总裁办主任职责.doc

总裁办主任职责：1.负责部门内部制度的建立和完善2.负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通3.负责公司行政行政文件审核、发布与管理4.负责组织公司各类档案的管理5.负责公司级会议的组织和管理6.负责组织公司对外宣传和接待活动7.负责公司对外宣传材料（非营销类）的审核8.负责总裁要求的文字资料的组织9.负责秘书管理工作10.负责内部网上传工作计划、总结、制度文件的发布职权：1.总裁办制度和流程修改的审核权2.部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权3.公司对外宣传材料的审批权4.新闻媒体选择的审批权5.授权范围内费用支出的审批权6.授权范围外费用支出的审核权、建议权总裁办副主任职责：1、协助负责部门内部制度的建立和完善2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通3、协助主任负责公司行政行政文件审核、发布与管理4、协助主任负责组织公司各类档案的管理5、协助负责公司级会议的组织和管理6、协助负责组织公司对外宣传和接待活动7、负责公司对外宣传材料（非营销类）的审核8、负责总裁要求的文字资料的组织9、负责秘书管理工作10、负责内部网上传工作计划、总结、制度文件的发布职权：1、总裁办制度和流程修改的审核权2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权3、公司对外宣传材料的审批权4、新闻媒体选择的审批权5、授权范围内费用支出的审批权6、授权范围外费用支出的审核权、建议权岗位职责：1、全面负责总裁办的各项行政工作，保证总裁办工作正常、高效运转；2、负责起草公司内部相关高层的决议、各种公文、重要文件；3、负责协调公司内部各职能部门的工作；4、负责做好公司来宾的接待安排，做好公司重要活动和重要会议的组织与协调工作；任职资格：1、本科及以上学历；2、有三年以上行政或相关工作经验（含二年以上管理经验）；3、具有较强的亲和力，优秀的人际沟通、协调、组织、管理能力；稳重、踏实、勤勉、敬业；4、具有优秀的分析问题、解决问题能力，高效的事务处理能力及良好的外联、公关能力。5、优秀的英语会话及文字处理能力；总裁办主任职责1、配合公司主管副总做好公司内部行政事务，并处理好与外部的联络事务；2、负责公司行政管理规章制度的制定工作，并监督实施；3、负责指导完成公司内刊的发行及公司对外宣传工作；4、负责协调公司各部门、各分（子）公司做好相关工作；5、负责全公司的档案管理工作，并规划各分（子）公司的档案管理；6、负责全公司计算机网络化管理和信息化建设工作；7、负责规划实施公司企业文化及品牌建设工作：8、负责全公司车辆管理工作；9、负责完成公司董事会及办公会相关事务工作；10、完成公司董事长及副总交办的其他工作；总裁办主任助理职责1、协助部门领导做好内部行政事务，并处理好与外部的联络事务；2、协助主任完成相关管理规章制度的制定工作，并监督实施；3、负责公司内刊的发行及公司对外宣传工作；4、负责做好给公司宣传工作，完成品牌建设的具体工作；5、协助部门领导完成档案管理的实施工作；6、负责全公司网络化和信息化建设工作；7、负责公司领导交办的临时性工作；前台文员职责1、负责公司总机话务及来客接访工作；2、负责做好各项会议及来客服务工作；3、负责做好各种外来报纸、信件、包裹的收发工作；4、负责做好办公用品及其他用品的保管、领用登记工作；5、负责做好相关区域的清洁卫生工作；6、负责做好办公区域的植物、花卉养殖工作；7、完成领导交办的其他临时性工作；网络管理员职责1、负责维护全公司的计算机，保证办公的正常使用；2、负责局域网及内网的维护，保证其正常运行；3、负责文印室的管理工作；4、负责月度办公用品的采买工作；5、负责做好公司其他电子设备的维护、保养工作；6、负责做好相关区域的清洁卫生工作；7、完成领导交办的临时性工作；办公室秘书职责1、负责企业内刊的编辑、出版工作。2、指导企业内刊编辑、通讯员等的写作及编排工作，加强业务和理论培训工作。3、负责公司公文、文件的审核工作，协助文秘搞好公文、文件的起草工作。