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第章 3 计划 本章内容要点 计划的概念 性质 作用 形式 计划工作的步骤 计划的方法 滚动计划法 网络计划法 预算方法 计划工作的原理 限定因素原理 许诺原理 灵活性原理 改变航道原理 目标管理 战略计划的概念 特点 作用 程序 项目计划 计划工作概述 计划的概念计划就是根据组织内外部的实际情况权衡客观需要的主管可能 通过科学的预测 提出在一定未来时期内组织所要达到的目标以及实现目标的方法 计划的性质 计划的目标性计划的先导性计划的普遍性计划的效益性 计划的重要性 计划的预见性为人们确定了科学的目标计划的目标性使企业在目标的激励下集中全力而努力奋斗计划的效益性使企业经营活动更加经济合理计划是管理人员进行控制的基础 计划的表现形式 计划的类型 分类标准类型时间长短长期计划 中期计划 短期计划职能空间业务计划 财务计划 人事计划广度战略性计划 战术性计划明确性指导性计划 具体性计划程序化程度常规计划 专用计划 计划工作过程与基本原理 计划工作的步骤 计划编制的步骤 1 确定目标 2 认清现在 3 研究过去 4 预测并有效地制订计划的重要前提条件 5 拟定和选择可行的行动计划 6 制订主要计划 7 制订派生计划 8 制订预算 用预算使计划数字化 计划的方法 滚动计划法 其最突出的优点是计划更加切合实际 并且使战略性计划的实施 更加切合实际 对于中长期计划而言 由于环境的不断变化 由于在制定计划时存在着众多的不确定因素 因而在计划实施一段时间之后 就可能出现与实际不符的情况 这时如果仍然按照原计划实施下去 就可能导致巨大的错误和损失 滚动计划法的评价 滚动计划法就是一种根据情况变化定期修订未来计划的方法 这种方法综合考虑了计划的执行情况 外界环境的改变情况以及组织的方针政策的变化 采用近细远粗的方式对实施中的计划进行定期的修订 并逐期向前推移 从而使短期计划 中期计划和长期计划有机地结合起来 不断地随时间的推移而更新 滚动计划法的评价 采用滚动计划法有利于在外界环境不断变化的情况下 使计划更加符合实际 更好地保证计划的指导作用 从而提高计划工作的质量 同时也有利于保证长期计划 中期计划和短期计划互相衔接 使各期计划基本保持一致 最后 它还使得组织的计划工作富有弹性 从而有利于提高组织的应变能力 滚动计划法的评价 网络计划技术 预算方法 预算是用数字表示的未来某一个时期的计划 预算可以用货币单位 如收支预算 资金预算等 也可以用其他的单位 如用工时 机时 产量 销售量 原材料消耗等 来表示预期的结果 计划数字化为预算 将使管理人员明确资金和资源与部门或个人的对应关系 从而有利于充分授权给下属人员 使其在预算的限度内实施计划 此外 由于预算非常便于用来进行控制 因此 预算不仅是一种细化的计划 同时也是非常常用的控制手段 计划工作的原理 限定因素原理限定因素 是指妨碍目标得以实现的因素 也就是说 在其它因素不变的情况下 抓住这些因素 就能实现期望日标 所谓限定因素原理 是指在计划工作中 越是能够了解和找到对达到所要求目标起限制性和决定性作用的因素 就越是能准确地 客观地选择可行方案 限定因素原理 限定因素原理是决策的精髓 决策的关键就是解决抉择方案所提出的问题 即尽可能地找出和解决限定性的或策略性的因素 否则 如果对问题面面俱到地检查 不仅会浪费时间和费用 而且还有可能把主要注意力转移到决策的非关键性问题上 从而影响目标的预期实现 许诺原理 在计划工作中选择合理的期限应当有某些规律可循 许诺原理可以表述为 任何一项计划都是对完成各项工作所做出的许诺 因而 许诺越大 实现许诺的时间就越长 实现许诺的可能性就越小 这一原理涉及计划期限的问题 按照许诺原理 计划必须有期限要求 事实上 对于大多数情况来说 完成期限往往是对计划的最严厉的要求 此外 