库管帐务处理规则.doc

库管帐务处理规则1 设立帐簿本规则要求各销售公司以及所辖营销中心保管员应根据当地的销售情况设立产成品型材保管帐，一般应按系列、品名、颜色、规格设立产成品型材保管帐，即一个系列一本帐。然后按出入库业务的多少合理地安排各品种所占页数和顺序，一般是先框后扇，然后是封盖和压条等。本规则要求各销售公司以及所辖营销中心保管员所设产成品型材保管帐应不含废品型材，将废品型材单独立帐记录。保管员帐簿=产成品型材保管帐+废品型材保管帐2 记帐依据（1） 常规调拨入库所谓常规调拨入库是指化建销售公司商品物流部(以下简称商品物流部)根据化建销售公司综合计划部审批后转来的各销售公司以及所辖营销中心的发货申请单正常调往各销售公司以及所辖营销中心仓库的通常一般性调拨业务。此项业务具有以下特点：1、商品物流部开据的调拨单的“营销中心联”、“营销中心保管联”原件，送货单是由送货司机随车一起送到。2、保管员可以按“营销中心保管联”原件与送货单对照验收货物。3、依据商品物流部开据的调拨单的“营销中心保管联”原件登帐。（2） 入库冲减依据商品物流部发来的调拨单冲票传真件登帐。（3） 直发客户入库所谓直发客户入库是指化建销售公司商品物流部(以下简称商品物流部)根据化建销售公司综合计划部审批后转来的各销售公司以及所辖营销中心的发货申请单，发货申请单需注明直发客户字样以及货款收取情况等，然后调车发往各销售公司以及所辖营销中心客户的调拨业务。此项业务具有以下特点：1、商品物流部开据的调拨单的“营销中心联”、“营销中心保管联”原件不由送货司机带走，而是在发货第二日将调拨单发传真至各销售公司以及所辖营销中心，送货单是由送货司机随车一起送到。2、业务经办人按“送货单”验收货物。 3、商品物流部开据的调拨单的“营销中心联”、“营销中心保管联”原件在下月1号由商品物流部以特快专递的形式邮寄到各销售公司以及所辖营销中心。4、依据商品物流部开据的调拨单传真件登帐。（4） 横向调拨入库所谓横向调拨入库是指化建销售公司商品物流部(以下简称商品物流部)根据化建销售公司综合计划部审批后转来的各销售公司以及所辖营销中心之间的平行调货申请单，商品物流部将主管领导签字后的平行调货申请单发传真至平行调货调出方，调出方然后调车将审核批准调拨的型材发往调入方，经调出方与调入方双方确认无误后，由调入方将平行调货帐务处理申请单传真至商品物流部，经主管领导签字后商品物流部开具正、负两份调拨单，由商品物流部将调拨单发传真至各销售公司以及所辖营销中心的调拨业务。此项业务具有以下特点：1、调拨双方均依据商品物流部的调拨单传真件登帐，调出方根据商品物流部发来的负号调拨单传真件进行入库记帐，调入方根据商品物流部发来的正号调拨单传真件进行入库记帐。2、商品物流部开据的调拨单的“营销中心联”、“营销中心保管联”原件在下月1号由商品物流部以特快专递的形式邮寄到各销售公司以及所辖营销中心。（5） 出库根据营销中心财务开据的提货单仓库联记帐。凡根据传真件记帐情况下，均应在原件到达后用原件替换传真件作为凭证。3 入库入库登帐分常规调拨调拨单原件与送货单完全匹配、常规调拨单原件与送货单存在差异、直发货、横向调拨四种情况。（1）入库登帐规则1：常规调拨调拨单原件与送货单完全匹配货物到达后，库管员收到送货司机带来的调拨单原件和送货单，比对货物的规格和数量，如完全匹配使用该规则记帐。于调拨单原件到达日期，根据配送中心开据的调拨单的营销中心保管联原件登记保管帐，以蓝字在保管帐的收入数量栏以根数进行登记；时间以调拨单原件到达日期为准在保管帐的日期栏进行登记；以调拨单的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时要在保管帐的摘要栏标注“入库”字样。（2）入库登帐规则2：常规调拨调拨单原件与送货单不匹配货物到达后，库管员收到司机带来的调拨单原件和送货单，比对货物的规格和数量，如调拨单原件记录的规格和数量与送货单不同（一般是送货单数量少于调拨单原件数量）时使用该规则记帐。这种情况下，分以下两种情况分别进行登帐处理：（a） 商品物流部的冲票传真件到达日期先于调拨单原件到达在调拨单原件到达日期进行登帐，即冲票传真件到达时先不登帐，等调拨单原件到达时再进行登帐。