办公室日常事务管理印刷本ppt课件.ppt

办公室日常事务管理 主讲 日期 办公室日常事务管理 培训厦门人才服务中心 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程大纲 办公室概述 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室 含义 广义 含义 狭义 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室必备条件 1 2 3 4 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室的职能 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室管理的方法 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程目录 办公室概述 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室电话的转接 接听电话的原则 1 电话响两遍须马上接听 2 如暂时离开办公室 委请别人代接电话 3 若对方拨错号 不要说 找错了 马上挂断 而应礼貌地说道 我想你拨错号码了 4 培养较强的听辨能力 一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼 5 电话交谈中嘴里切忌咬铅笔 口香糖或香糖等 声音不宜太长 太快 嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离 6 传呼电话先告诉对方 以免对方认为你挂断了电话 7 对方要找的人不在 切勿立即挂断 应问对方是否愿意留话 以便转达 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室电话的转接 拔打电话的原则 1 首先通报自己的姓名 身份 2 择时通话 3 通话三分钟原则 4 拔错电话要道歉 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室电话的转接 代接电话的要求 1 对方找的人不在 应先告知不在 2 在不了解对方的身份 动机是什么时 接话人请不要随说出不在者行踪 切不可说 他在总经理处 或 他到某某公司去了 3 如果对方请你代传电话 接话人应做好以下记录 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室电话的转接 挂电话的要求 1 日常交往挂电话时 地位高者先挂电话 话筒轻放 以示礼貌 2 日常的公务活动中确定对方已挂断电话 才能放下听筒 挂断电话 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公室电话的转接 领导电话的转接 1 模清对方的身份 2 了解来电的用意 3 决定谁来接 尽量不使上司受到外界干扰 4 应由上司接听的电话 上司在而又实在忙 则轻搁电话 递张纸条 写明是谁来的电话是否接听 5 上司拒绝接听 要根据对方身份和要求 灵活处理 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程目录 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 邮件信函的管理 邮件收进的程序和要求 1 分类 1 电报 特殊性传递 航空信等急件 2 业务往来公函 3 写明上司亲启的信函 4 汇票 汇款单 5 包裹 印刷品 6 报纸 杂志 7 同事的私人信件 2 拆封 1 上司亲启的邮件注明 误拆 2 注意原件的完好 整洁 不受破损 3 抽出信笺后再看看信封内有无小附件 4 信封不可丢弃 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 邮件信函的管理 用绿色标记 用金色标记 用粉红色标记 用蓝色标记 信函分类的国际标准 优先考虑的信函 例行性的备忘录 特殊信函 绝秘信函 私人信函 用黄色标记 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 邮件信函的管理 邮件收进的程序和要求 3 登记 1 除私人信件外 其他公文 公函 汇票 包裹 杂志等均需分别登记 2 登记时应写明 编号 收到日期 发出日期 发出单位 收阅人或部门 邮件种类 处理办法 办理号码等 4 分送 2 同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交 1 上司亲收件应立即呈送 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 邮件收进的程序和要求 5 阅办 1 秘书阅看文件 信函应仔细 认真 2 注意参阅某日来信 某某文件等 内容复杂的长信应做摘要 甚至提出拟办意见置于信前 邮件信函的管理 3 每份信笺 信封及附件等应平整装订在一起 然后分送上司或有关部门处理 以便于办毕保管备查 小结 收进程序 分类 拆封 登记 分送 阅读 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 邮件信函的管理 地址 收件人姓名或单位 邮政编号 寄方单位地址 邮政编码 以及附加符号如 急件 秘密 挂号 亲启 等 格式 文句 无错 别 漏字 签名 盖章清晰 如附件勿遗漏 应将邮件分类 如先将信件 印刷品 包裹等区分开 信件则进一步分为境内平信 境内航空 港澳台航空 国际航空 特快专递等 邮件的发出 1 内容校核 2 信封 封皮查对 3 邮件寄发 小结 