档案管理_水运建设项目档案管理的规定和要求概述

水运建设项目档案管理的规定和要求 湖北省交通运输厅戚媛 档案的定义档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 水运建设项目文件材料水运建设项目文件材料是指自项目立项审批 核准备案 至竣工验收过程中直接产生的 对建成后的工程管理 维护及改建和扩建具有保存 查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录 依据标准 1 组织管理 港口建设管理规定 航道建设管理规定 交通档案管理办法 档案法 档案实施细则 水运建设项目文件立卷归档管理办法 2 收集范围 交通运输部 关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发 2009 225号 附件1水运建设项目文件材料收集归档范围 3 分类整理 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008版 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法 鄂交办 2005 450号 电子文件归档与管理规范 GB2002 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 GB1999 纸质档案数字化技术规范 DA2005 组织管理原则 要进一步明确各级交通运输主管部门管理职责 体现了水运建设项目档案管理 统一领导 分级负责 的行业管理模式 明确项目法人负责制 项目法人应做好自身形成的项目文件材料的收集 整理和归档工作 并加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织 协调和监督 指导 明确项目档案工作纳入合同管理 实行 谁形成谁负责 的管理体制 由项目文件材料的形成单位或部门负责 明确监理对施工单位竣工文件材料收集归档工作的监管责任 明确各参建单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档责任 对从事项目档案管理工作的人员任职条件做了相应规定 同步管理 立卷归档工作与工程同步进行 各承包单位应在合同段交工验收前 完成项目档案的收集整理和归档工作 归档范围 详见关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发 2009 225号附件1 凡是在工程建设过程中围绕项目立项审批 设计 准备 施工管理 竣工验收活动产生的 对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料 都应收集齐全 归入工程建设项目成套档案 立项阶段 项目建议书及审批文件 可行性研究报告的审批 环境影响报告书 水土保持方案及审批文件 岸线审批文件 通航 防洪等部门的评估及审核意见 设计阶段目前水运建设一般采取两阶段设计方式 即初步设计及施工图设计及相关审批文件 设计文件主要产生于这两个阶段 另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况 应特别注意这方面文件的收集 工程准备阶段 用地申请及批准文件 红线图及土地使用证 海域使用权证书 建设用地申请及批复 征地拆迁及移民有关文件 疏浚泥土处置方案及海洋倾倒许可证 疏浚泥土弃置堆放用地审批文件 占用渔业水域补偿及海洋生态损失补偿协议 供电 供水 通讯 排水等协议 开工备案文件 水上水下施工许可证 质量监督通知书 建设前原始地形 地貌状况图 照片 施工阶段 竣工图 科研 新技术运用 施工过程中各方围绕质量 进度 费用控制方面产生的管理性文件 会议纪要 各项指令等 竣工验收阶段 竣工验收工作文件及竣工验收鉴定证书 设计 施工 监理工作总结 项目质量评定文件 各类专项验收文件 项目评优审批文件 归档要求 文件材料的原始凭证性 原件归档问题 由主管单位负责上报的相关审批文件 项目法人单位保存复印件 供货商提供的原材料及产品质保文件可收集复印件 须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存 原始记录 应是现场原始记录 收集归档的项目文件材料应能全面 准确地反映工程建设的实际过程 勘察及测量基础资料 施工记录须是现场原始记录 如需清稿 须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存 照片 电子文件及纸质文件数字化 数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存 同时冲印出6英寸纸质照片 电子文件及纸质文件数字化的形成应符合国家有关规定 竣工图的编制要求 明确竣工图编制责任 竣工图编制的准确性要求 竣工图编制说明 变更设计与竣工图对照一览表 收集责任分工竣工图的编制要求 明确竣工图编制责任 一 竣工图由施工单位负责编制 编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署 经监理审核签字认可 如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的 应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任 工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人负责或委托有关单位编制 竣工图编制的准确性要求 竣工图应能全面 准确 清晰地反映项目竣工时的实际情况 竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况 包括主要建设内容 完成工程量 执行的规范标准 主要施工方案 采用的新技术新工艺新材料 特殊问题的处理 施工图的版本 变更情况以及修改完善情况 完工时间等 竣工图编制说明 一般性变更及符合杠改或划改要求的 可在原施工图上修改 要注明修改依据 并加盖竣工图章作为竣工图 凡结构 工艺 平面布置等重大变更及图面变更面积超过10 