办公文秘_秘书实务培训讲义

秘书实务 主讲 卢珍宏 湖北职院卢珍宏QQ531181668 1 所有学生加入课堂派学生加课码5W5NHW 湖北职院卢珍宏QQ531181668 2 个人职业生涯介绍 1987 1991 孝感财校企管教研室干事1991 1994 孝感财校学生科干事1994 1997 孝感财校从事学管 教学和招生1997 1999 孝感财校招办副主任 主任2000 2012 湖北职院招毕办副主任 主任 湖北职院卢珍宏QQ531181668 3 个人职业生涯介绍 2012 2016 湖北职院财经学院党总支书记201212 201305 在汉川开展三万活动201305 201405 负责与电大师范合并工作2016 学校文明创建工作专班常务副主任2017 湖北职院财经学院党总支书记兼院长 湖北职院卢珍宏QQ531181668 4 个人职业生涯介绍 担任班主任情况 1987 1989 孝感财校87企管班主任 学校第二届企管班 1991 1993 孝感财校会统专业9131班主任1993 1995 孝感财校9341班班主任 首届营销班 1995 1998 孝感财校工商司法9543班主任 湖北职院卢珍宏QQ531181668 5 个人职业生涯介绍 担任班主任情况 2014 2017 湖北职院201404105班主任2015 2017 湖北职院201404301班主任 湖北职院卢珍宏QQ531181668 6 个人职业生涯介绍 项目建设情况 2009年 国家示范建设之创业教育与就业指导项目组组长 158万元 2012年 湖北高校大学生创业示范基地 湖北高职院校首个创业基地 教育厅奖励学校10万元 湖北职院卢珍宏QQ531181668 7 个人职业生涯介绍 2016年 产品策略在线开放课程 校级 四万元 2016年 产品策略在线开放课程 省级 六十万元 2017年会计品牌专业建设 申报中 400万元 湖北职院卢珍宏QQ531181668 8 哪些工作职位有秘书工作性质 湖北职院卢珍宏QQ531181668 9 工管专业人才培养岗位职业定位 1 营销岗位2 企业基层管理岗位 行政管理 人力资源 3 其他岗位 湖北职院卢珍宏QQ531181668 10 企业基层管理岗位要不要学习和掌握秘书实务技能 具备应有素质 湖北职院卢珍宏QQ531181668 11 湖北职院卢珍宏QQ531181668 2016年开学典礼会议通知 2016 2 1710 29 23通讯员 段2016 2 1710 29 23关于召开2016年春季开学动员大会的通知学校各单位 学校定于2016年2月24日 正月十七 上午9 00在大礼堂召开2016年春季开学动员大会 请各单位负责人组织本单位人员按时参会 附 湖北职院2016年春季开学动员大会座位图 党政办公室2016年3月17日 12 2016年开学典礼会议通知 通讯员 段2016 2 1710 29 57附件见学校网站 公告通知 栏 2016 2 1710 32 16思政课部刘想2016 2 1710 32 16收到招就办 程2016 2 1710 41 372016 2 1711 00 19思政课部刘想2016 2 1711 00 193月17日还差一个月呢 湖北职院卢珍宏QQ531181668 13 湖北职院卢珍宏QQ531181668 2016年开学典礼会议通知 2016 2 1711 07 29通讯员 段2016 2 1711 07 29失误通讯员 段2016 2 1711 08 37谢谢刘主任 思政课部刘想2016 2 1711 09 20过年还没回归状态 可以理解2016 2 1711 10 31护理 黄红2016 2 1711 10 31医学院 许三2016 2 1711 11 372016 2 1711 17 41财经 卢珍宏2016 2 1711 17 411009发的是对的2016 2 1711 20 03美容学院熊2016 2 1711 20 03 14 湖北职院卢珍宏QQ531181668 2016年开学典礼会议通知 为什么会出现上面情况 15 基于职业活动导向的项目化课程 湖北职院卢珍宏QQ531181668 16 秘书实务 教学模式 活动主导 任务驱动 湖北职院卢珍宏QQ531181668 17 从小的方面来说 学习本课程就是要求秘书 行政助理 等人员应该掌握基本的从事秘书职业工作的能力 技巧 办文办会办事 具备一定的职业素养 从大的方面来说 学习本课程就是告诉我们 作为管理人员如何 做人办事 会做人能办事 闫文静的故事 湖北职院卢珍宏QQ531181668 18 项目职场活动准备 模块一职场亲验模块 湖北职院卢珍宏QQ531181668 19 