关于成立物业管理公司的方案及架构.doc

文昌市旅游投资控股有限公司文昌市文旅物业服务有限公司成立架构及岗位设置方案 . 目 录一、前言.2二、物业公司的定位.3三、物业公司的组织形式.4（一）公司架构.4（二）岗位设置表.5-7（三）部门职责与服务内容.7-10 1、物业办公室.7 2、工程维修组.8 3、财务部.8 4、安全保障组.9 5、环境管理组.9（4） 岗位职责. 10-15 1、物业办公室岗位职责.10-11 1.1项目经理.10 1.2文员.11 2、工程维修组岗位职责.12 2.1水电工.12 2.2车辆维修人员.12 3、财务部岗位职责.12-13 3.1会计.12 3.2出纳.13 4、安全保障组.13-14 4.1安全保障组长.13 4.2保安人员.14 5、环境管理组.15 5.1保洁员.15 5.2绿化养护人员.15文昌市文旅物业服务有限公司成立架构及岗位设置方案1、 前言目前，房地产企业的竞争观念已经从产品导向转向客户导向，物业管理作为房地产开发的重要环节，正被越来越多的开发商所重视。目前，我公司所开发项目均采取委托外包的形式进行物业管理，在这种管理模式下，各项目服务理念、专业技能、服务质量等各方面良莠不齐，很难形成统一的服务标准和管理流程；各外包公司为了盈利，对项目的投入有限，因此，外包模式只能保证物业能够得到基本管理，为业主提供常规服务，却很难为项目提供个性化服务和高附加值。 现随着我司科普中心、华侨农场、历史文化园、一馆两中心等已建项目，以及祥园保障房的计划建设，公司的业务发展越来越多，为了对公司自主开发项目，自主经营，进行统一的物业管理，也为了合理解决公司剩余劳动力，根据2017年第10期董事长常务会议纪要精神，拟建立文昌市旅游投资控股有限公司下属公司，文昌市文旅物业服务有限公司。 建立一支懂经营、会管理、精业务、肯奉献、高素质、服务优的物业管理队伍。树立八个意识：集体意识、服务意识、竞争意识、成本意识、效益意识、安全意识、法制意识、创优意识。具备八心：安心、事业心、责任心、诚心、细心、信心、耐心、爱心。二、物业公司的定位（1）物业管理模式酒店式管理+管家式服务+军事化标准（2） 质量管理原则零投诉、钻石服务与表扬（3） 物业精神忠诚、团结、敬业、创新（4） 物业服务理念全心全意、惟精惟细（5） 物业经营理念以信誉求生存、以服务赢市场、以效益求发展（6） 物业服务宗旨以人为本、规范管理、追求创新、至诚服务（7） 物业追求目标创造品牌价值、维护业主利益、走可持续发展道路（8） 管理体制专业化、规范化、市场化、制度化（9） 管理思想安全服务第一、人性规范管理、提前服务业务、打造管理精品（10） 物业管理原则自主开发项目，自主经营，自我管理原则三、物业公司的组织形式（一）公司架构：文昌市旅游投资控股有限公司文昌市文旅物业服务有限公司物业公司董事长物业公司总经理物业公司副总经理科普中心物业管理处华侨农场物业管理处祥园物业管理处历史文化园物业管理处物业办公室安全保障组环境管理组工程维修组财务部（2） 岗位设置表1、文昌市文旅物业服务有限公司单位名称岗位名称岗位人数岗位性质文旅物业公司董事长1管理岗总经理1管理岗副总经理2管理岗科普中心物业管理处26管理/操作岗华侨农场物业管理处20管理/操作岗祥园物业管理处20管理/操作岗历史文化园物业管理处20管理/操作岗合 计902、科普中心物业管理处单位名称部门岗位名称岗位人数岗位性质科普中心管理处物业办公室项目经理1管理岗文员2操作岗工程维修组水电工3操作岗车辆维修人员3操作岗财务部会计1操作岗出纳1操作岗安全保障组安全保障组长1管理/操作岗保安人员5操作岗环境管理组保洁员6操作岗绿化养护人员3操作岗合 计263、华侨农场物业管理处单位名称部门岗位名称岗位人数岗位性质华侨农场管理处物业办公室项目经理1管理岗文员2操作岗工程维修组水电工3操作岗财务部会计1操作岗出纳1操作岗安全保障组安全保障组长1管理/操作岗保安人员5操作岗环境管理组保洁员3操作岗绿化养护人员3操作岗合 计204、祥园物业管理处单位名称部门岗位名称岗位人数岗位性质祥园管理处物业办公室项目经理1管理岗文员2操作岗工程维修组水电工3操作岗财务部会计1操作岗出纳1操作岗安全保障组安全保障组长1管理/操作岗保安人员5操作岗环境管理组保洁员3操作岗绿化养护人员3操作岗合 计205、历史文化园物业管理处单位名称部门岗位名称岗位人数岗位性质历史文化园管理处物业办公室项目经理1管理岗文员2操作岗工程维修组水电工3操作岗财务部会计1操作岗出纳1操作岗安全保障组安全保障组长1管理/操作岗保安人员5操作岗环境管理组保洁员3操作岗绿化养护人员3操作岗合 