工作分析_工作分析的基本方法与工具

1 第三章工作分析的基本方法与工具 本章学习重点 1 掌握观察分析法 工作日志法 工作者自我记录分析法 主管人员分析法 访谈分析法 问卷调查法等工作分析基本分析方法 适用范围以及特点2 掌握工作分析各种基本方法的应用技巧3 了解工作分析方法的最新发展及其内容 2 第一节观察分析法 1 概念 一般是由有经验的人 通过直接观察的方法 记录某一时期内工作的内容 形式和方法 并在此基础上分析有关的工作因素 达到分析目的的一种活动 2 观察的形式 公开观察 隐蔽观察 他人观察与自我观察等 3 3 要求 所有重要内容都要记录下来 并选择不同的工作者在不同的时间内进行观察 目的是消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见 消除工作情景和时间上的偏差 4 观察法 直接观察法 阶段观察法 工作表演法 观察法可分为直接观察法 阶段观察法和工作表演法 5 1 直接观察法 工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察 如餐厅服务员的工作过程 6 2 阶段观察法 为完整观察到一些周期性较长的工作 采用分段进行观察的方式 如观察行政人员年底筹备年终总结工作经验 7 3 工作表演法 工作分析人员对某些工作周期很长 突发事件较多的的工作 让员工进行该工作的表演 从中进行观察的方式 如保安人员盘问可疑人员 8 4 观察分析法适用的范围和方法 一般来说 观察分析法比较适用于短时期的外显特征的分析 适合于比较简单 不断重复 容易观察的工作分析 不适合于隐蔽的心理因素的分析 不适合于没有时间规律与表现的工作 一般以标准格式记录观察到的结果 9 观察法适用范围1 观察法对那些程序化较强的 较多通过身体动作完成的工作更适合 2 适用的工作类型 流水线上的作业工人 前台服务员 飞机驾驶员等3 不太适用的工作 脑力活动 律师 设计工程师 科学家 突发或偶发事件 急救护士等 10 工作分析的方法 观察法优缺点 通过观察 把有关工作各部分的内容 原因 方法 程序 目的等信息记录下来 把取得的职务信息整理 可以了解到广泛的信息 取得的信息比较客观和正确 局限性 1 要求观察者有足够实际操作经验 2 不适用于工作循环周期长的工作 3 不能得到有关任职者资格要求的信息 4 观察法往往不是从工作任务本身和需求出发收集信息 而是受任职人员工作和能力现状影响较大 在观察状态下被观察者表现出来的行为往往不是其常态行为 影响了信息的准确性 11 观察记录表示例 12 应用观察法的要求 1 注意所观察的工作应具有代表性 2 观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意 在适当的时候 工作分析人员应该以适当的方式将自己介绍给员工 3 观察前应确定观察计划工作 计划工作中应含有观察提纲 观察内容 观察时刻 观察位置等 4 观察时思考的问题应结构简单 并反映工作有关内容 避免机械记录 13 工作分析的观察提纲 部分 被观察者的姓名观察者的姓名日期观察时间工作类型工作部分 14 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息的起讫时间 5 第二次休息的起讫时间 15 6 上午完成产品多少件 7 平均多长时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 9 每次交谈多长时间 10 室内温度是多少 16 程序 第一步 选择合适的分析人员 分析人员必须要熟悉观察对象的工作 第二步 初步了解工作的有关信息 第三步 观察并记录分析对象的工作第四步 对收集的信息进行分析 第五步 编制工作说明书 17 观察法通常和访谈法结合使用 1 方法一 工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动 然后和员工进行面谈 请员工进行补充 2 方法二 工作分析人员一边观察员工的工作 一边和员工交谈 