4、负责公司文件的起草和撰写工作；5、及时、认真的完成领导交办的其它工作；6、具体负责广告宣传、品牌建设工作；7、完成领导交办的临时性工作；档案管理员职责1、负责各项文件的收文、传阅、交办工作；2、负责公司所有文字、影像、图片等档案的管理工作；3、负责建立、健全全公司档案管理制度；4、负责指导各分子公司档案管理工作；5、负责公司档案室维护及车辆档案管理工作；6、负责管理公司的公章、印信、介绍信工作；7、完成领导交办的其他临时性工作；驾驶员职责1、负责车辆驾驶工作，保证办公用车；2、负责做好车辆的日常清洁卫生、安全工作；3、负责车辆日常的保养、维修工作；4、完成领导交办的临时性工作总裁办公室主任职位说明书职位名称总裁办公室主任执 岗 人上岗时间所属部门总裁办公室职位代码直接上级总裁职等职级管辖人数人管理部门总裁办下属岗位名职能部门、人力资源、行政管理、企业文化、投资管理、文秘、财务工作内容总裁办公会议相关的企业管理及产生经营汇总呈报内容直接责任：1、负责组织编制本企业管理规划，经总办会审批后组织实施。2、负责组织制定或会审本企业各项管理制度并牵头组织考核，制度的检查督促工作，总办日常管理工作。3、经常深入各部门会同有关部门制定和修订专业管理、现代化管理和标准化管理等方面的标准，力争制定出的标准具有先进性、经济性和实用性。4、年末对各专业管理、现代化管理、标准化管理等方面的计划落实情况进行一次全面检查总结申报现代化管理成果，表扬现代化管理技术推广应用好的部门。5、深入调查研究、组织发动调研、攻关。及时有效的帮助企业解决管理上的难题，提出开拓性、建设性的措施方案，供领导决策。6、根据制度规定和总裁指示，安排总裁办公会及其他有关会议，并对会上决议进行及时传达、督促落实，并将落实情况及时反馈给总裁。7、协调处理部门间的争议，如遇特殊事故上报总裁。8、负责审核各部门的年度计划，并监督计划的落实情况。9、负责公司的文秘、接待等相关的外事工作的协调。10、负责本企业介绍信、公章和领导印章的保管、使用以及部门印章的执法、起用管理。11、负责本企业的工商登记、年检、行政协调事务。12、参加重大合同的谈判、起草、审核工作。13、负责本企业劳动、人事、工资、员工培训、社会保险、员工激励、企业文化建设等工作。14、组织编制和修订企业有关的管理标准和工作标准，经批准后组织实施。15、根据公司发展需要组织人才规划、会同有关部门编制年度培训计划和继续教育计划。16、在公司下达的劳动工资计划范围内，组织制定本企业各个时期的劳动工资计划。17、建立健全劳动人事管理和职工管理教育有关台帐。18、负责按公司总体方案制定企业组织机构设置以及定员定岗方案。19、负责对各类专业技术职务、及时职务的考核、评审和聘任工作。20、组织制定各类人员的岗位规范，建立健全岗位责任制，贯彻按劳分配原则，建立合理的分配制度，拟定职工奖惩条例和奖金考核办法。22、劳动纪律的检查协调处理公司与开发区、政府、政协等有关部门的外事联系。23、组织大型展览会、博览会、高交会的准备参加及策划。领导责任：1、对公司管理制度的执行情况负责。2、对公司工作秩序的优良负责。3、对公司各部门计划的执行情况的考核结果负责。4、对公司人力资源工作（人力资源规划、招聘、配置、培训、考核、工资、激励、辞退离职、保险等）的优良负责。5、对公司文秘工作负责。6、对公司企业文化建设工作负责。7、对公司行政管理和后勤保障的优良负责。8、对全员的思想建设工作负责。主要权利：1、对各部门的工作秩序检查权。2、对各部门工作计划执行情况的检查权。3、对人才招聘的初选权。4、对考核会的主持权和对全员考核的审核权。5、对部门工作及员工的管理审定权。6、对提职奖金的建议审核权。人力资源总监应做好十件事(我做人事工作总结)人力资源是最宝贵的资源，是起决定作用的资源。人力资源工作的优劣直接影响企业的生存与发展。人力资源总监肩负着为公司实现战略目标，为员工创造丰盛人生的伟大使命。十全十美的人力资源总监，应该做好下列十项工作。一、人力资源战略规划： 人力资源战略规划是人力资源工作的起点，是人事行动指南和工作纲领。在制订人力资源战略之前，一定要做好详尽的人力资源现状调查分析。在战略选择方面，主要有领先型、跟随型和差异型。领先型是指在招、育、用、留人方面都要做到行业或企业界的领先水平。