必须合理地确定计划期限 并且不应随意缩短计划期限 再有 每项计划的许诺不能太多 因为许诺 任务 越多 则计划时间越长 许诺原理 灵活性原理 计划必须具有灵活性 即当出现意外情况时 有能力改变方向而不必花太大的代价 灵活性原理可以表述为 计划中体现的灵活性越大 由于未来意外事件引起损失的危险性就越小 必须指出 灵活性原理就是制定计划时要留有余地 至于执行计划 则一般不应有灵活性 例如执行一个生产作业计划必须严格准确 否则就会发生组装车间停工待料或在制品大量积压的现象 对主管人员来说 灵活性原理是计划工作中最重要的原理 在承担的任务重 而目标计划期限长的情况下 灵活性便显出它的作用 当然 灵活性是有一定限度的 灵活性原理限制条件 一 不能总是以推迟决策的时间来确保计划的灵活性 因为未来的不肯定性是很难完全预料的 如果我们一味等待收集更多的信息 尽量地将未来可能发生的问题考虑周全 当断不断 就会坐失良机 招致失败 二 使计划具有灵活性是要付出代价的 甚至由此而得到的好处可能补偿不了它的费用支出 这就不符合计划的效率性 灵活性原理限制条件 三 有些情况往往根本无法使计划具有灵活性 即存在这种情况 某个派生计划的灵活性 可能导致全盘计划的改动甚至有落空的危险 为了确保计划本身具有灵活性 在制定计划时 应量力而行 不留缺口 但要留有余地 本身具有灵活性的计划又称为 弹性计划 即能适应变化的计划 灵活性原理限制条件 改变航道原理 所谓改变航道原理 是指计划工作为将来承诺得越多 主管人员定期地检查现状和预期前景 以及为保证所要达到的目标而重新制订计划就越重要 计划制定出来后 计划工作者就要管理计划 促使计划的实施 而不能被计划所 管理 被计划框住 必要时可以根据当时的实际情况作必要的检查和修订 因为未来情况随时都可能发生变化 制订出来的计划就不能一成不变 尽管我们在制订计划时预见了未来可能发生的情况 并制订出相应的应变措施 但正如前面所提到的 一来不可能面面俱到 二来情况是在不断变化 另外 计划往往赶不上变化 就要调整计划或重新制订计划 就象航海家一样 必须经常核对航线 一旦遇到情况就可绕道而行 故此原理称为 改变航道原理 改变航道原理 这个原理与灵活性原理不同 灵活性原理是使计划本身具有适应性 而改变航道原理是使计划执行过程具有应变能力 为此 计划工作者就应经常地检查计划 重新制订计划 以此达到预期的目标 改变航道原理 目标管理 企业以及任何其他的社会组织 都有其之所以存在的目的与使命 这些目的或使命是通过完成一定的目标而得以实现 目标的性质 一 目标是分层次的 二 目标是一个网络体系 三 目标具有多样性 四 长期目标和短期目标 目标管理的特征 一 目标的制定者就是目标的执行者 在传统管理中 组织目标的制定是最高层管理者的特权 下级管理者和一般职工只有执行的义务 目标的制定和目标的贯彻是相分离的 目标管理强调组织目标的制定要由上下级共同参与协商 目标的制定方式是 由上而下 和 由下而上 的结合 目标的达成过程也是上下共同参加的结果 二 目标的实施过程是 自我管理 自我控制 的过程 传统的管理是一种监督和强迫的方式 而目标管理强调组织所有成员的参与 注重的是 自我控制 和 自我管理 目标管理的特征 三 以目标作为考评各级人员的依据 传统管理的工作考评主要是以被考评对象的品质 态度等为依据来进行 考评是上级的单方面的权利 下级并无发言权 目标管理则强调考核要以工作实绩为依据 职工自己首先对照目标进行实绩的自我检查 然后上下级共同确定考核结果 并以此作为奖惩的依据 目标管理的特征 战略计划 战略计划是对企业长远发展的全局性的谋划 本世纪50年代产生于美国 据联合国经济合作发展组织的统计资料表明 50年代 美国大企业中制定战略规划的还只有20 左右 到了70年代 制定战略计划的大企业就达到了100 进入90年代后 在我国战略计划也有了更深层次的发展 特别表现在形象战略 CI战略 