企业培训_公司人力资源系统人员excel技巧培训课件

公司人力资源系统人员Excel技巧培训公司人力资源部 Excel技巧培训内容 部分内容来源于翰威特咨询公司 自带功能操作 快捷键操作 常用快捷键数据变换 查找与替换 选择性粘贴数据筛选 筛选 条件格式数据汇总 分类汇总 数据透视图表 函数技巧 查找引用函数 Vlookup函数 Match函数其它函数 常用函数工具表 eHR系统与Excel 数据导入与导出格式 薪资数据导入技巧 数据导出格式转换检查人事报表技巧 报表统计规则 报表查错 Excel自带功能操作 函数技巧 单元格的引用 1 相对引用相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2 绝对引用绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号 如 A 4 C 63 混合引用混合引用是指在一个单元格引用中 既有绝对引用 也有相对引用 例 行变列不变 A4列变行不变 A 44 单元格引用快捷键 F4 Match函数 例如 P2单元格 Match A7 A 1 J 1 0 5MATCH 指示符 数据表格区 匹配方式 注意 若匹配方式为0 匹配返回数列中第一个与查找值精确配对值的位置 数据表格区不需要排序 Sumif函数 条件求和 例如 G5单元格 SUMIF C 3 D 39 F6 D 3 D 39 26700SUMIF 数据表格区 条件 求和区域 注意 所选定的数据表格区第一列必须同条件的字段保持一致 Countif函数 条件计数 例如 G5单元格 COUNTIF B2 B38 F5 7SUMIF 数据表格区 条件 eHR系统与Excel 薪资数据导入格式常见问题 常见问题数据单元格格式为文本数据单元格为空白人员编码格式异常人员编码重复 薪资数据导入格式问题解决之一 选择 转换为数字 薪资数据导入格式问题解决之二 选择 编辑 查找 替换 将空白单元格替换为0 薪资数据导入格式问题解决之三 第一步 修改单元格格式为文本第二步 在单元格中输入任意数字后点工具栏中的 撤销 按钮呈现的效果 人员编码列的所有单元格的左上角有绿颜色的标识符 薪资数据导入格式问题解决之四 第一步 选中A2单元格 点击 条件格式 第二步 设置公式COUNTIF A A A2 1并点击 格式 填充为红色第三步 通过选择性粘贴将A2单元格的格式粘贴到A列的所有数据单元格结果 A列中所有重复单元格显示为红色 系统数据导出技巧 将人员信息维护中的部分数据粘贴到Excel中新建Excel表 并对放置人员编码和身份证号码的单元格设置为文本格式在eHR系统中选取需复制的区域技巧 选中起始行并按下Shift键 再点击结束行并释放Shift键 按Ctrl C复制区域数据在Excel表中按Ctrl V粘贴数据 并选择 匹配目标格式 人事报表统计规则 人事报表表一 表二 表中人数根据人员信息维护中的最高学历统计 因此最高学历必须勾选且只能有一条最高学历人事报表表二 表中各岗位序列的人数根据任职信息中的 岗位序列 字段统计 因此在职人员的岗位不能为空人事报表表三 统计在特定期间内的人员异动情况其中对离职转出人员的信息维护作如下规定 单位内的人员作离职转出操作 在执行完调配后须在人员信息维护中修改 入集团时间 为新任职时间 同时在调配记录中将上一条任职记录的结束日期修改为原离职日期 单位间的人员作离职转出操作 在调配申请单中选择 原单位执行调配后人员类别 时必须选择 离职 人事报表查错 案例分析 L公司某月人员信息维护中的实际在职人数165人 但人事报表表一 表二统计到的总人数显示为152人 实际人数比报表人数多13人L公司人事员为此伤透脑筋 面对上千条数据 如何高效快捷地将未统计到的人员查找出来呢 人事报表查错 六步准确锁定漏报人员 第一步 人员信息管理 常用查询分析 员工其它信息统计 查错报表 导出 查错报表 并作如下筛选 离职日期为空白任职结束日期为空白最近记录标志为 Y 人员类别为 非全日制用工 因案例中数据异常人员为非全日制用工类别的 一般选择在岗 筛选结果 人事报表查错 六步准确锁定漏报人员 第二步 从人员信息维护中复制粘贴出实际人员的员工编号 人事报表查错 六步准确锁定漏报人员 第三步 从人员信息维护中复制粘贴出实际人员的员工编号复制筛选后的查错报表中的人员编码 并粘贴到实际人员清单的表中 便于对比 人事报表查错 六步准确锁定漏报人员 第四步 条件格式设置公式设置为 COUNTIF C 2 C 153 A2 1格式设为 红色 人事报表查错 六步准确锁定漏报人员 第五步 粘贴格式确定漏报人员将A2单元格