跟随型是指选定一个目标企业，所有的人力资源管理工作都参照目标企业的方法来进行。差异型主要是指选择与竞争对手不同的策略，以达到出奇制胜且与竞争对手难以比较。新建公司的中小企业适合选用差异性战略，除行业内优秀的名品牌企业以外，大多数企业适合采用跟随性战略，以达到提高效率、降低成本、减少风险的效果。人力资源总监要依据公司的人力资源战略，设计出实用、扁平、简单的组织架构，编写清晰明确的岗位职责、职务权限和激励机制。 二、招聘与配置： 招聘是人力资源管理的开端。在招聘方面，人力资源总监要依据所有岗位先内部招聘、再社会招聘、最后猎头招聘的原则，为员工提供更多的晋升机会。在人员配置方面，要组织相关部门共同制订出合理的人员编制，并鼓励员工在集团范围内适当的轮岗及合理的流动，但必须坚持一个原则，没有培养出接班人的岗位不允许晋升或调换岗位。也就是说，想升职或换岗的人员，必须先培养接班人。在招聘渠道方面，要合理选用内部招聘、人才中介、现场招聘、网络招聘、校园招聘、员工引荐、广告招聘、猎头服务等。选择招聘渠道的原则，以岗位等级和工作区域为核心，兼顾实用、快速、经济的原则。在人才选拔方面，采用面试、笔试、人才测评和集体面试相结合的方法，确保不会看错人、不会看走眼。新招职员最好组织参加初试、人才测评和面试；新招经理级以上干部还必须三位以上录用管委会成员面试，半数以上评委同意才可通过。在人才录用方面，重学历更重能力，重资历更重业绩。严格执行人才录用回避制度和入职体检不合格否决制度。三、培训与发展： 培训工作是企业基业长青的动力源，是员工成长的充电器。卓有成效的培训工作是企业与员工共同发展的重要保障。人力资源总监要建立实用完善的培训体系、编制专项培训预算、制定具体的培训目标，全面推进培训工作。在培训内容上分四个部分实施：包括文化与战略、职业技能、专业技能和管理技能。在培训时间上，力争做到全年人均脱产学习时间累计达到十二天，即保证月均有一天的学习时间。在培训层次上分为四类：包括高管培训、中层培训、职员培训和工人培训。在培训性质上分为入职培训、在职培训和晋升培训。在培训渠道上分为岗位实习、业余自学、课堂培训、外派培训、与大学合作MBA培训、参观考察、企业交流、外请讲师、入职引导人、师傅带徒弟等等。在员工发展方面，制定行政和技术两条发展线路。行政方面可按工人、职员、主任、经理、总监、总经理、总裁的线路发展；技术方面可按工人、技工、技术员、助师、工程师、高工、总工的线路发展。两条线路可交叉并行，同等级别的管理人员和专业技术人员，享受同等的福利待遇。人力资源部要通过人才测评、个人培训需求调查、公司对岗位的要求等三个方面来帮助员工制订职业生涯规划、组织相关培训，保障员工与企业共同发展。 四、绩效与激励： 绩效管理是人力资源管理的生命线。员工能为公司创造价值，能够为公司带来绩效，员工就是资源、是资本、是财富。不管是直接创造价值，还是间接创造价值，只要能创造价值，员工的报酬就是投资，否则就是成本或者是浪费。激励机制是人力资源管理的加油站。通过有效的激励机制，能够开发员工的潜能，提高组织的绩效。否则，干多干少一个样，干好干坏一个样，干与不干一个样，或者绩效考核激励机制不能够做到客观公正，企业必将难以生存发展。必须通过卓有成效的绩效管理，做到能者上、庸者让、无能者下，甚至是绩效提升速度跟不上企业发展速度的，也要根据强制排序、末位淘汰的原则进行末位淘汰。只有这样企业才能基业长青、稳步发展。人力资源部要加大绩效管理和激励的力度，坚持定量评价与定性评价相结合，结果评价与行为评价相结合，个人评价与上级评价相结合，季度评价与年度评价相结合，个人收入与公司效益相结合，强化结果导向，注重行为控制。逐步加大绩效工资的比例，综合考虑短、中、长期的激励。 五、薪酬福利： 薪酬福利是留住人的金手铐。薪酬福利坚持对外具有竞争性，对内具有公平性的原则，充分发挥薪酬福利的保障性、竞争性和激励性的作用。薪酬标准制定的四项基本原则：以岗位为核心，以资质为基础，以市场为导向，以绩效为依据。公司将以岗位为核心，建立岗位评价体系，给各个岗位进行客观公正的评价，制定合理的工资标准，在同工同酬的前提下，保持一定的灵活性。岗位相同，不同资历和能力的人则工资不同。相同的岗位，在不同的阶段和人才市场薪酬水平的变化时工资也不一样。相同的岗位、相同的资历，在同一个效益的公司，因个人的绩效不同，获得报酬也会不一样。