Excel在计算高校教师课时津贴中的应用.doc

Excel在计算高校教师课时津贴中的应用陈丽霞（河南司法警官职业学院 信息技术应用系，河南 郑州，450011）摘要: Office办公软件中的Excel是具有强大数据处理能力的电子表格软件，文章介绍了如何在高等学校中利用Excel 的公式(函数) 以及排序、筛选等数据处理功能来统计教师课时津贴的，使这项繁琐的计算工作变得准确、简便，工作效率大大提高。关键词:Excel；教学工作量；课时津贴；应用；函数中图分类号：TP39Application of Excel in Calculating College Teachers Hours AllowanceChen-lixia(Henan Justice Police Vocational College, Zhenzhou, 450011, China) Abstract: Office Excel software is a powerful data-processing capabilities of electronic spreadsheet software, the article describes how to use the Excel formula (function)in the colleges, as well as sorting, filtering features such as data-processing statistics allowance class teachers so that this cumbersome task of calculating an accurate, simple, and the working efficiency greatly enhanced.Key words：Excel;Teaching workload; Hours Allowance; application; Function1 引 言 近年来 ,随着高校的合并和扩招 ,各高校在校学生规模急剧增长 ,教师数量迅速增加 ,但教学管理人员却增加较少 ,与以前相比 ,教学管理人员的工作量几乎增加了一倍。其中 ,每月底进行的教师教学工作量的核算 ,就是一项琐碎繁杂的任务。利用 Excel电子表格的公式(函数)和数据处理功能代替手工计算 ,不但可避免大量复杂的数据运算过程和重复性劳动 ,而且计算快捷、 准确 ,工作效率大大提高。教师课时津贴严格按实授课时，并且按月计算，这是一项很琐碎繁杂的工作。传统的手工计算，费时、费力而且容易出差错。用Excel电子表格的公式(函数) 和数据处理功能代替手工计算,不但可避免大量复杂的数据运算过程和重复性劳动,而且计算便捷、准确,工作效率大大提高。现以2009年4月我院部分教师课时津贴的计算为例（校历4月部分见表1，清明节放假46日，端午节放假2830日），介绍如何使用Excel2003来计算我院教师的课时津贴。表1.校历4月部分次周期星一二三四五六日730314月1日234586789101112913141516171819102021222324252611272829305月1日232.建立Excel工作表我院现采用杭州正方高校教务管理系统进行课表编排、学生学籍等教务管理工作,各个系(部) 的每位任课教师在某一学期所承担教学任务的基本数据(包括教师学院、教师姓名、课程名称、课程性质、班级名称、起始周、星期、节次、教室名称、上课人数等) ，在课程表编排好以后，就可以利用教务管理系统的数据转出功能，将以上基本数据库用Excel电子表格的形式转出(在转出时可以去掉不必要的字段，如课程性质、起始周),对转出的表格进行排序（主要关键字：教师学院（升序）、次要关键字：教师姓名（升序）、第三关键字：教室名称（升序），从而轻松获得用于计算课时津贴的Excel 工作表。如图1所示。图1. 转出的“排序”过的Excel表格2.1 Excel函数计算津贴时用到了Excel中的几个函数：（1）合班系数（I列）的计算：if函数学院关于系数的规定是：警体课不论人数多少，其系数都是1；其他课，人数在80人以下的，系数为1，人数每增加40人，系数增加0.2，最高为1.6。因此在在I2单元格中输入函数=IF(A2=警体部,1,IF(H280,1, IF(H2120,1.2, IF(H2160,1.4,1.6)。拖动I2单元格右下角的填充柄至I列最后一个单元格，即可完成其他班级的系数计算。（2）职称（J列）的确定：vlookup函数Vlookup函数的功能是在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。 在J2单元格中输入函数= VLOOKUP(B2,教师职称表!$A$2:$B$201,2,FALSE假设教师职称表有200条记录。)。这个公式实现了在教师职称表中A列查找B2的值，如果找到了，返回教师职称表中B2的值。找不到的话，返回#N/A。括号中第一个值是条件值，第二个值是查询和取值的区域，第三个值是列数，第四个是指定希望 VLOOKUP 查找精确的匹配值还是近似匹配值。拖动J2单元格右下角的填充柄至本列最后一个单元格，即可完成其他教师职称的确定。（3）外校区补助（K列）的确定：vlookup函数在K2单元格中输入函数= VLOOKUP(E2, 外校区补助表!$A$2:$B$97,2,FALSE)假设外校区补助表有96条记录。拖动填充其他单元格。（4）周几次课（L列）的计算：countif函数Countif函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格的个数。在L2单元格中输入函数 =COUNTIF(B:B,B2)。这个公式是计算在B列查找B2共出现几次。拖动填充完成L列其他单元格的输入。