发出程序 内容校核 封皮查对 寄发邮件 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程目录 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公设备的保养 办公设备保养的做法 1 明确具体用途 熟悉操作程序 严格按说明书进行操作 2 明确专人专责专管制度 严禁他人随意使用 3 注意安全 省电 卫生 定期保养 每次使用的极限 4 未经允准 严禁私自使用办公设备 尤其私人事务处理 5 办公设备的使用温度为5摄氏度至35摄氏度 6 如果不处于工作状态 使用完毕应切断电源 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公设备的保养 设备保养的注意事项 1 不要让阳光直射 以免机壳老化 2 不要随意放置茶水 以免碰翻弄湿造成短路 3 不要在开机状态中插拔各种电缆 以免烧坏接口 4 不要使用来历不明的软件 5 不要自己随意处理硬件故障 6 不要交给不熟悉的非专业人士修理 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程目录 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 印信的保管 印信 含义 包括 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 印信的保管 印章的使用 1 做书面记录备查 2 注意印泥均匀适度 盖印位置正确 盖印端正清晰 3 重要文件盖好公章后加盖骑缝章 4 印章应放在专门的保险箱 钥匙放隐蔽地方 密码记心上 亲自把握 严格审核 小心验证 既不随心所欲滥用 也不委托他人代用 更不能以印谋私 或者有意刁难难需要盖印的人 损害企业的根本利益 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 介绍信的使用 1 介绍信的各项内容应填写清楚 2 正文与存根内容应完全一致 以便备案 3 盖印应分别在右下方企业名称处与存根线上骑缝方为有效 4 严禁在空白介绍信上盖印 严禁为他人私盖介绍信 印信的保管 5 上司临时借用印信 应与上司办理借用手续 确保责任不出现真空 以防印信失控 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 课程大纲 课程目录 办公室电话的转接 邮件信函的管理 办公设备的保养 印信的保管 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公环境 定义 分类 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室所在写字楼 1 应坐北朝南 北面的大楼最好比写字楼更高些 南面应视野开阔 2 应紧靠路边 进出方便 寓意财源通顺 3 底层最好是银行 但门应分别进出 4 大门不能冲着路口 尤其是几条马路的交会处 中流砥柱 压力太大 疲于应付 很难成事 5 前面不要有高架桥横过 钱财流过无法留下来 高架桥环绕半圈以上 玉带环绕的旺相 值得落脚 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 写字楼所在办公室 1 门应宽敞些 但不能做成三扇门 即使其中一扇只是装饰 2 选用房型方正 便于布局 高大宽敞 放松心情 光线明亮 财路明朗 无梁无柱 没有阻碍 3 房内左右两边不要有柱 做起事来左右牵制 4 避免在梁下安排座位或办公桌 天降横祸 5 良好的自然通风条件 办公环境的维护 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室照明和色彩 照明 灯光分布应均匀 灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯 不使用荧光节能灯 色彩 黄色使用愉悦 蓝色使人沉稳 绿然使人平和 红色使人兴奋 一般用白色 布置任何装饰物的最好底色 选用同样的灯具 否则会相克 室内温度应保持在20 25摄氏度 照明方式与气氛效果 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室地面和设备 地面 地毯 地板 设备 办公桌是多平面转角平台 人坐在中间 左上方放置电脑 右下方设置抽屉 办公桌椅的样式 规格 颜色应保持一致 地砖 大理石 办公室地面 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室地面和设备 设备 文件柜应分类并贴上标识 资料架上的资料也要分门别类并统一颜色 复印机宜放在通风良好的窗力 尽量远离办公区域 电脑 传真机 打印机 扫描仪 投影机等办公设备宜放在一个区域内 便于电源接线和机器散热等到管理 秘书助理办公桌上除上司默许 否则不放置任何无意义的东西和秘人物品 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室装饰和绿化 装饰 选择字画要注意画的内容和涵意 内部不和 选用圆形鱼缸 是非不断 选项用棱角分明的水族箱 绿化 绿色植物起点缀色彩调节作用 对人类信息产生微妙影响 金鱼 红高头 浑身通红 额头高耸 寓意红运高照 金鱼 黑玛莉 通体乌黑 凶神恶煞 寓意驱凶避邪 遇难呈祥 发财树 铁树 大叶葵 开运竹 富贵竹等 厦门人才中心 办公室日常事务管理 培训 办公环境的维护 办公室音乐和气味 音乐 办公室引进背景音乐 提高企业的文化格调 提高工作效率 产生思想和创造力 最理想的背景音乐是非常美妙 非常飘逸 非常轻柔悠扬的天籁之音 尤其是用长笛 竹