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综合经营管理部培训教程 行政办公室工作规范 1 Contents 目录 职能定位 工作内容 工作要求 工作案例 2 3 办公室职能定位 4 办公室的重要地位 中心 管理运转中心 信息处理中心 文档管理中心 会议管理中心 综合统计中心 信访接待中心 枢纽 联结决策层与执行层的纽带 联结各职能部门的纽带 窗口 需要与上下左右各职能部门接触 办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范 精神面貌 在很大程度上代表一个单位的形象 4 办公室职能定位 5 行政助手 信息传输 综合协调 参谋辅助 6 办公室工作内容 7 办公室工作内容 按性质分 程序性工作 智囊性工作 临时性工作 按内容分 办文 办会 办事 简称 三办 7 被动型 前瞻性 机要性 8 综合性 服务性 程序性 8 办公室工作特点 工作特点 综合办公室日常事务汇总表 9 综合办公室日常事务汇总表 10 11 办公室工作要求 12 办公室人员角色定位 办事员 笔杆子 领导助手 参谋智囊 13 办公室工作对人员的要求 弊 一 要讲事业心和责任感 二 要认真细致 三 要讲究程序 不要打乱仗 四 要讲工作效率 14 一 思想素养热爱本职 干一行 爱一行 专一行 政治敏锐 从政治角度 大局高度看问题 处理办公室工作 听招呼 能自律 严保密 责任感强 将自己的工作职责与单位的发展 集体利益联系在一起 具有高度的责任意识 踏实肯干 舍得为工作投入 办公室工作对人员的要求 15 二 业务素养具备较高的政策水平 具有较强的综合分析能力 调研能力 善于通过调研掌握大量信息 思维能力 善于思考问题 抓住关键 表达能力 能准确简明地阐述己见 良好的协调能力 较强的应变能力 办公室工作对人员的要求 16 三 心理素养心理素养 指人对环境及其相互关系的适应能力 注意力 由于办公室工作的特殊性 要求对事物具有职业的注意力 调控力 控制情绪的能力 意志力 办公室工作对人员的要求 17 四 角色意识做好办公室工作 必须强化以下角色意识 服从意识全局意识责任意识创新意识奉献意识信息意识程序意识学习意识 办公室工作对人员的要求 18 工作案例 19 案例一 如何提高工作效率及合理安排时间 周一上班 秘书小周需要完成以下工作 她迅速进入工作状态 搞得手忙脚乱 临近下班时间 仍有部分工作没有完成 1 给某客户打电话 与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜 2 为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份 8人 每份10页 及会议日程表 3 拟定一份请示 申请近期组织工会活动的经费 4 拟定一份给某客户的回函 发出并复印备存 5 接收 分类和传递今天收到的文件 信件 6 布置下午要使用的会议室 准备会议用品 茶水 7 为上司预订周末去北京的火车票 8 将财务部新发的办公经费报销规定印发至各单位 9 在做这些事情的同时 她还接待了3位访客 接听了几个电话等 20 一 用ABCD法则排出工作的优先等级 A类 重而急 重要的并紧急的 必须立即做 优先做 B类 急而不重 A之后迅速处理 C类 重而不急 在合适的时间段内有效完成 D类 不急不重 最后做 延后做 或请他人代劳 方法 每日从A类依轻重缓急 循序着手 就能充分利用时间 取得最佳效益 案例一分析 如何提高工作效率及合理安排时间 21 二 有效利用时间 事半功倍1 明确自己的工作任务和职责 你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中 哪些工作应由你亲自完成 哪些工作应协助他人做 哪些工作不参与 2 要区分常规工作和非常规工作 哪些是每日都有的工作 哪些是每周或定期的工作 哪些是无法预料的 突然出现的工作 3 动脑筋思考 分清工作的轻重缓急 判断工作的先后次序 重要的 紧急的工作先做 科学有序的一项一项完成工作任务 不是机械的来一件事干一件事 4 巧妙地运用一些方法 合理分配精力 精明地利用时间 以提高效率 如 把所有要复印的文件集中在一起复印 把所有要打的电话集中在一起打 案例一分析 如何提高工作效率及合理安排时间 22 二 有效利用时间 事半功倍5 使用办公辅助手段帮助组织工作 如工作日志 时间表 日程安排表等 6 安排工作要适应整个流程的正常运转 不间断 不延误 不降低团队的整体效益 7 要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限 不能只凭个人想象和爱好安排工作 8 应尽量坚持记工作笔记 通过时间和活动的详细记录 可以分析 评估自已利用时间的有效程度 从而得到启发 持续改进 案例一分析 如何提高工作效率及合理安排时间 23 某公司经理突然收到一封措施无礼的信函 是与公司合作多年 交往很深的一家代理商发来的 经理怒气冲冲地把秘书叫来 口述回函大意 并明确将中止双方之间的一切业务 然后 经理让秘书迅速成文并发出 秘书应该怎么做 案例二 如何做好领导助手 24 聪明的秘书 应该在经理冷静之后再把拟好的回函交给经理 并征求意见确认是否发出 实际上是无声地提醒经理冲动行为也许是错误的 作为公司领导人 经理有自己思考问题的角度和方式 必须权衡各方面的关系和利益 经理提出要中止与代理商的业务关系 也许并非是一时之怒 来信仅充当了导火索 也可能是一时之怒 中止业务是气头上说说而已 在不明白经理的真实想法之前 秘书绝不能越俎代庖 替经理做主 秘书不是政策的制定者 也不是最后的决策人 但必须是一个好助手 案例二分析 如何做好领导助手 25 某高校为了保证教学工作顺利进行 一般都把各种会议安排在星期五下午 时间通常为下午1 30到3 00 这虽然保证了教学时间 但同时产生了另一个矛盾 即会议时间过于集中 往往产生七 八个单位同时开会 都邀请校领导参加 造成校长应接不暇 如果你是校长办公室主任 该怎么做 案例三 如何做好沟通协调 26 校长办公室要求各单位把要召开的会议提前一周申报 说明会议内容 所需要的时间 拟请那位校领导参加 分别轻重缓急进行协调安排 有些会议由校长参加 有些则由分管的副校长参加 有些会议只需要领导去听一听 了解情况的 可以分别安排在1 30到2 00 2 00到2 30 2 30到3 00去参加 有些会议不很紧急的 建议延后安排 甚至有些内容并不很重要的 就不安排校长参加 建议他们把会议纪要送校长办公室 由校长抽时间审阅后 提出书面或口头意见 校长办公室把每周的会议安排打印成表格 在星期三以前发到各单位再次征求意见 进行局部调整 在星期四下午定下来 通知各单位 准备好星期五下午的会议 校长办公室用这种方法既协调解决了会议集中的矛盾 又很好地取得了各单位的支持和理解 案例三分析 如何做好沟通协调 27 案例四 公文写作 武汉市教育局 财政局 我校拟着手建设校园网 经过计算机网络公司设计预算需要投入经费100万元 为使工程尽快上马 我校特向两局提出要求拨款以解燃眉之急 还请求增加教师10名 附件 校园网建设具体方案校园网