会议管理_会议沟通培训教材1

会议沟通 旅游学院会展A1302刘艳宇QQ 1435092685 交流信息 政策和指示传达给下属 反馈信息给与指导 培训解决问题 澄清误会 解决问题作出决策 参与讨论 决策 会议的目的 会议类型 1 谈判 解决双方在利益上的冲突 采取双向互动式的讨论方法 2 通知 传播信息 采取单项式的传播方式 3 解决问题 利用团队创造力来解决问题 采取与会者提出解决的方法 4 决策 权衡不同方案利弊 做出选择 5 交流 集思广益 寻求创意 采用 头脑风暴式 讨论法 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 会议交际沟通模式实例 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生生意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 会议沟通的基本要求 会务工作流程图 会前 安排会议时间时间安排是成功会议的关键所在 安排会议时间包括 何时开会 开多长时间 何时结束 以及如何按时开始 会议时间不当繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备 会前准备 明确会议的必要性确定会议的目标准备会议文件确定会议主持人确定与会人员预定会议场所 提出会议问题的方式棱镜型问题环型问题广播型问题结束会议的技巧 1 总结主要决定和行动方案 2 给每一位与会者说一句话的时间 3 对会议进行评估 4 在积极的气氛中结束会议 会议的组织 如何设计会议议程 会议的组织 会议议程的设计原则 议程设计的步骤 会议的组织 制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 会务工作流程图 会中 一般来说 控制会议进程 大致按以下步骤进行 一 宣布会议的主题和目的 二 根据会议议程顺序提出每个议题 然后征求有关与会者的意见 三 给每个人表述自己意见的机会 四 控制讨论进程 发生与议题无关的细节时 应及时引导到议题本身 会议秘书这一角色可以用来执行会议议程 也可以用来记录会议内容 其作用十分重要 因为他直接对主持人负责 其职责为 1 会前 详细查看会议日期 时间 及时通知与会者 分发必要的背景资料 2 会中 记录会议信息3 会后 写好会议备忘录 核对必要的事实和数据 与主持人协商 分发会议备忘录 动物会议 会务工作流程图 会后 会议记录的内容 1 会议名称 2 日期 3 起止时间 4 地点 5 主办者 6 出席人员 7 缺席人员 8 会议主席致辞 9 会议过程 10 会议决议 11 下次会议的时间和地点 会议沟通礼仪 会场的布置 主席台主席台的布置一是对称 二是要简化 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的顺序依次排列 场内其他人员的座次安排横排法 竖排法 左右排列法 会场内外的布置 会标 会徽 台幕 标语 桌签 坐签 色调 灯光 气味 旗帜 花卉 会场的装饰性布置 1 花卉与色调布置 灯光运用 灯光不要有闪动和变化以黄光代替白光考虑色彩在不同灯光下的变化3 气味环境放置有清香气味的鲜花空气清新剂 会场布置 CompanyLogo V型 礼堂型 长桌型 U型 圆桌型 课堂型 U型 V型 课堂型 礼堂型 长桌型 圆桌型 与会者的座次排列方式 小型会议室椭圆形回字形 字型长方形 中型会议室半圆型 课堂型 大型会议室礼堂型 众星拱月型 尊位 会议位次安排 1 会客亦称会见 会务 会面 多指礼节性 一般性的相互见面 1 相对式主次分明 公事公办 适用于接待室公务性会客 面门为上 以右为上 客人 主人 桌子 客人 主人 2 并列式 平起平坐 地位相仿 多适用于贵宾厅礼节性会客面门为上 以右为上 以远为上 主人 客人 客人 主人 随员 随员 客人 主人 客人 主人 3 主席式 适用于主人一方在公司接待室会见多方来客 4 自由式适用于多方会晤 主人 全体客人 主人 桌子 客人 客人 2 会谈 谈判 洽谈 磋商 1 横桌式 客方 会谈桌 主方 2 竖桌式 会谈桌 主 方 客 方 3 会议 1 大型会议发言席主席团 中央高于两侧 左侧高于右侧 前排高于后排群众席 主席团 主席团 发言席 发言席 群众席 群众席 2 小型会议 会议桌 签字仪式 4 签字 1 并列式 客方随员席 主方随员席 客方签字人 主方签字人 签字桌 2 相对式 客方签字人 主方签字人 签字桌 客方随员 主方随员 3 主席式 签字席 签字桌 签字各方人员坐席 5 合影 1 国内合影 居中为上 居左为上 居前为上单数双数 2 涉外合影 主人居中 以右为上 9