登帐时分别根据调拨单原件和冲票传真件登记入帐。调拨单原件的登帐方法同入库登帐规则1。冲票传真件的登记方法为：于调拨单原件到达日期，以红字在保管帐的收入栏以根数进行登记，时间以调拨单原件到达日期为准在保管帐的日期栏进行登记；以冲票传真件的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时在保管帐的摘要栏标注“入库”字样。（b） 商品物流部的冲票传真件到达日期迟于调拨单原件到达在调拨单原件到达日期先进行调拨单原件的入库登帐，冲票传真件到达日期再进行冲票入库登帐。调拨单原件的入库登帐方法同入库登帐规则1。冲票传真件的登记方法为：在冲票传真件到达日期，以红字在保管帐的收入栏以根数进行登记，时间以冲票传真件到达日期为准在保管帐的日期栏进行登记；以冲票传真件的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时在保管帐的摘要栏标注“入库”字样。（3）入库登帐规则3：直发货入库登帐直发客户时，调拨单中的营销中心联与保管联原件不由司机带走，商品物流部在每月结算周期后的第二天以特快专递的形式寄往各营销中心。因此，入库登帐的凭据应用调拨单传真件，此时调拨单传真件和调拨单原件的作用相同，待原件到后再将传真件换成原件。直发货的登帐方法如下：在财务根据直发客户的送货单开具提货单的日期，库管根据调拨单传真件进行入库登帐，以蓝字在保管帐的收入数量栏以根数进行登记；时间以提货单开出日期为准在保管帐的日期栏进行登记；以调拨单传真件的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时要在保管帐的摘要栏标注“入库”字样。进行直发货入库登帐的同一日内，应以财务开具的提货单在保管帐的“出库”栏进行出库登帐，即直销客户发货的登帐应确保同日同进同出。如由于配送装车原因直发货实际到货数量与调拨单传真件上的数量有差异，经商品物流部调查确认属实后将发去冲票传真件，冲票传真件到达后，在到达日期应根据冲票传真件进行入库登帐，以红字在保管帐的收入数量栏以根数进行登记；时间以冲票传真件到达日期为准在保管帐的日期栏进行登记；以冲票传真件的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时要在保管帐的摘要栏标注“入库”字样。（4）入库登帐规则4：横向调拨入库登帐调入方：在商品物流部的正号调拨单传真件到达日期根据调拨单传真件进行入库登帐，在保管帐日期栏记录的日期为调拨单传真件到达日期，其他栏的记帐方法同入库登帐规则1。调出方：在商品物流部的负号调拨单传真件到达日期根据调拨单传真件进行入库登帐，在保管帐日期栏记录的日期为调拨单传真件到达日期，以红字在保管帐的收入数量栏以根数进行登记，其他栏的记帐方法同入库登帐规则1。4 出库（1） 出库登帐规则1：常规出库在提货单开出日期，根据营销中心财务开据的提货单仓库联登帐，以蓝字在保管帐的发出数量栏以根数进行登记；时间以提货单上的日期为准登记；以提货单的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时在保管帐的摘要栏中登记客户的具体名称。（2） 出库登帐规则2：冲票出库（退货）正品退货：在提货单冲票开出日期，根据营销中心财务开据的提货单冲票仓库联登帐，以红字在保管帐的发出数量栏以根数进行登记；其他栏的登记方法与出库规则1相同。记帐时，应确保退货实物已经返库。废品退货：需先向化建客户服务部提出报废申请，待化建客户服务部调查批准后，向申请销售公司发送报废型材处理意见反馈信息单。销售公司见报废型材处理意见反馈信息单后方可开具提货单冲票，保管员在提货单冲票开出日期，根据营销中心财务开据的提货单冲票仓库联登帐，以红字在保管帐的发出数量栏以根数进行登记；其他栏的登记方法与出库规则1相同。记帐时，应确保退货实物已经返库。同时，将此笔废品退货业务在废品型材保管帐的“入库栏”以正常入库方法记帐，标明入库时间、数量、原因等情况，并标明“入库”字样。