采购与供应链案例---第三章.ppt

采购与供应链案例 山东商业职业技术学院井颖2012年 自考辅导 第三章采购流程分析 2020 2 26 2 3 1案例分析预备知识 采购决策是指采购部门根据企业采购目标的要求 提出各种可行采方案 对方案进行评价和比较 对可行方案进行抉择并加以实施和执行采购方案的管理过程 3 1 1采购决策 2020 2 26 3 1 预测性 指对未来的采购工作做出推测 应建立在对市场预测的基础之上 2 目的性 任何采购决策的目的都是为了达到一定的采购目标 如降低采购成本等 3 可行性 指选择的决策方案应是切实可行的 否则就会失去决策的意义 4 评价性 评价性是指通过对各种可行方案进行分析评价 选择满意方案 3 1 1采购决策 采购决策的特点 2020 2 26 4 1 优化采购活动为保证企业各项目标的实现 必须推进采购活动的优化 实现采购方式 采购渠道 采购过程的最优化 提高采购资源的最佳配置 2 实现准时化采购为了满足即时生产的需要 应实行准时化采购 而合理的采购决策则使准时化采购成为可能 3 提高经济效益在产品的规格 质量 服务等一定的情况下 准确采购可降低进价 减少库存 降低各种费用的支出 使企业获得更大的利润 提高企业的竞争力 采购活动受到诸多因素的影响 它们之间存在特定的关系 任何一种因素处理不好 都可能影响经济效益的提高 1 采购决策的作用 2020 2 26 5 2 采购决策的程序 采购决策关系到采购工作的质量 是一项复杂工作 必须按一定的程序来进行 1 确定采购目标根据企业的总体经营目标 确定企业的采购目标 企业采购的总目标是实现及时准确的采购 满足经营的需要 降低采购费用 提高经济效益 根据采购总目标 可制定采购的具体目标 如订购批量目标 订购时间目标 供应商目标 价格目标 交货期目标等 2020 2 26 6 1 企业外部信息宏观的法律 经济政策 货源的信息 科技信息 运输方面的信息 有相同需求的同行情况 同行从哪里采购 进价多少 是否有更经济的材料 能否联合采购以降低进价等 2 企业内部信息物资需求情况 根据销售计划 生产计划制定需求计划 再结合库存情况 制定采购计划 库存情况 企业库存能力如何 库存费用多少 现有商品库存状况 财务情况 是否有充足的采购资金 采购资金的周转速度和筹集状况 采购队伍情况 包括采购人员的敬业精神 综合素质 合作精神等 2 采购决策的程序 2 收集有关的信息 2020 2 26 7 2 采购决策的程序 3 拟定实现目标的多个可行性方案 4 选择满意的方案 5 实施与反馈 2020 2 26 8 确定需求确定规格 描述需求 货源决策 自制或外包 确定采购类型供应市场分析确定供应商评估供应商选择供应商 竞争招标 谈判订货准备收验货付款记录维护 10 5 1引导式案例题 8分 10 5 2 1 引导式案例题 2分 3 1 2采购流程 p56 60 2020 2 26 9 采购类型重复采购即直接按过去的惯例和标准进行采购 修正采购即对目前供应商或投入物做一些改变 然后进行采购 全新采购即由全新的需求诱发的采购 3 1 2采购流程 p56 60 2020 2 26 10 针对不同的供应商 企业采用不同的标准进行评估 供应商的生产和设计能力供应商的管理能力供应商的财务状况和成本结构供应商的计划和控制系统供应商对环境法规的遵守情况供应商维持长期关系的潜力 3 1 2采购流程 p56 60 供应商的识别与评估 2020 2 26 11 竞争招标有效的条件 采购企业能够根据对所采购产品或服务清晰地说明确定合格的供应商采购数额巨大 从而得到合理的成本和绩效采购企业没有优先选择的供应商 3 1 2采购流程 p56 60 竞争招标 2020 2 26 12 制订采购物品说明书 标的 说明书包括 采购物品的性质 规格 数量或工作量 质量标准 验收标准 交货时间 交货方式 交货地点 付款条款 违约责任 确定供应商的预审名单4 5家确定评估标准 3 1 2采购流程 p56 60 招标活动的准备工作 竞争招标 2020 2 26 13 招标流程 3 1 2采购流程 p56 60 竞争招标 发标书 确认招标书的有效性 评标 谈判 通知 2020 2 26 14 谈判是在选择最终供应商的成本较高时采用的面对面交流方法 采用谈判效果最好的情形 采购的产品可能是新产品或只有模糊说明的复杂技术的产品要求对产品性能等因素的变动达成一致采购企业要求供应商产品的完善如果没有采购企业的额外投入 供应商就无法确定风险和成本 3 1 2采购流程 p56 60 谈判 2020 2 26 15 采购管理组织设置的原则 采购管理部门应该依据以下原则进行设置 一 部门设置应同企业的性质和规模相适应 二 部门设置应同企业采购目标 方针相适应 三 部门设置应同企业的管理水平相适应 案例分析 2020 2 26 16 如果企业规模较小 产品结构较单一 设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好 例如 一些企业的规模较大 如大型的跨国公司或国内的大型国有企业 还有一些企业业务较多 管理繁杂 这样的企业可以设置独立的采购部门体系 并向分管采购的副总经理汇报工作 对于一些规模大 产品种类多 原材料需求差异性大 各子公司的地理位置距离远的企业 可采用集中分散的采购设置模式 2020 2 26 17 采购组织在企业组织结构中的地位 隶属于生产部 2020 2 26 18 采购组织在企业组织结构中的地位 隶属于行政部 2020 2 26 19 采购组织在企业组织结构中的地位 隶属于资材部 2020 2 26 20 