会议管理_行政公文之意见函会议纪要议案的写作培训讲义

第六章行政公文之意见 函 会议纪要 议案的写作 意见 是 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见 作为公文文种 始于 中国共产党机关公文处理条例 1996年5月3日印发 在此之前 党和行政机关公文中 就已出现以 意见 作为标题的公文 但因未立文种 常常以指示这一文种下发 2001年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 取消 指示 增加 意见 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 第一节意见的写作 1 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 主要用于向上级表达工作上的认识 看法 困难及处理解决的意见 以便取得上级支持 给于批转 人们通常称这种做法为 部门意志的上升与转移 即某一部门上报的 意见 经上级机关这么一转一批 部门的意志 就转移上升为 机关的意志 也有的部门上报的 意见 虽不是要求批转 但希望上级做出批示回复 以使上级对自己的某一认识看法和解决措施得到肯定 这是当时使用 意见 的又一情形 上级机关应当对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 一 意见的适用 2 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 3 作为平行文 提出的意见供对方参考 1 使用单位的广泛性 党政机关常用 人民团体 企事业单位也常用 上级机关可用 基层组织也可用 2 行文的多向性 可以上行 下行 平行 3 作用的多样性 意见可以表明主张 做出计划 阐明工作的原则 方法和要求 提出工作见解 建议和参考意见 对有关专门工作做出评估 批评 鉴定和咨询 有的意见还会成为重要法规的探索 过渡性文件 二 意见的特点 4 效用上的弹性 作为上行文 向上级机关提出的建议 上级机关可以采纳 也可不采纳 作为下行文 不像命令 决定是硬性规定具有变通性 语言不强硬威严 留有灵活掌握的余地 甚至只供参考而无明确的执行要求 平行文的意见 受文单位对意见的处理一样具有机动灵活性 留有余地 按照性质和用途的不同 可将意见分为四类 1 指导性意见 2 实施性意见 3 建议性意见 4 评估性意见 三 意见的分类 1 指导性意见 这是党政领导机关用于布置工作的下行文 它同决定 通知等文种一样 对下级有一定的规范作用和行政约束力 但有别于决定和通知的是它具有较突出的指导性 一般来说 意见注重原则性和灵活性的结合 规定性和变通性的结合 以便为下级办文留有更多的创造余地 有时部署工作不宜以决定 命令 通知等文种行文 便多用意见行文 以阐明工作的原则 方法 提出要求 国家发展改革委关于认真做好2014年春运工作的意见发改运行 2013 2632号各省 自治区 直辖市及计划单列市人民政府 国务院有关部门 直属机构 经商有关部门 2014年春运从1月16日开始至2月24日结束 共计40天 为深入贯彻落实党的十八大 十八届三中全会精神和中央经济工作会议部署 全力做好2014年春运各项工作 努力满足广大人民群众的出行需要 保障国民经济平稳运行 现提出以下意见 一 认真分析研判2014年春运形势的新特点 一 节前务工流 学生流 探亲流相互叠加 运输矛盾更为突出 2014年春节相对较早 大中专院校在元月中旬陆续放假 与务工 探亲客流高峰形成叠加 运输矛盾十分突出 铁路客运仍难以满足高峰期需要 春运期间 煤炭 粮食 化肥等重点物资运输需求较为旺盛 客货兼顾难度较大 略 二 切实加强对春运工作的组织领导 三 科学调配春运运力 六 努力增加运力供应 运输部门和企业要挖掘运输潜力 加强运输组织 科学调配运力 增加车 船 飞机班次 在务工人员和大专院校集中的地区要组织开行学生和务工人员专列和包车 努力满足旅客出行需要 四 着力强化春运安全监管五 扎实做好异常天气运输疏导和各种应急准备工作六 加强各相关方面的协作配合七 持续提高服务水平 二十八 组织更多志愿者参与春运服务 在大型城市 交通枢纽地区 有关部门和单位要组织开展志愿者春运服务活动 安排志愿者参与乘车引导 问询答疑 老弱病残旅客服务等工作 提高春运服务水平 维护良好的春运秩序 八 继续加强志愿者春运服务组织九 不断加强信息公开 舆论宣传引导工作附件 春运任务较重的省区市和枢纽城市国家发展改革委2013年12月26日 2 实施性意见 这是对某一时期某方面的工作规定目标和任务 提出措施 方法和步骤一类实施要求的下行文 这种意见指导下级工作 与实施计划的效用相似 如 市人民政府关于2001年成人教育工作的意见 单位 关于2000 2001学年度第一学期教学检查的实施意见 关于2012 2013学年度第一学期教学检查的实施意见各系 本学期教学检查将结合 校风建设活动月 的有关活动进行 为做好本次教学检查工作 特提出以下实施意见 一 检查的主要内容1 各年级各专业理论教学 实践教学和教学管理的存在问题及对策 2 各专业教学计划的执行情况 教学进度 前后课程内容衔接的合理性 教学大纲的执行情况及效果 二 检查时间教学检查时间安排在第10周 第13周 即11月5日至12月2日 三 检查方式 略 四 其他1 希望各系领导高度重视教学检查工作 认真做好工作部署 在组织学生进行教师教学质量调查时 应要求学生按调查表中各项指标逐一实事求是地评价 要求全体学生集中参加评估 2 请各系注意总结经验 对教学检查过程中发现的有关问题 尤其是学生反映的突出教学问题 须按 便教 