档案管理_建设工程档案培训教材

建设工程档案培训讲座 培训内容 四 建设工程档案的编制 五 建设工程档案工作存在的问题及解决办法六 贵阳市建设工程档案管理工作程序 二 建设工程档案工作法规依据 三 建设工程档案工作管理职责 一 建设工程档案的定义 特点及重要性 一 建设工程档案的定义 特点及重要性 定义 建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 特点 1 周期性2 来源广泛3 对工程进行全过程记录4 对工程验收发挥重要作用 重要性 1 为工程维护管理提供依据 2 是解决工程相关问题的有力凭证 3 企业积累技术与经验的重要手段 二 建设工程档案工作的法规依据 建设工程质量管理条例中华人民共和国国务院令第279号 建设工程质量管理条例 已经2000年1月10日国务院第25次常务会议通过 现予发布 自发布之日起施行 总理朱镕基2000年1月30日 摘要 第十六条建设单位收到建设工程竣工报告后 应当组织设计 施工 工程监理等有关单位进行竣工验收 建设工程竣工验收应当具备下列条件 一 完成建设工程设计和合同约定的各项内容 二 有完整的技术档案和施工管理资料 三 有工程使用的主要建筑材料 建筑构配件和设备的进场试验报告 四 有勘察 设计 施工 工程监理等单位分别签署的质量合格文件 五 有施工单位签署的工程保修书 建设工程经验收合格的 方可交付使用 第十七条建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定及时收集 整理建设项目各环节的文件资料 建立 健全建设项目档案 并在建设工程竣工验收后 及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案 第五十九条违反本条例规定 建设工程竣工验收后 建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的 责令改正 处1万元以上10万元以下的罚款 对单位的处罚 第七十三条依照本条例规定 给予单位罚款处罚的 对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款 对人的处罚 城市建设档案管理规定 1997年12月23日建设部令第61号发布 2001年7月4日建设部令第90号修正 摘要 第五条城建档案馆重点管理下列档案资料 城建档案馆接收范围 一 各类城市建设工程档案 1 工业 民用建筑工程 2 市政基础设施工程 3 公用基础设施工程 4 交通基础设施工程 5 园林建设 风景名胜建设工程 6 市容环境卫生设施建设工程 7 城市防洪 抗震 人防工程 8 军事工程档案资料中 除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图 二 建设系统各专业管理部门 包括城市规划 勘测 设计 施工 监理 园林 风景名胜 环卫 市政 公用 房地产管理 人防等部门 形成的业务管理和业务技术档案 三 有关城市规划 建设及其管理的方针 政策 法规 计划方面的文件 科学研究成果和城市历史 自然 经济等方面的基础资料 第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程 建设单位在组织竣工验收前 应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收 预验收合格后 由城建档案管理机构出具工程档案认可文件 档案预验收 第九条建设单位在取得工程档案认可文件后 方可组织工程竣工验收 建设行政主管部门在办理竣工验收备案时 应当查验工程档案认可文件 档案预验收 贵阳市城市建设档案管理规定贵阳市人民政府令第115号 贵阳市城市建设档案管理规定 已经2002年12月9日市政府常务会通过 现予公布 自2003年3月1日起施行市长孙国强二OO三年一月八日 摘要 第十二条建设单位或个人应当从工程立项起 向勘察 设计 施工和监理单位提出编制移交建设工程档案的要求 做到建设工程档案材料的收集 编制与工程进度同步 保证建设工程档案的完整 建设单位的职责 第十三条建设单位在缴纳市政基础设施配套费之前 应按本规定第十条第一项的规定与市城建档案管理机构或区 县 市 城建档案管理机构签订 建设工程档案报送责任书 第十四条建设单位在组织工程竣工验收前 应提请城建档案管理机构对工程竣工档案进行预验收 工程竣工档案验收合格后 由城建档案管理机构在两个工作日内发给贵阳市工程档案预验收认可文件 建设单位在取得贵阳市工程档案预验收认可文件后方能组织工程竣工验收 建设行政主管部在办理竣工验收备案时 应当查验贵阳市工程档案预验收认可文件 档案预验收 第十五条工程竣工备案后3个月内 由建设单位向城建档案管理机构移交1套符合规定的建设工程档案 由城建档案管理机构发给 城建档案移交证书 无 城建档案移交证书 的 房的产管理部门不予颁发产权证 第二十一条违反本规定 建设单位在规定期限内未向城建档案管理机构移交城建档案的 由建设行政主管部门依据国务院 建设工程质量管理条例 第五十九条的规定予以罚 建设工程文件归档整理规范 建设工程文件归档整理规范 是城建档案工作第一个国家标准 于2002年颁布实施 对建设工程档案的形成 归档范围 质量要求 立卷整理 验收 移交都作出了明确规定 是建设工程档案工作的一个根本标准 三 建设工程档案管理职责 通用职责1 工程各参建单位归档的档案应以施工及验收规范 工程合同 竣工文件 施工质量验收统一标准为依据 2 工程档案资料应随工程进度及时收集 整理 并应按专业归类 认真书写 字迹清楚 项目齐全 准确 真实 表格应采用统一表格 3 工程档案进行分级管理 