XX公司合同管理办法

XX公司合同管理办法公司合同管理办法第一章总则第一条为了规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规及有关规定，结合五分公司公司实际情况，制定本办法。第二条本办法所称的合同是指分公司及各项目部在开展经营活动中，与其他民事主体之间签订的各类经济合同及具有合同性质的意向书、协议书等。第三条本办法所称的合同管理是指分公司对外或内部签订的合同进行审查、监督、管理，即包括资信调查、意向接触、商务谈判在内的合同签订、履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。第四条分公司在集团总部对合同实行授权委托下实行归口签订、分级和全过程管理的原则。建立分公司经理主管、合同管理小组统管、各职能部门分管、承办人专管相结合的合同管理体制。第二章合同管理机构、人员设置及职责第五条合同管理小组的设置。合同管理小组是分公司合同管理职能部门，统一负责合同管理工作，对分公司经理和分管领导负责。分公司设专职合同管理员，负责本单位的全部合同管理工作，对经理和分管领导负责。项目部设专职合同管理员，负责本项目部的合同管理工作，对上一级合同管理机构和项目经理负责。分公司经理、各项目经理对本单位的合同管理负有全面的领导责任，必须认真负责地领导、组织合同的签订、履行、纠纷处理等各项工作。第六条合同管理小组的主要职责：制定、完善、实施合同管理办法，组织监督、检查中华人民共和国合同法及相关法律、法规的贯彻执行情况；检查、考核合同签订、履行情况，对合同签订、履行过程中的问题及时提出法律意见及解决方案；参与对重大合同签约对方的经营范围、资信情况和履约能力的审查；参与重大合同的可行性论证、起草、修改、谈判、审查及签订工作；负责对分公司及项目部重大合同的审查；代理公司对外处理合同纠纷事宜；负责对合同专用章的保管和使用；对公司各单位的有关业务人员进行合同管理的培训和考核；宣传、贯彻国家和上级机关有关合同管理的法律、法规和规章，总结推广合同管理经验，通报合同管理中出现的问题。第七条合同管理员的主要职责：贯彻实施合同管理办法；监督指导、协助合同承办人依法签订或变更合同，参与本单位重大合同谈判与签订；审查合同，保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现；检查合同履行情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题；对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向单位负责人和项目经理报告;参加处理本单位合同纠纷；负责合同台账、档案的建立及合同文本的管理;每季度向集团公司企管部送交合同纠纷处理情况表、合同管理基本情况表、合同签定履行情况表等。第八条合同承办部门的主要职责：依法签订、变更、解除合同；负责审查承办人草拟的合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力；依法履行合同，及时向合同管理小组通报履行中发生的重大问题及解决方案；依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；负责本部门合同文本管理及归档移交工作。第九条合同承办人的职责：办理签订、变更、解除合同事宜；提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；按资金使用和合同签订的权限，提前向合同承办部门提交合同草案及前款规定的材料，提请有关部门审查；认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况；及时向合同承办部门和合同管理小组汇报在履行中发生的问题，并提出解决问题的建议；保管合同文本及履行、变更和解除合同的凭证、协议等有关资料，并按时交合同管理员备案，交本单位办公室归档；依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。第三章合同的审查与签订第十条承办人在合同送审前应完成对对方的主体资格、资信等情况的审查。审查的内容：主体资格:具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照,其核载的内容与实际相符;经营范围:合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明；履约能力：具有支付、生产、运输、技术能力等。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力；履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一起送合同归口管理机构验核。合同对方当事人履约能力或资信有瑕疵的不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保，其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。承办人对其提供的材料的真实性负责。上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。第十一条有关部门认为重要的或标的额较大的及涉外合同谈判，应有法律顾问和经济技术等专业人员参加。