建议 使用方法一 工作人员可以专心观察和记录 不会干扰员工的工作 观察法 访谈法和问卷法结合使用先通过调查问卷获得基本信息 再通过访谈和观察来确认和补充已了解的情况 18 当观察者与被观察者合二为一时 当观察的对象和内容为某个片断时 19 工作者自我记录法 当观察者与被观察者合二为一时 观察分析就成了工作者自我记录法 工作者按照标准格式 例如工作日志形式 及时详细地记录自己的工作内容和感受 然后在此基础上综合分析 实现工作分析的目的 使用范围 管理或其他随意性大 内容复杂的岗位工作分析 20 工作日志法 要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志 participantdiary logs 即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动 每个雇员都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以日志的形式记录下来 它可以向你提供 个非常完整的工作图景 21 要求 1 工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务 工作程序 工作方法 工作职责 工作权限以及各项工作所花费的时间等 2 一般要连续记录10天以上 3 由本人记录最为经济和方便 4 因为记录者可能会带有主观色彩 因此 要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正 可以由工作者的直接上级来实施 22 工作日志填写说明 1 请您在每天工作开始前将工作日志放在手边 按工作活动发生的顺序及时填写 切勿在一天工作结束后一并填写 2 要严格按照表格要求进行填写 不要遗漏那些细小的工作活动 以保证信息的完整性 3 请你提供真实的信息 以免损害您的利益 4 请您注意保留 防止遗失 感谢您的真诚合作 23 工作日志示例 24 25 员工记录法优缺点 优点 信息可靠性很高 适于确定有关工作职责 工作内容 工作关系 劳动强度等方面的信息 所需费用较低 对高水平与复杂性工作的分析 比较经济有效 缺点 1 将注意力集中于活动过程 而不是结果 2 使用范围较小 只适用于工作循环周期较短 工作状态稳定无大起伏的职位 3 信息整理的工作量大 归纳工作繁琐 4 任职者在记录时可能会夸大某些活动 同时也会对某些活动低调处理 最好由工作者的直接上级来检查矫正 5 任职者在填写时 会因为不认真而遗漏很多工作内容 从而影响分析结果 并在一定程度上影响正常工作 26 写实性工作分析法 当观察的对象与内容为某个片断时 常采用写实法 这是通过对工作内容和过程的如实记录 达到工作分析目的的一种方法 当大量的事实记录下来之后 按照它们所描述的内容进行归类 最后就可以清晰地了解实际的工作 有助于对工作及其任职者的全面了解 27 写实性工作分析表示例 机构名称 办公室职位 办公室主任编制 3人 主任1人 打字员1人 办事员1人 28 29 在写实性的内容结束后 进行归类 可以对工作有个清楚的认识 30 工作日志表设计 某广播电台听众服务岗 填写日期 2014年3月8日星期四所在部门 听众服务中心岗位名称 听众服务任职者姓名 XXX 直接上级评语 情况属实填写者签字 31 工作日志统计表示例 32 第二节主管人员分析法 概念 由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务 责任与要求等因素 理论依据 主管人员对这些工作有相当深刻的了解 偏差产生 偏见 偏重于曾做过的那部分工作 偏差消除 与工作者自我记录法相结合 常用表格 工作调查分析表 职位工作分析表 33 工作调查分析表示例 职位名称 职位编号 部门 有效日期 工作地点 职等 主管 工资单编号 职位设置目的 主要职责 所管人数 1 直接管理人数 2 间接管理人数 制表 姓名 职务 签字 日期 审核 姓名 职务 签字 日期 工资主管审批 姓名 日期 终审 姓名 日期 复查 