建立规范化的公司制度管理体系(PPT 67页)

三体系培训 建立规范化的公司制度管理体系 王帅 一 二 三 目录 前言 公司规章制度管理长期以来的问题 完善公司制度管理体系 没有规矩 不成方圆 不以规矩 不能成方员 孟子 离娄上 企业规章制度的概述 一个专业化的制度管理体系是由一些与此专业或职能相关的规范化的标准 流程或程序以及规则性的控制 检查和奖惩等因素组成的 制度 规范化的因素 规则化的因素 前言 一 企业规章制度的定义 1 什么是企业规章制度 企业规章制度指由企业主管部门制定的以书面形式表达的并以一定方式公示的 以企业强制力保障实施的 用来规范和指导员工行为的规则与办法的总称 一 企业规章制度的定义 2 公司 规章制度管理实施办法 对 规章制度 的适用范围的作了具体规定 第二条规定 本办法适用于公司编号行文发布的各项制度 办法 规章 细则和调度令等的起草 审批 发布 备案 执行 解释 修订 补充 废止 请在这里输入您的标题 制度定义 要求大家共同遵守的办事规程或行为准则 A B C D 相关国家法律法规 股份公司制度 公司规章制度 其他公司规范性文件 公司制度体系金字塔 职能管理类 监督控制类 党群工作类 基础管理类 监督控制 基础管理类 业务管理类 推动企业绩效 规范员工行为 其他公司规范性文件的类别 主要是指除公司规章制度以外制定的用来规范职工行为的文件的总称 主要包括 标准 体系文件 程序文件 行业标准 职责 岗位责任书 部门责任书 方案 竞赛方案 评先方案 活动安排 预案 应急预案 公司规章制度与其他公司规范性文件 公司规章制度类别 二 企业规章制度的特点 企业规章制度主要是用来规范内部的生产经营和劳动管理 是法律 法规的延伸和具体化 2 相对稳定性 制定 修改 废止的程序特定不能朝令夕改将其与其他规范性文件区分开来 1 规范性 形式规范内容规范程序规范 4 强制性 又成为企业内部的 法 违规要受到惩罚 3 普遍适用性 无论是领导还是员工 只要在规定的适用范围 都要遵守规章制度 三 区分企业规章制度与其他企业规范性文件 企业规范性文件 企业制定的约束和规范员工行为的各类文件 其他企业规范性文件 除企业规章制度外的企业规范性文件 主要有 其他企业规范性文件 标准 体系文件 作业指导书 职责 岗位责任书 预案 应急救援预案 方案 竞赛方案 评先方案 请在这里输入您的标题 其他企业规范性文件 除企业规章制度外的企业规范性文件 主要包括 标准 体系文件作业指导书 职责 岗位说明书部门说明书 方案 活动方案评先方案 预案 应急预案 三 区分企业规章制度与其他企业规范性文件 体系文件作业指导书 岗位说明书部门说明书 活动方案评先方案 应急预案 1 标准属于规章制度的范围吗 标准 包括管理标准 体系文件 程序文件 业务标准 作业指导书 标准 规章制度 为了在一定的范围内获得最佳秩序 经协商一致制定并由公认机构批准 共同使用的和重复使用的一种规范性文件 总体上更侧重于对某一项业务再细化 在具体内容上力求细致 详尽地描述到每一个操作步骤 并配以流程图和具体可量化的评价指标 以企业内部 法律 的形式表现出管理者的管理思想和工作思路 更侧重于对某项业务或事务的管理政策 管理原则 发展方向 管理模式 在宏观上引导企业各项业务的发展 更倾向于对某项职责进行模块化描述 2 职责属于规章制度的范围吗 职责主要表现为岗位说明书与机构说明书 岗位职责 规章制度 针对各岗位的具体要求 针对性比较强 比较详细 从整个制度框架着眼 来做出全面的目标性的要求 它的面比较宽 不涉及具体岗位里的细节问题 岗位说明书 3 方案属于规章制度的范围吗 方案 例如竞赛方案 评先方案 