利教 为教 的要求 积极 及时地进行整改 附件 教学工作质量考核暂行办法 学院教务处2012年10月3日 3 建议性意见 这是向上级提出工作建议 设想的上行文 它又可分为 呈报性建议意见呈转性建议意见 呈报性建议意见 呈报性建议意见是向上级机关提出某方面工作的建议 向上级献计献策 以供上级决策参考 对呈报性建议意见领导可以不行文反馈 如 市林业局飞播站关于1991年飞播造林工作的意见 提出了进一步搞好这项工作的7项意见 供领导决策参考 领导不必反馈 呈报性建议意见的内容 也可由呈报性建议报告行文 呈转性建议意见 呈转性建议意见是有关单位就开展和推动某方面的工作提出初步的设想和打算 呈送领导审定后 批转更大范围的有关方面执行的意见 意见一经上级机关批转 则代表了上级机关的意见 例如灭鼠防病工作 需要许多方面的支持 配合和协调 仅仅靠卫生部门是不能推行得了的 因此 省爱卫会等三单位撰拟了 关于认真开展灭鼠防病工作的意见 报送省政府 若经省政府审定同意 以 省人民政府批转省爱卫会等单位关于认真开展灭鼠防病工作意见的通知 行文 就可以要求各地政府及省级各部门 认真贯彻执行 呈转性建议意见的内容 也可由呈转性建议报告行文 4 评估性意见 这是业务职能部门或专业人员就某项专门工作 业务工作 经过调查 研究后 送交有关方面的鉴定 评估结果 它有时候作上行文 有时候作下行文 但主要还是作不相隶属机关之间的平行文 此类意见又可分为鉴定性意见和批评性意见 鉴定性意见 为加强决策的科学性 对某项工作的成果 某项决策的可行性进行调查 论证 评估 鉴定后而写出的意见 即是鉴定性意见 如国家爱委会国家卫生城市考核鉴定组 关于 市创建国家卫生城市工作的考核鉴定意见 关于 地区开发 旅游区的可行性论证意见 批评性意见 则是对某项工作做出评价 评议 指出不足和错误 同时提出改进方案的意见 一 标题意见的标题有两种常见写法 一种是由发文机关 主要内容 文种组成 如 中共河南省委河南省人民政府关于 关于中国教育改革和发展纲要 的实施意见 另一种由主要内容 文种组成 如 关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见 下行意见一般用完全式标题 上行意见通常省略发文机关 四 意见的结构与写法 二 主送机关上行意见和平行意见均有主送机关 评估性意见和下行意见可以省略主送机关 国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见 的主送机关 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见国发 2008 22号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 汶川地震灾后恢复重建是一项艰巨繁重的任务 为有力 有序 有效地做好灾后恢复重建各项工作 尽快恢复灾区正常的经济社会秩序 力争用三年左右时间完成灾后恢复重建的主要任务 使灾区群众的基本生活生产条件达到和超过灾前水平 并为可持续发展奠定坚实基础 现提出以下意见 一 指导思想和基本原则 一 指导思想 二 基本原则 二 主要任务和工作要求三 实施步骤和保障措施国务院2008年7月3日 三 正文 1 指导性意见 是下行意见 开头 一般先交代当前某项工作存在的背景 问题 继而写目的句 为了 现提出如下意见 事项 提出对某项工作的政策性 倾向性意见 或者对完成某项工作提出措施 方法和步骤一类实施要求 结语 通常用 以上意见 请结合实际情况贯彻执行 类语 2 建议性意见对于上行建议性意见 开头 与指导性意见类似 写明提出意见的依据 背景和目的 事项 对有关问题或某项工作提出见解 建议或解决办法 事项部分要符合政策法规 有理有据 具有合理性或可操作性 结语 呈报类建议意见多用 以上意见供领导决策参考 以上意见供参考 呈转类建议意见多用 以上意见如无不妥 请上级批转 执行 对于平行建设性意见 开头 写行文的缘由 背景 事项 写对有关事项或问题的建议 结语 多用 以上意见供兄弟单位参考 类语 3 评估性意见 一般开门见山 以 现对 提出如下鉴定意见 引出具体结论后即作结 结论要具针对性 科学性 要用事实 数据说明问题 评价 鉴定结论必须实事求是 恰如其分 不夸大拔高 也不缩小压低 尤其是批评性意见一定要有理有据 不但要批评不足与错误 也要尽可能提出改进意见 四 落款在正文右下方写明发文机关和成文时间 1 指导性意见因机关层次的不同而有不同要求 不同层次的领导机关使用这类意见时 内容的侧重点一般不同 高层领导机关发布的意见比较原则 政治色彩比较浓 下层领导机关的意见则比较具体 操作性比较强 2 实施性意见要写得具体 可行 其写法与实施性计划的写作要求类似 要写明具体 可行的任务 措施 步骤和实施监督等要素 五 注意事项 呈转性建议意见与建议性报告的相同点 均提出建议 献计献策 供上级机关参考或认同 希望被上级机关批准后转发 即批转 给有关机关参照执行 3 意见与报告的区别 1 在适用范围上 意见 对重要问题提出见解和处理办法 报告则 向上级汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 在行文方向上 报告属于上行文 而意见兼具上行文 下行文和平行文三重身份 3 写作基点上 报告以叙述客观工作或介绍情况为基础 意见则偏重于针对重要问题提出主观看法和处理意见 4 在表达方式及针对的问题上 建议类意见偏重议论 针对的主要是问题 建议类报告则偏重对物事的陈述 针对是具体的事实或工作 4 意见与通知的区别 1 在指导性 强制力方面 下行通知具有很强的指导性 要求下级机关办理和执行的强制力较强 