的传播及应用上 CI战略是企业高层次发展的现代战略 战略 一词原本是个军事术语 意指 指导战略全局的谋划 随着科学技术和社会经济的不断发展 客观环境的急剧变化 以及市场竞争的日趋激烈 人们逐渐认识到要干一件大事 就必须要使主观认识去适应客观环境的变化 特别要掌握未来的发展趋势 从而把 战略 一词由军事引入到了政治 经济 科学技术 企业经营管理等多学科领域 战略计划 法国管理学家塔威尔在 企业的生存战略 一书中谈到 工业化企业的发展可分为三个时代 第一个时代是以 企业家 为特征的 即由资本家直接管理企业的时代 第二个时代是以管理专家为特征 或叫组织人 系统管理 的时代 第三个时代是以战略家为特征 强调现代企业的高层领导人员 必须有高瞻远瞩 深谋远虑的品质 能在复杂的环境中把握住企业未来的方向和命运 战略计划 概念 特点及作用 概念战略计划是指为实现组织的目标 通过对外部环境和内部条件的全面估量和分析 从组织发展全局出发而作出的较长时期的总体性的谋划和活动纲领 它涉及组织发展中带有全局性 长远性和根本性的问题 是组织的管理思想 管理方针的集中表现 是确定规划 计划的基础 特点一个组织的战略计划是涉及到一定时期内组织的发展方向 行动方针以及资源使用方向的运筹计划 一般来说 战略计划具有如下特点 1 战略具有对抗的含义2 计划过程由高层管理者直接控制3 具有较长远的时间概念4 经营方向的选择是战略的核心问题 概念 特点及作用 战略计划的程序 1 环境调查与分析2 发现机会与威胁3 分析组织资源4 战略选择5 战略规划6 战略实施和战略管理 战略分析 战略分析是为战略选择和战略规划提供依据的 所谓战略选择 就是要确定企业应采取的战略类型 从根本上说 企业战略尽管形式各异 叫法不同 但基本类型不外乎三种 总成本领先战略 这种战略的主导思想是以低成本取得行业中的领先地位 按照这一基本方针 要求坚决建立起大规模的高效生产设施 利用经验曲线全力以赴降低成本 尽量压缩各项管理费用 尽管质量 服务以及其他方面不容忽视 但贯穿于整个战略之中的是单位产品成本低于竞争对手 差别化战略 所谓差别化战略就是使企业在行业中别具一格 具有独特性 并且利用有意识形成的差别化 建立起差别竞争优势 以形成对 入侵者 的行业壁垒 并利用差别化带来的较高的边际利润补偿因追求差别化而增加的成本 专一化战略 这类战略是主攻某个特殊的细分市场或某一种特殊的产品 这一战略依据的前提是 企业业务的专一化能够以更高的效率 更好的效果为某一狭窄的战略对象服务 从而在某一方面或某一点上超过那些有较宽业务范围的竞争对手 项目计划 项目计划是项目的 纸上模型 它将引导我们的工作朝既定的目标前进 项目计划就像一张交通图 指引着我们到达想要到达的位置 遗憾的是 在现实的项目管理中 许多项目都缺乏一个有效的 纸上模型 项目计划不仅详细地规定了将要做的工作 它还是项目团队和客户交流的工具 在任何项目中 项目规划都包括这样三个基本内容 工作任务清单或工作分析结构 workbreakdownstructure 即WBS 项目计划 项目预算 即使一个最简单的项目规划 也应包括这三部分基本的内容 项目计划 项目目标 项目计划的第一步就是要明确项目目标 实施项目的预期结果 它可能是一种所期望的产品 也可能是所希望得到的一项服务 项目的实施就是一种追求这种目标的过程 因此项目目标的界定不仅要在承约商和客户之间达成一致 而且必须明确 具体 切实可行 掌握以下三个方面 更有助于你对项目目标的理解 项目的目标体系性 对于任何一个项目 不论大小 都有三个基本的目标 成本 时间和技术性能 任何项目 从项目的启动到项目的结束 一般都有一个规定的时间 成本目标 就是要在客户的成本预算之内成功实现了项目目标 技术性能目标也是一个硬性约束目标 不言而喻 客户所期望的目标 或交付物 在性能上要表现良好 在技术上必须过关 然而 