2.2制作模板通过数据转出方式获得的Excel 工作表只是一个教师教学任务的基本数据库, 要计算每位任课教师的月课时津贴，需要对这一数据库的结构进行必要的修改和完善。所做的修改操作主要有以下几个方面：（1）创建三个基本表：“教师职称表”（A列为教师姓名，B列为教师职称）、“外校区补助表 ”（A列为教室名称，B列为外校区补助）、“津贴标准表”（A列为教师职称，B列为津贴标准）。（2）考虑到合班课、职称、外校区会造成的课时津贴上的差别,又由于大多数任课教师担任多次课（以2课时为1次）。因此，在计算每位教师的总课时津贴时，需要增加四列，即合班系数（I列）、职称（J列）、外校区补助（K列）、周几次课（L列）。（3）将教师的上课情况转换为单、双周的上课情况。在表格中增加十列，分别为单周的周一至周五（M列至Q列）、双周的周一至周五（R列至V列）。如图2所示。图2 单、双周上课情况在这里可利用Excel的筛选功能快速得到单、双周每位教师的上课情况。具体操作如下：先在F列“星期”中选择“1”，然后在G列“节次”中选择“1-2”，在筛选得到的表格中，M列“单周一”下的第一个单元格中输入2（表示2课时），然后拖动此单元格右下角的填充柄至有数据的此列的最后一个单元格，“1-2”表示不分单、双周都上，所以在R列“双周一”下也要用同样的方法输入，再在“节次”中选择“3-4”、 5-6”，用同样的方法进行输入；然后选择“1-2单”，只在M列“单周一”下的第一个单元格中输入2，填充其他单元格，R列“双周一”下不输入，用同样的方法输入“3-4单”、 5-6单”；然后选择“1-2双”，只在R列输入。M列不输入，同样的方法输入“3-4双”、 5-6双”。需要先在“节次”中选“全部”，在“星期”中选择“2”，重复上面的操作完成周二至周五的输入。需要注意的是，这是计算津贴的依据，一定要认真细致。（4）增加31列（W列到BA列），代表每月的1日31日（以每月最多31天计算，少于31天的可以在实际计算中删掉相应列）（5）增加工作量（BB列）、总工作量（BC列）、含系数课时量（BD列）、含系数总课时量（BE列）、外校区补助（BF列）、外校区总补助(BG列)、津贴标准(BH列)、课时津贴（BI列）、总课时津贴（BJ列）等列。其中BB2（工作量）中的公式为=SUM(W2:BA2)。计算结果是一个月内特定时间如星期一的3-4节上了几次。BC2(总工作量)中的公式为=IF(B2B1, SUM(OFFSET(BB2,0,0,L2) ,)。Offset函数的功能是以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。上式中SUM(OFFSET(BB2,0,0,L2)其实就是BB2+(BB2+1)+（BB2+L2-1）,结果是求某位教师一个月内的总工作量。而IF函数的功能是只在某位教师的第一条记录计算、显示出总工作量，其他记录显示为空。如果不用IF函数，即BC2中的公式为= SUM(OFFSET(BB2,0,0,L2)，那么公式复制到BC3单元格中变为= SUM(OFFSET(BB3,0,0,L3)，显然会出现错误。BD2(含系数课时量)中的公式为=BB2*I2。BE2（含系数总课时量）中的公式为=IF(B2B1,SUM(OFFSET(BD2,0,0,L2),)。BF2（外校区补助）中的公式为=BB2*K2。BG2（外校区总补助(）中的公式为=IF(C2C1,SUM(OFFSET(BF2,0,0,L2),)。BH2（津贴标准）中的公式为=IF(B2B1,VLOOKUP(J2,津贴标准表!$A$2:$B$10,2,FALSE),)。BI2（课时津贴）中的公式为=IF(B2B1,BE2*BH2,)。BH2（总课时津贴）中的公式为=IF(B2B1,$BG2+$BI2,)。3. 课时津贴的具体计算模板做好以后，对于每个月要做的，最关键的一步就是把单、双周情况套入，然后扣除放假、驾驶等特殊情况。（1）套入单、双周情况：根据校历，4月1日3日为单周的周三至周五，将O2:Q1000所设津贴表中有999条记录复制到W2:Y1000，6日10日为一个双周，将R2:V1000复制到AB2:AF1000,其余类推。如图3所示。图3 按校历的上课情况(2)扣除放假等对全校都适用的情况：4月6日清明节放假，29-30日端午节放假等情况，可直接选中相应列，单击右键，选择“清空内容”命令。（3）扣除驾驶、运动会等只涉及到个别班级的情况：利用Excel的高级筛选功能。具体操作是：先在表格中建立一个条件区域，然后选中A1：BJ2，选择“数据”“筛选” “高级筛选”命令，在弹出的对话框中分别设置列表区域和条件区域等，在筛选结果中，将相应列的内容清空。（4）扣除个别教师的部分课时的情况：可利用Excel的查找和自动筛选功能。4结束语用Excel 计算高校教师的教学工作量,具有灵活、高效、方便、准确的特点,能大大提高工作效率,降低工作强度。Excel 的数据处理功能适用于数据比较庞大和复杂的表格式数据库,所需计算的数据越多(但行数不得超过65536 行,列数不得多于256 列) ,越能体现其对表格数据的综合处理能力。实际计算课时津贴时,所使用的数据比较庞大和复杂,但笔者通过应用Excel 的公式和数据处理功能快捷、准确地计算出了全院每一位教师的课时津贴。用Excel 计算高校教师的课时津贴,最重要的基础工作是建好Excel 工作表。Excel 工作表的建立应尽可能地使用已有的数据信息资源。与此同时,还应充分和灵活利用Excel 的排序、筛选、高级筛选和自动填充功能去实现数据的批量填充和修改,只有这样,才能真正提高工作效率。参考文献:1 卢湘鸿.计算机应用教程M.北京:清华大学出版社 ,2001.2 刘彤 ,孙丽达 ,王小唯 . Excel 在稿件管理中的应用J.编辑学报 ,2003 ,(3).3 杨庆红.Excel 2002从入门到精通M.北京:航空工业出版社 , 2002.4高爱国.对高等学校信息化的认识与实践