在福利方面，公司会逐步完善集体福利和个性福利。集团福利如食宿、交通、有薪假期等；个性福利如给予学习机会，住房贷款、疾病补助等。人力资源部在现有福利的基础上，将逐步完善下列五项员工福利：温馨家庭（如住房贷款）、幸福生活（如旅游休假）、亲情无限（如探亲慰问）、健康人生（如体检保险）、个人成长（如参观学习）等。人力资源总监应根据市场情况和企业效益合理调整员工的工资，但工资的增长速度不得高于企业利润的增长速度，也不得高于企业规模的增长速度。也就是说，要想快速提高工资，必须共同努力将企业做强做大，提高企业的盈利能力。 六、员工关系： 建立和谐的劳资关系，是企业高速稳健的基础。员工与企业的关系以劳动合同为依据，以工作为内容、以报酬为结果。人力资源部通过一系列的方式和手段，旨在创建一种源于工作而又高于工作的和谐的劳资关系。创建员工以企业为家的归属感。建立畅通无阻、无界限的沟通关系，不断提高员工的满意度，提高企业的凝聚力和向心力。员工关系专员要深入了解每一个员工的工作和生活情况，想员工所想，急员工所急，及时解决员工工作和生活中的问题。包括工作关系、工作压力、岗位能力、培训需求、生活问题、家庭问题、心理问题、个人成长等。员工关系专员要成为广大员工的良师益友，成为员工生活上的朋友、工作上的帮手，真正为员工排忧解难。通过员工关系管理，让每一位员工都能工作开心、生活愉快，享受健康快乐的丰盛人生。七、企业文化： 企业文化是企业的灵魂，是企业的精神支柱。不管有没有写出来，任何一个企业都有其自己的文化。企业文化是一个企业员工的行为准则和工作习惯。主要包括企业宗旨、目标、使命、愿景、价值观、做人做事标准、企业歌曲、企业标志、企业形象等，以及在人、财、物等方面的基本要求等。企业文化通过一定的载体展现出来，如规章制度、标语口号、丰富多彩的文体活动等。通过思想变为制度、通过制度变为程序、通过程序变为行动、通过行动变成习惯，通过习惯变成文化。优秀的公司都有特色鲜明的企业文化。如每天开早会、每周写总结与计划、每月集体升旗仪式、每季度绩效考核奖惩兑现、每年初召开誓师大会、每年底召开总结表彰大会等。 八、HR信息化推进： 信息化是企业发展的高速公路。企业只有通过信息化，才能资源共享，高效快捷的开展工作。人力资源信息化，主要是指通过人力资源管理系统来管理人力资源工作，跨越时空界限，让员工与企业紧密的结合在一起。信息更畅通、沟通更方便。主要包括网上发布招聘信息、网上填写和投递简历、在线进行人才测评、可通过视频系统进行面试和录用。人力资源管理绝大多数工作都是可以在网上完成的。员工随时可查询到自己的相关信息，如工资条、培训记录、休假记录等，也可即时修改变化的信息，如联系电话、学历、婚姻状况、通讯地址等。管理者可通过HR系统即时查询下属的有关人事情况，如周工作总结与计划、绩效计划与考核结果、员工各类信息及相关统计等。将人力资源管理工作通过HR系统与网站、邮箱、手机联系在一起，就是人力资源信息化的高级阶段，如收到邮件就有短信提醒、生日可收到公司定制的祝福短信，工资到帐会收到短信提醒、社会保险会有短信对帐等。员工也可通过登录HR系统，了解到公司发布的各类信息，如会议通过、奖惩公告、文件制度等。更重要的是通过HR信息化来促进人力资源管理工作的简便高效，实现即时查询各类信息的查询功能；实现邮件、短信、BBS、QQ等沟通功能；实现网上绩效管理、网上培训、网上审核文件、网上报销等办公信息化功能。 九、优化工作环境： 工作环境包括员工生活的硬环境和软环境。硬环境主要有办公场所、办公设备、就餐环境、住宿条件、休闲场所、购物环境、交通环境、地理位置等。软环境主要是指人际关系、工作压力、学习氛围、沟通形式等。硬环境改造难度大，但可通过软环境来补充。软环境虽然不用支付多少经济成本，但改造起来难度大，需要用时间和精力来改善。人力资源总监应尽力改善员工的工作和生活环境，让员工工作的开心、生活的舒心。改善员工工作生活环境的工作包括：如硬件方面有办公室、宿舍、食堂装修改选，宿舍装200卡电话、安装电视，创建花园厂区、办公室增加绿色植物、购买接送大巴车、修建鱼池喷泉等，软件方面有建立企业网站、开通企业邮箱、召开员工座谈会、建立员工接待日制度、设立员工进步信箱、组织员工体检、购买HR系统、开通宽带上网和无线上网等。 