下行意见带有一定的执行弹性 2 在执行 处理上 对下行通知必须执行 办理 对意见 受文单位则可以根据实际情况 独立自主 灵活机动地处理 第二节函的写作函 是用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 我国古代 书信有种种不同的名称 如 移 关 咨 牒 简 笺 书 函 等等 民国时期 取消了封建社会繁杂的书信名称 取而代之的是 函 或 公函 中国共产党成立后 各机关使用过 信函 函 公函 便函 等名称 党的机关1989年将函列入法定公文 行政机关1957年将函确定为公文种类之一 1981年列入法定公文 行政机关1951年将 公函 和 便函 列入法定公文 1957年取消 公函 1981年取消 便函 行政关系的几个概念 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关 凡是在行政或组织上没有领导与被领导关系 业务上没有指导与被指导关系 都是不相隶属机关 不相隶属机关之间互相行文时 不分级别高低 级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥 指导性公文 个别晓谕性的通知例外 级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告 双方之间如果有事项需要协商或请求批准 都要使用 函 这种平行文体 这两个概念不是同一概念 只有行政上有隶属关系的领导机关和业务归口的指导机关 才能称为本机关的 上级机关 而 主管部门 是指职能部门 即它是某项工作的职能管理部门 不管其级别高低 只要某项工作归其管理 其他与其无领导与被领导关系 业务上没有指导与被指导关系的机关请求其批准其管理的事项 都要使用 函 这种平行文体 得到其批准 函的使用范围极广 使用频率极高 是公文中唯一的平行文 它是公文中的 轻武器 主要用于四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系 往来 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复审批无隶属关系的机关请求批准的事项 4 机关单位对个人的事务联系 一 函的适用范围 1 使用广泛性 函的使用不受级别高低 单位大小的限制 收发函件的单位均以平等身份进行联系 上至国务院下至基层组织都广泛使用 2 行文多向性 函可以上行 下行 但大多数函作平行文 3 用语谦敬性 不论什么类型的函 用语皆注重谦恭有礼 尊重对方 力求得到对方更多的理解和支持 函是最注重使用文言词汇的公文 也是公文中最富有文学性的文种 二 函的特点 1 商洽函 2 询答函 3 批请函 4 告知函 三 函的分类 1 商洽函 即不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 如人员商调 联系参观学习 洽谈业务往来的函等 商洽函的写作关键在于要把所商洽的事项陈述清楚 要求对方协助办理什么事项 应该具体明确 以免对方因不理解而延误工作 关于鄂穗两地携手联合打捞 中山舰 的函湖北省人民政府 现沉于长江金口赤矾山江底的 中山舰 是中国现代革命史上的重要历史文物 尽快将其打捞 修复和陈列展览 是海内外同胞的共同心声 中山舰 是重要的革命历史文物 该舰1938年年参加 保卫大武汉会战 时被日军炸沉 尽快打捞 中山舰 使其重展英姿 是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举 这对于充实完善中国现代革命史文物 并重现其历史价值 加强爱国主义教育和革命传统教育 增强整个中华民族的凝聚力和向心力 改善两岸关系 促进台湾回归祖国大业的早日实现 都具有重要的意义和作用 商洽函例文 由于 中山舰 在广州的时间长达21年 且围绕 中山舰 的几次主要历史事件都发生在广州 因此 中山舰 是把广州建设成为中国现代革命史教育基地 向广州 全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物 近几年来 广东省 广州市人大 政协 民革 黄埔军校同学会中的不少代表 委员 成员 各界有关专家学者 人民群众 以及港澳台同胞 海外华侨 华人 纷纷向广州市政府来电来函 希望广州市政府主动与贵省联系一起尽快组织打捞 中山舰 并进行修复和陈列 为此 我们经过认真研究 提出由两地政府本着相互合作 相互支持的态度 协商联合打捞 修复 展出的办法和有关问题 专此函达 请答复 广州市人民政府 盖章 年 月 日 五交公司关于商品运输被损索赔的函 市航运局 我公司向 省 彩电生产厂家购进一批彩电 厂家销售科将该批彩电交由贵局承运 承运号码10037号 该批彩电于3月15日运出 3月20日抵达 市航运码头 在码头提货时 我们发现部分彩电的包装破损 即会同有关人员当场拆包检验 50台彩电被摔坏10台 经核实诚为贵局运输途中所致 为挽回损失 希贵局按有关规定赔偿该批商品的损失 计人民币 元 特此函达 即请查照 附件 1 市航运码头管理处证明2 彩电厂销售科发货记录单3 市 检验所检验报告 五交公司 印章 2012年3月25日 2 询答函 即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函 询答函又可分 询问函 和 答复函 有些不明确的问题向有关机关和部门询问 征求意见 用询问函 如 省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函 对机关和部门所询问的问题做出解释答复用答复函 如 国家物价局 财政部关于调整新护照收费标准的复函 