第十二条合同除即时清结者外，一律采用书面形式；凡标的额在10万元以上虽能即时结清的重大合同，也必须采取书面形式。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用；无范本的合同，原则上由承办人起草，重大合同或特殊合同可以请法律顾问起草。当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、电子邮件、图表等均是合同的组成部分。计划单、调拨单、订货单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其代替合同。第十三条合同应包括的内容及注意的问题：合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、联系方式；签约的目的和依据；标的；数量和质量。数量和质量条款应符合国家质量法规和质量规范的规定，写明计量单位、计量办法、正负尾数、合理的磅差、超欠幅度、自然损耗率、质量标准、技术要求和检测方法等，应特别注意质量责任规定；价款或酬金。价格条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方式，并可根据实际情况选择适当的保值方法；履行的地点、期限和方式；争议解决方式；违约责任。违约责任条款，应具体写明约定的违约金额或计量方法，但同时应根据具体情况，灵活处理；变更或解除条件；根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；正副本份数、存放地点；生效的时间和条件；约定的联系方式；附件名称；签约的地点、日期；签约各方开户银行及帐号；签约各方公章或合同专用章；法定代表人或代理人签章。涉外合同的内容按照有关法律规定确立。第十四条订立合同均需填写合审批表分公司及各项目部签定合同时，标的额超过300万元的须提交企管部审查，并报总经理审批；标的额小于100万元的，按照自定合同审批制度审批合同。各部门必须按照本条规定审查、签定合同，每违反一次将对其负责人处以1000元的罚款，对直接责任人处以500元的罚款。第十五条承办人向有关机构提交合同草案时应预留27个完整工作日供其审核。第十六条审核机构在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。审核机构结束审核后，应将审核意见书连同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报送分管领导或经理进行审核签署。第十七条合同经法定代表人或委托代理人签字，加盖公章或合同专用章或手印后即具有法律约束力。第十八条任何人不得将公章、合同专用章、业务介绍信或空白合同书借给其他单位使用，禁止外单位以分公司及各项目部的名义挂户经营或借用账号进行经营活动。违反本条规定，给予直接责任人开除的处分。第十九条严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同；严禁为谋取私利而收受他人回扣或其他好处，签订有损于本单位利益的经济合同。违反本条规定，承办人对公司的相应损失承担全部责任，触犯我国刑法的，按刑法的有关规定处理。第二十条合同签字盖章后，根据订约的其他程序、法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门见证、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，必须办理有关手续。第二十一条合同签订生效后，承办人应及时、准确地将合同内容传递到有关部门。一切与合同有关的部门都必须严格履行合同所规定的义务。第四章合同的履行第二十二条合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替物履约或转让、转卖合同。第二十三条如合同不能履行、应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应及时以书面形式通知对方，并收集有关证据。第二十四条任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定或约定的期限内以法定或约定的方式予以答复，异议文件和答复文件必须经法律顾问或合同管理人员审核，并报合同管理部门备案。第五章合同的变更和解除第二十五条合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同；合同双方协商一致同意变更、解除合同时，可以变更或解除合同。其他情形不得变更或解除合同。第二十六条变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。第二十七条合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示主管领导，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，承办人须赔偿因此而给公司造成的损失。答复文件，须经合同管理小组审阅后方能发出，并报合同管理小组备案。第二十八条变更、解除合同必须采取书面形式，由双方签订确认书。第二十九条合同的变更、解除应注意以下事项：主体变更应征得合同各方同意；有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准；经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理；第三十条变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。