档案管理_文书档案整理培训课件

知识链接 1 归档文件整理规则 中华人民共和国档案行业标准DA T22 2000 以下简称 规则 2 四川省档案局 关于企业参照执行 归档文件整理规则 的意见 以下简称 意见 的通知川档发 2003 15号 以下简称 意见 3 四川省档案局 关于施行的几点意见 川档发 2001 24号 以下简称 号文 企业的类型很多 各种类型的企业其档案种类既有共性又有个性 就一般具体的企业而言 企业档案可以按照其所反映的企业活动职能性质分为管理类 业务类 财务类 人事类 管理类档案整理 参照执行 归档文件整理规则 财务类 人事类是两种专门档案 业务类档案的情况比较复杂 如生产 建筑等类型的企业多为科技生产活动 其档案内容主要为科技档案 产品档案 科研档案 基建档案和设备仪器档案 企业管理类档案主要分四大类 经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 在工程项目中 管理性文件的组卷内容主要包括 可行性研究 任务书 项目管理文件 如征地 移民文件 计划 投资 统计 管理文件 专项申请 批复文件 竣工验收文件等 工程项目管理性文件的组卷 1 按问题组卷 将反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷 2 按时间组卷 将属于同一年度 季度或月份的文件分别组成案卷 按文件类别 如项目依据性 基础性 竣工验收文件等组卷 按重要程度组卷 根据文件的内容 凡是没有针对具体建设项目的计划 措施 批复 意见 会议纪要等普发性的文书类文件 均应归入管理类 文书档案 相应类别中 二 科学划分保管期限 保管期限表就是用表册形式列举档案的来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准 凡是具有长远利用价值的档案 都应永久保存 凡是在一定时期内具有利用价值的档案 应长期或短期保存 也可定期 30年或10年 保存 凡是介于两种保管期限之间的档案 保管期限一律从长 基本建设项目档案资料管理暂行规定 长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命 正确划分保管期限坚持 简化 原则 档案实行 两分法 标时制 永久 定期 30年 10年 注意 永久的文件突出其 重要性 定期的文件突出其 一般性 第三部分 归档文件整理规则 出台的背景 意义及其特点一 背景 传统的立卷 文件办理完毕后 必须经过系统整理 才能归档保存 将零散的文件材料根据其相互联系 特征和保存价值分类组成案卷的整理过程 就叫做立卷 出台 规则 的必要性 由于立卷方法繁琐 复杂 主观随意性较大 很难把握案卷的质量 每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重的工作负担 机关 企事业单位档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨 简化整理 深化检索 成为大家的共识 出台 规则 的可能性 随着企事业单位办公自动化进程的加快 计算机技术越来越多地应用于档案管理 其高效 快捷 灵活的检索方式 为立卷改革提供了新的方向和可能 二 目的为了贯彻 强化收集 简化整理 细化检索 深化利用 的业务工作方针 提高工作效率 推进归档文件整理工作制度化 规范化 现代化 2000年12月6日 国家档案局出台了新的行业标准 归档文件整理规则 并于2001年1月1日正式实施 规则 规定 对应作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷 以 件 为单位进行整理 要求 在计算机辅助管理条件下 文件实行以 件 为单位的整理 努力做到 随办随归档 谁办谁归档 适用于文书档案的整理 一 简化1 从检索的实际需要及减轻整理工作量出发 取消案卷 实行文件级管理 简化整理程序 放宽对归档文件实体的整理要求 免除了繁琐 复杂的组卷过程 2 分类方法确定为年度 保管期限 机构 问题 并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次 3 装订以 件 为单位进行 对装订材料不做统一规定 只要符合档案保护要求即可 装订方法也不限于 三孔一线 4 排列方法强调按事由排列 时间 重要程度等作为参考因素 可根据实际情况选用 5 归档章的位置不限于文件首页右上角 首页上端空白处皆可 6 取消案卷 卷内文件两级目录 只编以 件 为单位的归档文件目录 7 无需编页号 改设 页数 项 8 归档文件直接装盒保管 9 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 只需填写档案盒盒脊 10 档案盒的项目设置有了较大变化 如封面只设 全宗名称 项 意见 第五条 根据 工业企业档案分类试行规则 进行实体分类的企业 其党群工作 行政管理 经营管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 规则 的规定 按 件 进行整理 具体操作中四大类可以继续保留 不再设置二级类目 也可以四大类合并为 管理类 划断年度重新调整分类编号 制定新的分类方案 多则保留 少则合并 没有按 工业企业档案分类试行规则 进行实体分类的企业 其管理性的文书档案可参照执行 规则 文书档案 是指反映党务 行政管理等活动的档案 档案工作基本术语 中华人民共和国档案行业标准 二 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 明确了 以件为单位 的基本原则 并概述了归档文件整理工作的基本环节 三 件 归档文件的整理单位 规则 最根本的特点 就是以 件 为整理单位 进行文件级整理在实际工作中 如何确定件数 正本与定稿为一件 一般来说 文件的正本与定稿为一件 但定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 正文与附件为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订时 也可各为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 它们在发挥文件效力方面难以分割 因此应作为一件 5 正文与文件处理单为一件 文书处理规范的企业 文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单 发文稿纸 有的还附有领导指示的签批条等 这些表单真实地记录了文件的形成 办理过程 是归档文件不可分割的重要组成部分 应与文件作为一件 6 会议文件 以责任者结合文件内容确定件数 不应把会议文件只确定为一件 这样编目时就无法确定责任者和题名 日后也难于检索利用 成套的会议材料各为一件 7 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件 8 来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往来文书 从文种上看包括请示与批复 报告与批示 函与复函等 规则 对来文和复文采用 可为一件 的表述方式 我省明确规定 来文与复文 各作为一件处理 9 报表 名册 