询答函涉及的多数是问题而非具体工作 关于拨给大型电视剧 摄制经费的复函 你单位关于 关于申请拨给大型电视连续剧经费的函 收悉 经请示省政府 同意由省财政拨 元作为该剧摄制费 特此函复 省政府办公厅 年 月 日 3 批请函 即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函 批请函实际上又可以分为 请批函 和 审批函 请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项 而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项 关于请求解决我县枯水期用电指标的函 市供电公司 去年以来 我县利用本地水力资源发展小水电 每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度 每度电价0 25元 而枯水期我县则严重缺电 以每度电价0 50元购进1500万度电 仍然不能保证城镇居民生活用电 目前有几家水泥厂 糖厂因缺电已停产 为此 我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内 每天能支持配送我县基数电10万度 可否 请予函复 县人民政府 年七月一日 请批函例文 关于拨款举办艺术节的函 市财政局 经市委 市政府同意 9月10至10月10日在我市举办艺术节 初步匡算 艺术节共需费用150万元 请予核拨 特此发函 市文化局 年 月 日 关于拟录用1996届大中专毕业生的函省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于1996年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅1996年3月25日 请批函 关于批准录用 等 名同志为国家公务员的函省安全厅 你厅 关于拟录用1996届大中专毕业生的函 国安政 1996 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从1996年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等 名同志为国家公务员 特此函复 附 录用人员名单 省人事厅1996年3月29日 审批函 4 告知函 即告知不相隶属机关有关事项的函 告知函和答复函十分接近 它们的主要区别在于主要区别是答复对方所询问问题 而告知函则是告知对方有关情况 告知函的正文通常包括两项内容 一是告知原由 说明制发本函的原因 二是告知事项 简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题 关于 的函 公司 我方三月十日致贵方函谅悉 故在函曾中强调我方第816号单交货之重要 务必将货物于四月三十日前运达 货物虽已运出 但尚未接到贵寄来的任何资料 除取消本订单外 别无选择 因为我方顾客坚持交货日期 这样做实出无奈 至感遗憾 公司 年 月 日 去函 主动制发函 复函 回复对方来函的函 便函 不属于正式公文 格式较随意 无眉首 版记 甚至可无标题 但要有机关署名 日期和公章 公函 是公文的正式文种 有眉首 主体 版记 要严格按公文格式撰写制作 四 函的结构和写法 标题 有三种写法 一是完整式标题 由发函机关 事由和文种组成 如 部关于选择出国人员的函 二是由发函机关 事由 受理机关和文种组成 如 国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函 三是用省略发文机关名称 由事由和文种组成 如 关于请求批准 市节约能源中心编制的函 发文字号 公函要有正规的发文字号 写法与一般公文相同 由机关代字 年号 顺序号组成 大机关的函 可以在发文字号中显示 函 字 如 国务院公报 2000年第10号同时发表了国务院办公厅以 国办函 2000 号 为发文字号的七篇复函 一 函的标题发文字号和主送机关 主送机关 函的行文对象一般情况下是明确单一的 多数函的主送机关只一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 如 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号 的主送机关有七个 国家计委 经贸办 农业部 商业部 经贸部 纺织部 技术监督局 1 发函缘由 这是函的开头部分 主要用来说明发函的根据 目的 原因等 如果是复函 则先引用对方来函的标题及发文字号 然后再交代根据 说明缘由 有的复函以 现将有关问题复函如下 一类文种承启语引出主体事项 即答复意见 二 正文 关于商洽委托代培涉外秘书的函 大学文学院 本集团公司新近上岗的秘书缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高本集团公司涉外秘书的从业素质 我们拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 是否慨允 恳请函复为盼 集团公司 印章 二 五年七月二十日 例文 2 事项 这是函的主体部分 需要商洽 询问 答复 联系 请求批准或答复审批及告知等主要内容具体写清楚 如果内容较多 可采用分条的写法 使之条理分明 发函和复函的事项一般都较单一 可与行文缘由合为一段 如果事项比较复杂 则分条列项书写 复函要根据来函内容做出具体答复 答复时一定要掌握政策 注意分寸 不得违背政策 关于给 超市总公司商租商场一事的复函上海 超市总公司 贵公司 关于商租 商厦五楼的函 沪 超函 20号 收悉 