电子邮件沟通技巧.ppt

电子邮件沟通技巧 电子邮件沟通技巧 电子邮件有很多用途 用于联系贸易业务 亲朋好友之间的通信等 作为工作场合的业务沟通 电子邮件提供了很多的便利 同时也带来了很多风险 在所有的沟通方式中 电子邮件是最难控制的 最容易达到你不想传递的对象 如何在企业里使用好邮件 相信也是大家经常感到比较困惑的问题 下面是一些邮件沟通技巧 电子邮件沟通技巧 一 邮件格式1 邮件一定要注明标题 很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容 此外 邮件标题应尽量写得具描述性 或是与内容相关的主旨大意 让人一望即知 以便对方快速了解与记忆 建议的标题格式 项目编号 或者描述 例如E15S09P81 加上问题描述 以及邮件内容的简述 等等 2 如果不是经常交流的对象 记得写邮件抬头称呼对方 以示礼貌 并引起主要收件人的关注 电子邮件沟通技巧 3 收件人尽量用姓名全称 4 避免同时 TO 多个人 因为多个owner也就意味着没有Owner 5 只拷贝给相关人员 不要发给很多无关人员 6 避免在邮件里长篇大论的讨论事情 有事请当面说 或者开个会 7 沟通方式的优先级 1 见面直接交流2 电话沟通3 电邮 电子邮件沟通技巧 二 哪些事情需要发送邮件1 正式工作报告 2 难以简单用口头表达说明清楚的事项 3 知识推荐和信息传递 4 没有见面交流条件的其他交流内容 5 会议记录 备忘录总结 可以用口头交流解决的 尽量不使用邮件 电子邮件沟通技巧 三 邮件发送对象1 寻求跨门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人 抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 2 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级 项目主要领导 电子邮件沟通技巧 选择邮件发送对象的时候避免以下现象1 在对外沟通中 非重要的一般性的沟通 避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 2 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 抄送人 用见面直接交流代替 3 避免将细节性的讨论意见发送给公司高层 特别是可以判断高层人员不能深入了解的业务细节 电子邮件沟通技巧 四 邮件沟通支持1 如果遇到在邮件发送时对内容 措辞 发送人有任何疑问 可以向直接上级寻求沟通支持 2 如果在沟通中发生意见分歧 沟通双方首先应换位思考 尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧 3 充分发挥个人的主动性 避免将一般性的沟通工作交给上级去做 这样降低了沟通效率 电子邮件沟通技巧 五 邮件内容1 如果带有附件 尽量在邮件正文对附件内容进行总结 避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项 2 控制邮件正文字数 确保邮件正文层次清晰 内容明确 避免长篇大论 电子邮件沟通技巧 六 沟通确认和反馈1 对重要沟通事项 在发送邮件后电话提醒对方引起关注 2 重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间 建议提前一个工作日发会议通知 内容至少包括会议主题 时间 地点 与会人 请拷贝给部门助理 请她们提前十分钟打电话通知 3 如果重要邮件发出去后石沉大海 不一定是对方不重