姓名 日期 34 直接主管 职位名称 职等 本职位 职位名称职等 直属职位 职位名称 职等 职位名称 职等 职位名称 职等 任职要求 教育文化水平方面 经验方面 35 职位工作分析表示例 一 职位名称 部门 工作地点 任职者姓名 日期 主管人姓名 签字 二 基本职责 三 能够用于确定本职位工作范围的各种指示 包括定性的角度和定量的角度 四 填写下面的图标 以表明各职位间的工作关系 36 简要说明下属的主要职能 五 列举主要职责活动与代表性的工作项目 六 如上述栏目无法说明 请在此列举几个典型的事例或任职所遇到的工作任务与情况 七 说明本职位工作的权限与自主性 监督职位名称 直接主管名称 37 工作岗位分析表 岗位名称 市场专员主管部门 市场部所属部门 市场部工作地点 公司外部间接主管 事业中心总监监督者 人力部直接主管 市场经理 38 一 岗位设置的目的 企业为什么要设置本岗位 它的使命与基本性质是什么 1 完成公司区域城市的一期市场拓展 为二期销售做客户储备 2 一期市场专员转化到二期营销专员做人才备用 39 二 基本职责描述 按顺序列举说明本岗位的工作责任及其重要性 责任分为每日 一定时期内与偶尔担负的三种类型 1 每日必做的完成该任务花费的时间占全部工作时间百分比 1 市场拓展日拜访 拜访商家70 2 市场拓展日拜访 商家录入OA10 3 市场拓展日拜访 日拜访商家报表10 4 市场营销 对应公司的业务进行意向客户储备10 40 2 一定时间内必做的工作完成该任务花费的时间占全部工作时间百分比 季 月 周 1 3月底完成杭城 2 3 4 3 偶尔需要做的工作完成该任务花费的时间占全部工作时间百分比 1 市场调研分析 2 3 41 三 教育状况基本要求 对于本岗位的工作来说 哪些教育或知识是必需的 这些教育与知识可以从学校获得 也可以通过自学 在职培训或工作实践获得 请确定下列教育或知识哪些是必要的 并在每条开头的横线上打勾 任职者能够读写并理解基本的口头或书面指令 任职者能够理解并执行工作程序 以及理解上下级的隶属关系 能够进行简单的数学运算和办公室设备的操作 任职者能够理解并完成交给的任务 具备每分钟打50个文字的能力 具备本岗位工作需要的专业知识 具备相近专业领域的一般知识 具备商业管理与财政方面的基础知识与技能 具备商业管理与财政方面的高级知识与技能 其他方面要求 42 四 岗位工作经验要求 本岗位要求任职者具备哪些工作经验 请标明下列哪些经验是必需的 只需要1个月的相关实习期或在职培训期 只需要1 3个月的相关实习期或在职培训期 只需要4 6个月的相关实习期或在职培训期 只需要7 12个月的相关实习期或在职培训期 只需要1 3年的相关实习期或在职培训期 只需要3 5年的相关实习期或在职培训期 只需要5 8年的相关实习期或在职培训期 需要8年以上的相关实习期或在职培训期 其他方面的经验要求 43 五 担负的管理职责 任职者担负的管理责任有哪些 下列每项工作所花费时间的百分比是多少 工作指导布置工作检查工作制订计划目标管理协调活动解决雇员问题评价下属任职者直接管理的职工人数 44 六 工作关系 本岗位的工作者有哪些关系 在描述这些联系时 要考虑这些联系是怎样建立的 在部门内部还是部门外部 联系次数是否频繁 联系中包括信息搜集判断 还是仅仅作为一种服务形式 哪些联系对部门有用 这里的联系对象包括本部门与外部的所有人员 45 七 本岗位所受到的监督与管理 本岗位需要接受哪些监督和管理 接受的程度如何 通过下列情况加以确定并在每条开头的横线上打勾直接 任职者的工作简单重复进行 工作处于明确 具体的指导下 基本上每天都接受指导 严密性 任职者要求按程序工作 从上级部门接受任务安排 一般性 任职者可以有计划安排自己的工作 但需要不定期地与上级商讨例外的 复杂的问题 有限性 任职者在一定目标与指导下 计划自己一定时期 每月 内的工作 宏观指导 任职者可以独立地计划与实施自己的主要工作 只需要在目标方向上与主管者要求保持一致 自主性 任职者可以自主地确定工作目标 绩效标准只需与他人协商即可 不需要征得上级同意 