图册等一册 本 为一件 报表 名册 图册等每册 本 内容都相对完整 具有独立的检索价值 因此应按照其本来的装订方式 一册 本 作为一件 10 介绍信存根等一本为一件 11 干部任免 录聘 调资 离退休 津贴补助等材料 如果一人一表或一文的 以一个人的一套材料为一件 若以若干人为一表或一文的 以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件 为一件 是指实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目 整理内容 归档文件整理包括系统化和编目两大部分内容 系统化主要指分类和排列 编目包括归档文件编号 编制归档文件目录 填写档案盒脊和备考表等 整理环节 装订 分类 排列 编号 编目 装盒六个环节 按 卷 整理有17个环节 四 质量要求 1 归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 归档文件的齐全完整反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整 即本单位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全 不能缺少某个部门或某项工作的文件 一组有密切联系的文件必须齐全完整 如召开某会议 应有会议通知 日程安排 领导讲话 大会发言 会议简报 会议纪要等反映这次会议全貌的主要文件 若缺少某一方面的文件 就视为不齐全 文件正本与定稿 正文与附件 原件与复制件 转发文与被转发文 请示与批复 报告与批示 函与复函应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 超大纸张折叠 由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的 为方便文件装盒 就需要对超大纸张加以折叠 折叠时注意尽量减少折叠次数 折痕处应尽量位于文件 图表字迹之外 宜单张折叠 以方便归档后的查阅利用 2 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 五 整理方法 六个部分 三十三条 一 装订 二 分类 三 排列 四 编号 五 编目 六 装盒 一 装订装订是归档文件整理的基础环节 即采用符合档案保护要求的装订材料 将归档文件以 件 为单位固定在一起 通过装订 从实体上将归档文件整理的基本单位 件 确定下来 为后续工作的开展提供条件 对归档文件进行排序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 外文本在后 发文稿纸应放在正本之后 定稿之前 收文处理单应放在正本之前 常见的方式 1 线装 将 件 内各页对齐 用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边 较厚的文件 可采用 三孔一线 的方法装订 2 钉书钉 现有的装订方式和用品各有利弊 因此在一个单位单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要 可以配合使用几种装订方式 较厚的文件采用棉线 三孔一线 的装订方式 二 分类 企业文书档案的分类 采用保管期限 年度 机构 问题 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 归档文件的分类 是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 按年度分类 将文件按其形成年度分类 年度分类法是运用得最广泛的分类方法 运用年度分类法时 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键 几份文件作为一件时 应以装订时排在前面的文件日期为准 例如 正本与定稿为一件时 以正本为准 正文与附件为一件时 以正文为准 转发文与被转发文为一件时 以转发文为准 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类 采用保管期限分类法 能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来 使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施 按机构分类 将文件按其形成或承办机构分类 采用机构分类法时 一般来说 有一个机构就设置一个类 机构名称就是类名 各机构的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列 采用机构分类法原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中 按问题分类 按照文件内容所说明的问题对归档文件分类 采有问题分类法 可以避免或减少同类问题文件分散的现象 便于按专题查找和利用档案 分类方案 依据 规则 常用的分类方案为 1 保管期限 年度 机构 问题 2 年度 保管期限 机构 问题 特别注意 保管期限 年度是必选项 任何复分式分类法都必须具备 也就是说任何单位整理归档文件都必须分年度 保管期限进行 机构 问题 作为选择项 分类方案 保管期限 年度分类法即先将归档文件按保管期限分类 在保管期限下按年度分类 永久2010年2011年2012年30年2010年2011年2012年10年2010年2011年2012年 2011年 永久 30年 10年 党群工作 行政管理 生产技术管理 经营管理 意见 第九条 同一全宗内的档案应保持分类方案的稳定 排列上架顺序要与分类方案相一致 三 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 排列方法 在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 最低一级类目内 是指分类时确定的类目体系中设在最低一级的类目 例如按照 年度 保管期限 分类 保管期限即为最低一级类目 意见 第十条 企业采用随办随归整理方法时 除了成套性文件材料相对集中外 一般以归档文件形成的时间先后顺序排列 来文与复文 请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等 应各为一件编目 在归档文件目录的备注栏注明参见号 或在备注栏加注 号 另在备考表填写有关说明情况 四 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 加盖归档章归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 如图所示 归档章图示 1683 15单位 mm比例 1 1 归档章的内容包括 必备项目 全宗号 需向档案馆移交的档案 其全宗号由负责接收的档案馆给定 企业亦可根据对所属单位集中统一管理的需要和企业产权变更情况自行设定 例如 二滩公司档案馆赋予公司总部 各项目建设管理局和各水力发电厂档案全宗号00二滩公司 总部 档案01二滩水电工程和二滩水力发电总厂档案02桐子林水电工程和桐子林建设管理局档案03官地水电工程和官地建设管理局档案04锦屏一级水电工程 