需求分析过程中的沟通要点.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请 联系网站删除需求获取过程中的沟通要点软件项目需求分析是软件项目建设进程中的第一个里程碑,做好软件项目需求分析对整个项目的重要性不言而喻。资料表明，在以往失败的软件项目中80%是由于需求分析不明确而造成的。因此，一个项目成功的关键因素就是对需求分析的把握程度。而要做好软件项目需求分析又是非常具有挑战性的一项工作。软件项目需求分析既是一门学科，也是一艺术，更需要长期的经验积累。成功的软件项目建立在对需求的全面分析与深刻理解之上，而高质量的需求分析源自甲方、乙方、第三方之间有效沟通与合作。软件项目需求分析过程中70%-80%的工作内容是沟通。山东省软件评测中心作为国内第一批通过CNAS认可的中立的第三方机构，凭籍多年的软件项目经验积累与不断总结，对软件项目需求分析过程中的沟通环节作出如下理解：1、对甲方用户进行分类管理软件项目用户在很多方面存在着差异，比如：使用系统的频度和程度、应用领域和电脑应用常识、所使用的系统特性、所进行的业务过程、访问权限、地理上的布局以及个体差异、喜好等等。根据这些差异，首先分成不同的用户类。通过对用户群分类并归纳各自特点，详细描述出它们的个性特点及任务状况，为需求分析做准备。 对所有的分类用户进行需求沟通是不现实的也非必要，所以对每类用户至少选择一位能真正代表其需求并能作出决策的人作为该类用户的代表。用户代表一般要求满足以下三点：对项目有决定权、熟悉业务流程、是最终用户。每个用户代表代表一个特定用户类，并在该用户类和乙方之间充当主要接口，用户代表不仅从其所代表的用户类中收集需求信息，还负责协调其所代表的用户在需求表达上的不一致与不兼容。2、建立由第三方主持，甲乙双方参与的需求沟通团队在软件项目的需求分析阶段，为建立起良好的沟通交流与合作关系通常采取组建团队的方式来获取需求。建立一个由甲方用户代表和乙方需求分析人员组成的联合小组作为需求获取的核心团队。联合小组将负责全面地尽可能细致地讨论项目的应用背景、功能要求、性能要求、操作界面要求、与其他软件的接口要求，以及对项目进行评估的各种评价标准并协商分歧，小组成员可以采用会议、讨论、电子邮件、OA等方式进行交流，但交流时应注意以下原则：小组会议应该由第三方来组织和主持，甲乙双方项目干系人都要参加；预先确定准备和参与规则；议题明确且覆盖所有关键点，但信息来源自由；交流目标明确，并提前告知团队所有成员。4 选取需求沟通对象须由线及点，由点入线选取沟通对象一般有两种方法。第一,选取工作角色作为被沟通对象，比如销售助理、销售经理、销售总监、总经理。第二,从业务主线入手，在业务流程上选取被沟通对象。很显然，第一种方法容易实施，但容易陷入见点不见线的陷阱。也就是说这个角色的主要职责是服务于哪条业务主线，作为沟通者必须清楚。一个成功的业务沟通者就是沟通规则的制定者，他必须清楚被沟通者的位置与在整个沟通中的比重。我们以王五为例, 假设他也已完成了对业务主管的沟通工作,下面他该如何把沟通进行到底呢? 按照点线原则,我们可以安排他对相关业务员和业务助理做沟通,由于这几个人的工作有相关联系性,我们可以采用应用联席会议的方式作为业务沟通的一种有效补充。事实上, 业务沟通和其他需求沟通的方法是互相补充的关系。 另一方面,我们也可以根据业务部门的运作过程，对这条业务主线上的每个角色进行逐以地沟通。比如,王五所在的贸易的订单业务主线一般流程为：接订单-订单下达-采购-入库-收款。那么，他应该做出相应的沟通路线图。这样,他才能在一段时期内有效地把沟通工作进行到底。3、沟通过程中掌握主动权，善于引导沟通对象。 沟通过程中需要保持理性，掌握沟通的主动权。只有沟通者掌握了沟通的方向和内容, 沟通的质量才有保证,效果才能达到预期。要掌握沟通的主动权就需要沟通开始前做好准备工作，首先要对沟通的内容与沟通目标作出策划。1）做好沟通前使用资料的准备，如需求沟通模板，各种沟通表单以及需求沟通问题列表等。 2）制定好需求沟通的计划，对需求沟通中可能用到的资源进行一定的分配。3） 准备好需求沟通中所要使用到的工具。确定内容与目标后就可以根据对用户的分类、分层适时适当的选择沟通对象。 系统需求存在与甲方实践运作体系中，需求沟通的目的使新系统必须完成的功能和局限性得以清晰地显示。业务需求沟通本质上是一种知识迁移过程,通过需求沟通最终完成从业务到需求的迁移。 沟通者还需要能够清晰判断被沟通者的回答的真实性，让他逐步把对问题的回答引入到你在自己预设的轨道中也惟有这样谈下去才能谈得更深入。这就需要做到：1） 保持一种和客户平等合作的心态，确定需求沟通是为了给客户解决问题，探讨问题，而不是接受问题，更不是来指导工作的。2） 平静面对需求变更的心态，在需求沟通过程中，往往双方对需求理解不一致，造成需求沟通前后矛盾，应当心平气和的去引导客户，达到需求理解完全一致。另外，许多的客户有时并不知道自己想要什么，有时并不清楚自己缺少什么，或者对方的需求天马行空，什么都想要，但实际并不一定是他所要的。我们需要通过需求沟通去引导客户以发现真实的需求。引导客户需求有几种常用方法：向客户讲述基本的系统功能；提示客户在全局中的地位以及作用；向客户演示将要实施的系统的原型；从软件开发中需求考虑的几个方面入手。通过用启发的方式与用户探讨隐含的或潜在的需求，并结合各种沟通分析技术挖掘超出客户期望的令人兴奋的需求。利用可视化需求沟通的方法也可以很好地启发引导用户深入挖掘潜在的需求。并且使需求更加全面完善。这样作出的软件才有生命力，才能真正体现出软件的价值。好的需求沟通者能够从表面挖掘出背后的真实商业规则，并有发现需求真相的耐心和韧性,同时必须要有主见,能够引导对方,达到既定的沟通目标。5、需求获取沟通要搞清楚“是什么”和“为什么”。 软件项目需求沟通要搞清楚 “必须做什么、应该做什么和可以做什么”。业务内容是什么。每个需求都应当用陈述句说明“是什么”，如果“是什么”的内涵不够清晰，则应补充说明“不是什么”。如果“是什么”和“不是什么”并不是“理所当然”的，那么应当解释“为什么”，以便加深读者的理解。追究“是什么”和“为什么”的目的是获得正确、清楚的需求。总之需求阶段要搞清楚的是：客户要什么东西，打算做成什么样子，大致怎么做，对方愿意出什么价，你可以做到什么程度，等等。 6、沟通后作总结需求沟通是一个漫长的过程。能够正确理解用户的需求，并且将用户的各种需求完整地体现在软件需求规格说明书中将更是一个复杂而艰辛的过程，因此在每一次的会谈之后必须将当天的会谈纪录形成文档，可以以备忘录的形式让用户进行确认。每一次沟通完后要对所有的记录进行整理，形成文档，在下一次的沟通开始对上次的总结进行确认。需求沟通是一个倾听-记录-整理-确认的迭代过程。在做过需求沟通后必须要回去作总结。一方面不仅可以提炼需求条目，对各类需求进行优先级排序与综合考量。另一方面通过对整个沟通过程的回忆