会议管理_会议高手培训技巧

会议高手 主讲人 田仲君 我们的大厦宽敞而开放 它向一切人开放 无论他们是持相同意见还是持反对意见 别人无心说一句话 不要有心去歪曲它 听到好话要感恩 听到坏话要善解 目录 会议解读 与会态度 会议管理 会议主席 与会相关技巧 目录 会议中的问题 如何减少会议问题 感觉与事实 一 会议解读 一 会议 会议是人们怀着各自相同或不同的目的 围绕一个共同的主题 进行信息交流 商讨的活动 一 会议解读 二 会议内容 会议主题会议目的会议议程会议决议 一 会议解读 三 会议功能 提供信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练 二 与会态度 一 热衷与厌恶会议是一种工具 一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度 客观地说 会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由 因此 我们有必要恢复会议的真面目 二 与会态度 二 热衷会议的人热衷会议的人总是强调会议的必要性 甚至认为它是不可缺少的 假使不召开会议 一个机构可以存活下去吗 二 与会态度 探讨 不用开会 如何发挥会议功能 1 提供信息 便条 备忘录 书面报告等 2 汇集信息 书面报告 邮件等 3 解决问题 亲历 授权等 4 宣传政策 书面宣传 个别宣传等 5 培育训练 阅读书刊 函授课程 个别指导 外派学习 企校联合等 二 与会态度 三 厌恶会议的人就厌恶会议的人来说 会议不但没有什么益处 而且有害 但当我们面对滥于开会的现状后 将不得不承认这种态度的产生并非毫无根据 二 与会态度 探讨 哪些会议是基于不正当的理由而召开的 1 为满足无聊愿望而开会 2 为符合惯例或传统作风而开会 3 为攀比而开会 4 为表功而开会 5 为推卸责任而开会 6 为逃避个别接触所可能产生的难堪而开会 二 与会态度 探讨 如何消除基于不正当的理由而召开的会议 1 偶尔取消一两次会议 以检验这类会议的需要程度 2 将预定会议延期举行 或将其议程并入下次会议的议程之中 以减少会议次数 3 局部或全部取消例会 集中需讨论议案 视情部召开开会 4 制定会议政策 所有会议都要由上级批准才能召开 二 与会态度 小结 会议是一种可以帮助我们发挥 提供信息 解决问题 宣传政策与培育训练 等功能的手段 但它并非是发挥该功能的唯一手段 也未必是最好的手段 应设法减少那些基于不正当的理由而召开的会议 同时在考虑召开会议之前 应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率 三 会议管理 一 与会资格 1 了解实况的人2 有权做决定的人3 重大关系的人 执行者或关心此会议的人 三 会议管理 二 会议通知需知 会议名称会议目的会议时间会议地点会议议程会议准备资料与会人员主办单位 三 会议管理 会议通知范例 三 会议管理 三 议程设计 1 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要的议题 以免延误时影响到后面的重要议题 2 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬 3 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触不熟悉的议题造成挫折感 三 会议管理 四 与会规则 1 要守时 坚持到底 2 要做事前准备 3 针对主题主动发言 简短扼要 4 对事不对人 不做人身攻击 5 予以真诚的肯定及赞美 6 倾听他人发言 7 用积极的话代替消极的发言 8 以探询 谦虚代替主观论断 三 会议管理 五 主持会议的原则 1 以人为本 主席应尊重 肯定与会人员 让每位与会人员受尊重且能夠自我发展 2 停止操控 应在会议中集思广益 促成组织学习 培养与会能力 不可用职权来控制议程 只求个人决议 3 目标与过程兼得 在过程中达到目标 让每个人享受到学习的过程 4 对事不对人 5 感觉与理性兼顾 6 解決问题也处理情绪 四 会议主席 一 主席角色有人说 会议的主席有如乐队的指挥 确切的说远不只如此 因他扮演了诸多的角色 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 四 会议主席 二 主席的工作1 发言的促动 2 工作分配的促动 3 创意的促动 4 问题的促动 5 感情的促动 四 会议主席 三 主席注意事项1 独占发言 避免冗长的发言 占用大家交流意见的时间 2 火爆浪子 要能容纳他人的发言 不可情绪化与他人发生冲突 3 优柔寡断 要思路清晰 对决意事项要果断 明确 4 加入冲突 应站在中立的立场来化解冲突 5 操控议程 应依照流程引导会议的进行 不可一人操控整个会议的议程 四 会议主席 四 如何开场1 背景 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽2 会议目的 3 议程 会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间 4 会议期待 四 会议主席 近来本店的经营状况因为受到经济不景气的影响 使得本月的营业额目标达成率只有70 因此今天召开会议主要讨论两个问题 第一就是如何刺激老顾客的人气 第二讨论新顾客的扩展计划 开场例举 四 会议主席 首先将由营业部王总为我们说明目前市场状况 再由各位一起讨论 然后各区域主管一一提出配合方案 最后由营业部门整合后提出执行方案 本次会议的进行时间预估为1 