46 八 决策责任任职者独立决策的权限与范围有多大 他做出的决定是否要由他人审核 如果要 那么由谁审核 九 错误分析1 最易犯的错误有哪些 举例说明 并指出它们是操作上的 还是观念上的或两者皆有 2 这些错误多长时间才能被发现 谁能发现 常在哪些工作环节上被发现 3 这些错误存在哪些障碍 在纠正错误过程中可能出现什么枝节问题 47 十 数据保密 任职者是否要对一些数据加以保密 保密的程度如何 保密对公司的利益有无影响 请对下列情况予以确定并在每条开头的横线上打勾 不保密 工作中没有任何数据需要保密 有一点保密 偶尔有些数据需要保密 一般保密 一般情况下 需要保密 泄密将对公司起负作用 绝大部分工作都需要保密 泄密将对公司有重大影响 完全保密 稍加泄露 便会有损公司的名声和地位 48 十一 工作条件描述工作顺利进行时必需的生理条件 物理条件 如任职者工作期间站 走 负荷的时间各是多少等 十二 心理要求为了使岗位工作顺利进行 对任职者在心理方面有哪些要求 十三 岗位工作中所使用的机器或设备一直使用经常使用偶尔使用十四 附加说明本岗位还有哪些方面需要补充说明 请列出 49 第三节访谈分析法 1 对每个雇员进行个人访淡 IndividualInterview 一般访谈 深度访谈 2 对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈 GroupInterview 一般座谈 团体焦点访谈 FocusGroupInterview 3 对完全了解被分析工作的主管人员进行主管人员访谈 50 一 访谈法的实施要点 难点 重点 访谈准备阶段访谈开始阶段访谈主体阶段访谈结束阶段 51 访谈准备阶段 需要做哪些准备 52 访谈准备阶段 基本访谈原则 知识 技巧 传达访谈计划与访谈目的 对工作有大致的了解与认识 列举需要收集的各方面信息 列举与职位相关的各项职责和任务 明确访谈目标 确定访谈对象 选定合适的访谈方法 访谈的时间 地点 准备访谈所需的材料和设备 53 访谈开始阶段 54 访谈开始阶段 建立轻松 舒适的会谈气氛微笑 茶水 表示感谢和歉意 说明访谈的目的先做一些预备性交谈 再进入正式的访谈 访谈过程中的座位安排 礼多人不怪 55 访谈主体阶段 56 访谈主体阶段 第一步 寻找 切入点 第二步 获取 主干 工作任务任务清单第三步 探索 枝叶 任务细节从 投入 行动 产出 三个角度 主要收集6W1H信息 工作环境本职位与其他职位的关系 57 发问的要点 工作分析所应包含的信息 6W1H 1 用谁 Who 2 做什么 What 3 何时 When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 为什么 Why 7 为谁 Forwhom 58 访谈主体阶段 访谈过程中的沟通技巧语言清楚易懂不争辩不要表现出任何偏好掌控访谈过程 59 访谈主体阶段 控制访谈的技巧提问 先易后难有耐心倾听 设身处地用心听追问 重点信息不遗漏引导 控制话题不偏离意外 冷静应对不慌张 60 下面的片段体现了哪些访谈技巧 提问 您的主要工作内容是什么 回答 负责招聘 提问 是公司所有的职位吗 回答 负责生产岗位 提问 请描述一下您工作的环境回答 很辛苦 经常出差 有一次 提问 确实很辛苦 一般一个月出差几次 61 访谈结束阶段 62 访谈结束阶段 访谈结束前请注意以下几个要点 信息的完整性了解到的关键信息是什么对方有无其他问题咨询我们访谈后的下一步是什么再一次感谢对方所提供的帮助 投入的时间 63 访谈结束后的工作 整理访谈笔记 再次检查是否有遗漏 将访谈记录与其他资料对应装订 准备下一阶段的职位分类和撰写职位说明书 进一步搜集该职位上未来可能出现的一些变化 要求 64 工作分析访谈提纲 例 先生 女士 首先感谢你来参加工作分析访谈 工作分析的目的是要解决两个问题 弄清楚企业中每个职位都在做什么工作 明确这些职位对员工有什么具体的从业要求 选择你来参加访谈是因为你有长期和丰富的本岗位工作经验 你的配合是我们获得必要信息的重要保证 同时 