的 须重新绘制竣工图 重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的 可不另加盖竣工图章 重绘竣工图纸在原施工图号前加 竣 字 变更设计与竣工图对照一览表 同一构筑物 建筑物重复使用的标准图 通用图可不编入竣工图中 但应在图纸目录中列出图号 指明该图所在位置并在编制说明中注明 不同构筑物 建筑物应分别编制 设计单位 负责设计阶段 包括初步设计及施工图设计 形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作 施工和监理单位 负责施工阶段各自承包范围施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作 原材料质量保证文件如属共用的 则按单位工程整理组卷 如属专用 则按分部工程分别整理组卷 各项施工原始文件除各单位 分部 分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外 其余文件材料均应按照单位 分部 分项工程 结合施工工序 归入相应部分 分别整理组卷 设备文件材料按专业及用途分别整理组卷 竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷 并编制设计变更一览表 施工原始文件 包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等 均应按照分项 分部 单位 工程 结合施工工序 归入相应部分分别整理组卷 竣工图按照专业 图号分别整理组卷 监理管理文件以监理合同段为单位 按照依据性文件 合同管理文件 工程质量控制文件 安全管理文件 计划进度控制文件 费用控制文件等分别整理组卷 旁站监理记录按施工合同段整理组卷 监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷监理管理文件以监理合同段为单位 按照依据性文件 合同管理文件 工程质量控制文件 安全管理文件 计划进度控制文件 费用控制文件等分别整理组卷 工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告 各专业验收和竣工验收工作内容分别整理组卷 旁站监理记录按施工合同段整理组卷 监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷 卷内文件材料系统化排列 立项审批文件按照批复 请示 相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列 设计审批文件按照批复 请示 相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列 项目法人及监理就质量控制 计划进度控制 费用控制及安全管理等问题普发的文件材料 按照文件材料所反映问题的有机联系 结合重要程度依次进行排列 施工文件材料 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列 变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列 各单位 分部 分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位 分部 分项工程评定工作程序依次进行排列 按照分项 分部 单位 工程分别整理组卷的文件材料 依照分项 分部 单位 工程施工进程 结合施工工序顺序依次进行排列 合同段交工验收文件按照交工验收证书 交工验收报告 质量监督机构出具的交工验收质量检测意见 各项工程总结依次进行排列 竣工图按照专业结合图号依次进行排列 设备安装及调试文件按照依据性 设备开箱验收 设备安装及调试 设备运行维护 随机文件等顺序依次进行排列 监理文件 监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系 结合重要程度依次进行排列 旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位 分部 分项工程依次进行排列 监理日志按照监机构和日志形成时间依次进行排列 计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位 按时间依次进行排列 试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录 车辆通行情况 缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列 一般行政文件与工程管理文件区分 公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生 全面记录和反映工程立项审批 工程准备 设计 施工过程质量 进度 费用控制和安全管理控制及竣工验收工作内容 对建成后的工程项目进行管理 养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称 这些文件材料需由有关参建单位 按项目档案整理规范进行系统化整理 并经建设单位向有关单位移交 一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料 这些文件按文书档案整理要求进行整理 不需要向建设单位及运营管理单位移交 如是业主在其管理活动中形成的行政文件 应按文书档案收集整理要求归入文书档案 不应与公路工程档案一并归档 重复归档问题 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件 以施工单位归档为主 开工令 施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告 申请检验报批文件等 建设单位围绕质量控制 进度控制 费用控制和安全生产管理的普发性文件 即主送单位为各有关单位 以业主自己归档为主 其他单位不需向建设单位移交此类文件 计划进度表由项目法人单位归档 