办公文秘_秘书工作实务绪论

一 秘书1 我国 秘书 的沿革汉代 秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为 秘书 它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书 东汉后期 朝廷设立 秘书监 专门从事管理国家秘密图书典籍 魏晋南北朝时期 设立了 秘书丞 秘书郎 等文官官职 其主要职责是掌管国家典籍 2 秘书的定义国际 国际秘书联合会 秘书应是上司的一位特殊助手 她们掌握有关办公室事务的处理技巧 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感 以实际行动显示出主动性和判断能力 并且能在所给予的权力范围内作出决定 欧洲职业秘书联合会 对其上司的活动和工作范围有足够的了解 能够替上司分担很多工作 她能在一定范围内作出决定和发出指示 并在做生意的场合代表她的上司 我国 A 秘书是党政机关 企事业单位 社会团体 军队 院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称 也可以是受雇于私人的企业 秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文 办会 办事 主要职责是辅助管理 综合服务 王育 秘书实务 B 狭义秘书 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 广义秘书 位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作正常运转 直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手 秘书上岗资格考试教材 C 秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员 现代秘书学及现代秘书实务 向国敏华东师范大学出版社 a 秘书活动的根本对象是领导者b 秘书活动的根本职能是辅助管理c 秘书活动的基本方式是处理信息和事务d 秘书活动的根本性质是辅助性 3 秘书的分类A 助理级秘书B 文书级秘书C 执行级秘书D 行政级秘书 助理级秘书也常被称为 见习秘书 包括接待员 打字员等 其主要工作内容是负责打字 接待 电传 管理办公用品 管理办公环境 处理电话 分送信函 预定约会等 back 文书级秘书也常被称为 正式秘书 其主要工作内容是负责起草打印文稿 收发 处理文书 完成上司临时交办的事项 笔录口授文件 负责会议的记录 为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料 制定旅行计划和做好差旅报销 管理档案资料 辅助经理管理小额现金 兼做一些会计出纳记账的工作 保管保密文件等 正式秘书无论从职位的性质 技术的要求 涉及的业务和工作的责任都要高于见习秘书 back 执行级秘书包括业务秘书 行政秘书等 在一些企业中被称为助理 专员 专务等 其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作 例如 处理信函 联系电话 接待来访 安排会议 收集资料 管理档案 收发传真 接听电话 计划管理上司的时间 安排差旅 对外代表上司联络 处理事务 监督 检查上司下达的工作完成情况 收集信息 协调横向 纵向的各种关系 辅助决策等 执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作 以及对外的联络和公关工作 back 行政级秘书包括办公室主任 行政经理 行政总监 经理私人助理等 其工作内容主要包括参与决策 监督检查 辅助管理 设计工作岗位 制定工作流程 制定各种规章制度 帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系 指导 带领秘书群体开展工作 分派任务 合理授权 落实各项决策 并负责秘书的选聘 培养和调配工作 back 其他分类 按自身特长和能力 参谋型 办事型 业务型 公关型 技术型按职务的性质 行政秘书和专业秘书按职位规定的时间长短 专职秘书和兼职秘书 二 秘书工作1 西方学者关于秘书工作内容的阐述 1 美国 职称辞典 全面处理机关 公司的行政工作 以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作 