计20（三）部门职责与服务内容1、 物业办公室（1） 职责 为物业管理和服务配套配置适合的人力资源负责日常办公行政事务管理物业档案和业主资料档案接受和处理业主报修、投诉、委托服务事宜协调各部门日常运作检查服务质量，对不合格服务采取纠正和预防措施（2） 服务内容建立客户服务中心，接受业主报修、投诉、热线服务根据业主需求和实际情况及时处理各种问题，指令和协调各部门为业主提供服务按档案资料管理要求，建立物业档案和业主档案按内部管理要求，做好物业管理日常行政、后勤工作做好与业主的沟通、回访工作2、 工程维修组（1） 职责确保物业项目各种公用设备、设施正常运行及完好，尤其航天科普中心车辆维修人员必须确保对观光车辆进行定期检查和维护，保证车辆正常运行按照计划对物业设备、设施进行日常维修保养为业主提供无偿或有偿的报修服务（2） 服务内容供电系统维护及保养弱电系统维护及保养消防系统维护及保养电梯系统维护及保养给排水系统维护及保养监控系统维护及保养房屋维修养护业主报修服务3、 财务部（1） 职责检查督促各部门物业、水电等各项费用的及时收缴、保证公司资金的正常运转准确及时的做好账务处理和结算工作，合理设置账簿，做到账目清楚，数字正确，登记及时，账证相符，发现问题，及时纠正正确计算收入、费用、成本。正确及时和处理财务成果，及时上报各项报表，随时为领导提供数据参考执行审批制度，按规定的开支范围和标准核报一切费用，负责发放员工工资、奖金配合税务部门，合理报税（2）服务内容每月各项物业管理费用的收取核算公司各项费用，包括管理费用、营业费用、财务费用合理安排使用资金，保证公司财务工作的正常运作员工工资的核算与发放其他与财务相关的工作，并按会计制度要求保管各类财务档案4、安全保障组（1） 职责负责物业项目的安全保卫工作负责物业项目的消防安全工作负责物业项目的车辆进出、停放的管理工作负责物业项目内业主施工装修安全的管理工作（2） 服务内容物业项目内、外安全停车场、停放车辆安全设备、设施区域安全消防设备、设施正常使用物业项目定时定点巡视紧急情况，及时引导业主（旅客），安全撤离5、环境管理组（1）职责负责物业项目区内公共场所、公共区域的环境清洁负责物业项目绿化养护工作负责物业项目区内日常垃圾清运工作（不包括建筑垃圾、装修垃圾）（2） 服务内容公共场所、公共区域清洁设备、设施区域清洁停车场清洁周边卫生“三包”区域清洁项目绿化区域清洁及护理（4） 岗位职责1、物业办公室岗位职责1.1 项目经理（1） 根据公司物业管理相关文件，以及客户的要求，确定物业管理处的管理计划，并组织实施；（2） 全面负责物业管理处的日常工作，建立健全内部组织管理系统，建立内部合理而有效的运行机制，协调各部门关系，实现业务管理的规范化、制度化和标准化，确保管理处的各项工作任务的及时完成；（3） 负责重要客户的接待，保持与社会各界广泛联系，塑造企业良好的外在形象，协助客户处理解决消防、通讯、供电、供水及有关政府主管部门的工作，协调好关系；（4） 制定管理处的各项工作计划和方案并实施，负责定期召开中心工作会议，沟通情况，安排工作，检查落实，检查并监督基层以上管理人员的工作；（5） 负责区域内客户/使用人的来访、投诉、处理以及重大安全事件的处理；熟悉和掌握客户及使用人的全面情况，建立完善的项目档案；定期征询客户及使用人意见，保持客户及使用人的有效沟通，及时掌握动态变化、识别服务需求，并组织落实；（6） 负责对本物业管理处各部门包括清洁卫生、环境绿化、消防、公共设施设备维修维护等工作进行指导、监督，日常并对工作现场、作业环境和操作规范进行抽查，创优美、舒适的绿色生态工作环境；（7） 对公司配备的资产进行管理，对各项耗材、经营费用进行合理的控制，保障成本支出的合理；（8） 定期报送各项报表，积极配合公司财务部做好客户/使用人的各项费用的催缴工作；（9） 定期向上级领导汇报工作，完成上级赋予的其他各项工作任务。1.2 文员（1） 协助管理处经理开展各项管理工作；（2） 传达管理处经理或其它上级的指示、文件通知并监督执行；（3） 负责办公室日常管理工作，包括办公设施设备的管理工作；（4） 熟悉客户基本情况，建立健全客户档案，完善处理并保管管理处各种资料；负责有关业务资料的收集；（5） 负责接听服务电话并做好记录，及时向上级汇报或通知相关部门作出处理；热情接待客户来访、咨询或受理投诉及建议并正确处理；对当月的投诉及维修项目等进行分类统计报经理；建立回访制度，传达管理处的各项规定、通知；（6） 负责按管理处经理的指示及要求、结合实际工作，协助管理处经理起草有关文件、报告、总结、计划、通知、规定、命令等公文函件，并打印、登记、下发、归档等工作；（7） 协助管理处经理做好本中心的员工考勤、加班等管理，报公司审核。