采购组织在企业组织结构中的地位 隶属于高级管理层 生产管制 2020 2 26 21 采购组织的类型 1 分散型组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式 2020 2 26 22 分散的采购组织结构 采购组织的类型 2020 2 26 23 分散型采购组织的特点 适用 拥有多样化经营单位结构的跨行业公司 采购组织的类型 2020 2 26 24 2 集中型采购组织由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式 采购组织的类型 2020 2 26 25 集中的采购组织结构 采购组织的类型 2020 2 26 26 适用 适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司 集中的采购组织结构 采购组织的类型 2020 2 26 27 3 集中 分散的采购组织结构 混合型 在公司总部的管理层子上设立采购部门 同时各个经营单位也有自己的采购部门 公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工 采购组织的类型 2020 2 26 28 这种结构形式结合了两种采购组织的有点 能够做到分散和集中的有效结合 采购组织的类型 2020 2 26 29 集中和分散需考虑的标准 采购需求的通用性地理位置供应市场结构所需的专门技术价格波动客户需求 采购组织的类型 2020 2 26 30 4 跨部门采购职能小组结构采购组织中比较新颖的一种组织形式 其做法是在公司总部设立采购总部 同时在各经营单位也分设采购部门 各经营单位的采购经理既负责本部门的采购 向本单位的主管汇报 同时也需要向CPO ChiefProcurementOfficer 首席采购官 汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜 这种组织体现了采购的灵活性 采购组织的类型 2020 2 26 31 采购组织的类型 跨部门采购职能小组结构 2020 2 26 32 5 采购外包和 虚拟组织 a 外包本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势 将采购活动外包给一个更先进的 在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势 现有的采购组织结构不能应对迅速的变化 现有的组织和程序不能使采购战略高效 采购组织的类型 2020 2 26 33 b 虚拟采购组织一个具有中心紧密 外围松散特征的结构 能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性 中心为采购专家组成的紧密核心 外围是流动的企业经营方面的专家 核心层负责采购流程 采购战略 职业发展以及采购过程中的员工招聘 培训和发展 采购组织的类型 5 采购外包和 虚拟组织 2020 2 26 34 采购部门结构图 采购组织内部的设计 采购组织内部的设计各个企业有所不同 如 2020 2 26 35 2020 2 26 36 主要会按以下的角度来设计采购部门 1 按采购地区设计 2020 2 26 37 2 按物品类别设计 2020 2 26 38 某电子公司采购部组织表 2020 2 26 39 3 按采购功能设计 2020 2 26 40 某国防科技单位采购组织表 2020 2 26 41 4 混合式编组 某人造纤维制造公司采购组织表 实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素 2020 2 26 42 2020 2 26 43 按作业方式来分可分为两种 一贯式和分段式1 一贯作业的组织方式优点 一位采购人员可综理全部采购过程 权责相当分明 符合规模经济的原则 和供应商的关系良好 由于对供应商有取舍的权力 故可增强及时交货及改善品质的管理效能 采购作业方式之优劣比较 2020 2 26 44 1 一贯作业的组织方式缺点 一位采购人员负责全部过程的各项作业 工作相当繁复 且无法专精 采购案从头至尾 全由一人包办所有过程 使采购人员掌握生杀大权 难免滋生弊端 采购人员常因某一采购案件之羁绊 而无法进行其他的案件 致采购完成效率偏低 采购作业方式之优劣比较 2020 2 26 45 2 分段式作业的组织方式优点 每位采购员只负责采购过程中的一部分 熟能生巧 减少错误的机会 并提高办事效率 一方面是分工合作 另一方面则内部牵制 除非全体人员沆瀣一气 否则勾串不易 采购过程每一阶段均由专业人员负责 应可提升采购作业的品质 采购作业方式之优劣比较 2020 2 26 46 2 分段式作业的组织方式缺点 采购过程由不同人员分段处理 发收转接手续较多 延误时效 各自为政 无人负责 且购用之间 接手人员太多 徒增联系上的困难 采购人员的工作满足感比较低 因其对任何采购案件均无完整之决定权 采购作业方式之优劣比较 2020 2 26 47 采购相关人员的职责 1 采购经理 1 拟订采购部门工作方针与目标 2 负责主要原料或物料之采购 3 编制年度采购计划与预算 4 签核订购单与合约 5 采购制度之建立与改善 6 撰写部门周报或月报 7 主持采购人员教育训练 8 建立与供应商的良好关系 9 督导采购部门全盘业务及人员考核 10 主持或参与采购相关业务会议 做好部门间协调工作 2020 2 26 48 2 采购科长 1 分派采购人员及助理的日常工作 2 负责