秘书资格考试资料.doc

秘书资格证情景录像答题小技巧（仅供参考）1、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。 2、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。3、在接打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如你好，然后报公司名称上班时间不得占用电话聊天 4、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。5、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调。6、保密方面：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密。电脑中重要文件加密电话保密等7、宴请。注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项； 宴请过程中突发事件的处理等。 8、工作日志。管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉9、沟通方面。秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。 1、 宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X）2、宴请选择的地点合适，安静。（V）3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V）4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。（X）5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V）6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V）8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X）9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X）10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X）11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X）12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V）13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V）14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）三级视频参考答案1.白天自然光很好，会议室里依然开灯（X）2.总经理讲完后，高秘书能很快确定议题，并引导大家参与讨论（V）3.在大家提出建议的时候没能做好记录（X）4对于收集资料有很好的分类思路（V）5大家的发言之后并没有进行合理的分工，没能责任到人（X）6了解手机市场信息能进行实地调研（V）7对于提出的调查问卷能很快的予以实施（V）8在问卷调查中没有提供笔，后续工作不到位（X）9对于第一手的资料没有进行必要的加工（X）10受到领导批评，与同事抱怨（X）11能很快的对信息加工的方向提出解决思路，并做出市场调查报告（V）12试图利用同学关系谋取对方客户资料信息（X）13在调研报告中写出了现状与预测（V）14没能对于预测，提出行动的建议（X）15对报纸等有用的资料进行合理归档（V）情景录像答题要点1.秘书至少掌握一门外语2.建议开会说明开会用途3.提前准备好开会需要的资料和证件4.秘书接电话时要先自报家门5.注意秘书的办公桌要整洁，不要太过杂乱6.秘书要在上班期间要着职业装7.电话要放在办公桌的左侧8.秘书办公室的光线要好，不要太亮，也不要太暗9.接电话是要在电话响两声之后再接听10.会议安排预定车、飞机等要提前 11.秘书进入到领导的办公室要敲两下门再进去12.说话声音不要太大声，态度要谦虚13.会议前要安排座位，座位以东为尊14.车的座位安排要适当，以右后为尊15.秘书要主动下车为客人开门16.秘书开车门要站在车门的后面，以便于客人下车17.秘书引导客人从车的后面走18.喝咖啡时不要用勺子舀着喝，禁止用嘴吹咖啡19.要主动向客人解释公司内部的专有概念20.在接待外宾时注意时差问题21.开会前要详细的检查项目等与会资料22.复印身份证等不同的证件时要放在不同的包里，以免混乱23.参加专业性强的会议要带专业人员前往24.开会前要提醒大家注意事项25.秘书要在客人的右侧为客人引路26.工作时间不要谈论私人问题27.秘书的电脑要背对门，以免机密外漏28.及时下达会议通知29.打电话时要问清楚对方是谁，要确定好是要找的人再说明事情，以免泄密30.文件柜要上锁31.有人借取档案资料时要得到领导的批准才能外借，要做好相关记录32.要及时将下属的及自己的意见反馈给上司33.