十、员工满意度： 员工满意度是以人为本的综合体现。实施员工满意度工程，员工满意度能得到了稳步提高，公司的人力资源管理工作会有根本的改变。人力资源部以满意度调查结果为导向，逐步改善人力资源管理工作，逐项提高员工满意度。通过对有关人力资源管理方面的若干问题的调查，能全面反映了员工在人力资源管理方面的需求，为人力资源的管理工作提供了依据。只有通过提高员工满意度来加强人力资源管理，才是真正的以人为本。美涂士集团总裁周炜健说，经营企业就是经营员工和客户。经营员工就是要努力提高员工的满意度。员工的满意度决定着企业的发展速度。人的问题，是企业最大的问题，所有问题的解决都是从解决人的问题开始的。万科董事长王石说，善待客户从善待为客户服务的员工做起。先有员工的满意度，才有客户的满意度。 优秀的人力资源总监，应推动企业坚持“以人为本”的核心价值观为导向，以雇主品牌吸引人，以创造机会培养人，以激励机制用好人，以事业发展留住人。坚持员工与企业共同成长，逐步提高员工的满意度，打造最佳雇主品牌，把人力资源建设成企业的核心竞争能力，保障企业高速稳健发展。（完） 总裁办公室的职责之我见总裁办职责用一句来概括：沟通上下、协调左右、联系内外（辅助与枢纽）。简单再列的话，应该包括以下三大块。当然不同类型，不同行业，不同规模的企业会有些许差别。 经营管理工作总裁办职责一、领导管理决策的辅助作用（纵向）1、制定发展战略，负责推行、实施、控制、反馈；2、协助领导完成重大政策的制定和形成；贯彻和执行领导的指示和指令； 3、工作规划与计划的实施、监督；组织分解和落实，发现问题，调查、评估问题；检查和考核；4、建章立制； 5、协助总裁完成组织机构架设、岗位人员配置； 6、领导的文秘工作；领导交办的其他工作； 后勤保障工作总裁办职责二、对内的组织与协调（横向） 1、行政、总务后勤； 2、人力资源规划； 3、文书工作； 4、公司内部重大活动的组织； 5、企业文化建设； 投资与合作工作总裁办职责三、对外公共关系（合作）1、政府关系与合作关系； 2、公众形象宣传与品牌塑造、社会责任维护； 3、法律事务；于正勇2010-6-6做好总裁办公室主任心德体会总裁办公室主任的角色是处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置，具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？在此，本人就总裁办工作谈一些看法和体会。 一、加强学习锻炼，提高综合素质总裁办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等方面，加强自身学习和岗位锻炼，不断提高综合素质。一要政治可靠，做到理想信念坚定，在思想、行动上与上级保持高度一致，在大是大非面前保持坚定立场，不该说的话不说，不该做的事不做。二要品德优良，做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。三要心理过硬，做到急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。四要知识渊博，做到熟知邓小平理论和“三个代表”重要思想等的理论知识，掌握科学发展观的思想内涵和精神实质；具有办公室工作的专业知识，成为一个“行家里手”；了解法律法规、经济、科学知识等的基础知识，使自己成为一个知识宽广的人。二、认真履行职能，讲究工作艺术总裁办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务，大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。总裁办公室主任应在认真履行职能的过程中，讲究艺术技巧，注重方式方法。(一)参谋超前。参谋职能指总裁办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。总裁办公室主任在履行参谋职能中，要找准位置，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而沉默寡言，做到到位而不越位、尽职而不失职。一要把握宗旨，谋之有为。一是谋大事，不要搞“鸡毛蒜皮”。谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键，围绕中心，善于站在全局的高度认识问题、分析问题，提出建设性的、切实可行的、领导感兴趣的建议。如果事无巨细，大事小事都参谋，整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨，就会事倍功半，甚至影响领导的工作。二是围绕领导意图，不要我行我素。只有紧紧围绕领导意图，才能做到参在点子上，谋在关键处。要有超前意识，留心观察领导所关注的问题，力求做到领导未谋即有所思；要努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，抓住领导关注的问题出主意、想办法。如果离开领导决策意图，固执己见，我行我素，参谋活动就会背离正常的轨道，就会导致失败。二要出于公心，谋之有度。一是出好主意，不要人云亦云。总裁办公室主任要经常为领导献上策，出良谋，不能人云亦云，泛泛而谈。要加强调查研究，善于分析形势，增强参谋工作的预见性和科学性；要充分发挥办公室的集体智慧，广开言路，集思广益，提高参谋工作的整体效能；要学会比较，遇事常思多种可能，准备几种方案，做到多算于前，少失于后。二是敢于直言，不要察颜观色。做好参谋工作要做到坚持原则、实事求是，不掩盖矛盾、回避问题，做到服从不盲从。对于领导同志尚未意识到或者认识不尽完善的情况和问题，就要及时提醒或提出建议；当领导决策明显失误时，就要以对党和人民高度负责的态度，勇于“犯颜直谏”。三是做到“慎言”，不要掺杂私人感情。参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利，对领导、对同志有利，切忌从个人的好恶或小团体利益出发，带着私心杂念观察分析问题。特别是在对人的看法上，不能搞远近亲疏，更不能泄私愤、图报复，趁给领导出主意的机会“奏一本”。三要掌握分寸，谋之有方。一是因人而异。在出主意、提建议时，对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导，一般应运用“提纲式”方法，宜粗不宜细；对于新任职或者思维比较缜密的领导，应采取“方案式”方法，把情况尽量说得细一些；对善于倾听下属意见的领导，要畅所欲言，大胆提出自己的观点和主张；对于特别有主见的领导，则要多提供背景材料，供领导参考。二是选择时机。在出主意、提建议时，需要捕捉到一个恰到好处的时机。当决策者处于冷静状态的时候，正在思考相关问题的时候，在和自己闲聊的时候，都可视为是“恰到好处”的时机。三是讲究方法。在出主意、提建议时，要态度诚恳，语言委婉，讲究一定的方法和艺术，既不为让领导接受建议而“言”高盖主，也不因领导不采纳建议而灰心丧气。(二)服务到位。服务职责指总裁办公室主任为领导、基层和群众服务方面所应有的职能和应尽的责任。总裁办公室主任在履行服务职能中，应细致周到，抓住重点、分清主次，又要统筹考虑、兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动，忠心耿耿为领导服务，使领导更加信任；诚心诚意为基层服务，使基层更加满意；真心实意为群众服务，使群众更加亲近。一要正确处理“两个关系”。开展好服务工作，需要处理好两个关系。一是处理好全面服务与重点服务的关系。办公室服务工作繁杂琐碎，大体上可分为政务服务与事务服务。总裁办公室主任要把主要精力放在政务服务上，抓大事，努力在为领导当好参谋助手上下功夫。同时，在加强办公室工作的计划性上做文章，落实责任制，发挥办公室整体功能，以实现工作的“零差错”为目标，高标准、严要求地处理好每一件事情。二是处理好对上服务与对下服务的关系。为领导服务是总裁办公室主任义不容辞的责任，领导交办的事不仅要不折不扣地完成，并且要为其分忧解难。但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务，这就要求总裁办公室主任多与基层、群众接触，加强调研与督查，发现问题及时分析，超前预测，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众提供更加有利的条件。二要当好“三种角色”。为了提供优质服务，总裁办公室主任在工作中要增强服务意识，创新服务方式，当好“三种角色”。