岗位说明书讲解

2020 2 27 1 如何编写岗位说明书 如何编写制度 深圳市秦唐盛典企业管理咨询有限公司管理顾问 尹峻峰 2020 2 27 2 今天授课的内容 1 编写岗位说明书的基本思路及主要模式 2 回顾公司新的组织架构和行政架构图 3 如何编写各部门的基本制度 课程目标 2020 2 27 3 案例 美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验 把6只猴子分别关在3间空房子里 每间两只 房子里分别放着一定数量的食物 但放的位置高度不一样 第一间房子的食物就放在地上 第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上 第三间房子的食物悬挂在房顶 数日后 他们发现第一间房子的猴子一死一伤 伤的缺了耳朵断了腿 奄奄一息 第三间房子的猴子也死了 只有第二间房子的猴子活的好好的 究其原因 第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物 于是 为了争夺唾手可得的食物而大动干戈 结果伤的伤 死的死 第三间房子的猴子虽做了努力 但因食物太高 难度过大 够不着 被活活饿死了 只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食 最后 随着悬挂食物高度的增加 难度增大 两只猴子只有协作才能取得食物 于是 一只猴子托起另一只猴子跳起取食 这样 每天都能取得够吃的食物 很好的活了下来 做的虽是猴子取食的实验 但在一定程度上也说明了人才与岗位的关系 岗位难度过低 人人能干 体现不出能力与水平 选拔不出人才 反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀 其结果无异于第一间房子里的两只猴子 岗位的难度太大 虽努力而不能及 甚至埋没 抹杀了人才 有如第三间房子里的两只猴子的命运 岗位的难度要适当 循序渐进 如同第二间房子的食物 这样 才能真正体现出能力与水平 发挥人的能动性和智慧 同时 相互间的依存关系使人才间相互协作 共渡难关 2020 2 27 4 案例分享 工作分析是否能这样进行 2020 2 27 5 管理者经常遇到的困惑 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 思考 2020 2 27 6 管理者经常遇到的困惑 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 思考 2020 2 27 9 我们应该这样做 我们应该做工作分析岗位说明书 2020 2 27 10 岗位说明书的弊端 拿来主义 消化不良 借鉴其他公司的样本 照搬照抄闭门造车 自我杜撰 根据个人主观愿望编写明日黄花 西风凋敝 2020 2 27 11 岗位说明书的作用 明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导 对于任职者 2020 2 27 12 岗位说明书的作用 更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 对于管理者 2020 2 27 13 岗位说明书的作用 为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定的基础绩效考核的依据 对于人力资源专业人员 2020 2 27 14 什么是岗位 岗位是组织的基本单位 标准构件岗位基于组织而非个人岗位为组织的目标和价值而存在岗位是个人与工作之间的纽带任职者变换 岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变 2020 2 27 15 岗位的特征 岗位属于组织岗位存在不取决于担任岗位的人 而是组织的需要 岗位与任职者截然不同 人的特征表现于其工作风格 方法和行为 岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任 岗位是动态的随着组织策略和结构的变化 岗位会发生变化 