充分利用电子设备，充实自己的头脑34.要提前了解与会人员的人数，以便提前预定会议室35.要及时更改工作日志36.要做好会议通知，如没有及时做好，要道歉争取谅解37.投标书是机密文件，不可随便外借，要得到领导批准38.与人交谈时态度要谦和39.签约典礼所用的桌布要是墨绿色的40.若是和外宾签约时要注意两国国籍不要弄错41.在签约前要把签约文本放好42.签约文本的封面要是皮革或是木制的43.秘书要各站在自己领导的后面助笔44.签约前要准备好签字笔吸墨器45.秘书要在签约时帮自己的领导拿签字笔46.签合同书完毕时，要领导双方自己交签约文本47.第二次签约（即诚信保证书）完毕时要秘书交换签约文本48.签约完毕后秘书要拿香槟庆祝49.签约完毕后要合影，合影时最外侧为本方人员，客人一般不安排在最外侧位置50.双方领导要站在中间位置51.在宴请客户时不要提禁忌话题52.宴请客户时，秘书要为客户介绍下一个目的地的特色53.在开会前要提前询问会议安排54.了解双方资料，做到知己知彼55.秘书如要吸烟，必须征求领导同意56.秘书坐姿要正确，不要出现不良坐姿57.会议资料要准备充足58.会议审核工作要仔细59.上级下级要及时态度沟通要谦和60.接待客人时要做到对等接待61.为客人安排食宿时要在舒适的前提下还要尽量节俭62.当对方为本公司提意见时，即使是不对的也要向对方表示感谢63.要做好时间确议64.送给对方的资料要及时送到65.充分利用网络办公66.听取领导指示要做好记录67.提前准备馈赠礼品（酒或者酒器均可）68.如有同事借走资料要本人自行归还，不得借他人之手归还69.秘书不得在领导背后发牢骚70.秘书不得埋怨同事71.不要打断对方解释，要关心同事72.秘书不得公开指责同事73.赶上公司要集体放假，要在放假前定好会议室，不能在放假回来当天订74.领导要秘书通知下去的事情，不能让别人代替通知75.在听取领导的指示时要有适当的建议76.在会议开始前要提前做好录音准备77.开会前要清退与会无关人员78.开会前要查看录音机、资料、名牌等是否清晰，摆放正确79.要张显良好的职业素质80.开会前要提前检查会议室，做好通风81.会前要确认与会人员名单82.会议室温度要在20度到25度之间83.对方经理的座位要安排在远离门的位置，以表示尊重84.开会时秘书要做好会议记录85.秘书应把机密文件放在里侧不应放在外侧86.会议结束后要及时收回文件87.会议文件要及时归还整理88.会议结束后要再做一套与会有关的文件得到领导的审批89.秘书做错事情不得找借口90.在听取领导的指示时不要在领导还没有说完就走开91.领导要求安排下去的工作要及时完成，不要拖时间太长92.要做到能协调各部门，满足各部门工作要求，并及时把信息传给对方93.传真机使用要正确，不要用手拉纸94.传真完毕后要确认95.在与人交谈时，不要抢话96.宴请客人时要让客人先吃97.秘书不得当众脱衣服98.秘书在与人交谈时不得问及客人的私人问题99.不得当众剔牙100.参加会议时手机要调成震动或者时无声101. 会议室的座位要做到正好，不得多也不得少102.宴请客人时，要提前了解好客人的喜好和禁忌，提前订好餐厅，不得席间换菜，可换餐厅103.宴请客人时，座位安排要得当，客人尊位，主人主位，右侧为主宾，左侧为副总，门边为秘书座位，主宾交叉坐，不冷落客人104.宴请餐厅环境要优雅安静105.不得用自己的筷子给客人夹菜，要用专用的筷子106.如有事情，应先告诉客人自己有事要出去一下107.如有公司情况，要对客人保密，不得站在门口大喊大叫108.秘书要随身带纸笔准备记录109.尽量不要和领导打手势，有事情可以写在纸条上给领导，不用说的110.秘书不要再工作室内补妆111.为客人端茶时要右手拿杯左手拖底，轻放茶杯，要放在客人右侧，便于倒茶112.要提前安排好宴请工作113.主人应提前到迎候客人，不得迟到114.主客见面时，秘书要先介绍客人在介绍主人115.如有变动，要及时通知对方，说明理由，请求谅解116.秘书在和客人交谈时要注意言语，不要泄密117.秘书的文件柜要及时锁好，以免泄密118.工作如有变化要及时修改工作日志119.在介绍情况是要放慢语速，给领导足够的思考时间工作务实题解答方式注意：以下是我们例举了三道题目的解答方式为例，希望能给大家提供参考。背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、便 条钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。谢谢行政经理 苏明2003年11月21日参考答案：1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。二、备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 钟苗日期：2003.11.21内容：公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。谢谢参考答案：我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。三、便 条钟苗：一些员工对信息存储过程不 太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。行政经