各承包单位与业主签订的合同文件不需向业主移交 招投标 计量支付及计划进度的归档 招投标及合同管理文件 计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档 水运工程文件材料收集要求 原始性项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件 一般情况下应是原件 完整性收集齐全 记录全面 记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 真实性现场记录 同步进行 准确性施工原始记录数据准确 竣工图编制规范 图物相符 规范性实验检测表格填写应按规范进行 自检意见 监理意见应明确 签署手续完备 字迹清晰 复印清楚 字迹材料应能满足长期保存需要 收集方法 工程开工时 同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查 明确各承办部门及人员文件材料收集归档责任同步开展 每一工序和每项工作完成后 承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档 以便于开展预立卷工作 平时预立卷制度 与收集工作同步开展预立卷工作 预立卷工作应保持其连续性 按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目 结合案卷整理工作开展预立卷工作 施工文件材料收集及预立卷 施工准备阶段按其工作内容分别开展 施工阶段按分项工程分别建立预立卷类目 交工及缺陷责任期 施工阶段文件的系统收集及预立卷 分清单位分部分项工程内容 依据分项 分部 单位 工程划分情况 建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目 并据此确定相应文件夹 将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内 一般情况下 不同分项的文件不能交叉 施工阶段其他竣工文件的预立卷 综合性文件的收集要求变更文件 施工日志可以合同段为单位按问题集中收集 原材料及产品合格证明文件如是同一单位工程共用的 可按单位工程集中收集 如果是某一分部工程专用的 应归入相应分部工程 施工阶段其他竣工文件的预立卷 该合同段单位 分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集整理组卷 标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷 抽样试验如土方及其他填筑施工密实度 混凝土 砂浆配合比 混凝土及沥青混凝土的强度试验等 应按分项 分部 分别收集整理组卷 施工单位与业主 监理的往来文件 应按问题所针对的相关单位 分部和分项工程分别归档 整理基本原则 在平时预立卷的基础上 遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则 分类科学 收集系统 编目规范 便于保管和利用 项目档案整理要求 遵循文件材料的自然形成 满足项目基本建设程序 符合工程施工流程 分类科学 应按工程文件材料的自然形成过程进行分类 首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段 其次按照工程的自然进展过程 最后是结合文件材料自身的实际情况 项目档案整理要求 组卷系统 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系 案卷厚度按国家有关规定执行 卷内文件材料的排列要系统 案卷排列要系统 项目档案整理要求 编目规范 卷内文件标题拟写及编写 案卷题名拟写及目录 方便保管和利用 卷内文件系统化排列 卷内文件系统化排列基本要求 依据卷内文件之间的有机联系 结合问题的重要程度进行排列竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列 页号 在右下脚用阿拉伯数字依次编写 封面及装订 案卷由案卷卷盒 内封面 卷内目录 卷内文件材料及备考表 封底 组成 其格式均应符合 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位 卷盒内装有若干卷案卷的 卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号 内封面由下列内容构成 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级及档号 封面样式及尺寸按国家标准执行 装订 三孔一线装订 蓝图及成册材料可不装订 逐张逐份加盖档号章 案卷题名拟写包括项目名称 阶段或单位 分部 分项 工程名称及文件名称 以上述分部工程形成的案卷为例 引江济汉通航工程W5 4标段K7 900三红一桥及接线工程施工文件 项目案卷的系统化排列 由项目法人单位负责按照立项审批 设计 工程准备 施工和竣工的建设基本程序顺序进行系统化排列 其中施工阶段的案卷依路线进行方向 水运工程文件卷内排列 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 此类文件应是项目档案的一个类目 它的整理方法与工程项目档案是一致的 但有的项目上将管理性文件用文书档案整理方法 这是不对的 施工文件按管理 依据 检测实验记录 评定 验收排列 设备文件按依据性 开箱验收 随机图样 安装调试和运行维修等顺序排列 竣工图按专业 图号排列 如果一个项目形成的同类型文件数量不多 可以组成为一个案卷 如果图纸 文字性文件分别组卷时 图纸的排列可按图纸目录的顺序进行 文字性文件则应遵循反映同一问题 同一结构的文件排列在一起的原则 同案卷中有若干个问题时 按问题的时间顺序或重要程度排列 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 档号简单明了 由项目法人单位或档案接收单位编制 应简单 清晰 施工 监理资料需注意的问题1 在施工现场的内业资料必须要及时性和真实性 要求施工过程中的内业资料满足交工验收的标准 