平儿是如何做好 总经理秘书 的平儿是王熙凤从娘家带过来的四个陪嫁丫鬟之一 恰如李纨所言 王熙凤之所以能够将荣国府治理得如此周到 多亏了平儿这个得力助手 她就是荣国府总管王熙凤的 一把总钥匙 第三十九回 如果把王熙凤比作大观园的 总经理 那么平儿就该是 总经理秘书 了 平儿是如何做好总经理秘书角色的呢 她是如何协调上至贾母 王夫人 探春等小姐 下至丫头 婆子们的关系的呢 她是如何协助凤姐做好总经理工作管理好大观园的呢 平儿的处事艺术对现代秘书的工作方法有什么启示呢 湖北职院卢珍宏QQ531181668 20 任务一熟悉秘书工作环境 知识目标 1 熟悉秘书工作环境2 了解秘书的日常事务3 规范秘书个人行为 能力目标 能够准确把握职业内涵 提升职业角色意识 教学重点 熟悉秘书的工作环境及日常事务 教学方法 案例分析 现场模拟 小组讨论 湖北职院卢珍宏QQ531181668 21 任务导入 某高职院校秘书专业二年级的高叶开始学习一门新课程 秘书实务 她对秘书职业产生了好奇 她和她的同学对这个职业的了解非常有限 她迫切需要了解秘书工作环境的相关信息 湖北职院卢珍宏QQ531181668 22 湖北职院卢珍宏QQ531181668 23 湖北职院卢珍宏QQ531181668 24 办公环境 办公区 会议区 档案区 文印区 秘书事务所 湖北职院卢珍宏QQ531181668 25 秘书是花瓶吗 秘书 湖北职院卢珍宏QQ531181668 26 花瓶型秘书管理型秘书 湖北职院卢珍宏QQ531181668 27 秘书 打杂 湖北职院卢珍宏QQ531181668 28 湖北职院卢珍宏QQ531181668 29 案例一 小事不小 湖北职院卢珍宏QQ531181668 30 案例一 小事不小 湖北职院卢珍宏QQ531181668 31 案例一 小事不小 湖北职院卢珍宏QQ531181668 32 案例二 杂事不杂 湖北职院卢珍宏QQ531181668 33 案例二 杂事不杂 湖北职院卢珍宏QQ531181668 34 案例二 杂事不杂 湖北职院卢珍宏QQ531181668 35 秘书吃的是青春饭 秘书 湖北职院卢珍宏QQ531181668 36 比尔 盖茨的秘书 4个孩子的母亲 42岁的露宝 盖茨的女秘书是4个孩子的母亲 出来应聘时并没有寄予太大的希望 在长年操持家务后她希望重新走向社会 重新追寻自我的价值 关心盖茨的起居饮食 成了露宝日常工作的一项重要内容 这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖 减少了远离家庭而带来的种种不适 成了微软公司的后勤总管 湖北职院卢珍宏QQ531181668 37 秘书 Secretary 可以指 1 政党之内的要职 最高者称为总书记 2 写字楼及商业机构内的文员职位 专长是速记 打字 安排日程 会议 订机票 订酒店等 3 香港决策局的最高级公务员职位 美国联邦政府的部长英文名称亦为 总统的 部会秘书 如国务卿为SecretaryofState 陆军部长为SecretaryofArmy 平时称为部长先生Mr Secretary 湖北职院卢珍宏QQ531181668 38 涵义 协助领导人联系接待 办理文书和交办事项的工作人员 指秘书职务从秘书职位的角度来看 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程 当今社会的秘书 在本质上是领导人工作的助手 既不能缺位无所作为 也不能越权胡作非为 湖北职院卢珍宏QQ531181668 39 秘书 是领导者 主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员 他们以辅助决策 综合协调 沟通信息 办文 办会 办事等为主要职能 是领导者 主事者的参谋和助手 该定义可从3个角度来理解 秘书服务的根本对象是领导者 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性 湖北职院卢珍宏QQ531181668 40 工作性质 一 秘书的根本性质 辅助性辅助性是秘书部门天生的属性辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 湖北职院卢珍宏QQ531181668 41 二 秘书工作的特征与其他具有辅助性职能的工作相比 秘书工作具有以下的特征 1 中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的 纽带 和 桥梁 的作用 另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作 