但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性 为避免组织重叠和资源浪费 更需清楚界定岗位的责任 2020 2 27 16 岗位 职务 任务 职务 头衔 岗位称谓 例如 经理 主任 专员岗位 职能 头衔任务 指一项具体的工作 例如 职务 主任 专员岗位 办公室主任 招聘专员任务 指派打印一份文件 2020 2 27 17 岗位分析流程 岗位信息搜集 岗位说明书撰写 岗位分析 收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息 资料研读法问卷调查法访谈法观察法工作日记法 对岗位信息进行分析整理 分解为几个关键部分 以简洁的方式固化岗位分析结果 通常为岗位说明书 岗位分析6要素 岗位说明书模版 岗位分析方法 2020 2 27 18 岗位分析方法 岗位分析6要素 岗位分析6要素 岗位基本职责 主要责任考核要点 岗位工作权限 最低任职资格 工作关系 基本信息 2020 2 27 19 岗位说明书模板行政部主要业务和组织架构 doc 2020 2 27 20 基本信息 部门 岗位说明书 岗位名称 职能 职务 尽量与业界一致 便于比较和交流 坚持名实相符 保持内部层序清晰 对外如市场销售等岗位可灵活一些 2020 2 27 21 职能职责及工作内容 基础工作1组织召集公司的重大会议 专题会议 行政例会并做好会议记录 2全面负责公司的人力资源管理 规划 招聘 培训 考核 薪酬 和开发工作 3全面负责公司的行政 后勤 总务 清洁卫生 保卫工作 4制定公司人力资源 行政后勤管理等规章制度并监督执行 5组织公司重要文件等资料的保管和定期归档工作 6受理各部门关于人力资源 行政后勤管理方面的投诉 7组织公司会议管理 档案文书处理 8组织车辆 保卫 宿舍 员工食堂等管理 9办公用品的申购 发放与管理 10对本部门和相关部门进行不定期的人力资源知识 行政管理知识 规章制度等培训 重点工作 组织制定员工招聘 培训 调动 考核以及升迁 奖惩 职称评级等人事管理方针 政策 规章和标准 并监督执行 2负协调和指导本部门和各部门的人才招聘 员工培训 绩效考核 薪酬等工作的进行 确保公司人力资源工作的合理使用 3及时解决公司管理过程中的人事问题 如 人事纠纷 劳资关系 人员补缺等 4对公司政策 规章制度 工作程序 会议决议和总经理指示的执行情况进行监督检查 5负责组织公司各类文化体育活动 丰富员工的业余生活 6负责公司印章 证照 证本 办公和通讯设备的管理和使用 7计划 审核和控制人力资源管理成本 为公司提供合理的人力资源规划 并对其实行程序化管理 8制度的执行力和执行效果 2020 2 27 22 考核要点 会议记要编写的及时和准确性 总经理交办工作的达成率 完成质量 时间 3本人工作 周 月 年 计划的提交及时性 计划书质量 计划达成率 4员工招聘的及时率和合格率 员工培训的达成率 员工的流失率 5员工考核的及时 公正 公平 6后勤保障的质量 饭堂 宿舍 保安 清洁卫生 物业管理等 7办公设备 网络安全与维护 8规章制度的实施 完善 评估与提升 9员工投诉处理的及时性 有效性及满意度 10印章 证照 证本的完整和安全 11团队建设质量 培训 考核 培养管理梯队人才 团队成员的工作计划达成率 2020 2 27 23 权责范围 权力1人事任职 免职 升迁 调岗建议权 2经总经理授权后 可独立开展人员的招聘 录用及考核等各项工作 3人力资源 行政后勤预算及其控制权 4办公设备设施的申购 发放与管理权 责任1对人力资源的合理配置 招聘 培训 升迁 任免 调岗 负领导和组织责任 2对劳动争议处理不当负领导责任 3对人才流失负管理责任 4因劳动合同的签订与管理不善 发生劳动争议并对公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 2020 2 27 24 工作关系 1报告对象 总经理 2监督 下属各科室 其他职能部门 3指导 下属各科室 4协调者 各部门部长 5外部关系 行政 人事相关公共关系 2020 2 27 25 任职资格 1 教育背景企业管理 心理学 人力资源管理专业本科以上学历 2 培训经历受过管理学 