采购员入职培训.pptx

采购员入职培训 日常业务 XXXX有限公司 1 培训内容涉及 1 1采购需求来源1 2采购合同审批流程及各级权限1 3采购付款审批流程及各级权限1 4采购人员的选聘 培训 变更1 5采购档案的归档及管理1 6供应商选用2 名词定义定义 采购合同 我公司ERP制作 固定格式的合同书供方合同 由供应商制作的我公司所采购之物料的销售合同ERP合同号 体现在采购合同 供方合同中 由我公司ERP系统自动生成采购合同评审 采购合同生效前各职能人员权限范围内的审核 批准生产采购物料 即P类物料 producing缩写 供生产部门进行生产所需要采购的物料贸易采购物料 即T类物料 Trade缩写 供销售部门所需采购不经我司生产部门再加工的物料其他采购物料 即O类物料 Others的缩写 大多情况下指行政办公类中归入固定资产的物料 第一部分采购作业流程 3 人员职责 公司总裁 我司批量投产产品所需物料 50万及以上采购合同 供方合同的批准 以下称职权人 非批量生产所需物料 20万及以上采购合同 供方合同的批准公司副总裁 以下称职权人 我司批量投产产品所需物料 10万以上至50万以下采购合同 供方合同的批准非批量生产所需物料 5万及以上至20万以下采购合同 供方合同的批准供应商选用批准权各厂厂长 以下称职权人 我司批量投产产品用物料 10万及以下至3万以上采购合同 供方合同的批准非批量生产用物料 5万以下采购合同 供方合同的批准风电类产品的供应商选用审核权非风电类产品的供应商选用批准权厂部采购主管 我司批量投产产品用物料 3万及以下采购合同 供方合同的批准 以下称职权人 非批量生产用物料 1万及以下采购合同 供方合同的批准供应商选用审核权采购员 采购合同 供方合同的生成 执行和结案物料供应员 采购任务单 的制作收发料员 到货物料的收取 送检 入库办理制单员 ERP单据的制作和保存财务经理 1万以上所有采购合同的审核公司采购主管 生产用物料1万以上所有采购合同的审核贸易采购物料3万及以下合同批准权其他采购物料3万及以下合同批准权供应商选用审核权采购合同管理员 采购合同要素核对厂长批准权限内所有采购合同的合同章 分号章 的篆刻申请 保管 使用包括 迈克凡过滤器合同专用章 2 上海敏泰液压件合同专用章 5 江苏高创风电设备有限公司合同专用章 2 人事专员 采购人员的选聘 培训 变更 考核的相关事项的评估和办理 4 采购作业执行流程第一模块生产采购物料1 采购任务的生成仓储物料供应员根据物料需求部门提出的 生产物料需求计划表 当日整理制作 采购任务单 并与每日下午16 00交付至各厂厂部采购主管处进行采购任务分配 2 采购任务的执行采购员从领取采购任务后 于48小时内开展询价比价 合同制作 技术沟通等的事项采购合同若无特殊情况 采购员于接单后72小时内必须完成采购合同的制作 或供方合同生成 2 1执行及合同制作原则上 采购员必须选择经过我公司认可的 合格供应商 名录中的供应商 若因故无法选择现有合格供应商进行采购 需参考供应商 首次采购 流程作业原则上 1万以上的采购合同格式为我司制作之固定格式 1万及以下可由供方制作销售合同2 1 1执行及记录和控制采购人员所送审的合同 必须为供方已经盖章回传之合同 特殊情况除外 采购合同 供方合同送至厂部采购主管及厂部经理处审核及批准 具体视各职位权限 后 交由采购合同管理专员处盖章或进入下道审批流程 1万以上采购合同需附 采购合同评审表 表中各项内容由采购员自行填写 采购合同管理员进行审核2 1 2合同评审及要求采购合同管理员需核对 合同格式及内容是否符合我公司的采购合同标准格式 合同标的物的品名 型号及数量是否与需求物料一致合同技术附件是否齐全 所付资料是否正确核对完毕无误合同 根据各职权人的权限进行送审 审批合格之合同 相关职权人在 合同评审章 内签名认可 同时采购合同管理员在T6系统内进行电子合同审核 厂部经理权限批准内合同 需当日完成盖章下发事宜 厂部经理权限批准外合同 需在2个工作日内完成盖章下发事宜 特殊情况除外 3 物料到货及入库3 1物料到货及入库办理物料到货后 由仓库收发料员进行物料的收取 收取时需仔细核对 送货单 上的物料各要素是否与实际到货物料一致核对完成后 收发料员通知ERP制单员进行 到货单 制作 并且送检送检合格后 ERP制单员制作 入库单 正式办理入库入库办理完成后 收发料员将 入库单 交付给采购合同管理员 由采购合同管理员对采购任务进行结案采购合同管理员在 采购任务单 中将对应物料的入库日期进行登记 表示结案送检不合格 由IQC人员通知责任采购员按我公司 不合格品控制程序 对不良物料进行处理 