建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作并负责审核 各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集 整理工作 4 工程文件的内容及深度必须符合国家有关技术规范 规定 标准和规范 5 工程档案有伪造 随意抽撤损毁 丢失等 应按有关规定对相关单位及人员予以处罚 情节严重的应依法追究法律责任 建设单位职责1 在工程招标及与勘察 设计 施工 监理等单位签订协议 合同时 应对工程文件的套数 费用 质量 移交时间 以及竣工图的编制单位等提出明确要求 2 负责收集和整理工程准备阶段 竣工验收阶段形成的文件 并应进行立卷归档 3 负责组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件的形成 积累和立卷归档工作 也可委托监理单位监督检查工程文件的形成 积累和立卷归档工作 4 收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位立卷归档的工程档案 5 在组织工程竣工验收前 应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收 未取得工程档案预验收认可文件的 不得组织工程竣工验收 6 对列入城建档案馆接收范围的工程 工程竣工验收后3个月内 向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案 监理单位职责1 在项目监理部监理资料的管理应由总监理工程师负责 并安排专人具体实施监理资料的收集 整理和归档工作 2 监理资料必须及时整理 真实完整 分类有序 在设计阶段 对勘察 测绘 设计单位的工程资料的形成 积累和立卷归档进行监督检查 在施工阶段 对施工单位的工程资料的形成 积累 立卷归档进行监督检查 3 可以按照委托监理合同的约定 接受建设单位的委托 监督检查施工资料的形成 积累和立卷归档工作 4 编制监理资料的套数 提交内容 移交时间 应按照 建设工程文件整理规范 和合同约定完成 施工单位职责1 实行技术负责人负责制 逐级建立 健全施工资料管理岗位责任制 配备专职档案管理员负责施工资料的管理 2 建设工程实行总承包的 总承包单位负责收集 汇总各分包单位形成的工程档案 各分包单位应将本单位形成的工程资料整理立卷后及时移交总承包单位 3 可以按照施工合同的约定 接受建设单位的委托进行工程档案的组织 编制工作 4 按要求在竣工前将施工资料整理完毕 移交建设单位进行工程竣工验收 城建档案管理部门职责1 负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的建设工程档案 2 负责对建设工程档案工作进行业务指导 监督和检查有关城建档案法规的实施 3 列入城建档案馆接收范围的建设工程项目 其竣工验收应有城建档案部门参加并负责对建设工程档案进行验收 四 建设工程档案的编制 立卷按照一定的原则和方法 将有保存价值的文件分门别类整理成案卷 亦称组卷 立卷是一个分类 组合 整理 编目过程 归档文件形成单位完成其工作任务后 将形成的文件整理立卷后 按规定移交档案管理机构 一 建设工程文件立卷1 立卷原则 1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 2 工程文件应按不同的形成 收集和整理单位及建设程序 按工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工验收文件 竣工图分别进行立卷 并可根据数量多少组成一卷或多卷 3 一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程立卷 4 不同载体的文件应分别组卷 5 案卷不宜过厚 文字材料卷厚度不宜超过20mm 图纸卷厚度不宜超过50mm 6 案卷内不应有重份文件 印刷成册的工程文件宜保持原状 2 立卷方法 1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工验收文件 竣工图5部分 2 工程准备阶段文件可按建设程序 专业 形成单位等进行组卷 3 监理文件可按单位工程 分部工程或专业 阶段等进行组卷 4 施工文件可按单位工程 分部 分项 工程 专业 阶段等进行组卷 5 竣工验收文件按单位工程 专业等进行组卷 6 竣工图可按单位工程 专业等进行组卷 7 声像文件应按照建设工程各阶段立卷 重大事件及重要活动的声像文件按照专题立卷 保持声像档案与纸质档案的自然联系 3 文件材料的分类文件材料立卷的基本单元是一个工程 如一幢建筑 一条道路 一座桥梁 如一个建设工程项目由若干个工程组成 应将每个工程的文件材料严格区分开来 其中若干个工程共用一个文件 如批文 许可证 合同等 此文件可放在主要工程或1号工程材料中立卷 其他工程可在备考表中说明 一个工程应建立一份工程概况表 4 文件材料的排列 一个工程 1 工程前期活动 施工技术活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料 一般按单位工程 分部工程 工序 问题来组合 同一内容的文件材料应组合在一起 原则上不跨卷组合 如 隐蔽工程验收记录 应根据其数量多少 组成一卷或若干卷 一般不能将其中一部分与其他内容组成一卷 2 文字材料在前 图纸在后 3 文字材料按工作程序排列 即各类文件材料及其内容依时间或工序排列 但定论性或总体性的材料应排列在前 4 图纸排列时 土建图在前 设备安装图在后 即 以建筑 结构 给排水 电气 暖通等为序 二 建设工程文件的归档 归档范围 一 工程准备阶段文件 