能用速记记录口述 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字 处理上司约会及提醒其约会 接电话和打电话 处理上司私人重要邮件 主动书写日常函件 对办公室其他工作人员进行工作监督 整理人事档案 1 西方学者关于秘书工作内容的阐述 2 美国秘书专家玛丽 A 德弗里斯通过各种存储媒体管理大量的记录材料 为各种不同的信息建立收发系统 包括文字系统和电子系统 准备信件和文件 进行多种运程的通信操作 处理文字和电子函件 与国内和国际用户 消费者及其他人员进行广泛的接触 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统 管理好助手 能与办公室 其他部门和组织的人员友好合作 协调和管理特殊计划 处理好特殊任务 分析问题 选用重要的决策技巧 寻求深造和事业发展的机会 1 西方学者关于秘书工作内容的阐述 3 美国秘书专家约翰 哈里森接受口述 将它打印成文 草拟函件 总结等 接收并整理收到的邮件 下班前处理好雇主往外寄发的邮件 有接待的责任 包括迎接并款待来访者 处理打来的电话 为雇主写日志 安排他的约会和预约 协助他计划好一天的时间 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线 将雇主的私人和商业信件归档 做好索引 组织会议和参加会议 包括准备会议议程和会议纪录 有条不紊地安排好雇主的办公室 例如 经常更新他墙上的图表 保管他的证件和文件夹 从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务 提供信息 例如利用电脑文本业务 熟悉刊登信息的书籍和其他资料来源 照料雇主的零用现金和银行交易 遵守国家健康和安全工作条例的要求 建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法 替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品 组织会议和各种社会活动 2 秘书工作内容的分类 1 常规事务性工作 2 指派性工作 3 自主独创性工作 3 秘书工作的特点 1 辅助性A服务性B从属性 2 中介性 3 综合性 4 机要性 秘书之歌词 侯磊曲 杜学庆演唱 门红霞天地无垠争一隅方寸之间蕴神奇江长海阔墨作舟山高路远纸为骑纸为骑凝神何曾分昼夜垄行常思为民计风光无限笔端舞华章谱就心自怡青发边上白丝缕衣袖渐宽何所惧日月如梭增雄心霜雪似剑砺壮志砺壮志才情得展写春秋汗水浇开花几许人生有涯知无涯精诚不懈求真谛稻香麦浪闻莺啼舞蝶花雨惊牧笛红墙绿瓦夕阳柳白帆远影碧波里碧波里江山如画装胸中风云尽美收眼底双手掘开幸福泉遍饮甘霖笑桃李笑桃李 一 秘书学的涵义和研究对象1 涵义 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学 是一门综合性 应用性的科学 2 研究对象 A 秘书活动源流研究 内部 外部 秘书职能 秘书实务 B 秘书主体研究 C 秘书环境研究 D 秘书工作研究 E 秘书教育研究 二 秘书学研究的兴起实践需要 专业开设 学术研究 学术期刊 秘书研究会成立 专著问世 国际的影响 三 秘书学研究的发展方向1 秘书学教学理论2 秘书工作理论3 秘书学相关学科研究 四 秘书学研究的方法与方式1 事实积累法 经验研究法2 案例研究法3 抽象 具体法4 纵横比较法5 借鉴移植法 一 秘书的职业道德1 职业道德的内涵所谓职业道德 是指人们从事的特定的职业范围内所需遵守的一切行为规范的总和 包括职业责任 职业情感 职业纪律和职业能力 2 秘书职业道德的内容爱岗敬业 忠于职守 自觉履行自己的职责诚实守信 恪尽职责 把握分寸积极主动 当好参谋助手遵守纪律 严守秘密谦虚谨慎 团结互助 踏实细致实事求是 保持默契勤奋好学 不断进取 开拓创新 二 秘书的知识结构1 知识构成层次 1 基础知识 2 专业知识 3 行业知识 4 相关知识 2 获取知识的渠道 1 个人的自学 2 组织性学习和培训 三 秘书的能力素质表达与沟通能力办事能力辅助管理的能力交际公关能力操作能力 案例导入 罗虹小姐刚从某大学秘书专业毕业 面对报纸上大量的秘书招聘信息十十分茫然 她在报纸上看到美禾公司的招聘广告 该公司招聘总裁秘书 2人 要求 女性 有较强沟通和协调能力 责任心强 思维敏捷 出色的英语听 说 读 写能力 能熟练使用各种办公软件 有国外留学 工作经验者优先 罗小姐感到该公司对于秘书的要求很高 