2、工程维修组岗位职责2.1 水电工（1） 熟悉高低压线路和配电室线路的走向及电气设备（包括柴油发电机组）的配置和使用情况；按规程操作高低压设备、柴油发电机组；（2） 熟悉自来水管网走向，进水总阀，水表使用状况；定期巡查管网有无裂缝或漏水以及堵塞，保证管网通畅；（3） 定期检查各风机、水泵的运转情况，看有无杂音、振动、渗水等情况，并定时加润滑油及检修；（4） 发生停电，停水或其他事故时应及时与供电公司，自来水公司联系，迅速查明原因采取应急措施；（5） 定时、定期地对电梯、监控以及消防等设备进行维修保养，使设备保持其最佳状态；2.2 车辆维修人员（1） 熟悉并掌握各项修理业务技术，完成车辆维修的各项工作并提供优质的服务维修保障；（2） 及时进行车辆的维修、保养、检查工作，认真做好记录；（3） 每天协助驾驶员做好出车前车辆安全检查工作，保障科普中心车辆的运营正常；（4） 做好节假日游客高峰期车辆的安全检查，并做好检查记录上报；（5） 对出现故障的车辆认真检查，妥善修理并做好记录。3、财务部岗位职责3.1 会计（1） 对发生的每一项经济业务须取得或填制原始凭证，并根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；（2） 要严格审核会计凭证并妥善保管，对伪造、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并及时报告领导处理；（3） 按照规定设置总账、明细账，启用会计账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；（4） 按照规定，定期（月、季、年）核对账目、结账、编制会计报表，并做到报表数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。（5） 按照规定对各种会计资料，定期收集、审查、核对，整理立卷、编制目录、装订成册并妥善保管，防止丢失损坏。3.2 出纳（1） 负责登记现金日记账、银行存款日记账的工作。做到日清月结；（2） 负责保管现金，空白支票及银行印鉴卡等有关资料；（3） 负责管理银行账户，办理银行结算业务，月终及时对账，并根据需要编制银行存款余额调节表；（4） 审核每日收支情况，日常督促办公室文员的跟催管理费工作，有特殊情况及时向上级或项目经理汇报；（5） 复核办公室编制的工资表，月中及时做好公司员工工资的发放；（6） 协助项目经理编制年度预算表；（7） 准确开具各项票据。统一管理管理处的发票和收据，做好各部门领用核销工作。4、安全保障组岗位职责4.1 安全保障组长（1） 主持保障组全组工作，坚决按照管理处经理指示，带领全组队员依据各处职责，认真做好安全保卫及消防工作，并对日常工作进行全面监督；（2） 熟悉各岗位职责、任务、工作要求、考核标准，掌握值班区内护管工作程序及特点，加强重点岗位的安全防范；（3） 经常检查各岗位工作情况，零点之后的夜间查岗每周不少于两次；（4） 负责对新入职保安队员进行业务方面的岗前培训，进行入职引导；（5） 配合有关部门和管理处领导处理项目内各类违章行为和突发事件，保护现场；（6） 负责督导项目内道路泊车、停车的管理，监督项目内设置的各类消防、安全、交通等标识齐全醒目。4.2 保安人员（1） 负责外来人员和外来车辆的检查，严格按规定登记。对不符合要求进入项目内的人员和车辆进行礼貌劝阻，对可疑情况提高警惕，及时报告，确保安全；（2） 负责各责任区内的楼宇、通道、停车场、绿化地、车辆及其他公共场所的治安防范管理。在当班时间内对本区域的安全负有主要责任；（3） 负责管好进入责任区的车辆，保持道路畅通，车辆停放有序，检查停放的车辆是否已上防盗锁；注意司机和车辆在开车前有无异样，发现可疑立即查证，以确保安全；（4） 负责监控中心电视屏幕的监视工作，并密切监视消防控制屏和电脑显示系统。全面观察和掌握各个区域的治安动态，发现问题正确分析，果断决定，及时上报并与有关岗位人员联系；（5） 负责按规定巡逻路线和规定时间巡查所辖物业，留意治安消防情况，并做好记录；（6） 监督检查业主装修现场的治安消防情况，及时处理违章装修。重大违章装修及时向公司项目经理汇报；（7） 负责巡查辖区内设备房、公共设备设施和清洁绿化情况，发现问题，及时通知管理处。5、环境管理组5