信息交流控制程序.doc

信息交流控制程序1 目的为建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与公司质量/环境/职业健康安全信息交流，准确把握内外部信息，确保内外部信息及时、有效地交流,特制定本程序。2 适用范围适用于本公司质量/环境/职业健康安全内外部各类信息交流与沟通的控制。3 职责3.1 企业管理部是本程序的主管部门，负责与质量/环境/职业健康安全管理体系内、外部审核及管理评审等有关信息的交流与沟通的管理。3.2 安全监察部负责环境/职业健康安全有关信息交流与沟通的管理。3.3 质量检验中心负责产品质量有关信息交流与沟通的管理。3.4 生产技术部负责生产运行和工艺分析的交流与沟通，负责内、外信息有关记录的存档工作。3.5 机电部负责设备、设施、电气、仪表、计量有关信息的交流与沟通。3.6 工程部负责建筑安装有关信息的交流与沟通。3.7 营销部负责与顾客有关信息的收集和沟通，进行内外信息的交流。3.8 供应部负责与供方的交流与沟通。3.9 项目开发部负责公司发展、项目建设等有关内外部信息的收集、整理。3.10 党群工作部负责公司相关信息的宣传和报道，并协助员工代表负责收集员工的意见及建议。3.11 团委负责收集团员青年的意见和建议。3.12 综合协调部负责外来信息的收发、整理、传递、短期存档工作。3.13 各部门/车间负责职责范围内的信息交流与沟通。4 工作程序4.1 信息分类4.1.1 根据信息来源可将信息分为内部信息和外部信息。4.1.2 内部信息是质量/环境/职业健康安全管理体系运行过程中各层次和各部门/车间之间的信息，主要包括：a) 法律、法规、标准及其他要求；b) 质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标和管理方案；c) 职责、权限及相互关系； d) 资源管理信息；e) 质量/环境/职业健康安全有关信息及产品要求（包括顾客要求）、产品实现过程的信息；f) 运行控制过程的信息；g) 质量/环境/职业健康安全监视和测量结果；h) 环境因素识别、评价、更新和控制的信息；i) 职业健康安全危险源辨识、风险评价、风险控制策划、更新和控制的信息；j) 体系审核、管理评审及改进信息；k) 紧急情况信息；l) 其他需要交流的信息。4.1.3 外部信息是指与公司外部各相关方交流的信息，主要包括：a) 法律、法规及其他要求（包括国家及行业标准、质量/环境/职业健康安全管理标准等）信息； b) 上级主管部门的信息；c) 供方信息；d) 市场和相关方信息，包括投诉；e) 政府主管部门对产品、环境、职业健康安全监测结果的信息；4.2 信息沟通方式4.2.1 信息承载媒体包括：书面的、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、声像媒体、标准样品等。4.2.2 内部沟通方式包括：文件、会议、培训、内部刊物、简报、布告、电话、传真、声像、面谈、形体语言、电子邮件、内部局域网络等。4.2.3 外部沟通方式包括：走访用户、信函传递、电话、传真、宣传广告、市场调查、座谈会、外部网络、电子邮件等。4.3 信息交流管理4.3.1 企业管理部通过管理体系审核、管理评审会议、纠正和预防措施实施、不符合跟踪验证等多种形式，获取与管理体系有关信息，保持记录并将信息传递至相关部门/车间，相关部门/车间记录信息内容，并将处理结果反馈至企业管理部。4.3.2 安全监察部收集、汇总和传递环境和职业健康安全信息，按照环境因素识别与评价控制程序、危险源辨识、风险评价及风险控制策划控制程序、应急救援预案控制程序等执行。4.3.3 质量检验中心收集、汇总和传递产品标准、产品检验、产品质量等信息，按产品的监视和测量控制程序、数据分析控制程序执行。4.3.4 生产技术部收集和传递生产运行和工艺分析等信息，按数据分析控制程序执行。4.3.5 机电部收集设备、设施、电气、仪表、计量等有关信息并及时传递，按照设备管理控制程序、供电管理控制程序、监视和测量装置控制程序执行。4.3.6 工程部负责收集建筑安装的有关信息并及时传递，按建设项目管理控制程序执行。4.3.7 营销部负责与顾客有关信息的收集和传递，按顾客满意控制程序、与顾客有关过程控制程序执行。4.3.8 供应部收集、传递供方的有关信息，按采购控制程序、数据分析控制程序执行。4.3.9 项目开发部收集公司发展、项目建设等有关内外部信息，按建设项目管理控制程序执行。4.3.10 党群工作部负责公司相关信息的宣传和报道；负责协助员工代表收集员工的意见和建议，将信息传递到相关部门/车间，并督促处理后向员工反馈结果。4.3.11 团委负责公司内团员青年方面信息收集与传递，负责收集团员青年的意见和建议，将信息传递到相关部门/车间，并督促处理。4.3.12 综合协调部负责外来信息的收发、整理、传递、短期存档工作。4.3.13 部门/车间均应按相关文件要求收集信息，并将获取的信息传递至相关部门/车间。4.3.14 部门/车间对信息交流的传递、处理、反馈进行闭环管理和监督，并做好记录。4.4 员工及其代表有权参与职业健康安全管理体系的各项活动，包括：4.4.1 参与职业健康安全方针和程序的制定、实施和评审；4.4.2 参与危险源辨识、风险评价，以及影响作业场所人员职业健康安全任何变化的讨论；4.4.3 提出有关职业健康安全方面的意见和建议。4.5 例会制度4.5.1 党委会定期召开,由党委书记主持,党委委员参加,党群工作部负责记录,形成党委会决议。4.5.2 总经理办公会不定期召开，由总经理主持，公司领导参加，综合协调部负责记录，形成总经理办公会决议。4.5.3 调度会每周召开一次，由调度室组织，各部门/车间负责人参加，由调度室人员做好调度会记录，形成调度周报。4.5.4 值班调度会每晚召开，由值班调度主任组织，各部门/车间值班人员参加，由调度室人员做好调度会记录。4.5.5 安全办公会每月召开一次，由安全监察部组织，总经理主持，安委会委员参加，由安全监察部记录，形成会议纪要。4.5.6 总工程师隐患排查会每月召开一次，由生产技术部组织，总工程师主持，副总工程师和相关技术部门/车间参加，由生产技术部记录，形成会议纪要，并将排查出的重大隐患报安全监察部汇总后，由安全监察部报煤化公司。4.5.7 产品质量分析会每半年至少召开一次，若有需要（如顾客投诉、产品质量发生较大波动、领导认为有必要等）可进行增加，由生产技术部组织，相关部门/车间参加，生产技术部记录，形成会议纪要。4.5.8 经济活动分析会每月一次，由计划财务审计部组织并进行记录，形成会议纪要。4.5.9 各项例会中的有关落实问题由会议组织部门负责跟踪落实。5 相关文件5.1 环境因素识别与评价控制程序5.2 危险源辨识、风险评价及风险控制策划控制程序5.3 应