方案 规章制度 对某项工作 从目标要求 工作内容 方式方法 工作步骤做出全面具体 明确安排的计划类文书 例如专项活动实施方案等 具有相对稳定性 4 预案属于规章制度的范围吗 预案 是指根据评估分析或经验 对潜在的或可能发生的突发事件的类别和影响程度而事先制定的应急处置方案 例如应急救援预案 预案 规章制度 只针对于突发事件的短期反应 对某一事项的全面管理 包括处理原则 基本方法 以及后期处理问题 四 规章制度的作用 制度建设是企业运行的必要保障 建立规范化的规章制度管理体系是企业制度建设的基本要求 企业制定规章制度的作用主要表现在以下三个方面 保障管理有序化 规范化创造有序的工作环境降低经营运作成本提高企业运行效率增强企业的竞争实力 2 教育引导员工 知悉权利 义务保护职工合法权益告知违规后果警示作用 3 推动企业文化 规章制度可以体现企业奉行的价值理念 做事方式与风格 1 规范企业管理 公司规章制度管理长期以来的问题 社会秩序的建立与维护靠的是法律与道德 企业内部秩序的建立靠的是制度和文化 没有健全的法律和制度就不可能有科学 规范的现代企业管理 强调法律 制度在企业管理中的基础作用和规范作用 二 问题 公司规章制度管理现存问题汇总 汇总 三体系 预审报告以及 三体系 内审报告 我公司现存问题主要表现在如下四个方面 1 制度管理不成体系 3 规章制度编制不规范 4 规章制度没有得到及时的更新和完善 2 规章制度管理环节还不够完善 请在这里输入您的标题 原因分析图 本位主义 繁多杂乱 制度管理体系 政出多门 制度多而分散 发现一个问题解决一个问题就出台一个制度 不成体系 各部门都是以自己的权力为中心来制定制度 抓权揽权的现象较为突出 缺乏统一协调和平衡 制度的合理性难以保证 各部门各自制定自己职能范围内的制度 制度之间的衔接和匹配性较差 甚至还存在彼此矛盾的地方 一 制度管理不成体系 请在这里输入您的标题 原因分析图 制度评审不重视 缺失合规性评价 制度管理环节 执行检查不到位 没有将法律法规与企业工作实际相联系 法律法规未融入具体工作 对制度评审工作不了解 不重视 制度制定后缺少宣贯 对制度执行时存在的问题没有建立反馈机制 一 制度管理流程不统一 繁多杂乱 政出多门 本位主义严重 二 规章制度管理环节缺失 请在这里输入您的标题 原因分析图 格式不规范 结构不规范 制度编制问题 内容不规范 框架与逻辑关系搞不清 格式混用 不符合公文写作要求 制度与制度之间存在矛盾名称不适当语言不规范内容缺少必备要素 一 制度管理流程不统一 繁多杂乱 政出多门 本位主义严重 二 规章制度管理体系还不够完善 缺失 合规性评价 环节 对执行检查与制度评审工作的重视程度不够 三 规章制度编制不规范 基因工程的特征 原因分析 不能根据公司的发展及时制定规章制度 不能及时根据新法的实施 股份公司新规章制度的下发 制定公司自己的规章制度 对于制度明显存在的问题或制度间存有彼此矛盾的地方 没有及时修改 令执行者无所适从 有的制度 试行 了好几年 仍没有 转正 规章制度 对制度清单不重视不知道制度清单的类别 将所有的文件都填入规章制度清单 不及时更新 四 规章制度没有及时更新和完善 规章制度清单没有建立或建立不符合要求 制度清单 我们要怎么做呢 完善公司规章制度管理体系的建议 只有确保规章制度本身的规范性和实施过程的规范性 才能保证规章制度管理体系的整体运作是规范的 从而真正发挥规章制度的作用 三 建议 完善公司规章制度管理体系的建议 明确管理流程 完善管理环节 制定合规制度 建议 一 明确管理流程 2 制定流程 1 整体流程 3 修改与废止流程 新法规 新制度 制度化 新需求 