二 监理文件 三 施工文件 四 竣工验收文件 五 竣工图 六 声像文件 归档的时间 根据建设程序和工程特点 归档可以分阶段进行 也可以在单位或分部工程通过验收后进行 勘察 设计单位应当在任务完成时 施工 监理单位应当在工程竣工验收前 将各自的有关工程档案向建设单位归档 勘察 设计 施工单位在收齐工程文件并整理立卷后 建设单位 监理单位应对文件完整 准确 系统情况进行审核 归档的套数工档案不少于两套 一套由建设单位保管 一套 原件 移交城建档案馆 三 建设工程归档文件的质量要求1 归档的纸质工程文件应为原件 2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 3 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 4 工程文件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水等 不得使用易褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 5 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 声像档案文件的内容与主题密切相关 并应做到图像清晰 声音清楚 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 297mm 210mm 图纸宜采用国家标准图幅 7 工程文件 特别是竣工图 的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 8 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面1 3的 应当重新绘制竣工图 9 工程文件应采用打印的形式 手工签字 在不能够使用原件时 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处 四 竣工图的编制竣工图是指建筑工程完成后 反映建筑工程竣工实貌的工程图纸 竣工图是真实记录各种地上 地下建筑物 构筑物等情况的技术文件 是对工程进行竣工验收 维护 改造 扩建的依据 是建设工程档案的重要组成部分 根据国家建委 82 建发施综字50号文 编制基建工程竣工图的几项暂行规定的通知 精神 竣工图的编制由施工单位负责 工程合同中要根据国家对编制竣工图的要求 对竣工图的编制 整理 审核 交接 验收作出明确的规定 1 竣工图编制依据竣工图编制依据包括施工图 图纸会审记录 设计变更通知 技术核定单 隐蔽工程验收记录等 2 编制竣工图的基本要求 1 竣工图的编制工作必须由工程技术人员负责绘制 2 竣工图幅上反映的图形 尺寸 结构 材质以及有关的文字说明等 必须反映施工后的实际状况 做到图 文与实物相一致 没有错误 遗漏和含混不清的地方 3 竣工图必须按照国家建筑制图标准或有关专业标准 规定进行编制 4 底图 蓝图的更改只能杠改 不能刮改 不准用涂改液 以保持图面的整洁 5 竣工图文字应采用仿宋体 大小应协调 字迹应工整 清晰 严禁有错 别 草 漏字 编制竣工图必须采用不褪色的黑色绘图墨水 6 专业竣工图应包括各部位 各专业设计的相关内容 不得缺漏项 重复 7 竣工图图面应整洁 内容完整无缺 在使用施工蓝图编制竣工图时 必须使用新蓝图 禁用在工地受到磨损 残缺丢角和有油垢的旧图用于编制竣工图 3 竣工图的编制方法 1 凡按图施工没有变动的 由施工单位在原施工图 必须是新蓝图 上加盖 竣工图 标志后 即可作可作为竣工图 2 虽有一般性设计变更 但能在原施工图上加以修改补充的 可不重新绘制竣工图 由施工单位负责在原施工图 必须是新蓝图 上注明修改的部分 并附加设计变更或洽商记录 加盖 竣工图 标志后作为竣工图 3 凡结构形式改变 工艺改变 平面布置改变 项目改变以及其他重大改变 不宜再在原施工图上修改的 或者在一张图纸上改动部分超过40 或者在一张图纸上虽然改动部分未超过40 但修改后图面混乱分辨不清 均应重新绘制竣工图 由于设计原因造成的 由设计单位负责绘制 由于施工原因造成的 由施工单位负责绘制 由于其他原因造成的 由建设单位负责绘制或委托设计单位负责绘制 新绘制的竣工图加盖 竣工图 章 修改时应注意的问题 1 原施工图封面 目录必须加盖竣工图章 作为竣工图归档 凡有作废的图纸 补充的图纸 增加的图纸 修改的图纸 均要在目录上标注清楚 2 施工图由于变动大 重新绘制了修改图的 应以修改图代替原图 原图不再归档 3 不允许将洽商的附图原封不动的贴在或附在竣工图上作为修改 凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用出补图的办法附在本专业图纸之后 竣工图章 1 竣工图章的基本内容包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 相关人员必须在审核后签字确认 2 竣工图章尺寸为 50mm 80mm 3 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标栏上方空白处 或周围不压盖图形文字的地方 五 建设工程档案工作存在的问题 1 档案管理意识不强2 缺乏专业的档案员3 工程档案不完整 真实4 代签名现象十分普遍 1 强化意识 2 人员配备 3 明确责任 4 过程控制 5 沟通协调 6 统一要求 怎样解决 六 贵阳市建设工程档案工作管理程序 一 办理 建设工程项目档案报送责任书 建设单位在办理工程审批手续前 到贵阳市城建档案馆办理 建设工程项目档案报送责任书 二 办理工程档案预验收 一 建设单位在组织工程竣工验收