这三个基本目标之间往往存在着冲突 缩短项目的实施时间通常要以提高成本为代价 而时间和成本投入的减少又会影响技术性能的实现 项目的目标体系性 项目目标的优先性 作为一个成功的项目管理者 当项目的三个基本目标之间发生冲突 就应该知道如何来权衡 这需要根据具体项目而定 不仅项目的三个基本目标之间常常发生冲突 有时项目的总目标体系之间也难以协调 目标的层次性 通常项目的目标还具有一个层次性 具有一个从抽象到具体的一个层次结构 比如京九铁路建设项目 其最高的目标 即战略性的目标是 改善我国基础设施 带动东部贫困地区的经济发展 这种战略性目标表达了项目实施的意义和必要性 其具体目标是 解决东部某些地区的交通问题 方便物资调配 这种策略性的目标主要用来说明实施项目达到的具体结果 项目范围 假如项目目标是 在三个月内 用500万元建成一套二层的西式别墅 面对项目目标 承约商仍然会感得不甚明了 因为 西式别墅 还是一个较大的 笼统的概念 其中到底包括哪些小项目还不清楚 界定项目范围 会对项目目标起到补充说明的作用 西式别墅 的项目范围 1 建筑面积500平方米 这包括6个卧室 2个餐厅 3个客厅 3个书房 1个体操房和1个舞厅 2 一个400平方米的游泳池 3 一个200平方米的花园 4 一个30平方米的车库 5 庭院总面积应到达1000平方米 包括以上各项目 项目范围 项目计划 项目计划它是项目组织根据项目目标的规定 对执行项目中的各项工作任务做出周密安排 项目计划 就是围绕着项目目标 系统地确定项目的工作任务 安排项目进度 编制资源预算等 工作分解结构 WBS 1 项目分解项目分解有助于你把无数的工作元素组织起来最终形成一个完善的项目计划 如果没有这种项目分解和任务归类 面对众多繁杂项目工作 你会感到头晕脑胀 无法理出一个头绪 无法决定应该先做什么后做什么 2 工作分析结构工作分析结构图例如 亮亮家要为亮亮举办一个生日晚会项目 根据晚会项目的内容 可以分为两个子项目 即晚宴和娱乐两个部分 其工作分桥结构图如图4 1所示 工作分解结构 WBS 图4 1生日晚会工作分析结构图 工作分析结构图的层次当然对同一项目的这种工作分析也并不是惟一的 对于晚会项目 我们还可以把总项目划分为晚宴 娱乐 布置三个1级子项目 其1级工作分机构造图如图4 2 图4 2生日晚会WBS一级结构图 利用工作分析结构 根据管理的需要 你可以把目光聚在任何一个层次的工作任务上 以便尽快解决当前需要解决的问题 但是必须记住一个基本原则 在工作分析结构中 最低层次的工作元素也是你在项目实施将要做的最小工作元素 工作分析结构图的层次 通常我们把图4 l所示的示意图称为工作分析结构等级树 如果你在主观上并不喜欢这种结构或这种等级树并不能很好地满足你的管理工作 你也可以用轮廓图法达到同样的效果 如图4 3所示 这种方法同等级树相比 能更有效 方便地显示多层次的项目 工作分析结构图的层次 生日晚会1 0晚宴1 1生日蛋糕1 2饮料1 3清洗1 3 1食品1 3 2餐具1 4做菜1 4 1凉菜1 4 2熟菜1 4 2 1蔬菜类1 4 2 2海鲜类1 4 2 3其他类2 0娱乐2 1音响2 2灯光布置2 3室内布置2 4VCD光碟 图4 3生日晚会工作分析结构轮廓图 进行项目工作分析结构时 层次的划分并非越低越好 工作任务也并非越细越好 层次太低 工作任务太细有时会让人感到荒唐可笑 工作分析结构图的层次 规划层次过低过细 执行项目的工作也会更加琐碎 尽管每项工作任务的性质 成员的职责会更加清晰 你这样做的成本将远远超出你所能获得的益处 不存在着一种进行工作结构分析的万能公式 工作分析结构图的层次 项目责任矩阵 项目责任矩阵 即LRC 是以表格形式来表示完成工作分析结构 WBS 中每项工作任务或工作活动的个人责任的一种方法 这在项目管理中是一种很有用的工具 因为它明确地表明了每项工作到底由谁来负责 由谁来具体执行 并表明每个