我们将对本次谈话的内容做必要的记录 它们只用于工作分析 请你不必顾虑 如实回答 好 我们现在开始 1 你的岗位名称 岗位编号是什么 2 你在哪个部门工作 你的部门经理是谁 你的直接上级是谁 直接下级是谁 3 你主要做哪些工作 请举例说明 4 请你尽可能详细地讲述你昨天一天的工作内容 5 你对哪些事情有决策权 对哪些事情没有决策权 6 请你讲讲你在工作中需要接触哪些人 65 工作分析访谈提纲 续 7 你需要哪些设备和工具来开展你的工作 其中哪些是经常使用的 哪些是偶然使用的 你对目前的设备状况满意吗 8 你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责 请举例说明 9 你认为做好这项工作需要什么样的文化水平 需要哪些知识 需要什么样的心理素质 10 如果对一个大专学历层次的新员工进行培训 你认为需要培训多长时间才能正式上岗 11 你觉得目前的工作环境如何 是否还需要更好的环境 你希望哪些方面得到改善 12 你觉得该工作的价值和意义有多大 13 你认为怎样才能更好地完成工作 14 你还有什么需要补充吗 15 你确保你回答的内容是真实的吗 访谈到此结束 谢谢你的合作 66 一 访谈法的典型提问方式 你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要职责是什么 你又是如何做的 你的工作环境与别人的有什么不同 做这项工作所需具各的教育程度 工作经历 技能是怎样 它要求你具有什么样的文凭或工作许可证 你都参与些什么活动 这种工作的职责和任务是什么 你的工作绩效的标准有哪些 完成你承担的工作任务还需要那些条件 67 工作分析访谈示例 请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么 它要完成的主要的工作内容和要达成的目标 2 请问与您工作联系的主要人员有哪些 联系的主要方式是什么 3 您认为您的主要工作职责是什么 请至少列出8项职责 4 您认为这些职责您是怎样完成的 在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么 5 请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重 请指出其中耗费时间做多的三项工作 6 请您指出您的以上工作职责中最为重要 对公司最有价值的工作是什么 7 组织所赋予您的最主要的权限有哪些 您认为这些权限有哪些是合适的 哪些需要重新界定 68 8 请您就以上工作职责 谈谈评价这些职责是否出色的完成的是什么 9 您认为在工作中您需要其他部门 其他职位为您提供哪些方面的配合 支持与服务 在这些方面 目前做得好的是什么 尚待改进的是什么 10 您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景 需要怎么样的工作经验 类型和时间 在外语和计算机方面有何要求 您认为要出色的完成以上各项职责需要哪些能力 11 您认为要出色的完成以上职责需要具备哪些专业知识和技能 您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的个性品质 12 请问您工作中自主决策的机会有多大 工作中是否经常加班 工作繁忙是否具有很大的不均衡性 工作中是否要求精力高度集中 工作负荷有多大 69 二 注意问题 1 访谈者的培训 工作分析访谈是一项系统性的 技术性的工作 因此在访谈准备阶段应对访谈者进行系统的工作分析理论与技术培训 2 事前沟通 应在访谈前一星期左右事先通知访谈对象 并以访谈指引等书面形式告知其访谈内容 使其提前对工作内容进行系统总结 并有利于获得访谈对象的支持与配合 3 技术配合 在访谈之前 访谈者须事前对访谈工作进行文献研究 并通过开放式工作分析问卷初步收集 整理与汇总职位信息 形成对职位的初步印象 找到访谈的重点 使访谈能够有的放矢 70 4 沟通技巧 在访谈过程中 访谈者应与被访谈者建立并维持良好的互信和和睦关系 