2 直接性秘书工作的直接性体现在 在行政组织上 在岗位设置上 在工作程序上 湖北职院卢珍宏QQ531181668 42 3 全面性是体现在职能辅助的全面性上是体现在过程辅助的全面性上4 服务性人们把秘书工作比喻为 上管天文地理 下管鸡毛蒜皮 把秘书工作说成 没大没小 没完没了 湖北职院卢珍宏QQ531181668 43 5 被动性秘书工作的的被动性 要求秘书人员一定要不越权 不越职 秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性 6 潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 湖北职院卢珍宏QQ531181668 44 7 机密性 秘书的汉字含义 秘书的英文翻译 8 突击性 湖北职院卢珍宏QQ531181668 45 电子教案模版配色 1 思考 Q1 你想做秘书吗 Q2 你现在理解的 秘书 职业是什么样的 Q3 如果让你用几个词来形容秘书的工作 你会选择哪几个词 毛泽东为什么批评胡乔木 1958年 中央提出赶美超英的目标 其中 钢的产量要求达到1070万吨 胡乔木作为毛泽东的秘书 负责起草报告 当时党内多数领导人头脑发热 薄一波提出大家的主张大家负责 建议毛泽东把这个目标写进中央政治局扩大会议的报告 而党的副主席陈云鉴于当时情况 认为要完成这个目标基本不可能 建议不要写进去 胡乔木没有接受陈的建议也没有报告毛泽东 写进中央全会的报告 到了1959年1月 统计数据表明 当年钢煤粮棉都没有完成年度任务 毛泽东也意识到了当时目标定的太高 陈云面见毛泽东 提到曾经通过胡乔木反映情况的经过 毛泽东批评胡乔木 你不过是个秘书 副主席的意见你怎么不报告 湖北职院卢珍宏QQ531181668 47 作为中央秘书 做事应该考虑当时的政治环境和背景 作为毛泽东的秘书 可以从对直接领导负责的角度考虑事情但以秘书工作的三服务原则 就是为直接领导服务 对相关各级领导服务 重点在为人民服务 尽管在后来不同时期不同场所胡乔木谈到当时自己的难处 但对毛泽东的批评没有异议 作为秘书 就是要坚持秘书工作的三服务原则 湖北职院卢珍宏QQ531181668 48 秘书工作的作用 1 协调作用 承上启下 联系左右 沟通各方 协调作用的被动性 协调作用的主动性 2 信息作用3 形象作用4 参谋助手作用 湖北职院卢珍宏QQ531181668 49 拓展内容 一 秘书工作的 四个转变 1 从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 2 从单纯地传递信息转变为综合处理信息 3 从被动服务转变为主动服务 4 从凭老经验办事转变为科学化管理 这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求 即秘书工作应该向着综合处理信息 主动服务与科学化管理的方向发展 而这也是发达国家秘书工作的特点 湖北职院卢珍宏QQ531181668 50 二 秘书工作的六个强调强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督察工作强调党务 政务服务工作 湖北职院卢珍宏QQ531181668 51 电子教案模版配色 1 思考 Q1 你想做秘书吗 Q2 你现在理解的 秘书 职业是什么样的 Q3 如果让你用几个词来形容秘书的工作 你会选择哪几个词 秘书的职业发展空间 湖北职院卢珍宏QQ531181668 53 拓展话题 发展前景秘书属于公司内勤工作人员 是和老板比较接近的人 如果能有效处理老板交代安排的所有工作 自然会得到老板的器重 许多主管人选都是从秘书里产生的 一般而言 秘书的晋升是比较缓慢的 但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的 秘书经常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流 因此需要有很强的文字和口头表达能力 如果会一门外语 则会获得更多参与培训的机会 如果各方面表现优秀 尤其具备较强的组织管理 领导协调能力 则有机会晋升为行政经理 湖北职院卢珍宏QQ531181668 54 秘书一般月薪范围在1500 8000元之间 根据个人学历 经验 企业性质 特点等的不同而有所差别 从学历来看 拥有硕士学历者的薪资为平均薪资的1 5倍 从外语能力来看 外语精通者的薪资为平均薪资的1 4倍左右 较为熟练者的收入也在平均薪资1 1倍左右 从工作年限来看 3 5年工作经验是薪资增长期 而8年以上则是薪资丰厚期 