如何做好工程项目的设计文控工作.doc

如何做好工程项目的设计文控工作经济管理论坛中国科技信息2005年第13期CHINASCIENCEANDTECHNOLOGYINFoRMATIoNJu1.2005如何做好工程项目的设计文控工作曲玉秋江汉石油管理局勘察设计研究院433123摘要:随着企业走出国门,作为完整而有效的项目管理一部分的文控工作,正扮演着越来越重要的角色,有效的文控管理,不仅能提高项目的管理质量,而且能使项目的文件资料处于一种有序合理状态.文控工作的任务除了其管理的职能外,其另一项重要的功能就是使项目的文件资料处于的一种有效有序的控制中,便于查阅,便于查找,便于控制.关键词:项目管理;文控;设计;工程项目文件控制是工程项目实施过程中的一项必不可少的内容,现在很多项目对文控工作越来越重视,特别是随着很多企业走出国门,与国际接轨的情况下,作为完整而有效的项目管理一部分的文控工作在项目的实施过程中越来越重要.其实,文控管理作为项目管理的一个不可缺少的步骤,在项目管理中的地位确实不容忽视.从我个人来说,经历了项目从没有文控管理到设置文控管理的过程,确实认识到了文控管理在一个项目中的巨大作用.项目越大,文控在项目中的作用越是不可忽视,有效的文控管理,不仅能提高项目的管理质量,而且能使项目的文件资料处于一种有序合理状态.因为文控工作的任务除了其管理的职能外,其另一项重要的功能和目的就是使项目的文件资料处于的一种有效有序的控制中,便于查阅,便于查找,便于控制.下面将根据本人的经验,对文控工作具体实施步骤和一些具体的工作做一下简单的介绍.文控准备工作的具体内容在一个新项目开始时,文控人员应该为在项目执行中将用到的所有文件格式准备模板,并将准备好的模板保存在计算机的模板子目录下.这些模板一般包括:传输单,专业间审查通知单,图纸文件登记表,传真,信函,会议纪要等等.项目开始之前,文控人员应准备必需的一些印章,这些印章包括:资料文件分发章,专业内部审核章,原件章,拷贝件章,作废章等.设立存档及内部审查区.从项目工程师那里获得项目资料清单.根据项目资料清单在计算机上准备编制图纸文件登记表.因为所有的文件资料都要根据项目的情况和要求分发给不同的项目管理者和设计人员,所以应编制文件资料的内部分发矩阵表并将其出版供项目内部专业审查.在审查过程中,各专业负责人会在内部分发矩阵表内标注他们所要求分发的图纸资料,文控人员就可以在以后的工作中根据内部分发矩阵表分发资料给相应的人员.将审查后重新编辑的内部分发矩阵表保存在模板子目录下.图纸文件登记表准备好后,文控人员就可以根据图纸文件登记表准备存档所需的文件柜和资料夹等一些存档所需的物品,并根据图纸文件登记表,按照专业或其他要求对文件柜和资料夹进行分类并贴上相应的标签.二,项目开始后文控工作的具体内容在项目开始时,项目工程师将结合各专业负责人及各管理负责人制定项目所需的程序手册,其中文控程序一般包含在设计程序手册中.在项目文件控制过程中,文挖人员应要求各专业人员在提交需文控处理的文件时应同时文控处理通知单.文控处理通知单的作用是使各专业要求文控人员的工作一目了然.当需要做内部审查的图纸/文件交给文控人员后,文控人员在升级图纸文件登记表前,首先应从管理的角度检查收到的图纸/文件,文控人员对图纸/文件的检查项目包括:图纸/文件的编号,版次,项目名称,图纸/文件的名称,图纸/文件的文字是否存在错误等等.文摔人员出版收到的图纸/文件前,首先应登记图纸文件登记表.图纸文件登记表登记的内容一般包括:专业名称,图纸/文件编号,图纸的CAD编号,图纸/文件的IIq版本还是新版本,图纸页码,版次,图纸/文件标题,内部审查编号,内部审查开始时间,内部审查结束时间,出版It期,发出的传输单号,根据合同收到业主审查的It期,业主对提交的图纸/文件审查回复的传输单号,业主对图纸/文件审查的状态(包括三项:批准:可以直接对这些图纸/文件出施工版;有意见的批准:按照业主在对图纸/文件上标注的意见修改后直接出施工版;没有批准:对这些图纸/文件,应按照业主的意见进行修改后升版图纸/文件重新提交业主进行审查),备注.这些项应逐项登记,不应有遗漏.在每个图纸文件登记表的表头,都有当前It期一项,当前It期的意思就是髓记图纸文件登记表的最新It期,所以每次升级登记图纸文件登记表都不要忘记修改当前It期这一项.如果图纸/文件需做内部审查,文控人员检查并登记完毕收到的图纸/文件后,加盖上专业内部审核章(如果一份图纸包括几页,则每一页图纸都应盖章,并分开登记,但文字资料可作为一个整体进行盖章登记),做出内部审查通知单并与在审查的图纸/文件起放在内部审查区供各人员审查.同时发出一份通知告知项目组有关人员须审查的图纸/文件已经在规定的内部审查区内了(通知的内容包括:须审查的图纸/文件内容,需审查完成的时间等).同时文控人员应保存一份内部审查通知单和通知.如果图纸/文件需要出版递交业主,文控人员首先应检查每一张图纸每一份文件,检查的内容包括:图纸/文件的签署是否完整,It期,图纸/文件的编号,版次.项目名称,图纸/文件名称,然后升级登记图纸文件登记表.做完前面的工作后,就可以根据分发矩阵表或来自专业工程师递交的文件处理通知单复印准备内部分发文件和文件传送单.如果图纸文件需要邮寄,则应在文件传送单上标注邮寄编号,或者让接受人在文件传送单上进行签署.所有的一切完成后,将文件处理通知单作为附件附在文件传送单复印件的后面存档.对于出版递交给业主的图纸文件,将图纸/文件的原件盖上原件章存档,然后只把图纸再复印一份盖上复印件章作为复印件存档.文控人员收到来自业主对递交的图纸/文件的审查意见后,文控人员首先应对收到的图纸/文件在图纸文件登记表上进行逐项逐页登记,登记项目主要包括:业主对提交的图纸/文件审查u复的传输单号,业主对图纸/文件审查的状态(包括三项:批准,有意见的批准,没有批准).磴记完毕后,根据项Ft工程师任内部分发章上的指示复印分发给各专业负责人.修改后的图纸/文件升版后,需重新提交给业主审批,文控人员首先应在图纸文件登记表上已经登记的每一张(一份)图纸/文件下面插入一行对图纸/文件进行修改升版后的登记.在此应注意:所有通过传输单发出的图纸/文件都应该的图纸文件登记表上反映出来,根据项目需要需删除的但以前已经出版发送给l业主的图纸/文件不能从图纸文件登记表上删除登记记录,但可以在相应的表格里进行说明标注,一般在备注进行说明标洼.修改升版后的图纸/文件出版后,作为存档的原件应盖上原件章,作为存档修改升版前的图纸/文件加盖作废章.作为