5小时 希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡 能够产生一套完整有效的业绩提升计划 大家加油 开场例举 四 会议主席 五 如何总结1 宣达决议2 激励动机3 评估目标达成4 过程回顾5 悬念事项 四 会议主席 六 如何让大家愿意发言 1 塑造会议欢乐 和谐的气氛 2 建立包容 安全的讨论环境 3 保持客观 对事不对人 4 不以言立人 不以言废人 5 设置暗桩 帶动与会人员的热烈参与 有拋砖引玉的效果 6 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励 7 有效倾听与良好沟通 五 与会相关技巧 一 倾听的技巧曾经有人说 造物主之所以赐给我们两只耳朵与一张嘴巴 恐怕是希望我们多听少说 但遗憾的是 绝大多数人却反其道而行 五 与会相关技巧 倾听的要点 1 耳到 即运用听觉器官去接收信息 2 眼到 即观察沟通对手的脸部表情 眼神 手势 体态与穿着等 以判断他的口头语言的真正涵意 3 心到 即以换位思考的态度站在沟通对手的立场与角度 去体会他的处境与感受 4 脑到 即运用大脑去分析沟通对手的动机 以便了解他的口头语言是否话中有话 弦外有音 五 与会相关技巧 倾听的注意事项 1 要随时掌握问题的焦点 2 要抗拒邻座者的私下交谈 3 不要中途离席 五 与会相关技巧 二 发问的技巧在会议中 发问的最主要目的是在于启开话匣 以利进行沟通 一旦沟通网络被启开 就可以为实现会议的功能打下基础 五 与会相关技巧 问句的型态 1 封闭式问句 指在特定领域中带出特定答复 是 或 否 的问句 2 开放式问句 指在广泛领域内带出广泛答复的问句 3 澄清式问句 针对对话者的语句重新措辞 以令其证实或补充原先的答复的一种问句 4 探索式问句 针对对话者的答复 要求引伸或举例说明的一种问句 五 与会相关技巧 问句的型态 5 含第三者问句 凭着第三者的意见以影响对话者意见的一种问句 6 强迫选择式问句 以己意加诸对话者 并令对话者在窄小范围内从事选择的问句 7 多种式问句 含多种主题的问句 8 对答案具有暗示性问句 指在问句本身即已强烈暗示预期的答案的问句 五 与会相关技巧 发问的注意事项 1 发问前拟定发问的腹稿 2 多用 开放式问句 澄清式问句 探索式问句 3 注意发问的时机 4 按平常对话的速度发问 5 尽量使用不指名答复的问题 6 由广泛的问题移向特定的问题 7 尽量根据前一问题的答复设问 五 与会相关技巧 三 记录的技巧会议记录是对会议的完美呈现 具有一定的综合性 指导性 备考性 五 与会相关技巧 记录的要点 1 一快 即记得快 2 二要 即择要而记 3 三省 即在记录中正确使用省略法 4 四代 即用较为简便的写法代替复杂的写法 五 与会相关技巧 记录的注意事项 1 真实 准确 2 要点不漏 3 始终如一 4 注意格式 一 离题 六 会议中的问题 1 兜一圈切回主题 2 给予肯定再切断话题 3 将离题的议题留置最后再做讨论 4 请他做归纳或替他做归纳 5 事先将规则讲清楚 6 发言限定時间 对策 二 人身攻击 六 会议中的问题 1 对双方进行安抚 2 重申议事规则 3 重提主题进行讨论 对策 三 争议不下 六 会议中的问题 1 暂停会议休会20分钟以上 2 参与第三者的意见 3 将双方意见列表比较 4 进行不记名投票 5 重整双方意见提出新的方案 6 重申共同利益目标 对策 四 争功诿过 六 会议中的问题 1 主席应制止不当的发言 并给予其适当的肯定 2 引导组织成员彼此说出对方的优点 让大家都能受到适当的肯定 对策 五 垄断会议 六 会议中的问题 1 巧妙地阻止其行为 2 指派工作给喜欢垄断会议的人去做 3 将视线避开垄断者 对策 六 情绪化 六 会议中的问题 1 对发言者的情绪表示理解 2 振奋士气 拟定共同目标 3 中途休息或结束会议并安排续会时间 4 以小故事 挑战性问题或节奏的改变 重新鼓动与会者兴趣 对策 七 时间不足 六 会议中的问题 1 选择重要的议题进行讨论 2 限制发言人数 3 限制发言时间 对策 八 与会者分心 六 会议中的问题 1 假定交谈内容与主题的相关性 问其愿否分享他们的看法 2 作短暂的停顿 甚或稍作休息 3 多数人分心则暂停会议 4 如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿 对策 七 如何减少会议问题 1 建立正确心态 2 回避失效会议 3 有准备的赴会 七 如何减少会议问题 4 借用名家之言 5 借鉴以往经验 6 做好会前疏通 七 如何减少会议问题 7 谋求沟通方法 8 重视活用数据 9 树立良好形象 七 如何减少会议问题 10 保持积极态度 11 协助控制会场 12 核对会议清单 感觉与事实 昨日九点过后 G珠宝店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出现并要求鉴赏货品 店主打开玻璃橱窗 橱窗內的东西被人抓起 忽然有个男人迅速跑出店外 突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场 判断问题 以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打 1 店主正在收拾店面时 有一个男人出现 2 那个男人是強盗 3 此事件发生于昨晚九点过后 4 打开橱窗的男人是店主 5 強盗抓取橱窗內物品后迅速跑出店外 6 有人打开橱窗 7 要求鉴赏货品的人在抓取橱窗內的物品后迅速逃走 8 橱窗內有金饰 且有许多贵重的宝石 9