从企业性质来看 外商独资 欧美企业的秘书薪资均为平均年息的1 2倍以上 其中上海达到1 36倍 居各地之首 湖北职院卢珍宏QQ531181668 55 此外 男秘书在未来也将有广阔的发展前景 专家指出 男秘书在很多方面其实更具优势 例如男秘书通常言语较少 注重实质性和程序性的工作 做事富有条理性 很少将不良情绪带到工作中 并能适时帮助领导分担一些体力劳动 专家建议 男领导搭配男秘书 其实在理论上是最合适的 因为彼此的工作方式更接近 交流的阻碍更少 也易于杜绝腐败和浪费 湖北职院卢珍宏QQ531181668 56 初级秘书 2000 2500元左右 以接电话 发传真 收发信件等服务为主 一般来说 初级秘书应包括公司前台接待 电话接线生 部门事务助理等 他们的职责比较单一 技术含量较低 薪金相对较低 湖北职院卢珍宏QQ531181668 57 中级秘书 3000 4000元左右 能够写一般信函 起草报告和准备会议等 多为大专或本科毕业 中级秘书包括部门经理秘书 经理助理等处于中层管理者身边的秘书 处理各种事件的能力要求较高 薪酬也相对较高 湖北职院卢珍宏QQ531181668 58 高级秘书 5000 10000元左右 能起草重要的合同文本 懂法律 税务知识 有应急处理能力 现代高级秘书特别强调的素质有公关才能 外语水平和办公行政管理的能力等 高级秘书包括跨国公司首脑秘书 董事会秘书 地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等 目前属于人才市场上的稀有资源 湖北职院卢珍宏QQ531181668 59 民事起诉状 内容定位 行政类 主要负责公司工作计划的制定 组织实施及日常工作管理 负责办公室行政管理制度建设 负责公司行政事务的管理 负责重点工作的督办 检查 落实 反馈工作 负责公司对外联络协调工作以及制定并完善公司的各项规章制度 办公室秘书 办公室主任 秘书职业发展的N种前景 湖北职院卢珍宏QQ531181668 60 助理类 主要工作是协助总经理进行日常工作 进行日常事务的联系工作 负责总经理的外联事务工作 组织协调各部门之间的工作流程 负责总经理日常事务的办公支持 上传下达以及相关技术资料的翻译工作 一般秘书 总经理秘书 湖北职院卢珍宏QQ531181668 61 人事类 主要工作内容是按照公司业务发展计划 编制和落实人力资源战略 设计 整合符合公司业务发展的组织规划和结构 配合公司的快速发展 制定不同阶段的招聘战略并推行 整合 设计 实施具有竞争优势的薪资体系以吸引和留住优秀的人才 按照公司业务的变化需要 设计 组织各种类型的培训和各类人员发展计划 整合 设计绩效管理体系 对一线经理进行有关的培训 有效推行以推动公司整体业务绩效提升 组织渗透与推广企业价值观和文化以及公司员工关系的管理 办事员 人力资源主管 湖北职院卢珍宏QQ531181668 62 公关类 主要工作内容是制定出公关策划方案并依据活动项目变化及时调整策略 监督实施市场公关活动 负责客户服务部各项工作的日常运作及人员管理 各项收费指标的完成 重大投诉及遗留问题的处理 与有关部门进行良好的沟通 保持良好的合作关系 提高公司品牌形象 并协调与其他各部门的合作 公关部职员 公关部经理 湖北职院卢珍宏QQ531181668 63 秘书资格证的介绍 全国秘书资格考证 五级 初级秘书 前台接待 侧重考察礼仪 沟通 简单的办公设备操作 四级 中级秘书 助理 考察办事 办会的会前及会中部分 少量的协调 三级 高级秘书 部门经理 有一定的管理协调能力 危机公关 会后落实 二级 师级秘书 例 董事会秘书 有较高的组织 策划 协调能力 很好的管理者 秘书资格证的介绍 全国中级秘书资格证书 涉外 基本技能 中文 英语能力 职业道德 基础知识 实务技能 英语听力 英语写作 语法词汇 100分 100分 100分 秘书资格证的介绍 考证包含的主要课程 秘书概论 秘书实务 办公设备使用 文秘写作 秘书沟通 文书档案管理 企业管理 当代秘书工作发展基本趋势 秘书工作职业化 湖北职院卢珍宏QQ531181668 67 案例讨论 EMC 公司的女秘书 事件说明 2006年4月7日晚 EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西 到门口才发现自己没带钥匙 此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班 陆试图联系后者未果 数小时后 陆纯初还是难抑怒火 于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的 