3 2随货资料规定供应商必须随货提供 送货单或装箱单 送货单中需体现物料所对应的ERP合同号若有特殊要求的 如材质证明 压力容器证明等 需同步附上 特殊情况另议 发票不得随货一同运输 4 采购不良品处理各环节发现的采购不良品 根据我公司 不合格品控制程序 对不良物料进行处理第二模块贸易采购物料1 采购任务的生成由销售部门制作 国内采购申请单 查询EPR物料号及库存后交予公司采购部2 采购任务的执行2 1采购任务的执行公司采购部采购员在收到销售部门的 国内采购申请单 后 于2个工作日内进行询价 比价事宜并生成 国内采购合同 2 2 国内采购合同 必须同步进入T6系统2 3合同评审及要求公司采购部采购员制成合同后 将合同呈采购合同管理员审核 相关要求参 生产采购物料 模块 采购合同管理员审核无误后呈各级领导审批3 物料到货及入库参 生产采购物料 模块4 采购不良品处理参 生产采购物料 模块第三模块其他采购物料1 采购任务的生成由需求部门通过T6制作 请购单 查询库存后交予公司采购部 需求部门包括 办公室 IT产品 质量管理部2 采购任务的执行2 1采购任务的执行公司采购部采购员在收需求部门的 请购单 后 于2个工作日内进行询价 比价事宜并生成 国内采购合同 国内采购合同 必须同步进入T6系统2 3合同评审及要求公司采购部采购员制成合同后 将合同呈采购合同管理员审核 相关要求参 生产采购物料 模块 采购合同管理员审核无误后呈各级领导审批3 物料到货及入库参 生产采购物料 模块4 采购不良品处理参 生产采购物料 模块其他 科技仓库的需求物料 通过T6制作 请购单 后 直接交由液压设备厂采购人员处理钣金车间需求物料 原材料及各类工具 直接交由液压设备厂采购人员处理外协钣金件 钣金车间判定无法自行生产时采取外协方式 钣金车间将采购任务退回液压设备厂 由液压设备厂采购人员处理技术中心 技术中心所需请购的物料 由物料的最终使用单位提出采购申请 归类于生产部门的按生产物料采购流程 其他部门使用的物料 按其他部门走相对应的物料采购流程 所有采购合同生成盖章 均在公司采购部 各厂各部门不得用部门章进行采购合同的执行 远程订单 新沂采购合同 5 1采购人员将其主管或厂长审批过的采购合同进行T6录入5 2录入后将合同信息通知采购合同管理员 采购合同管理员进行盖章或进入下一道送审流程 5 3合同管理员需在规定的时间内将盖好章的合同返还给采购人员 电子盖章或扫描方式 5 4采购人员得到我司返还的盖章合同后 请供方盖章回传 将双方盖章的订单扫描给合同管理员立档 5 4由于业务条件限制 远程订单采取我司先制作采购订单 后安排供方盖章流程 5 5允许存在供方合同及我司采购合同双格式存在的情况 但必须标注统一的订单号防止合同重复 5 3合同管理员需在规定的时间内将盖好章的合同返还给采购人员 电子盖章或扫描方式 5 4采购人员得到我司返还的盖章合同后 请供方盖章回传 将双方盖章的订单扫描给合同管理员立档 5 4由于业务条件限制 远程订单采取我司先制作采购订单 后安排供方盖章流程 5 5允许存在供方合同及我司采购合同双格式存在的情况 但必须标注统一的订单号防止合同重复 特急物料处理 因特殊事项导致特急物料 要求必须一个工作日内到货的为特急物料 采购需求 则需求方必须在确保技术信息资料齐全的情况下通过邮件或手机短信通知对应的采购行执行采购任务 保障物料及时到位 相关手续和单据需求方和采购承办人员需在3日内补齐 5 采购付款审核批准流程1 申请付款所需资料 1 1预付款金额在5000元及以上的100 预付款采购合同 必须有双方的原件合同金额在5000元以下的100 预付款采购合同 可凭双方传真件安排付款30 预付款订单 凭对方盖章合同复印件加盖我司红章原件合同 或双方盖章的原件合同1 2余款 货到付款 包括月结 5000元以上 需提供双方的原件合同5000元以下 凭双方盖章合同复印件或双方原件合同紧急情况下 可凭双方盖章得合同复印件进行款项支付 但所缺原件合同必须事后随发票一同补交财务部门 2 付款审批权限厂部采购主管 公司采购主管 10万以下付款批准权厂长 经理 10万以上20万以下付款批准权副总裁 20万及以上至50万以下付款批准权公司总裁 50万及以上付款批准权供方必须在最迟货到我司30个工作日内开具对应的增值税发票 采购人员在收到发票后进行单据整理 最迟不得超过15天将发票交付财务部 特殊情况需主管批准 6 采购人员的选聘 培训 变更 考核1 采购人员的选聘采购人员选聘 可由厂部推荐 人事进行基本资质审核 基本资质审核通过者经由公司采购部评审 评审合格人员 由公司副总裁进行最终选用决议 