适当的运用提示 追问 控制等访谈技巧 把握访谈的节奏 防止访谈中的 一边倒 现象 5 信息确认 访谈过程中 访谈者应就获得的信息及时向被访谈者反馈并确认 在访谈结束前 应当向被访谈者复述所获信息的要点 以得到最终的认可 6 访谈对象包括 该职位的任职者 对工作较为熟悉的直接主管人员 与该职位工作联系比较密切的工作人员 任职者的下属 为了保证访谈效果 一般要事先设计访谈提纲 事先交给访谈者准备 7 在面谈完成后 要与被访谈者本人或其直接上级主管一起对所获得的资料进行检查与核对 71 三 标准 1 所提问题要和职位分析的目的有关 2 职位分析人员语言表达要清楚 含义准确 3 所提问题必须清晰 明确 不能太含蓄 4 所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围 5 所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满 或涉及被谈话人的隐私 72 四 访谈分析提纲 职位设置的目的 职责 教育要求 经验 担负的管理职责 工作关系 本职位所收到的监督与管理 决策责任 错误分析 数据保密 工作条件 心理要求 工作中所使用的机械设备 附加说明 73 五 提问设计 1 你得保持设计问题的热情 直到任务可以完成为止 2 根据有关的资料和先前的经验检测设计出的问题 如一些问卷调查表 先前的工作分析计划以及发表的统计资料 3 选择与所调查资料直接相关的问题 4 按照一定的逻辑顺序排列 一般是先易后难 5 构造一个粗略的工具 对少量的被访者进行粗略的实验访谈 74 6 检查结果 修改或删除问题 7 修改不清楚的问题 8 在做了上述修改后 构建一个问题清单 9 通过整理资料的方式来使问题的回答选择化 10 进行第二次实验访谈 这次的重点是检查问题和回答项是否足够 11 通过检查第二次试验访谈的结果来构建最终的访谈提纲 75 六 访谈的技巧 1 事先清晰地说明访谈的目标和方法 2 在访谈前 确认访谈是不是得到所要信息的合适工具 3 选择恰当的回答者以满足所寻求信息的性质 资料收集的方式和研究的其他要求 4 为达到访谈的目的需要取得回答者的支持 5 控制访谈 使访谈指向一定的目标 6 控制个人举止 行为等其他会影响结果的因素 7 记下意外的重要信息 尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息 76 七 适用范围 访谈法一般不能单独使用 最好与其他方法配合使用 该方法适合于不可能实际去做某项工作 或不可能去现场观察以及难以观察到某种工作时 既适用于短时间的生理特征的分析 也适用于长时间的心理特征的分析 适用于对文字理解有困难的人 访谈法也适合于脑力职位者 如开发人员 设计人员 高层管理人员等 77 八 优缺点 优点 1 可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解 2 运用面广 能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料 3 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 4 使工作分析员了解到短期直接观察法不容易发现的情况 有助于管理者发现问题 5 为任职者解释工作分析的必要性及功能 6 有助于与员工的沟通 缓解工作压力 78 缺点 1 访谈法要有专门的技巧 需要受过专门训练的工作分析人员 2 比较费口才费时间 工作成本较高 3 搜集到的信息往往被扭曲了 失真 4 访谈法易被员工认为是对他工作业绩的考核或是薪酬的依据 所以会夸大或弱化某些职责 79 第四节问卷调查分析法 最通用的一种方法 设计问卷是关键 最好请有关专家设计与编制问卷 分类 通信问卷与非通信的集体问卷 检核表问卷与非检核表问卷 标准化问卷和非标准化问卷 封闭问卷与开放式问卷 格式 参考87 95页 80 逐步核对 在符合本职任务的项目上划 并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1 