沟通中的会议沟通ppt课件.ppt

一 会议的目的与类型 会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式 它是一种常见的群体活动 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 格罗夫最近一项调查显示 27 的组织沟通问题涉及会议中的摩擦和冲突 会议被认为既是新想法被引诱扼杀的死胡同 又是组织沟通的必要途径 会议的目的与类型 会议的目的交流信息给予指导解决问题作出决策 会议的类型谈判通知解决问题决策交流 二 会议的组织 会前准备明确会议的必要性明确会议目标确定会议议程准备会议文件分发预阅资料确定会议主持人确定与会人员预定会议场所补充最新信息 会议控制会后工作落实会议精神监督和检查 同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡 会议十不 1 不开可开可不开的会 2 不开没有准备的会 3 不开没有明确议题的会 4 不开议题过多没有中心议题的会 5 不开无关人员参加的会 6 不开迟到和无故延长的会 7 不开离题发言和重复性发言的会 8 不开 一言堂 的会 报告会除外 9 不开议而不决的会 10 不开决而不行的会 三 会议议程的设计原则 步骤 含义 议程 一词来源于拉丁文 意为 必须做的事 一般也就把会议议程定义为 在会议上要考虑的事务 原则 表明议题确定主次注重实效适时调整提供背景资料 设计步骤突出问题提出新议题选择重要议题分清主次顺序确定时间表明顺序结束议程 会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期 2008年12月6日 星期五时间 下午2 30 3 45地点 B大厦第二会议室会议目的 研究一号项目进展情况议程1 公司第四季度销售情况 2 上次会议记录 3 上次会议记录中提出的问题 4 关于CPU进展报告 5 关于Case设计进展报告 6 关于软件进展报告 7 下次会议日期 时间 地点 附件1 软件进展报告 第7号 2 Case设计进展报告 第2号 3 关于软件问题的短文 四 会议记录 M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录 时间 地点 会议于2008年12月6日 星期五 在B大厦第二会议室举行 下午2 30开始 出席情况 出席会议者包括 钟楚义 周亦梅 周敏 唐婉 庄子期 主席 无故缺席者有 李杰 张明 吴倩发来了请假条 上次会议记录 与会者都同意 认为这是上次会议的准确记录 上次会议记录中提出的问题 周亦梅报告说 有关客户仍在度假 所以她没能邀请到他们来参加会议 同意的行动 周亦梅在有关客户度假归来后邀他们参加会议 完成的时限 下次会议前 进展报告实例 周敏报告说 软件发展已在目标之列 可望在三月底前完成第二版 然而 仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题 同意的行动 周敏与吴倩会谈 由唐婉解决问题 完成的时限 2001年12月21日 下次会议的时间 地点 下次会议 2001年12月25日 星期五 下午2 30在B大厦第二会议室举行 某高校科学馆会议厅内正在召开 中国二十一世纪的管理教学发展趋向 的研讨会 会议进行期间 就MBA教育的发展方向问题 不同的与会者提出了不同的看法 有的认为MBA教学应该以 案例教学 为主 有的则认为应以理论修养的培养为主 也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学 甚至可以取消传统的教师讲解的形式 这些不同观点在讨论过程中 争论得比较激烈 眼看讨论时间将近尾声 但与会代表为了充分表达自己的主张 很难 刹车 如果现在你是这次研讨会的主持人 面对这种不同主张分立的局面 你如何应付这种局面 你又如何就研讨的问题作总结 五 会议中的角色 会议主持人的职责 会议控制 决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正 尽全力避免与会者的争论 确保其他成员了解会议进展情况 会议引导 识别主题 问题 交换和开发建议 评价不同方案 选择行动计划 5W1H 促进讨论讨论 提问处理不同意见 对争论双方或各方的观点加以澄清 分析造成分歧的因素 研究争论双方或各方的观点 了解协调的可能性 将争论的问题作为会议的主题之一 展开全面的讨论 以便把会议引向深入 若分歧难以弥合 那就暂时放下 按会议议程进入下一项 作出决定 得分为27分或27以下 您的会议主持得很好得分在36以上 可能预示您在主持人角色方面存在某些问题 与会者的角色 决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时 力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事 得分为30或30以下 您的参与状态良好得分在40以上 可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题 六 影响会议成效的因素 会议目的不明确会议持续太久简单问