谴责信 湖北职院卢珍宏QQ531181668 68 陆在发送这封邮件的时候 同时传给了公司几位高管 结果瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复 并让EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件 这件事在网上吵得沸沸扬扬 形成几千人转发的局面 一些网友称瑞贝卡为 史上最强女秘书 湖北职院卢珍宏QQ531181668 69 EMC 公司的女秘书 一 总裁邮件的内容From Loke SoonChooSent Saturday April08 20061 13AMTo Hu RuiCc Ng Padel Ma Stanley Zhou Simon Lai SharonSubject DonotassumeortakethingsforgrantedRebecca IjusttoldyounottoassumeortakethingsforgrantedonTuesdayandyoulockedmeoutofmyofficethiseveningwhenallmythingsareallstillintheofficebecauseyouassumeIhavemyofficekeyonmyperson Withimmediateeffect youdonotleavetheofficeuntilyouhavecheckedwithallthemanagersyousupport thisisforthelunchhouraswellasatendofday OK 中文意思 瑞贝卡 我曾告诉过你 想东西 做事情不要想当然 结果今天晚上你就把我锁在门外 我要取的东西都还在办公室里 问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙 从现在起 无论是午餐时段还是晚上下班后 你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室 明白了吗 湖北职院卢珍宏QQ531181668 70 秘书Rebecca 瑞贝卡 邮件的内容 From Hu RuiSent 2006年4月10日13 48To Loke SoonChooCc ChinaAll Beijing ChinaAll Chengdu ChinaAll Guangzhou ChinaAll Shanghai Lai SharonSubject FW Donotassumeortakethingsforgranted首先 我做这件事是完全正确的 我锁门是从安全角度上考虑的 北京这里不是没有丢过东西 如果一旦丢了东西 我无法承担这个责任 其次 你有钥匙 你自己忘了带 还要说别人不对 造成这件事的主要原因都是你自己 不要把自己的错误转移到别人的身上 第三 你无权干涉和控制我的私人时间 我一天就8小时工作时间 请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间 第四 从到EMC的第一天到现在为止 我工作尽职尽责 也加过很多次的班 我也没有任何怨言 但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情 我无法做到 第五 虽然咱们是上下级的关系 也请你注重一下你说话的语气 这是做人最基本的礼貌问题 第六 我要在这强调一下 我并没有猜想或者假定什么 因为我没有这个时间也没有这个必要 湖北职院卢珍宏QQ531181668 71 EMC 公司的女秘书 我们现在就秘书瑞贝卡在此次事件的表现发表一下看法 湖北职院卢珍宏QQ531181668 72 EMC 公司的女秘书 秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了 错在哪里 很简单 错在瑞贝卡及其粉丝不尊重 职场规则 更不懂得 职场规则 与其说这是 老外和中国员工的文化障碍 不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍 那么瑞贝卡对 职场规则 的无知体现在哪里呢 湖北职院卢珍宏QQ531181668 73 第三 瑞贝卡不懂得基本的 职业精神 原理 第一 瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识 第二 瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则 错误原因 湖北职院卢珍宏QQ531181668 74 Qu