待配送中心开始处理报废型材时，会派车将废品型材拉回总库处理，待配送中心接收废品数量与销售公司拉回废品数量复核后，将通知化建销售财务部将废品型材帐务做处理，保管员见单后在废品型材保管帐的“出库栏”以正常出库方法记帐，并标明“出库”字样。（3） 出库登帐规则3：直发货出库在商品物流部直发货调拨单传真件到达日期，根据营销中心财务开据的提货单仓库联登帐，以蓝字在保管帐的发出数量栏以根数进行登记；时间以提货单上的日期为准登记；以提货单的后四位号码作为凭证号在保管帐的凭证号栏进行登记；同时在保管帐的摘要栏中登记客户的具体名称。在直发货出库登帐时，应先进行入库登帐，后进行出库登帐，但两笔帐必须在同一天登记。即按照同进同出的原则进行出入库登帐，两者的登帐日期应相同。5 对帐每个会计期末必须与当地的财务核对保管帐，要求每个品种的根数和吨数必须和财务完全相符，做到帐帐相符。（1） 各公司财务与保管应在每日会计结算后核对当日入库数和出库数。（2） 月末，各营销中心财务人员、经理、库管员对实物进行盘点，出一份盘点表。由库管员、财务、经理共同签字确认，确保帐帐相符，帐货相符。库存盘点表应分出盈亏情况备查。（3） 库管员记帐的单位是根数，财务的记帐单位是吨数，对帐时需进行换算，换算公式为：吨数=（型材米重*长度*根数）/1000（4） 如总公司财务部下达米重调整通知，财务应在规定的时间根据通知下达的调整方法进行帐目调整。如库管应用“库存管理系统”进行库存管理，应在规定的时间调整系统中相应规格型材的米重。6 米重调整 产成品型材米重调整问题虽然不常发生，但是一有这种情况发生，其影响面很大。本规则要求各销售公司及营销中心在收到米重调整通知后一定要提前做好各方面的准备工作。按照下发通知中规定的执行时间财务人员与保管员准时、统一将需调整米重的型材从原米重调整为新的米重，确保在规定的执行时间当日所开具的提货单上的调整米重型材和调拨单上的调整米重型材同为调整后的新的米重。确保财务帐与保管帐帐面相符。 避免将同一品名型材不同米重卖给同一客户的情况发生。如发生这种情况一旦产生货款纠分及因米重调增而产生的客户欠款不能及时处理，产生应收款将由销售公司承担相应的责任。 历史上遗留的米重调整问题，均以目前ERP系统上的米重为准进行On Line销售日报数据录入。由此引起的吨数与帐面数不符，可上报化建销售公司财务部将原因说明，待化建销售公司财务部批准后方可做帐务调整。7 结帐每个会计期结束后，经和财务对帐无误后，在保管帐上进行结算，结出每种型材的期末数量，同时在保管帐的最后一笔业务的下一栏的摘要栏加盖“月计”章。如库管与财务帐对不上，应及时查找原因。如出现除漏添、错添外的其他原因出现帐帐不符时，应及时通知配送中心和总部财务部，由总部作出处理办法进行处理。8 凭证处理及保存每个会计期结束后，要分别将“调拨单营销中心保管联”和“提货单仓库联”及“送货单”分别整理装订成册、编号进行保存并备查。9 日报每天应登录“在线数据采集系统”，对当日的库存保管帐按型材规格进行统计，填报当日库存的出、入库数。何时停用“在线数据采集系统”进行填报将由总部销售总公司发出停用通知。10月报根据保管帐上的各种型材的期末数量按品种做出“型材库存明细表”，并按规定上报相关部门。每月16日报半月月报，下月3日前报上月末报表，报表由库管员、会计、经理签字确认。附1：入库登帐规则表规则登帐依据的票据登帐日期登记内容日期栏收入数量栏凭证号栏摘要栏常规调拨入库无差异调拨单原件调拨单原件到达日调拨单原件到达日蓝字记入数量（根）调拨单号后四位“入库”常规调拨入库有差异（有冲票）冲票传真先到调拨单原件调拨单原件到达日期调拨单原件到达日蓝字记入数量（根）调拨单号后四位“入库”冲票传真调拨单原件到达日期调拨单原件到达日红字记入数量（根）冲票号件后四位“入库”冲票传真后到调拨单原件调拨单原件到达日期调拨单原件到达日蓝字记入数量（根）调拨单号后四位“入库”冲票传真冲票传真件到达日期冲票传真件到达日红字记入数量（根）冲票号后四位“入库”直发货无差异调拨单传真件提货单开出日期提货单开出日期蓝字记入数量（根）调拨单号后四位“入库”有差异（有冲票）调拨单传真件提货单开出日期提货单开出日期蓝字记入数量（根）调拨单号后四位“入库”冲票传真件冲票传真到达日冲票传真到达日红字记入数量（