心理学 公共关系 财务管理 社会学 领导艺术与人力资源管理等知识培训 3 经验有10年以上大中型企业相关或同等职位工作经验 至少5年以上主管行政 人力资源管理工作经验 4 基本技能和素质1 品格高尚 道德素养好 富有责任心 2 语言 文字表达能力较强 熟练掌握沟通 交谈技巧 3 具有先进的行政 人事管理观念和管理方法 5 个性特征1 性格温和 主动积极 乐观 乐于助人 2 忠诚守信 工作严谨 敬业 责任心强 3 具有团队合作精神 2020 2 27 26 钢宝公司新部门架构图 总经理 行政部 制造部 营销部 技术部 品管部 财务部 总经办 专家委员会 2020 2 27 27 公司各部门新负责人名单 总经理 徐建忠 行政部长王盘金兼 制造部长孙建魁兼 营销部长高会华 技术部长江沛琪兼 品管部长田建生兼 财务部长 暂缺 总经办 总助王盘金 专家委员会 当前任职人员均属暂时代理 三个月考核合格正式任命 部长暂缺由总经办直管 科长暂缺由部长直管 成员组成副总 孙建魁 副总 田建生 总工 江沛琪 主任 徐乐中 行业专家管理专家金融专家技术专家人力专家法律专家 2020 2 27 28 公司新的科室架构图 总经理 行政部 制造部 营销部 技术部 金工车间 冷辊车间 热工车间 行政办 品管部 财务部 总经办 专家委员会 维修工段 市场科 客服科 销售科 资产科 会计科 生产办 检验科 品管科 研发科 工艺科 仓库 2020 2 27 29 公司新行政架构图 总经理 徐建忠 行政部部长 制造部部长 营销部部长 技术部部长 行政办主任 品管部部长 财务部部长 总经办主任 专家委员会 市场科长 客服科长 销售科长 资产科科长 会计科科长 检验科科长 品管科科长 金工车间主任 冷辊车间主任 热工车间主任 维修工段段长 生产办主任 研发科科长 工艺科科长 仓管主任 2020 2 27 30 公司各科室新负责人名单 当前任职人员均属暂时代理部长暂缺由总经办直管科长暂缺由部长直管 2020 2 27 31 公司组织架构功能职责配置图 总经理 行政部 制造部 营销部 技术部 行政人力安全后勤采购 机加热处理 冷辊处理 铸造 计划工艺统计定额外协 订单确认订单跟踪外协跟踪储运管理客户管理销售考核情报收集营销策略 生产办 市场科 品管部 财务部 会计出纳成本银行税务 客户服务 总经办 计划预算制度建设决策执行内部督察绩效考核公关传播 专家委员会 战略管理资源拓展项目论证资本运营绩效标准人力考评 销售业务 会计 行政办 资产 计划观算资金资产投资融资 冷轧 热工 金工 维修 设备 机电维修 贯标品控检验统计改善外控 品管 检验 质检统计其它 研发 销售 客服 情报技术产品装备研发规范协作 工艺 审单工艺设计培训质监其它 物料管理 仓库 2020 2 27 32 制度编写 为什么要编写公司各部门的制度 2020 2 27 33 制度的种类 制度建设是一个制定制度 执行制度并在实践中检验和完善制度的理论上没有终点的动态过程 从这个意义上讲 制度没有 最好 只有 更好 但科学的积极的制度设计 能降低 风险 减少 成本 提高 效益 按照制度的刚性程度和作用范围 我们可以将一个组织的制度简单分为5种 1 管理制度 是组织管理系统的基本框架 保证管理秩序的根本性的管理制度 2 管理规定 对某专项的涉及到全组织或某一个专业系统内的工作所做出的具体要求 3 管理办法 对于一项具体工作 操作步骤或对于一个具体的项目的管理所做出的要求 4 实施细则 对于组织管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所做出的具体规定 5 工作条例 组织内部局部性的 或阶段性的工作所做出的系列化规定 2020 2 27 34 如何做好制度的系统化与有机整合呢 一 加强制度建设应当进一步深化对制度功能的认识 不断加大推进工作制度化的力度 二 加强制度建设应当着眼于机制的建立完善 努力实现制度在更高层面的系统整合 三 加强制度建设应当注重发挥制度的整体功效 着力构建科学的制度体系 四 加强制度建设应当要不断提高制度建设的质量和水平 制度建设关键是要管用 可行 对于已经不能适应目前管理需要的制度 要及时地进行修订 将不符合公司发展需要的