2 采购人员的培训新进采购人员到岗后 需接受公司人事部门安排的公司规章制度及产品培训 同时采购管理制度及T6使用培训由公司采购部组织进行 培训时间为1个工作日 培训内容将于第二日进行考核 考核不通过者 不得分流到采购部门任职 3次培训不通者 取消其录取资格 3 采购人员的变更3 1采购人员调职与离职根据公司人事部规定 可由采购人员本人或其主管提出调职 离职申请 厂长审批后 需交由公司采购部对其任职期内的业务进行审查 公司采购部审查无误后 呈公司副总裁批准 3 2采购人员升级3 2 1因工作表现出色 采购人员可自行申请或有其主管提出升级申请 厂长审批后 交由公司采购部对其业务进行评估 评估内容包括成本控制 物料及时供应 供应商维护等 公司采购部评估后 呈公司副总裁批准 3 2 2得到升级的采购人员 呈公司副总裁批准后其薪资可进行一定幅度的上调 3 2 3每年采购人员的升级人数不超过所有采购人员的1 5 升级级码幅度不超过12个 公司统筹调整不受该升级影响 采购人员考核4 1由其采购主管或其工作主管进行绩效考核 4 2公司副总裁及公司采购部针对厂内给采购团队的业绩表现进行年度考核 7 采购档案的归档及管理1 采购员需自行对其作业资料进行归档 由采购主管查核其档案管理情况2 公司内所有采购合同 公司采购部均进行复印件归档管理 每年一次至财务部进行原件合同归档管理8 供应商选用1 供应商选用批准 参 职责 2 经批准允许选用的供应商 由公司采购部统一将采购员所提交的 首次供应商选用申请表 交付公司EPR组进行ERP供应商资格录入 3 未经EPR供应商资格录入的 不得与其发生业务来往 需形成的记录 采购任务单 请购单 采购合同 供方合同 到货单 不合格品处置表 入库单 付款申请单 首次供应商选用申请表 采购月报表 来往邮件 1 名词定义合格供应商 列入我公司 合格供应商名录 之供应商合格供应商分级 一级供应商 经我公司品质稽核通过之合格供应商二级供应商 有给我司供货之历史记录 并且连续3个交货批次的检验记录为100 合格首次供应商 无给我司供货之历史记录 首次采购物料所选用的供应商供应商根据其经营性质 做如下分类 H类 自产自销类供应商F类 品牌产品经销商 代理商M类 调货为主 零散件类供应商K类 外协加工钣金 机加类供应商Q类 热处理 表面处理类供应商2 相关人员职责 管理者代表 副总裁 合格供应商名录之批准 供应商选用之批准供应部经理 首次供应商选用之审核采购部主管 首次供应商之审核采购员 供应商的开发与维护 评估和选择供应商 质量部和技术部协助 并建立供应商档案 质量部 技术部 协助评估和选择供应商 第二部分供应商管理 3 工作程序 3 1 1供应商选择供应商初选的条件必须满足 合法资格固定经营场所3 1 2供应商审批3 1 2 1首次供应商首先 申请供应商资格 首次供应商采购员填制 供应商首次申请审批表 后附 有效期内的营业执照 组织机构代码证 税务登记证 有特殊行业要求的需有特殊行业从业许可证将该表呈采购部主管批准后 采购助理进入ERP系统登记供应商信息 分配供应商ERP代号首次供货供应商货物到我司后 必须100 送检连续三次合格率均为100 可列入 二级供应商 连续三次合格率不足80 自质检部判定之日起6个月内不再选用 6个月后选用参 首次供应商 操作流程3 1 2 2供应商升级成为 二级供应商 后连续6个月没有物料质量事故 针对H类 K类 Q类供应商 根据我公司需求状况 采购部在必要时应组织技术部 质量部对供应商从质量保证能力及服务水平等方面进行现场评审 相关部门共同填写 供方考评记录表 经我公司首次品质稽核通过 可正式列为一级供应商 并列入 合格供应商名录 3 2供应商降级一级供应商 连续三个批次供货出现不良 且不良率大于5 降为二级供应商 二级供应商 连续三个批次供货出现不良 且不良率大于10 降为 首次供应商 降级成为首选供应商后 连续2个批次供货出现不良 且不良率大于10 6个月内不再选用 6个月后选用参 首次供应商 操作流程一项降级制 批次物料合格率低于70 直接停用6个月 延误供货20天以上 直接停用6个月3 43分级供应商商务合作优惠3 3 1一级供应商 优先付款 占同物料订货总量60 3 3 2二级供应商 占同物料订货总量30 3 3 3首次供应商 不得超过同时期内同物料订货总量10 3 4供应商品质稽核3 4 1稽核对象 根据本规定5 2 2 2条款 根据我司需求 对供应商进行品质稽核3 4 2年度品质稽核3 4 2 1每年1月由质检部门QA工程师排年度品质稽核计划 根据计划实施稽核工作 也可由供应部申请稽核工作 由QA工程师根