一是当好主动不被动的角色。各项工作都要主动谋划，超前介入，化被动为主动。对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办事项的服务，事前重点在调查研究上下功夫，掌握工作主动权；事中重点在分解立项、督办落实上下功夫，增强工作的针对性、实效性；事后在及时反馈上下功夫，做到事事有着落，件件有结果。对为基层和群众的服务，大力发扬主动协调、主动配合、主动服务的工作作风，改变那种坐家等服务，为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务，全面、准确、实事求是地向上反映“下情”，设身处地为基层和群众着想，急基层和群众之所需，办基层和群众之所盼。此外，组织办公室人员在信息、文稿起草、重要会议、重要活动工作中提前筹划，及时上报，努力避免被动应付。二是当好用权不越权的角色。要善于运用赋予的权力去开展工作，不能左顾右盼、缩手缩脚。但是，也要注意自己的职权范围，做到用权不越权，不能随意干涉其它部门的工作，更不能“拿着鸡毛当令箭”，动辄颐指气使、盛气凌人。三是当好果断不武断的角色。对日常性、周期性及规律性工作，要严防事无巨细、面面俱到的做法；对突发性、临时性的工作，要培养自己快速反应的能力，当发生突发性事件需要紧急处理，领导又不在时，应当机立断，不能有丝毫的犹豫和含糊，否则就会贻误工作。但是，这种决断必须建立在符合客观实际的基础上，不是脱离现实的武断。(三)管理有方。管理职能指总裁办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。总裁办公室主任在履行管理职能中，应提高“两种艺术”，努力使管理有方、工作顺畅。一要提高处理人的艺术。处理人际关系是总裁办公室主任的本能，包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。一是注意处理好与领导之间的关系。对领导要做到尊敬和服从，积极主动，尽量随叫随到，承办领导交代的事情要适当超前，对领导要多请示、多汇报、多反馈，千万不要遗忘领导交代的事项，千万不要主动与领导套近乎，千万不要在领导之间传闲话。二是注意处理好与下属的关系。要关心下属，经常过问下属的政治进步、生活待遇等情况，该解决的问题要及时解决，暂时有困难的要创造条件解决，该向上反映的问题要向上反映。要爱护下属，对下属出现一些差错，不应一味求全责备，而要肯定其工作积极性和成绩，对问题善意指出，并提出改进办法，使下属心悦诚服。要培养下属，对下属品德上要严格要求，业务上要悉心指导，着力提高下属的综合素质，为党的事业、社会主义事业造就可用之材。要信任下属，对下属要给予充分信任，多肯定少批评，以增强下属的自信心，放胆放手干工作。要激励下属，善于运用表扬这一手段调动下属的积极性，使下属经常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。二要提高处理事的艺术。处理事是总裁办公室主任的本职，包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。一是善于化繁为简。在众多的工作和矛盾面前，要通过分析、比较，抓住重点，理清思路，有所为而有所不为，才能获收纲举目张、以简御繁之效。二是勇于删繁就简。要切实端正工作指导思想，围绕重实际、求实效抓工作、搞服务，删掉“花架子”、“虚套子”，对于上级和领导部署的各项工作，把精神实质与办公室的实际情况结合起来，把多项工作统一起来，把工作重心明晰起来，把具体措施简洁起来，在统筹兼顾中抓出特色、成效，保证上级安排和领导要求的真正落实。三是坚持众繁我简。要完善制度规范事，明确责任，分解任务，逐级负责，分工合作，形成众人挑重担的工作格局。要优化机制使用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。(四)协调有术。协调职能指总裁办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。总裁办公室主任在履行协调职能中，应把握原则，讲求方法和艺术，使协调工作取得实效，各方面关系理顺，达到事半功倍的