公文写作_常用公文写作与行文规范

常用公文写作与行文规范 公文的概念 公文是党政机关 人民团体 企事业单位在公务活动中使用的 具有法定效力和规范体式的文字书面材料 它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具 法定公文文种 党务公文 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要行政公文 13种 命令 令 议案 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文的种类 一 按行文关系分类按行文关系分 可将公文分为上行文 下行文 平行文三类 1 上行文 指下级机关对上级主管机关的行文 如请示 报告等 2 下行文 即自上而下的行文 指机关单位对其下属单位的发文 如批复 通知 决定等 3 平行文 指平行机关或不相隶属机关 即没有领导或业务指导关系的机关 之间的行文 如函 公文的种类 二 按文件作用分类根据文件所起的作用不同 还可以分为规范性文件 指挥性文件 报请性文件 公布性文件 记录性文件等 1 规范性文件 如党务公文中的条例 规定 2 指挥性文件 如命令 指示 决定 决议等 3 报请性文件 如请示 报告 议案等 4 记录性文件 如会议纪要 行政公文文种介绍 一 命令 令 国家机关公布性文种的一种 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 如 中华人民共和国主席令 国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令 二 决定 下行文的一种 适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 如 国务院关于体制改革的决定 三 公告 公布性文种 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 如 浙江省人民政府关于打击走私活动的公告 四 通告 公布性文种 适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项 如 乳山市人民政府关于查处违法建设的通告 五 通知 下行文 用途广泛 可用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员等 如 山东省人民政府关于加强水土保持工作的通知 六 通报 下行文 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 如 关于2011年度民主评议政风行风活动的通报 七 议案 平行文 专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 如 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案 八 报告 上行文 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 如 乳山市财政局关于2010年上半年工作情况的报告 九 请示 上行文 适用于向上级机关请求指示 批准 如 区关于申请改建扩建海洋博物馆的请示 十 批复 下行文 适用于答复下级机关请示事项 它是根据下级机关的请示而制发的 如 物价局关于虹苑小区普通住宅商品房价格的批复 十一 意见 既可以是上行文 也可以作为下行文发文 适用于对重要问题提出见解和处理办法 上行文具有参谋性质 出自上级机关的 意见 虽叫 意见 但具有指挥性质 如 县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见 十二 函 平行文 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项时用 如国家税务局写给对外经济贸易部的 关于经援项目税收问题的函 十三 会议纪要 既可作下行文 用于传达会议精神 要求与会单位遵守执行 也可作为上行文 报送给上级单位 向上级反映情况 还可作为平行文 发给平级单位 相互沟通情况用 如 全国农村工作会议纪要 报告与请示的区别 请示与报告是两种容易用错的公文 造成用错的原因有两方面 一方面 在历史上 1951年政务院颁布的 公文处理暂行办法 规定的公文种类中 只有报告没有请示 其规定是 对上级陈述或请示事项 都用报告 这在实际工作中带来了问题 1957年国务院秘书厅专门发出通知 提出 报告和请示必须分开使用 报告中不能写请示事项 但这只是一个意见 未形成正式制度 因而没有引起普遍重视 在实践中反而出现了 请示报告 这种不伦不类的文种 另一方面 有些上级机关的领导干部对于下级机关请示工作 往往用 打个报告上来我们审批 的说法代替要下级机关写请示 这也造成了下级机关报告 请示不分的情况 现行的 公文处理办法 已经明确了报告与请示是两个不同的文种 因而不应该再出现二者不分的情况 报告与请示的区别有以下几个方面 第一 行文时间不同 报告是为了让上级机关了解和掌握情况 它所涉及的工作或事项 可能尚未进行或办理 可能正在进行或办理 也可能已经完成或办毕 因此 报告可以在事前 事中 事后行文 而请示中的工作或事项 必须经过上级机关审核 批准后方能实施 办理 因此 请示必须事前行文 切不可 先斩后奏 毛泽东说过 事前请示 事后报告 第二 行文内容不同 报告可以是一文一事 作专题性报告 也可以一文数事 作综合性报告 请示必须一文一事 便于上级机关及时审批 如果在一份请示中写了几件事项 上级机关在审核时可能会因为有些事项尚需研究而不能立即批复 从而延误本可立即批复事项的办理 第三 行文目的不同 报告的目的只是为了让上级机关了解掌握情况 或者提出意见 建议 一般无需上级机关批准 请示的目的是为了得到上级机关的审核 批准 必须要求上级机关及时给予批复 第四 处理方式不同 与下级机关发出报告和请示的目的不同相对应 上级机关在收到报告和请示时的处理方式也不同 对报告一般只作为 阅件 在一定范围内传阅 然后立卷归档 面对请示则无论同意与否 都必须及时批复 第五 行文重心不同 报告是陈述性公文 以叙事为主 请示是请示性公文 以说理为主 市人民政府关于治理 河水质污染问题的报告 省人民政府 省政府转来 委员会提出的关于 河水质污染状况的报告 经市政府调查研究 对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下 一 解决 河水质污染问题的关键是尽快建成污水处理厂 现在 河的污染主要是 区排放的污水所致 区的排放量为25万吨 污水比较集中 因污水处理厂未能及时建立 致使污水直接排入 河 造成了 河的污染 二 电热厂的粉煤灰也是污染源之一 对于电热厂储灰厂的选址 必须考虑到对地下水和环境的污染 选址已责成 区电热厂抓紧做工作 争取尽快报市政府有关部门审批 对南储灰厂渗漏对地下水的污染 主要采取截流集中排放的措施 以减少对地下水的污染 二 一二年二月十六日 乳山市疾病预防控制中心关于购置部分急需检验和诊断设备的请示卫生局 市疾控中心原有部分理化检验设备已近报废 检验结果不能达到质量控制标准 无法进行正常检验工作 另按照今年中心工作安排 拟于近期进行企业职业健康检查 但因缺少部分职业病诊断设备 导致无法按时开展 特申请购置以下急需设备 购置资金自筹解决 设备名称预计单价台数型号品牌双道原子荧光光度计1480001AFS 930北京吉天仪器限公司系统生物显微镜245001CX41日本奥林巴斯12道自动分析心电图机240001CM1299B深圳科曼公司立式胸片架145001LS 3北京万东医疗设备当否 请批复 二 一 年三月十六日 公文行文格式与要求 一 公文用纸 基本数值A4型纸幅面 210mm 297mm版心尺寸 156mm 225mm天头 上白边 距版心37mm地脚 下白边 距版心35mm订口 左白边 距版心28mm翻口 右白边 距版心26mm 公文用纸幅面幅面尺寸 210mm 297mm版心尺寸 156mm 225mm 注 版心不含页码 公文页边与版心尺寸天头 上白边 距版心37mm地脚 下白边 距版心35mm订口 左白边 距版心28mm翻口 右白边 距版心26mm 发文字号3号仿宋 文件标题用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 正文为3号仿宋 公文附件位置 正文下一行左空2字 字体字号 3号仿宋 标识一 写 附件 二字 后标全角冒号 标识二 如有几个附件 分行标阿拉伯序号 成文时间 规格 用汉字将年 月 日标全 零写成 位置 与正文空一个章位 右空四字 文中大小题号要按以下顺序使用 第一级 一 二 三等等 用三号黑体字 第二级 一 二 三 等等 用三号仿宋体字 第三级 1 2 3等 第四级 1 2 3 等 发文印章 加