2 监理资料必须依据监理工程师独立抽检的数据 由监理工程师独立填写产生 严禁任何形式的编造 严禁任何形式的代做 3 监理记录 巡检记录 旁站记录 监理日志 和施工日志是内业资料的重要原始文件 其内容必须真实 规范 详尽和完整 使之具有很强的查找利用价值 监理记录和施工日志应写完一本归档一本 调离本项目工地人员必须将相关记录本交给资料员登记管理 填写监理记录的人员必须与监理月报和计量考勤表一致 4 高监理 驻地办和项目部的专职资料员必须建立资料台帐 便于随时掌握相关资料与工程进度的同步情况 也便于对全部归档资料的检索与检查 5 各高监办应不定期组织资料管理员 含施工单位 互相检查内业资料的真实性 规范性 完整性和合法性 同时进行资料工作中的业务培训和指导 6 监理工程师必须在施工现场对承包人填写的单张工程用表及时签字确认 对检验申请批复单的签认也要求不影响中间交工计量 7 各类工程用表必须填写完整而不漏项 无内容可填的某些空项可填写 无 可不检测 或结合实际的其他文字符号 8 必须重视工程用表中各项数据的真实性和相关数据 检测频率 检测方法的可追塑性 9 工程用表中相关人员必须亲自手写签名 严禁弄虚作假 10 应将相应检验评定得分汇总至分项工程 评定至子分部工程 并归入施工工序资料组卷 而其他分部工程评定表和单位工程评定表参与全合同段评定体系得分汇总组卷 11 属于工程变更性质的监理文件 含抽检资料和试验资料 其原件归入施工文件组卷 盖章后的复印件归入监理文件组卷 12 承包人必须向厂家索取相关商品购件的生产许可证以便归档 13 各项目部申报中间交工计量时除提供计量台帐 中间交工证书外 必须提供计量项目的相关归档资料 声像档案收集及整理1 声像档案收集范围 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案 领导及著名人物参加与某单位 某地区有关的重大公务活动的照片档案 反映各合同段在施工过程中的主要职能活动 各关键工序 隐蔽工程 技术管理等 和工作成果 中间交工 交工验收 竣工验收等 的照片档案 记录工程重大事件 重大事故 自然灾害和异常现象的照片档案 其他具有保存价值的照片档案 2 文字说明的成份和编写要求 文字说明的成份包括 事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等六要素 a 事由 照片所反映事件 事物的情由 b 时间 事件发生或事物变化产生的时间和拍摄时间 c 地点 被摄物所在的具体地点 d 人物 照片上主要人物的姓名 单位 身份 e 背景 对揭示照片主题具有一定作用的背景 f 摄影者 照片的拍摄单位和拍摄人 文字说明的编写要求 a 综合上述六个要素 概括地揭示照片影像所反映的全部信息 b 文字简短 完整 明燎 语言通顺 一般不超过200字 c 阿拉伯数字表示时间 年 月 日用 表示 3 照片的整理方法 照片的分类 一般工程照片按年代 结构进行分类 其他类照片按年代 问题进行分类 分类应保持前后一致 不能随意变动 卷内目录 以照片的自然张或有分组 类 说明的若干张为单元填写卷内目录 照片题名 在尽量保证基本要素内容完整的前提下 将文字说明改写成照片题名 照片题名不应超过50字 卷内备考表 应收在案卷的最后一页 要标明案卷内照片档案的张数 页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题 4 照片的整理要求 a 照片要组成案卷 b 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题 c 档号规范 准确 清晰 不能出现重编 漏编及空号现象 d 说明格式正确 项目齐全 能准确揭示照片内容 反映管理情况 e 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 5 录音 录像档案的整理要求 凡是归档的声像档案 必须图像清晰 声音清楚 并附以必要的文字说明 声像档案必须是原版 原件 录音 录像档案以自然盒 盘 为一卷 每盒 盘 的外套上要贴有标签 注明其内容 主要人物 形成日期 编号 型号和保管期限等 并填案卷目录 6 光盘档案的整理要求 按照建设单位的要求 将已归档的纸质文件 图纸输入光盘 由各施工单位负责整理 编辑 归档光盘文件应使用不可擦除型光盘 存储归档的光盘文件 应附有标签 标签内应填写编号 套别 名称 密级 保管期限和软 硬平台等 各单位归档的照片 磁盘 光盘等一定要注明内容 档案人员是无法判断的 如襄白河航道工程整治项目 各单位归档的照片不少 但未写内容 使档案人员无法整理 几点要求1 加强项目档案的平时管理 提高文件资料的形成质量 工程建设事关百年大计 质量问题至关重要 且质量的文字表述全部记录在档案资料中 工程档案来源于工程建设职能活动 从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间 中间经过多种环节 每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量 完整性 齐全性和准确性 建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时 应加强对工程参建单位的档案管理指导 督促和协调作用 应编制工程建设项目竣工文件编制及档案整理办法 编好水运工程项目竣工文件 对总结设计 施工经验和提高公路建设监理 管理水平具有重要意义 并将为今后的养护 维修 改选和扩建提供资料与依据 项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性 系统性 准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制 2 提高认识 加强领导 交通档案是记录和反映我省交通事业发展与历史变化进程的原始记录材料 是我省交通事业建设与发展历史真貌的再现 它既是研究我省交通事业发展历史与发展规律的宝贵史料 也是指导我省交通事业今后继续发展的重要依据与参考 各单位应加强对档案工作的领导 要明确有一位单位领导人分管档案工作 各施工 监理单位还应同时指定一位总工