方案为例，点击设置，可以通过选人设置该菜单方案的使用者：点击编辑，可以调整具体的菜单：下面我们来添加一些新的菜单确定后，通过“添加下级”来增加二级与三级菜单点击设置，为菜单增加连接项管理员需要掌握的有以下几种：l 外部URL：点击菜单后，直接跳到这个链接，比如，您可以在服务器上安装调用其他的连接，如：等。l 启动一个流程：点击菜单后，直接启动一个流程，将菜单与流程挂接到一起。l 进入一个数据库：点击菜单后，直接进入到数据库的列表状态，菜单后面的输入框还可以输入过滤条件。l 进入一个桌面方案：一般在首页使用，系统首页的桌面方案是“个人效率”l 对一个数据库统计：点击菜单后，进入选择数据库的统计。 l 进入日程表： l 进入公共资源管理库：选择资源数据l 进入文件库：选择进入当前用户或者当前部门的文件库。l 操作面板：选择相应的操作面板 调整菜单的显示顺序：通过向上、向下可以很方便的调整整个菜单的排列顺序5.3.2 菜单使用技巧假如给总经理设置菜单方案，他除了一般用户菜单权限外，还要有管理员的菜单权限，我们可以通过以下操作快速实现。步骤一、添加菜单方案步骤二、进入编辑页面，导入其他方案（默认与管理员菜单）即可。6 其它功能6.1 短消息设置注：使用短消息需硬件模块支持，该模块属于系统外购，请确认该模块已安装。6.1.1 硬件连接示意图警告：必须断电插拔SIM卡，否则会引起设备损坏6.1.2 短消息系统的基本配置.步骤一、开启短消息开关1、配置setup.php文件，其所在路径为c:oaapachehtdocsincludesetup.php：查找其中关于短信设置的程序段：/-$OaSystemSetup短消息=true; /短消息系统开关，默认为false，$OaSystemSetup短消息资费=0.10;/计费统计时使用/-2、配置common.php文件, 其所在路径为c:oaapachehtdocsincludecommon.php/-SMS设置-$SMSSERVER=68; /OA服务器使用的IP$SMSUSER=Admin;/OA管理员的用户名，建议不要更改$SMSPASS=1234;/ OA管理员的密码$SMSPORT=9802;/OA服务器端口，建议不要更改3、运行Sms_Config.exe ，运行后显示相应的配置界面：l 串口名称：选择短信模块与OA服务器连接的相应串口。l 串口通信的波特率：短信模块与OA服务器交换数据的速率，默认为9600，可根据需要调节。l 短信中心服务号码：为SIM卡所对应地区的短信中心服务号码，该号码是由程序自带，用户无须设置l SIM卡号：为短信模块中所使用的SIM卡号，如 注册码：可以在readme.txt中获得注：Web服务器、用户名、密码、短信服务器端口号的设置应当与common.php配置文件中关于短信设置模块的相关参数对应：填写完整后点击确定按钮：系统提示如下，点击Ok按钮即可4、配置完成后即可运行SMS_Server.exe，启动OA短信系统服务器端监控器，该程序应当持续运行：OA运行期间不要关闭该监视程序，否则短信发送不能送达用户。步骤二、设置发送权限设置进入“数据库维护系统数据库用户库”，为具体用户设