第六章合同纠纷的处理第三十一条合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。原则上由纠纷发生部门自行与对方协商、调解，也可根据需要申请法律顾问参与协商、调解。协商、调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议，双方代表签字并加盖单位公章；协商、调解不能达成协议时，根据集团公司法律纠纷处理程序申请仲裁或诉讼解决。第三十二条提请法律纠纷的处理程序：法律纠纷发生单位的合同管理员应及时向集团公司企管部报送有关材料并汇报有关案情，企管部根据法律纠纷的不同情况，提请集团公司有关领导审批；经集团公司领导批准后，向仲裁委员会申请仲裁、参加仲裁，或直接向人民法院应诉、起诉。第三十三条公司内部各单位之间发生的合同纠纷，由主管部门和分管领导按公司有关规定处理。第三十四条公司各部门与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。第三十五条10万元以上的合同纠纷申请仲裁或诉讼原则上由集团公司企管部办理，10万元以下的合同纠纷原则上由分公司自行办理。对集团公司有较大影响的案件，须由集团公司企管部办理。第三十六条案件的承办费用，包括：诉讼费、律师费、差旅费、手续费、招待费等费用按集团总部规定执行。第三十七条发生合同纠纷时，承办人应将纠纷情况及时报告法定代表人或单位负责人，同时应迅速收集下列有关证据：合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等；开工、验收、提货、发票等有关单位票据；货款的承付、托收凭证、有关的财务账目；工程项目、产品的技术规范、质量标准；证人证言；其它与处理纠纷有关的材料。第三十八条承办人须协助集团公司法律顾问、律师应诉或起诉。第三十九条处理合同纠纷，应特别注意以下问题：在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施；对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼；做好每起合同纠纷实况记录、存档备查；凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。第四十条双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执。第四十一条分公司及各项目部由专人负责该文书执行情况的了解或履行。第四十二条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由分公司或各项目部向企管部及时汇报有关情况，企管部依法向人民法院申请强制执行。第四十三条合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档、以备考查。第七章检查与奖惩第四十四条分公司或各项目部要建立健全合同签订履行过程中的检查与监督制度，对合同签订履行情况进行检查与监督。第四十五条合同管理小组对各项目合同的管理工作应进行定期和不定期检查，检查的主要内容：合同签订情况。检查合同主体是否合格，条款是否齐全，示范文本是否严格按要求填写，是否严格执行合同的签定制度等；我方合同履行情况。督促有关部门按合同规定全面履行，发现履行中的困难或问题，及时处理;对方合同履行情况。了解对方全面履行合同的进度，发现问题立即告知有关部门及时处理;合同档案的建立情况，是否执行了合同档案管理制度，执行情况如何；合同管理的基础工作。第四十六条分公司将各部门的合同管理工作列入经济责任制考核范围，作为经济责任制考核的一项重要内容，对合同管理人员及其他责任人员进行考核，以确保各项合同管理制度的切实执行。第四十七条凡有下列条件之一者给予奖励，奖励标准由分公司、各项目部独立制订和执行。项目部被评为“重合同，守信誉”施工单位;严格执行经济合同法等有关规定和本办法，确有成效者;在合同履行过程中，发现重大问题，及时采取补救措施，避免重大经济损失的;能够利用合同条款维护企业的合法权益，避免经济损失和进行索赔的;敢于揭发、抵制利用合同进行违章、违法和犯罪行为的;在经济纠纷中给企业挽回重大经济损失的;其他应予奖励者。第四十八条有下列情形之一者，应给予责任者经济处罚或行政处分：因过错订立无效合同或合同条款不齐全，造成重大经济损失的;无权代理、超越代理权限、采用欺诈方式或未经批准擅自对外签订合同或对外提供担保的;合同履行不谨慎而造成经济损失的；变更合同未按规定程序办理，造成经济损失的;合同承办部门及其人员或合同管理员丢失、损毁、不按期归档或擅自变更、解除、销毁合同及合同附件，造成经济损失的;发生合同纠纷不上报和不及时采取措施，放弃追究对方当事人责任，造成经济损失的;在合同签订或履行过程中，与第三方恶意串通或收受贿赂的；有关法律文件未经审核的；因合同方面造成经济损失，隐瞒不报的;泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；其他失职行为，造成重大经济损失的。第四十九条公司员工应认真履行合同管理制度，因公司员工故意、渎职、重大过失违反本合同管理制度规定和有第五十一条所列情形之一者，并给公司造成损失的，由公司员工个人承担集团公司损失的1%，但不超过公司员工个人本年度在本单位所得的全部收