而且能力要求十分全面 她自视是学校里的高才生 于是 她信心十足地给美禾公司写了求职应征信 两天后罗小组接到了美禾公司的面试通知 稍事准备后 罗小姐按时来到美禾公司 秘书小姐将她带入一间会议室 这里已有十几位应聘者 会议室显得有些乱 罗小姐看见旁边有矿泉水 便拿了一瓶 然后坐在了会议桌旁 她打量了一下旁边的其他应聘者 多数相貌平平 她顿时信心大增 她看到有两位秘书小姐正在将人们拿乱的报纸和杂志放回原位 将应聘者看完的公司宣传材料整理好 并面带微笑轻声细语地和其他应聘者说着话 请她们将喝过的饮料瓶放入门口的垃圾箱中 罗小姐暗想 看来这个公司的秘书也不过如此 我的气质和长相一点不比她们差 这时 又进来了一位秘书小姐 罗小姐叫住她 小姐 怎么这么半天 面试还不开始 秘书小姐说 请您稍候 面试马上开始 然后 她走到那两位正在整理会议室的小姐面前说 二位小姐请跟我来 原来 她们也是来面试的 结果很快宣布了 那两位小姐如愿以偿 而罗小姐只能失落而去 1 选择企业的方法经常刊登招聘广告 表明该企业人员流动性大 可能管理不善 经营不佳 或者上司难以相处同时在多家报刊上刊登广告表明该企业有意发展 求才心切从广告版面的大小可以看出该企业经济实力或其对招聘的重视程度 外资企业特别注重求职者的从业经历 从中容易学到很多东西国内企业的秘书工作比较轻松自由 压力小小型企业的秘书相当于老板的助手或管家 比较适合发挥能力 2 面试准备仔细了解该公司或企业的性质 规模 经营的范围和特色等整理思路 确定如何表达自己的学历 资格 能力 特点和爱好 所陈述的内容应和简历上的完全一致了解时下秘书人才市的薪水标准准备好自己的应聘材料 尤其是与申请的职位相关的材料准备好适宜的面试服装 事先要确定面试的时间 地点 交通路线 以确保不迟到 3 面试临场严格守时 准备充分注意观察 随机应变诚实稳重 把握分寸展现自我风范 留下良好印象 3 面试临场尽量少用 我 这个字眼把好事留后头给自己留条后路语言简洁 语气明快 1 秘书开始职业生涯的基本要求精心打造良好的第一印象尽快适应和融入企业文化勤奋工作 尽心竭力 2 具体措施全面了解企业的性质和历史 了解公司的结构 产品 目标 成果 市场战略 广告战略以及各种基本的经济数字多方了解新上司的情况了解自己所担任工作的范围 性质 特点 职责和技能加强时间管理 将自己的一切工作环节纳入有序的控制在工作中学习 在学习中工作 不断强化工作所需的各种技能 以适应现代办公技术不断进步的新形势 案例评点 案例1小邵刚大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书 上任初期 她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许 因此 她每天总是提早半个多小时到岗 整理办公室 调试空调 并为上司准备好饮料 在工作中她总是抢着多干 很多同事也乐得把一些费力不讨好的事都塞给她做 开始她干得很卖力 经常加班加点 吃苦耐劳 久而久之 她产生了心理上的不平衡 认为其他员工懒惰 欺生 不珍惜她的劳动 帮其他同事干活本是出于热心 那些同事不但不领情 倒认为她是大家的秘书 谁想使唤她就使唤她 一气之下 她再也不像以前那样积极主动 而是上班踩点 办公室再脏再乱也只当没看见 别的同事求她帮忙 她推三阻四 不伸援手 时间不长 她就觉得在这个公司太压抑 而上司也嫌她太不主动 同事都觉得她忽冷忽热 脾气无定 性格孤僻 不好相处 她在公司里虽然做事不少 但口碑越来越差 被上司认为在人际处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷的秘书 最后她只能悻悻地离开公司 案例评点 案例2某信息咨询公司秘书赵小姐碰到这样一件事 在她进入公司做见习秘书不久 某一天上午 她的直接上司主管秘书高小姐突然碰到一件棘手的事 她家里来了电话说她的家人突然发病住院 需她立即赶往医院处理 而此时她手中正有一份总经理要求马上起草打出的紧急信函 上午ll点前需送到总经理室 情急之下 高小姐就将这件工作托付给了赵小姐 并向她简单讲述了起草时的基本立场 之后匆匆离去 赵小姐凭着自己在读秘书专业时打下的良好的信函写作功底 将回信写得观点清晰 格式准确 文字流畅 她反复检查多次 确认无误后便将之送到了总经理室 总经理看到是新来的赵秘书来送文件 很奇怪 就向她询问 怎么是你来送文件 高小姐上哪里去了 这么重要的信函怎么可以交给一个新手 案例评点 赵小姐赶忙将高小姐家中有事等情况如实告诉了总经理 总经理面有愠色 没有