经研究 现答复如下 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市 这是方便顾客的购买需求 有利于盘活我商厦的闲置资源 扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事 本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市 具体租金请贵公司来人面洽 特此复函 上海 商厦 年四月一日 例文 3 希望请求 这是结尾部分 向对方提出希望或请求 或希望对方给予支持和帮助 或希望对方给予合作 或请求对方提供情况 或请求对方给予批准等 最后 另起一行作结语 不同类型的函结语有别 如果只是告知对方事项而不必对方回复 则常用 特此函告 特此函达 若是要求对方复函则用 请即复函 盼复 望函复 请即复函 等语 询问函则用 特此函商 特此函询 等语 请批函多以 请批准 请大力协助为盼 望能同意 望准予 是荷 等惯用语 复函的结语常用 特此复函 特此回复 此复 等惯用语 也有的函不写结语 正文 缘由 事项 结语 去函 概括交代商洽 请求 询问或告知事项的目的 依据 背景 原因等 复函 首先引述来函的日期 发文字号 标题等 如 贵局 关于 的函 函 2010 号 收悉 接着简要复述对方提出的问题和要求 等过渡语转入下文 过渡语 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 去函 写清楚商洽 请求 询问或告知事项的主要内容 并向对方提出希望或要求 即或希望对方协助解决某一问题 或希望对方给予合作支持 或请求对方提供情况 或请求对方给予批准等等 复函 有针对性地作出具体明确的答复 用词语气要谦和诚恳 平实得体 去函 如要对方回复 一般用 妥否 请函复 特此函询 请函复 即请函复 敬请大力支持为盼 如无须对方回复 一般用 特此函达 特此函告 等 复函 此复 特此函复 三 落款行文需落款 盖印章生效 公章盖在成文日期上 成文日期要写明年 月 日 用阿拉伯数字书写 位于正文下方右空四字 四 注意的问题1 注意批请函与请示的区别 向有隶属关系的上级机关请求指示 批准事项用请示 而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项 则用请批函 主管机关答复请求审批事项 用审批函 2 开门见山 直奔主题 无论发函还是复函 都不要转弯抹角 切忌空话 套话和发空泛的议论 3 一文一函 简洁明了 4 语言要规范得体 并体现函的用语特色 发函要使用平和 礼貌 诚恳的语言 对主管机关要尊重 谦敬 对级别低的单位要平和 对平行单位和不相隶属的单位要友善 切忌使用生硬 命令性的语言 复函 则态度要明朗 语言要准确 避免含糊笼统 犹豫不定 如称对方为 贵 分析下面一篇函存在什么问题 应如何改正 XX市XX工业学院关于联系毕业实习的函XX工厂 我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始 经研究决定 派86名学生到你厂炼钢车间实习 实习时间为三个月 特此函达 此致敬礼2001年1月30日 病文修改 参考答案 这份函的主要问题在于 1 语气太生硬 要用委婉的商量的语气征询对方的意见 不能用 经研究决定 派 等带有命令性的词语 2 函的结尾不能用 此致敬礼 3 落款要写上发函单位的名称 下面是一则病文 请写出格式规范 具有函的语体特征的修改稿 关于要求报价的函 茶厂经理 我们对你厂生产的绿茶很有兴趣 十分想买一批君山毛尖茶 我公司要求不高 只要求该茶叶品质一级 规格为100克一包 望你厂能告诉单价报价和交货日期 结算方式等给我公司 如果价钱合理 且能给予最好的折扣 我们将做到大批量订货 此致敬礼 副食品公司 年 月 日 病文修改 关于商请绿茶报价的函 修改稿 茶厂 我公司久闻贵厂生产的绿茶品质优良 拟从贵厂订购一批君山毛尖茶 我公司要求君山毛尖品质为一级 规格每包100克 请贵厂能就单价报价 交货日期和结算方式等在本月内函复 如果贵厂报价合理 且能给予最优惠折扣 敝公司将考虑大批量订货 副食品公司 年 月 日 请根据下述材料 按照公文格式的要求 以北京市教育委员会的名义拟写一份公函 教育部留学服务中心向北京市教育委员会发了一封函 关于举办第十六届中国国际教育巡回展的征求意见函 教留函 2011 61号 北京市教育委员会收到该函后 经过研究 同意该中心于2012年3月12日至3月13日在中国国际贸易中心展览大厅举办第十六届中国国际教育巡回展 并于2011年8月25日 向该中心发函 京教函 2011 513号 明确表态同意 希望该中心按有关规定履行展会各项申报手续 并做好组织和安全工作 北京市教育委员会关于同意举办第十六届中国国际教育巡回展的函京教函 2011 513号教育部留学服务中心 贵中心 关于举办第十六届中国国际教育巡回展的征求意见函 教留函 2011 61号 收悉 经研究 我委同意贵中心于2012年3月12日至3月13日在中国国际贸易中心展览大厅举办第十六届中国国际教育巡回展 请按有关规定履行展会各项申报手续 并做好组织和安全工作 专此函达 北京市教育委员会2011年8月25日 第三节会议纪要 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 它既可上呈 又可下达 被批转或被转发至有关单位遵照执行 使用范围广泛 纪 有综合 整理的意思 要 指要点 会议纪要就是把会议的主要情况 主要精神加以综合整理 形成文字 会议议定事项是本单位 本地区 本系统开展工作的依据 有的会议纪要的精神也可供别的单位 别的系统参考 1 