修改评估 修订 新建 征询意见讨论 规范化审议 批准 试行 已有制度 纳入管理制度体系 分发 存档 通过 修改 是 有 无 否 调整 新政策 1 整体流程 1 科室制定公司层级的规章制度的流程 立项准备 1 组织编写 2 征询意见 3 办公室审定 4 2 制定流程 领导批准 文书编号 发布制度 修改制度清单 8 7 6 5 提交报告单 9 入库 10 2 站段制定站段层级的规章制度的流程 立项准备 1 组织编写 2 征询意见 3 领导批准 4 2 制度流程 发布制度 修改清单 6 5 各单位应对所下发的规章制度进行管理与监控 并在出现下列情形之一时 及时对规章制度进行修改或废止 与国家现行法律 法规和强制性标准出现不一致时 公司进行战略 结构 业务调整 导致规章制度不适用 实施过程中暴露出制度本身不合理 不完善 1 2 3 4 5 规章制度规定的事项已经不存在或无继续实施的必要 与股份公司下发的规章制度出现不一致时 3 修改与废止的流程 具体流程说明 按新增规章制度的规定程序修改规章制度 1 废止后 制定新制度 应在新制定的制度中注明所废止制度文号和名称 2 废止后 没有新规章制度代替 则需单独说明原因 报规章制度审查委员会审核 不管是修订还是废止 都应在三个有效工作日 向企划科提交 规章制度制定 修改 报告单 修改 废止 3 修改与废止流程 建议 二 完善管理环节 3 加强规章制度的执行检查与评审 2 建立 合规性评价制度 1 完善规章制度清单 1 制度清单的类型 站段 科室 法律法规清单股份规章制度清单公司规章制度清单 股份规章制度清单公司规章制度清单站段规章制度清单 1 完善规章制度清单 内部市场化的意义 2 编制清单时常见错误 把所有的文件都写入规章制度清单 前后矛盾 重复 繁杂 凌乱 识别不及时 该更新的没有更新 该废止没有废止 1 完善规章制度清单 1 合规性评价概述 2 建立 合规性评价 制度 2 实施 合规性评价 的步骤 准备阶段 1 程序文件相关培训识别渠道 收集法规 2 形成清单变更清单 实施评价 3 适用条款合规性分析形成记录 整改问题 4 形成清单制定计划整改追踪 2 建立 合规性评价 制度 合规性评价的准备阶段 制度程序文件 2 建立 合规性评价 制度 合规性评价的准备阶段 组织培训 熟悉公司 部门 生产厂各项安全工作的推行 熟悉各项工作岗位所涉及的岗位标准 2 建立 合规性评价 制度 合规性评价 的准备阶段 识别渠道 书店 政府通知 上级文件 网络 权威网站 2 建立 合规性评价 制度 权威网站 中国政府网 合规性评价 的收集法规阶段 形成法规清单 2 建立 合规性评价 制度 为了更好的管理 可以设置成链接模式 点击后直接打开该法规文档 在主要要求栏目中促使我们要对该份法律进行了解 结合实际情况列出所适应的条款 合规性评价 的收集法规阶段 法规变更 2 建立 合规性评价 制度 把旧的保留 加废除标示 新变更的法规放在下方 新增或修订的条款所涉及的风险点 合规性评价 的评价实施阶段 识别企业适用条款 2 建立 合规性评价 制度 结合企业实际 找出该法律法规的哪一具体条款企业适用 合规性评价 的评价实施阶段 评价合规性 结合条款中的要求 找出需要提供合规性评价符合的所需的资料 进行评价 评定是否符合可用 是 否 等形式来代替 不存在客观评定 2 建立 合规性评价 制度 合规性评价 的评价实施阶段 形成记录 合规性评价表 2 建立 合规性评价 制度 识别的条款 最好是详细的条款摘要 结合要求列出所识别条款中所要求的资料或证据 合规性评价 的问题整改阶段 形成合规性评价报告 针对 合规性评价表 中各项条款报告总体评价的情况内容要具体明了 