保护交通事故现场证据 2 在经常发生事故的地段注意防止新事故 3 使用闪光信号灯指挥交通 4 使用交通灯指挥交通 5 捕捉违章驾驶员并填写情况表 6 估计驾驶员的驾驶能力 7 对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识 8 跟踪可疑车辆 观察违章情况 9 签发交通传票 10 对违反交通规则的人发出警告 11 监视交通情况 搜寻违章车辆和人员 12 检查驾驶执照或通行证 13 护送老人 儿童 残疾人过马路 14 参加在职培训 15 参加射击训练 16 操作电话交换机 17 擦洗和检查装备 18 维修本部门的交通工具 民警任务调查问卷表 用于民警工作分析的检核表 81 工作分析的方法 问卷法 通过问卷来收集信息 不必亲临现场观察 广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写 包括基本资料 工作时间要求 工作内容 工作责任 任职者所需知识技能 工作的劳动强度 工作环境等内容 82 注意问题 1 问卷设计应该科学合理 这是调查成败的关键 2 对问卷中的调查项目要做统一的说明 如编写调查表填写说明 3 应该及时回收问卷调查表 以免遗失 4 对调查表提供的信息做认真的鉴别和必要的调整 83 一 定量结构化问卷 特点 在相应理论模型和假设前提下 按照结构化的要求设计的相对稳定的职位分析问卷 一般采用封闭式问题 遵循严格的逻辑体系 分析结果可通过对信息的统计分析加以量化 形成对职位的量化描述或评价 例如PAQ 职位分析问卷法 MPDQ 管理人员职务描述问卷 等 优势 问卷一般经过大量的实证检验 具有较高的信度与效度 便于职位之间相互比较 84 职位分析问卷法 PAQ 1972年由普渡大学教授麦考密克 E J McCormick 提出一种通用的 以统计分析为基础的方法来建立某职位的能力模型 同时运用统计推理进行职位间的比较 以确定相对报酬 包括194个项目 其中187项用来分析完成工作过程中员工活动的特征 另外7项涉及薪酬问题 所有项目被划分为6个部分 信息来源 智力过程 心理过程 工作产出 人际关系 工作背景 工作环境 其他职位特征 6分制主观评分 85 一 PAQ的内容 分析六个方面的信息 共有194要素信息来源 35智力过程 心理过程 14工作产出 49人际关系 36工作背景 工作环境 19其他职位特征 41 86 1 信息来源 工人从哪儿以及如何获得执行工作所需的信息 工作信息来源 感觉和知觉活动 推测过程 如 数据材料的使用 87 88 2 智力过程 心理过程 执行工作所涉及的推理 决策 计划和信息处理活动 决策 推理 计划 安排 信息加工活动 运用已获得的信息 如 解决问题的推理难度 3 工作产出 工人执行工作所使用的身体活动 工具及方法 工作和设备的运用 手工活动 全身活动 运用体力的水平 身体定位 姿势 操作 协调活动 如 设备的控制 89 4 人际关系 执行工作时所要求与他人之间的关系 交流 各种人际关系 个人接触的数量 个人接触的类型 监督与协调 如 指导他人或与公众 顾客接触 5 工作背景 工作环境 执行工作的物理和社会背景 物理工作条件 工作危险 个人和社会因素 如 是否在高温或与内部他人冲突的环境下工作 90 6 其他职位特征 除了那些已经提到的与工作相关的活动 条件和特征 着装 资格许可 工作时间表 工作要求 责任 工作结构 职务的关键性 工资 收入 如 着装的规范性 91 PAQ在确定任职资格中的应用 工作评价的示例 92 二 评分标准 信息使用度 U 耗费时间 T 适用性 A 对工作的重要程度 I 发生的可能性 P 以及特殊计分 S 在使用职位分析问卷时 用这六个评价因素对所需分析的职务一一分析核查 按照PAQ给出的计分标准 确定职务在职务要素上的得分 93 三 PAQ的使用 1 计分方法 职位分析人员依据6个计分标准对每个工作要素进行衡量 给出评分 2 使用PAQ时 用6个评估因素对所需要分析的职务一一进行核查 