纪实性会议纪要必须是会议宗旨 基本精神 和议定事项的概要纪实 会议纪要的撰写者 不能擅自更改会议议定的事项 更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定 除此之外 撰写者也不能根据个人主观感情需要对会议内容进行评论2 提要性会议纪要是在会议记录的基础上整理归纳出来的会议要点 重点说明会议的主要参加者 基本议程 与会者有哪些主要观点 最后达成了什么共识 形成了什么决定或决议 把会议的基本情况如实反映出来就可以了 不必像记流水帐一样事无巨细一律照录 一 会议纪要的特点 3 指导性会议纪要中传达会议情况 会议精神或要点 对有关部门或单位的实际工作具有指导作用 要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作 落实会议的议定事项 4 称谓语的规定性会议纪要通常在段首采用特定的称谓 如 会议认为 会议指出 会议强调 会议希望 会议号召 与会代表一致同意 等词语 1 决议型纪要以会议形成的决定 决议或者议定事项为主要内容的会议纪要 称为决议型纪要 2 情况型会议纪要以传达会议情况为主要内容的会议纪要 3 研讨型会议纪要以交流信息 交换看法和各种不同的观点与争鸣情况为主的会议纪要 根据写法的不同 会议纪要可分三种类型 条项式 决议式 纪要综合式 概述式 纪要摘要式纪要 二 会议纪要的分类 条项式就是把主体内容包括讨论的问题和议定的事项 按主次一条条列出来 例如 关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要 的主体分5条写 每一条写一个问题 第1条写电话亭的选点 第2条写电话亭的照明用电 第3条写电话亭的线路安装 第4写开展精神文明教育 爱护电话亭 第5条写广告收入的处理 绵阳市人民政府会议纪要绵府纪要 18号严厉打击制贩注水猪肉会议纪要 年4月3日下午 在市政府二会议室 向正副市长主持召开了严厉打击制贩注水猪肉的专题会议 参加会议的有 市政府副秘书长李有全 姜涛 市府财办副主任张德怀 市技术监督局局长张克勤 副局长李方侠 市公安局副局长张梁 市工商局副局长杨纯忠 市卫生局副局长辛林平 市物价局副局长段启华 市畜牧食品局纪检组长邓方培和市中级法院办公室副主任赵永华等 现将会议议定事项纪要如下 一 进一步提高认识 加强组织领导 目前一些不法厂商在猪肉中注水 以牟取暴利 危害人民群众身心健康 损害农民和消费者利益 扰乱正常的市场秩序 破坏绵阳形象 我们要站在促进经济建设和对人民负责的高度来认识这个问题 市政府要尽快调整以市府财办 市技术监督局 市工商局 市畜牧食品局 市卫生局 市公安局等职能部门组成的市 整顿猪肉市场 领导小组 市府财办负责领导小组的日常工作 领导小组人员名单由市府财办拟制后 报市政府审定行文 二 完善制度 规范行为 责成市府财办牵头会同有关职能部门尽快制定可操作的具体管理办法 同意以市财办 市技术监督局 市工商局 市畜牧食品局 市卫生局和市公安局的名义联合发出打击制贩注水猪肉的通告 通告经市政府审定后冠以 经市人民政府同意 字样 三 加大打击力度 由市府财办牵头组织有关部门 制定方案 抽调得力人员 组成联合行动组 于4月 5月 6月分别进行三次集中整治行动 查获一起 惩处一起 四 加强宣传 市级各新闻单位应在近段时期内对通告广泛宣传 使群众知晓 形成社会氛围 与各有关职能部门做好衔接配合工作 对典型案件要顶住压力 坚决予以曝光 并进行跟踪报道 同时注意做好面上的宣教工作 努力提高全社会的质量意识和法律意识 五 各级政府 各有关部门要将打击制贩注水猪肉工作纳入议事日程 加强信息交流 各尽其职 密切配合 务求将此项工作抓紧 抓实 抓出成效 摘要式就是把与会者的具有典型性 代表性的发言要点摘录出来 按发言顺序或按内容性质先后写出 这种写法可尽量保留发言人谈话的风格 比较客观 具体 学院学生思想状况分析座谈会纪要时间 年 月 日下午地点 本院小会议室主持人 主管政治思想教育工作副院长 出席者 各系党总支书记 政治辅导员 班主任 学生会委员 现将座谈会情况纪要如下 一 副院长传达了省教育厅领导关于要认真加强学生政治思想工作 注重分析当前学生的思想状况的讲话精神 其后 副院长对学生思想状况作了分析 认为当前学生的思想状况总体是健康的 向上的 但也存在一些较突出的问题 如 略 二 人文系党总支书记 同志说 当前青年学生思想比较活跃 愿意思考问题 这确是学生的主流 但当前在部分学生中也存在比较严重的拜金主义 重技能轻理论 重实用轻人文的倾向 三 班党支部书记在汇报学生思想状况时 指出有些同学在思想上没有处理好学习与兼职的关系 严重影响了学习成绩 四 经贸系政治辅导员 同志谈到个别学生存在怕露贫而不愿申请经济困难补助的心理 略 综合式就是把会议的内容或议定事项 进行综合概括 分成若干个部分 一般把主要的 重要的放在前面 而且尽量写得详细 具体一些 次要的和一般性的内容放在后面 可简略一些 企业集团办公会议纪要 年一月十一日 年1月21日下午 陈 总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议 确立今年企业集团的工作思路 布置了工作任务 参加会议的有各部门负责人 会议议定事项如下 一 企业集团今年的工作思路是 扶持和培育10 15家骨干企业 稳定30家左右中等企业 撤 并 停 转 重组一批小企业和困难企业 减少企业集团下属子企业数量 促进有潜力的企业快速发展 会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划 二 今年的工作重点是建立 三库 即建立企业资产财务信息库 