2 建立 合规性评价 制度 合规性评价 的问题整改阶段3步走 2 3 1 列出不合规清单 整改追踪 制定下发整改计划 2 建立 合规性评价 制度 总结 收集法规 形成法规清单 找出企业适用条款 是否符合 符合 形成报告 形成报告 不合规清单 不符合 下发整改计划 追踪 2 建立 合规性评价 制度 LOREMIPSUMDOLOR 执行检查与评审的结果可以作为部门绩效考核的参考内容 同时也应加强与制度管理计划的结合 制度检查与评审不能仅仅是为了检查而检查 为了评审而评审 应该作为制度建设计划的重要参考资料 3 加强规章制度的执行检查与评审 部门 规章制度制定部门频次 每年至少检查一次输出 检查后填写 规章制度检查报告单 报送企划科 定期 每年12月初不定期 股份公司对公司的经营 管理策略进行重大调整时 公司资源配置 经营方向和领域发生重大变化时 建议 三 编制符合规范化要求的规章制度 2 具体解释 1 规章制度规范化的基本要求 项目成果部分 规章制度制定部门在起草编制规章制度时 应对其进行规范性审核 符合规章制度的编制要求 制度与制度之间是否抵触 框架是否合规 名称是否合适 内容是否缺项 语言是否准确 可操作 格式是否正确 1 规章制度规范化的基本要求 1 制度与制度之间是否存在抵触 科室制定规章制度 是否与法律法规相抵触是否与股份公司规章制度相抵触是否与公司现存规章制度相抵触 站段制定规章制度 是否与法律法规相抵触是否与股份公司规章制度相抵触是否与公司现存规章制度相抵触是否与站段现存规章制度相抵触 2 具体解释 2 规章制度的框架结构是否合规 规章制度的组成部分 标识部分 正文部分 附件部分 公司规章制度应由标识部分 正文和附件构成正文 总则 分则 附则 2 具体解释 款 段 条 章 章 项 目 规章制度各层次逻辑关系 2 具体解释 2 规章制度的框架结构是否合规 组织结构的内容 2 规章制度的框架结构是否合规 框架结构 编号问题 内容多的层次划分 序号问题 内容少的层次划分 条款下的项目的编号依次用 一 1 1 表示 内容多的规章制度分章 节 条 款 项 目 款 不用序号表示 项的序号用中文数字加括号 目的序号用阿拉伯数字 内容少的规章制度直接分条 款 项 目 2 具体解释 3 规章制度的名称是否合适 2 具体解释 4 规章制度的内容是否存在缺项 编制内容应当遵循原则 原则一 符合国家法律法规 上级规章制度的规定 原则二 实事求是 符合公司的实际管理需要坚持继承与创新 原则三 结构严谨 设计规范 文字简练 易于操作 原则四 协调性原则 避免制度之间相冲突 2 具体解释 4 规章制度的内容是否存在缺项 规章制度应当包含如下内容 总则 分则 附则 附件 02 03 04 05 06 01 规章制度制定的目的 依据 基本原则 06 生效时间 05 解释权归属 02 主管部门 适用范围的规定 03 必须遵守的基本要求 04 违反规章制度承担的责任 奖惩办法 01 内容 2 具体解释 目的 必备要素 编写文件的目的或意图 应置于每项管理制度第一章总则的第一条 应使用 为了 制定本制度 或本办法 本规定 不要加 特 字 不要写具体规章制度名称依据 是否有上级文件做支撑基本原则 非必备主管部门 必备要素 部门分工 职责 权限适用范围 必备要素 适用的区域 部门 组织 人员等 适用范围 目的 依据 基本原则 主管部门 2 具体解释 总则 分则 基本要求 必备 奖惩规定 必备 必备要素 主要描述相关人员所进行的工作 描述内容包括执行工作的时间 由谁于何时何地以何种方式执行什么工作 必备要素 违反规章制度的情形 考核方式 奖惩方式等 基本要求 奖惩规定 2 具