94 四 PAQ的优缺点 优点 同时考虑了员工与职位两个变量因素 并将各种职位所需要的基础技能与基础行为以标准化的方式罗列出来 从而为人事调查 薪酬标准制定等提供了依据 PAQ可将职位分为不同的等级 可以用来进行职位评价及人员甄选 PAQ不需修改就可用于不同组织中的不同职位 使得比较各组织间的工作更加容易 也使得职位分析更加准确与合理 缺点 可读性不强 只有具备大学文化水平的人才能够理解其中的项目 使用范围产生限制 花费很多时间 成本很高 程序非常繁琐 95 二 非结构化问卷 一 构成 96 1 基本信息 职位基本情况 97 2 职位目的 格式 工作依据 工作内容 工作成果 工作依据 根据 工作内容 动词 工作对象 工作成果 主要描述工作达到的目的例如 某公司办事处系统部客户经理职位设置的目的是 根据公司有关客户服务的规章制度和公司战略发展需要 拓展本系统客户关系 确保本系统销售目标的完成和客户关系的提升 98 2 职位目的 填写说明 这一栏目的主要目的是用一个简短的 具有高度概括性的语句来揭示一个职位在一个组织中存在的目的和作用 具体填写格式为 工作依据 工作内容 工作成果 工作依据 填写格式 根据 工作内容 填写格式 动词 工作对象动词的选择参见后附 参考动词表 工作成果 填写格式 主要描述工作达到的目的 99 例如 某公司办事处系统部客户经理的职位目的 根据公司有关客户服务的规章制度和公司战略发展需要 拓展本系统客户关系 确保本系统销售目标的完成和客户关系的提升 请填写你的职位目的 2 职位目的 100 3 工作职责 要求任职者按照一定的逻辑顺序和规范的行文格式列举本职位主要工作职责 注意 逻辑顺序 最重要的排在第一 其次排第二 行文格式 动词 工作对象 工作需达到的目标 时间比重 需要任职者大致估算某一工作职责占你全部工作时间中的百分比 担任多个职位的任职者应针对不同的职位填写多份问卷 并注意区分工作职责所属职位范畴 重要的工作一定花时间多吗 80 20法则 101 4 组织架构 此格填写你的二级上级职位名称 此格填写你的直接上级的职位名称 本行中 有灰色底纹的方格填写你的职位 本行填写你的直接下级职位名称以及各职位现有员工数量 102 4 组织架构 请你在上图中直接填写 注 根据所担任的职位在整个组织中的位置填写空框 尤其要注意填写清上下级职位名称 此部分可以参照公司已有的组织结构图 身兼数职者 如管理者代表 要特别在图上标明 或者自己画出结构图 103 5 工作联系 填写说明 请你填写在从事本职工作时与你发生业务关系的部门 子公司 外部单位 并列举出联系的主要内容 不够可以在表外标明 填写 有关 业务关系 的界定 本表格列举的工作联系为你的工作中经常发生的关联 而非突发事件 具体界定为每周至少发生一次或在一个业务周期内定期发生的关联 联系的主要内容 请你简单界定 如 财务部审计主管 对 子公司财务部门 的工作联系为 内部审计 104 5 工作联系 105 主要从工作时间 出差比重 工作负荷等角度刻画工作特征 可采用开放式提问 也可采用封闭的选择方式 6 工作特征 106 6 工作特征 请在符合你的工作特征后画 107 7 任职资格 任职资格指任职者履行该职位的职责所应具备的资格条件 不是填写该职位现在的工作人员的情况 即应当从职位的角度而非从任职者自身的角度来考虑担任这一职位的人所应具备的资格条件 任职资格包括 工作所需的学历 工作经验 知识结构 工作技能 能力与素质等 108 学历 工作经验替代表 说明 请将所有符合你职位条件的学历 工作经验组合用阴影填涂 109 专业培训 说明 其中培训方式选择为 在职培训 离岗半天以内 长期脱产培训 离岗半月以上 短期集中培训 离岗一天 半月 110 工作技能 请划 选择完成工作必须具备的技能 111 能力与素质 请选择完成工作必须具备的能力与素质 112 8 职业通道 即职位晋升通道 包括 本职位经过何种培训后可以晋升到何种职位哪些职位经过何种培训后可以晋升到本职位 113 二 非结构化问卷操作要点 1 问卷设计2 问卷试测3 样本选择4 问卷发