人力资源库和企业基本情况数据库 三 今年要加强集团内部管理 强化服务意识 理顺工作程序 严格考勤考核工作 增强执行制度和各项规定的自觉性 树立企业集团的良好形象 四 年初出台新的企业考核体系 对不同性质的企业出台不同的考核办法 会议纪要的写法较灵活 一般由标题和正文两部分组成 会议纪要在结构形式上和其他公文文种有所不同 没有主送机关 可以不要落款 成文时间多写在标题下面 用圆括弧括上 会议纪要可以不盖公章 三 会议纪要的结构与写法 1 会议纪要的标题常见的会议纪要的标题有三种形式 机关名称 会议名称 文种 如 市人民政府第 次市长办公会议纪要 这一类标题多为例行会议纪要常用的标题形式 2 会议纪要的成文日期会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置 以会议通过日期或领导人签发日期为准 也有出现在正文之后的 2 正文会议纪要的正文由导言 主体和结尾三部分组成 1 导言一般是概括会议的基本情况 包括会议的名称 目的 内容 时间 地点 规模 参加人员 主要议题和会议成果等 导言要简明扼要 让人们读后对会议有个总体的了解 2 主体主体是会议纪要的核心部分 它根据会议的中心议题 按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括 对工作的评价 对问题的分析 会议议定的事项 提出的要求等 主体的写法一般有条项式 综合式和摘要式三种写法 会议纪要的写作模板 1 会议纪要以会议记录为基础和依据 表现会议的主要内容 会议记录是如实记录会议的情况 2 会议纪要是一种行政公文 可以在一定范围内公布传达 会议记录只作为单位内部存查使用文书 不对外公布 3 会议纪要报送上级时 会议主办单位需另拟一份报告 与会议纪要一并报上 四 会议纪要与会议记录的区别 会议纪要是机关常用的一种公文 但公文格式中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言 而作为一般公文种类的会议纪要 可以采用 文件式 或 信函式 公文形式来发 并在标题中显现会议纪要的文种 1 会议纪要标识由 XXXXXX会议纪要 组成 标识用红色小标宋体字 标识的位置距版心上边缘25mm 2 会议纪要不加盖印章 四 会议纪要格式 南京市江宁区人民政府常务会议纪要第3号南京市江宁区人民政府办公室2014年3月11日区政府第20次常务会议纪要2014年3月3日下午 陈发喜区长在区政府213会议室主持召开区政府常务会议 会议研究了南京市江宁区村庄布点规划 南京市江宁区美丽乡村规划建设导则 城乡规划管理体制改革有关工作和 百村示范 千村整治 村庄环境整治考核验收标准 现纪要如下 一 关于南京市江宁区村庄布点规划 南京市江宁区美丽乡村规划建设导则 城乡规划管理体制改革有关工作会议听取了区规划局关于南京市江宁区村庄布点规划 南京市江宁区美丽乡村规划建设导则和关于江宁区城乡规划管理体制改革有关工作的汇报 会议明确 一 关于南京市江宁区村庄布点规划 南京市江宁区美丽乡村规划建设导则 会议原则同意区规划局提交的南京市江宁区村庄布点规划 南京市江宁区美丽乡村规划建设导则 会议要求 把握好规划尺度 由区规划局牵头 各个街道主动对接 根据土地利用规划和城乡建设规划总要求 遵循避免大拆大建的原则 对全区所有村庄进行梳理 进一步加强分析论证 对于功能板块 载体平台 美丽乡村 道路建设 万顷良田等近期因开发需拆迁的村庄 逐一排出列入拆迁范围 由区规划局负责 对村庄布点规划 美丽乡村规划建设导则进一步完善后 提交区委常委会研究 二 关于江宁区城乡规划管理体制改革工作 会议要求 一是与市规划局进一步对接 按照服务地方发展 承接用好市里下放权力 权力下放开发园区等原则 由区综合改革领导小组办公室牵头 对机构设定和职能划分提出意见 提交区综合改革领导小组会议研究 二是由区编办牵头 结合市规划管理体制改革要求和我区实际 对内设机构和人员编制提出具体意见 提交区编委会研究 三是关于规划分局成立党组事宜 提请区委研究决定 四是由李雁区长负责 区编办和区财政局配合 对于住建局下属的有关二级机构划转问题 提出比选方案 提交区综合改革领导小组会议研究 确保3月15日前落实到位 二 千村整治 百村示范 村庄环境整治考核验收标准会议听取了区住建局关于江宁区 千村整治 百村示范 建设标准制定情况的汇报 原则同意该标准 会议要求 由住建局牵头制定江宁区 千村整治 百村示范 长效管理办法 提交区政府专题研究 南京理工大学紫金学院党委会会议纪要 3月10日 会议时间 2011年3月10日会议地点 行政楼会议室会议主持 马大庆出席人员 陆健吴恒心陈仁平于洋佟钢陈为仲崇高列席人员 周倩崔在荣会议记录 周倩会议议题 1 关于学院2011年党委工作要点的审议 2 关于学院团委书记人选的考察结果审议 3 关于学院党员发展工作事项研讨与审核 议程和决议 一 关于学院2011年党委工作要点的审议党委会审议并通过了 南京理工大学紫金学院党委2011年工作要点 见附件1 二 关于学院团委书记 兼学工部副部长 人选的考察结果审议学院党政办主任于洋向党委会汇报团委书记 兼学工部副部长 人选组织考察情况 经党委会研究一致同意侯君同志提任学院团委书记 兼学生工作部副部长 一职 试用期一年 三 关于学院党员发展工作事项研讨与审核1 此次提交党委会的预审发展对象 学生 为柳东东等33人 见附件2 发展对象材料完备 终审对象 学生 为芦沙等97人 见附件2 经党委委派专人谈话后 认为符合发展条件 转正审查对象为徐军等60人 见附件2 其中基础系刘毅同志和保卫处蔡军同志2人为教师 支部意见为按期转正 党委会认真听取组织科的报告并对材料进行了审查 其中对吴昊 施云磊 