锦屏建设管理局和锦屏水力发电总厂档案 年度 指归档文件的形成年度 应采用公元纪年 以4位阿拉伯数字表示 如2010年 保管期限 归档文件保管期限的简称或代码 件号 归档文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 馆编件号按进馆要求标注 件号的编制必须在分类方案的最低一级类目内依序逐件编号 不能跨越不同的类目 也不能以盒为单位流水编制件号 川档发 2001 24号 如果来文与复文按件号顺序装入不同的档案盒 应在相应条目的备注栏注明参见号 川档发 2001 24号 盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置 如果发文有文件签发单或收文有文件处理单的 也可放在最前面作为首页 在其上加盖归档章 以更好地保护文件正本的原始面貌 意见 第十五条 如果计算机管理档案软件能够打印包含归档章相应栏目内容的归档文件封面 则可将该归档文件封面装订在归档文件之前 而不再需要加盖归档章 意见 第十四条 机构 问题 栏 在企业保留前四大类时统一填写为相应的类别或代码 如果前四大类合并为 管理类 则不填 五 编目 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件应逐件编目 规则 中的编目是指编制归档文件目录 编目以 件 为单位进行 在目录中 一件 只体现为一条条目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 如图所示 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 归档文件目录式样 件号 填写室编件号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称 注意不要使用 本部 本局 本公司 等含义不明 难以判断的简称 联合发文时一般应将所有责任者照实抄录 责任者过多时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 以体现 以我为主 的精神 机关内部文件等 白头文件 由于各种原因 常会出现未署责任者的情况 编目时应尽量根据文件内容 形式等特征加以考证并填写 文号 即发文的字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 如川档发 2003 15号 填写文号项时应照实抄录 不能任意省略 没有文号的机关内部文件或者外来文件 文号栏空缺 文号栏内不应填写 会议文件之一 情况反映 等内容 题名 文件标题 它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征 是了解归档文件内容的起点 利用者和档案工作人员多从题名入手查找档案 是最重要的检索途径 题名由责任者 问题 文种三个部分组成 例如 1 四川省档案局关于四川省民营企业档案工作情况汇报 2 四川省档案局四川省发展和改革委员会关于进一步推进全省重大建设项目档案工作的通知 川档发 2010 29号 3 四川省档案局四川省发展和改革委员会关于开展省级重点建设项目档案工作督查的通知 川档发 2011 15号 一般情况下 文件只有一个题名 正题名 填写题名时应照实抄录 有的文件还有副题名 对正题名进行解释说明 正题名能够反映文件内容时 副题名无须抄录 并列题名即以其他语言文字书写的题名 需要时与正题名一并抄录 意见 第十六条 有的文件没有题名 或题名不能准确全面揭示文件内容 应根据文件内容重新拟写或补充题名 并在新拟或补充题名之外加 号 简报要把最重要的一篇题名用 带出 会议记录中要把重要的几次会议内容选出来作为题名 仍然为一件 有些归档文件的附件是具体的条文规定 或者是正文的重要补充和说明 可在正件题名后抄录附件题名 外加 号 例如 关于进一步加强成都市精神文明建设的决定 附 市民公约 日期 即文件的形成时间 它是文件的重要特征之一 反映了文件产生的时代背景 是查找利用档案的重要途径 单份文件作为一件时 填写发文时间 文件的落款时间 具体填写时应以8位阿拉伯数字标注年 月 日 例如 2001年8月28日 标注为 20010819 多份文件作为一件时 日期一般填写第一份文件的形成时间 页数 填写每一件归档文件的页数 凡归档文件中有图文的页面为一页 包括文件处理签和封面 包括计算机打印的归档文件封面 归档文件目录 应单独装订成册并编制封面 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 如图所示 其中全宗名称即立档单位的名称 填写时应使用全称或规范化简称 全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 归档文件目录 归档文件目录封面 意见 第十八条 归档文件目录应一式两份 一份装订成册作为对外查阅的检索工具 一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查 归档文件目录在区分保管期限后 可一年一本或几年一本 六 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档案盒 与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致 以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体 装盒时 应按照分类方法的不同 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中 装盒的具体要求 1 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 2 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 3 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 装盒时应注意的问题 1 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒 尽量让盒装满 同一单位使用的档案盒厚度宜相对统一 以便按照延长米来进行档案数量统计 2 档案盒只是归档文件的装具 不具备保管单位的作用 因此 并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内 只须按照排列的先后顺序依次装盒 一盒装满后 顺次装入下一盒 档案盒按照摆放方式的不同 可以分为竖式和横式两种 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 如图所示 全宗号 年度 保管期限 机构 问题 室 馆 盒号 起止件号 档案盒盒脊式样 起止件号 填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 其间用 号连接 盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按进馆要求编制 盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序编