须立杰 朱庆 魏轩 朱卫华六名建党对象的发展条件进行了讨论 其中朱卫华学习成绩在大四上明显下降 请支部对该发展对象作具体情况说明后提交下一次党委会讨论 其他预审名单没有异议 一致通过 党委会重点要求各支部要认真填写发展对象的主要优缺点 语言要简练 准确 不要前后矛盾 支部今后上报党员转正情况一览表时应具体列出预备党员在转正期内的学习 获奖 任职 及在校表现情况 党委会对按期转正的对象进行了审查 一致同意支部的按期转正意见 党委会对提交终审的对象进行了审查 与会人员对终审名单没有提出异议 党委会对2010级第一批入党积极分子名单进行了审核 经研究认为大学生党员发展的基本条件之一是成绩排名要在年级或班级的前三分之一 没有不及格科目 低于此条件不予发展 党委委员进行了表决 应到8人 实到8人 一致通过32名预审对象发展为预备党员 通过97名终审对象按期发展 通过60名转正对象按期转正 确定2010级陆浩等33名同学为入党积极分子 见附件2 附件 1 南京理工大学紫金学院党委2011年工作要点 2 提交预审发展对象名单 终审名单 转正审查名单 2010级第一批入党积极分子名单 2011年3月10日 第四节议案的写作议案 是由具备议案提出权的机关或个人向全国人民代表大会 地方人民代表大会以及它们的常务委员会提请审议事项的建议性公文 1993年11说国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理办法 中 首次将议案列为国家行政机关法定公文文种 议案是上行文 1 制作主体的法定性在全国人民代表大会会议上 具有提议案资格的机关或部门是 全国人民代表大会主席团 全国人民代表大会常务委员会 全国人民代表大会各专门委员会 国务院 中央军事委员会 最高人民法院 最高人民检察院 此外 一个代表团或者30名以上的代表联名也可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案 一 议案的特点 在地方人民代表大会上 大会主席团 人大常委会 各专门委员会 本级人民政府可以向本级人民代表大会提出属于本级人民代表大会职权范围内的议案 同时 县以上各级人民代表大会代表10人以上联名 乡镇人民代表大会代表5人以上联名 也可以向本级人民代表大会提出属于本级人民代表大会职权范围内的议案 人大代表一般是在开全国人民代表大会前或开会时提交议案 形成的议案必须联署 以个人名义提交的只能作为建议 政协委员在政协会议中提交的叫提案 2 内容的特定性和法规性所谓法定性 即宪法和人民代表大会组织法规定 议案的内容 必须是属于人民代表大会及其常委会职权范围之内的事项 超出人大职权范围的议案 不会被大会接受 所谓法规性 一是指议案内容大多涉及法律 法规以及政策性方面的重要问题 不时随便什么问题都可以形成议案 二是指要按照各级人民政府向 同级 人民代表大会及其常委会 职权范围 内这个特定的 法律程序 来提出议案 3 行文内容的单一性和可行性议案的内容必须单一 即一个议案提请审议一个事项 不能在一个议案中提出两个或两个以上的事项 否则就会给会议审议带来困难 提交会议审议的事项 必须是成熟的 可以实施的 不具备可行性的事项 不能作为议案提出 4 行文方向的单一性和确定性议案只能由向同级人大或人大常委会行文 既不能多向行文 也不能反向双向互相行文 行文方向单一确定 5 提请的程序性和时限性提出议案要遵循一定的法律程序 当符合资格的主体向同级人民代表大会提出议案后 要交由主席团审议 或者先交有关的专门委员会审议 决定是否列入会议议程 只有获得通过的议案 才能付诸实施 没有获得通过的议案 没有任何法定效力 议案具有建议性质 为使议案通过 不仅要写清提请的必要性和可行性 而且每份议案都应写上 现提请审议 的字样 议案的提交有时限要求 必须在大会规定的截止日期之前 送交会议的专门机构审查 审查通过之后 才能交大会讨论表决 因此议案必须及早写好 在大会规定的截止时间前递送 1 立法性议案立法性议案主要在两种情况下使用 一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时 二是建议 请求某行政机构制定某项法规时 如 国务院关于提请审议 中华人民共和国著作权法 草案 的议案 二 议案的分类 国务院关于提请审议 中华人民共和国税收征收管理法 草案 的议案全国人民代表大会常务委员会 税收是国家财政收入的主要来源 宏观调控的重要经济杠杆 在我国社会主义现代化建设中 税务机关担负着十分繁重的任务 为了完善税收法制建设 保证国家各项税收法律 法规的贯彻实施 加强税收征管工作 国务院认为 制定法律 强化税收征收管理是十分必要的 为此 在认真调查研究 总结我国税收征管工作实践经验和广泛听取意见的基础上 拟订了 中华人民共和国税收征收管理法 草案 这个草案已经国务院常务会议讨论通过 现提请审议 国务院总理 年二月十一日 2 决策性议案关于财政预算决算 城乡发展规划 重大工程上马以及政治 经济 文化 教育 科技 卫生等领域中的重大事项的决策 需要提请人民代表大会审议批准时使用的议案 就属于重大事项的决策性议案 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案长江是我国第一大河 流域面积占全国总面积的19 养育着全国三分之一的人口 工农业总产值约占全国的40 在我国国民经济发展中占有重要地位 长江中下游的洪水灾害历来频繁而严重 新中国建立以来 国家在长江流域进行了大规模的防洪建设 对保障中下游地区的经济建设和人民生命财产安全 发挥了很大作用 但由于多方面的原因 长江资源还没有很好开发利用 水患尚未根治 上游洪水来量大与中下游河道特别是荆江